某物業(yè)分公司成本控制程序

1、某物業(yè)分公司成本控制程序 物業(yè)分公司成本掌握程序 1.1物業(yè)分公司成本管理必需遵循目標(biāo)成本、動(dòng)態(tài)掌握的原則,將成本目標(biāo)納入目標(biāo)管理責(zé)任制,根據(jù)分層管理、權(quán)責(zé)結(jié)合、責(zé)任到人的原則,落實(shí)各部門的成本管理責(zé)任。定期進(jìn)行成本動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)分析,不斷提高成本管理水平和有效降低各項(xiàng)成本費(fèi)用。 1.2為完整、精確地反映物業(yè)服務(wù)成本狀況,各項(xiàng)目所在公司、物業(yè)分公司應(yīng)遵循管理公司的規(guī)定要求,嚴(yán)格區(qū)分項(xiàng)目開(kāi)發(fā)成本和物業(yè)服務(wù)成本。 1.3為保證對(duì)實(shí)際發(fā)生成本的有效監(jiān)督,物業(yè)分公司財(cái)務(wù)部必需對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的成本預(yù)算和實(shí)際支出進(jìn)行全程監(jiān)控,并定期統(tǒng)計(jì)分析成本變化,準(zhǔn)時(shí)發(fā)覺(jué)、糾正異常成本狀況,以保證公司總體成本掌握在目標(biāo)范圍之內(nèi)。

2、 2相關(guān)職責(zé)界定 2.1物業(yè)分公司(籌建處)負(fù)責(zé)目標(biāo)成本測(cè)算和資金預(yù)算計(jì)劃的制訂,并按批準(zhǔn)的目標(biāo)成本和資金計(jì)劃執(zhí)行。 2.2項(xiàng)目所在公司負(fù)責(zé)審查確認(rèn)所屬物業(yè)分公司的目標(biāo)成本測(cè)算結(jié)果及資金預(yù)算計(jì)劃,并對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行備案審查。 2.3管理公司物業(yè)管理部負(fù)責(zé)指導(dǎo)各物業(yè)分公司進(jìn)行目標(biāo)成本測(cè)算工作,并對(duì)項(xiàng)目所在公司批準(zhǔn)的目標(biāo)成本及其執(zhí)行狀況進(jìn)行備案審查。 3物業(yè)管理成本分類 3.1按成本擔(dān)當(dāng)主體劃分:物業(yè)管理日常服務(wù)成本和項(xiàng)目開(kāi)發(fā)物業(yè)啟動(dòng)費(fèi)(成本)。 3.2按時(shí)間劃分:項(xiàng)目分期開(kāi)發(fā)的物業(yè)啟動(dòng)費(fèi)用和會(huì)計(jì)年度物業(yè)成本、項(xiàng)目開(kāi)發(fā)總物業(yè)管理成本。 3.3按服務(wù)類別劃分:清潔成本、綠化養(yǎng)護(hù)成本、安全保衛(wèi)成本(含人

3、員成本)等。 3.4按單項(xiàng)劃分法:人員成本、行政成本、公共能耗等。 4物業(yè)管理成本掌握要點(diǎn) 4.1人員成本是物業(yè)管理成本的重要掌握節(jié)點(diǎn)。必需首先從服務(wù)承諾、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、服務(wù)流程設(shè)計(jì)、人員到崗時(shí)間支配、薪酬體系設(shè)計(jì)等各個(gè)方面考慮掌握成本。實(shí)現(xiàn)人員最大管理效益是各個(gè)項(xiàng)目公司的必定追求。 4.2公共能耗成本是物業(yè)管理成本的重要開(kāi)支,必需從產(chǎn)品設(shè)計(jì)階段、設(shè)備選購(gòu)階段就開(kāi)始掌握,日常物業(yè)管理服務(wù)期間應(yīng)當(dāng)對(duì)公共能耗定期監(jiān)測(cè)、分析并采取有效節(jié)能措施。 4.3編制物業(yè)管理方案時(shí)要進(jìn)行物業(yè)管理日常服務(wù)成本的測(cè)算,提出物業(yè)服務(wù)費(fèi)和停車場(chǎng)服務(wù)費(fèi)收取標(biāo)準(zhǔn); 4.4編制物業(yè)管理方案時(shí)要進(jìn)行物業(yè)啟動(dòng)費(fèi)(成本)的測(cè)算,物

