公司采購辦公用品管理制度

1、公司辦公低耗品采購管理制度一、目的為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求， 進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程， 加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。二、采購管理對(duì)象1. 日常辦公常用物品，如電腦、打印、復(fù)印機(jī)一體機(jī)、驗(yàn)鈔機(jī)、打印紙、筆、筆筒、訂書機(jī)、訂書訂、文件夾、文件筐、印泥、起釘器、削筆刀、剪刀等；食堂用品、保潔用品、植物及其他辦公室日常消耗品。以上統(tǒng)稱為“辦公易耗品” ，主要用于辦公環(huán)境和工作使用。2. 食堂菜品采購和車間材料采購不在本制度規(guī)定的范圍。三、采購原則1. 采購必須堅(jiān)持“秉公辦事、維護(hù)公司利益”的原則，并綜合考慮“質(zhì)量、價(jià)格”的競爭，擇優(yōu)選取。?

2、 2. 采購是一項(xiàng)重要、 嚴(yán)肅的工作， 各級(jí)管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視。 ? 四、分工管理1. 辦公庫管員1.1 辦公庫管員須定期核查所領(lǐng)物品登記表，做好辦公易耗品發(fā)放和庫存管理工作。1.2 辦公庫管員須每月配合財(cái)務(wù)盤點(diǎn)，查對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符。1.3 辦公庫管員須保證庫房衛(wèi)生整潔防止辦公易耗品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證其功用和性能。1.4 辦公庫管員須根據(jù)辦公易耗品領(lǐng)用情況，確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。2. 采購專員2.1 負(fù)責(zé)辦公易耗品的采購與驗(yàn)收工作；2.2 負(fù)責(zé)供應(yīng)商的篩選工作；五、辦公易耗品的采購流程（一）接收購置計(jì)劃表采購專員接收辦公

3、庫管員編制并完成審批的購置計(jì)劃表，并對(duì)購置內(nèi)容進(jìn)行再確認(rèn)。包括需要采購的物品型號(hào)、顏色、規(guī)格，甚至生產(chǎn)廠家都進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn)，以確保采購的物品是所需品。（二）市場詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)采購專員比照購置計(jì)劃表上的物品到市場上至少選擇三家以上進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，并對(duì)商家提供的價(jià)格進(jìn)行合理議價(jià)。（三）填寫詢價(jià)記錄表市場詢價(jià)結(jié)束后，采購專員對(duì)詢價(jià)結(jié)果進(jìn)行記錄，填寫完詢價(jià)記錄采購量小采購量大市場詢價(jià)、 比價(jià)、 議價(jià)填寫并上報(bào)詢價(jià)記錄表選定供貨商簽 訂 供 貨 合 同 / 協(xié)議物品驗(yàn)收與費(fèi)用結(jié)算行 政 部 門 編 制購置計(jì)劃表采 購 專 員 接 收購置計(jì)劃表按購置計(jì)劃表臨時(shí)采購商家按合同供貨送貨或自提采購員自提或商家

4、送貨表后交公司領(lǐng)導(dǎo)定奪。（四）選定供貨商公司領(lǐng)導(dǎo)審批詢價(jià)記錄表后，根據(jù)詢價(jià)記錄表，確定供貨商家。（五）采買1. 定點(diǎn)采買1.1 確定供貨商家后，對(duì)量大、價(jià)高、使用壽命長或需長期采購的物品可選擇簽訂供貨合同或選擇長期合作。1.2 采購員定點(diǎn)采買時(shí)， 可按照購置計(jì)劃表 的內(nèi)容直接下單。定點(diǎn)單位沒有所需物品的按臨時(shí)采購進(jìn)行。2. 臨時(shí)采購確定供貨商家后，對(duì)量小、價(jià)低、使用壽命短或臨時(shí)需要的物品直接進(jìn)行采買。（六）送貨送貨方式可選擇自提或商家送貨上門。（七）驗(yàn)收采買結(jié)束后，采購專員對(duì)商家送貨的物品再進(jìn)行一一確認(rèn)，防止錯(cuò)送、漏送，或以次充好等。（八）費(fèi)用結(jié)算現(xiàn)款采購 ? 采購人員必須憑有總工簽字的借款單

5、向財(cái)務(wù)部借款，采買后及時(shí)將物品與辦公庫管員進(jìn)行數(shù)量、品質(zhì)核點(diǎn)無誤后， 由辦公庫管員簽字入庫，采購員粘貼好報(bào)銷票據(jù)（采購計(jì)劃表、購貨發(fā)票），由辦公庫管員簽字、財(cái)務(wù)部審核后，總工簽字，最后辦理報(bào)銷手續(xù)。? 六、定點(diǎn)商鋪管理（一）定點(diǎn)供貨商選擇采購專員到市場選定至少3 家信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量以及送貨效率較高的商鋪，進(jìn)行報(bào)價(jià)對(duì)比后，選定價(jià)格較優(yōu)惠的商鋪為定點(diǎn)供貨單位，簽訂供貨合同。（二）定點(diǎn)商鋪價(jià)格監(jiān)控至少每半年一次， 采購人員定期到市場進(jìn)行比價(jià)，比價(jià)結(jié)束填寫詢價(jià)記錄表，防止定點(diǎn)采購單位抬高價(jià)格。七、辦公易耗品管理流程（一）辦公易耗品申領(lǐng)與審核1. 各部門根據(jù)本部門辦公易耗品的使用情況，每月 25 日前提報(bào)

6、下月辦公易耗品領(lǐng)用計(jì)劃。2. 部門負(fù)責(zé)人知情、 監(jiān)督并獲準(zhǔn)簽字后， 再報(bào)廠級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，簽批后將辦公易耗品申領(lǐng)單交由辦公庫管員。經(jīng)審核后進(jìn)行登記申領(lǐng)。 （附件部門辦公易耗品申領(lǐng)單 ）（二）核對(duì)庫存數(shù)1. 辦公庫管員統(tǒng)計(jì)部門辦公易耗品申領(lǐng)單所需物品數(shù)目后，與庫存數(shù)進(jìn)行核對(duì)，原則上庫存數(shù)留存原數(shù)量的1/3。量不足采購階段各部門提交辦公易耗品申領(lǐng)單庫管員驗(yàn)收、入庫登記各部門領(lǐng)用庫 管 員 核 對(duì) 庫存數(shù)量行政部編制 購置計(jì)劃表并審批采購專員按購置計(jì)劃表采購量足2. 若庫存足，庫管員直接按本章第六小節(jié)中“辦公易耗品的發(fā)放及領(lǐng)用”流程發(fā)放。3. 若申領(lǐng)后數(shù)量不足，申請(qǐng)購置后再發(fā)放。（三）編制購置計(jì)劃表

7、因庫存數(shù)量不足， 辦公庫管員編制購置計(jì)劃表 經(jīng)總工審批后，將購置計(jì)劃表交采購專員進(jìn)行采購。 （附件購置計(jì)劃表 ）（四）采購1. 采購專員根據(jù)審批后的 購置計(jì)劃表 進(jìn)行采購，并于接到購置計(jì)劃表的七個(gè)工作日內(nèi)（特殊時(shí)間要求除外）完成采購。2. 優(yōu)先在定點(diǎn)供貨商處進(jìn)行采買， 按照合同規(guī)定的供貨價(jià)格采購。3. 采購流程參照本制度第五節(jié)“辦公易耗品和銷售獎(jiǎng)品的采購流程”執(zhí)行。（五）驗(yàn)收、入庫登記1. 采購結(jié)束后，采購專員在辦公易耗品購置計(jì)劃表填寫實(shí)際采購價(jià)格，簽字后辦公庫管員，并附上送貨單/ 收據(jù)/ 發(fā)票。2. 辦公庫管員按照采購專員交回的購置計(jì)劃表一一核對(duì)采買的物品種類、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格單據(jù)等，核實(shí)完

8、畢后進(jìn)行物品登記入庫. （六）發(fā)放及領(lǐng)用1. 部門辦公易耗品的發(fā)放辦公庫管員根據(jù)各部門提交的 部門辦公易耗品申領(lǐng)單 如實(shí)發(fā)放所列物品，領(lǐng)取時(shí)須簽字確認(rèn)。3. 個(gè)人辦公易耗品的領(lǐng)用各部門員工個(gè)人需要臨時(shí)支取時(shí)，在部門辦公易耗品登記表上簽字。八、附件表 1部門辦公易耗品申領(lǐng)單表 2詢價(jià)記錄表表 3購置計(jì)劃表表 4部門辦公易耗品領(lǐng)取登記表九、本制度由下發(fā)之日起執(zhí)行。行政辦公室二一八年五月部門辦公易耗品申領(lǐng)單申請(qǐng)部門：年月日編號(hào)名稱規(guī)格單位數(shù)量使用人備注部門領(lǐng)導(dǎo)簽字辦公庫管員簽字部門物品領(lǐng)取人簽字詢價(jià)記錄表詢價(jià)人詢價(jià)日期報(bào)價(jià)單位信息名稱負(fù)責(zé)人電話地址交貨時(shí)間付款方式稅票情況采購內(nèi)容型號(hào)/ 規(guī)格數(shù)量原報(bào)價(jià)議價(jià)最終單價(jià)備注采購人員建議領(lǐng)導(dǎo)意見購置計(jì)劃表日期：年月日采購專員預(yù)計(jì)完成采購時(shí)間序號(hào)品名規(guī)格單位數(shù)量預(yù)算額度實(shí)際金額備注預(yù)算額度合計(jì)元實(shí)際采購合計(jì)( 采購結(jié)