4、業(yè)啟動(dòng)費(fèi)用是物業(yè)管理在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)期期間發(fā)展商投入地產(chǎn)物業(yè)管理工作的總費(fèi)用。是以項(xiàng)目結(jié)算周期為時(shí)間節(jié)點(diǎn)。物業(yè)啟動(dòng)費(fèi)應(yīng)報(bào)管理公司經(jīng)營(yíng)管理委員會(huì)批準(zhǔn),并成為考核項(xiàng)目所在公司物業(yè)成本的關(guān)鍵指標(biāo),應(yīng)進(jìn)入開(kāi)發(fā)項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)管理責(zé)任書。項(xiàng)目所在公司應(yīng)把其作為與物業(yè)分公司簽訂項(xiàng)目物業(yè)管理責(zé)任書的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)。 4.5各個(gè)物業(yè)分公司應(yīng)當(dāng)提出每個(gè)會(huì)計(jì)年度的物業(yè)管理收支測(cè)算,并轉(zhuǎn)化為年度物業(yè)管理責(zé)任書的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)。年度物業(yè)收支預(yù)估應(yīng)分析各類成本的關(guān)系,并提出掌握的關(guān)鍵點(diǎn)和方法。 4.6物業(yè)分公司應(yīng)定期(至少每季度)進(jìn)行成本分析和掌握工作,并形成書面報(bào)告。 5物業(yè)管理日常服務(wù)成本測(cè)算 5.1物業(yè)管理日常服務(wù)成本測(cè)算是指項(xiàng)目總體

5、規(guī)劃已經(jīng)獲得批準(zhǔn),對(duì)整體項(xiàng)目在正常管理服務(wù)狀態(tài)下(全部入住、全面服務(wù))物業(yè)管理成本的測(cè)算或概算。 5.2物業(yè)管理日常服務(wù)成本測(cè)算先要明確物業(yè)服務(wù)費(fèi)是包干制、還是酬金制,成本測(cè)算細(xì)目具體見(jiàn)日常運(yùn)作費(fèi)用測(cè)算指引,從而推導(dǎo)出物業(yè)服務(wù)費(fèi)和停車場(chǎng)服務(wù)費(fèi)的收取標(biāo)準(zhǔn),并提出定價(jià)方案。 6物業(yè)啟動(dòng)費(fèi)用測(cè)算 6.1物業(yè)啟動(dòng)費(fèi)定義:指地產(chǎn)商或發(fā)展商在建設(shè)開(kāi)發(fā)一個(gè)項(xiàng)目時(shí),從物業(yè)管理開(kāi)始前期服務(wù)一直到項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)期結(jié)束所投入的全部與物業(yè)管理相關(guān)的費(fèi)用和成本。物業(yè)啟動(dòng)費(fèi)用分為整個(gè)項(xiàng)目的物業(yè)啟動(dòng)費(fèi)用和分期開(kāi)發(fā)各個(gè)經(jīng)營(yíng)期內(nèi)的物業(yè)啟動(dòng)費(fèi)用。 6.2物業(yè)啟動(dòng)費(fèi)的主要構(gòu)成 6.2.1物業(yè)開(kāi)辦費(fèi)用:指為項(xiàng)目物業(yè)管理選購(gòu)的辦公設(shè)施設(shè)備、

6、各種工具、辦公室裝修、車輛等,包括入伙前物業(yè)公司(管理處)籌備發(fā)生的人員成本。不包括物業(yè)前期服務(wù)咨詢費(fèi)用。具體見(jiàn)開(kāi)辦費(fèi)用測(cè)算指引 6.2.2物業(yè)前期咨詢服務(wù)費(fèi)用:指物業(yè)管理公司為了地產(chǎn)營(yíng)銷、地產(chǎn)后勤、地產(chǎn)工程、地產(chǎn)其他工作供應(yīng)的服務(wù),如:保安、清潔、食堂、物業(yè)設(shè)計(jì)優(yōu)化等服務(wù)。該服務(wù)可以認(rèn)為是為地產(chǎn)的一個(gè)分包服務(wù),項(xiàng)目所在公司和物業(yè)分公司應(yīng)當(dāng)通過(guò)合同商定有關(guān)服務(wù)事項(xiàng)、相關(guān)服務(wù)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)時(shí)間。此項(xiàng)費(fèi)用計(jì)入項(xiàng)目所在公司成本,物業(yè)分公司收入。 6.2.2.1主要服務(wù)項(xiàng)目分類有:協(xié)作營(yíng)銷服務(wù)、地產(chǎn)后勤管理、設(shè)計(jì)優(yōu)化、工程現(xiàn)場(chǎng)優(yōu)化、商業(yè)招商、會(huì)所服務(wù)、代收租金服務(wù)等。 6.2.2.2各個(gè)項(xiàng)目主要包括如

7、下成本:人工費(fèi)用、物料費(fèi)用、其他費(fèi)用、服務(wù)酬金。 6.2.3項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)期物業(yè)管理成本:指的是開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目第一期入伙到項(xiàng)目(分期)經(jīng)營(yíng)期結(jié)束,再到整個(gè)項(xiàng)目經(jīng)營(yíng) 期結(jié)束期間的物業(yè)虧損狀況,虧損分為兩個(gè)階段測(cè)算。經(jīng)營(yíng)期內(nèi)物業(yè)服務(wù)費(fèi)收支應(yīng)當(dāng)做到收支平衡,項(xiàng)目物業(yè)收支平衡時(shí)間最晚不超 過(guò)項(xiàng)目入伙一年半。測(cè)算應(yīng)充分考慮:收費(fèi)率等因素對(duì)結(jié)果的影響。分期開(kāi)發(fā)的應(yīng)當(dāng)分期測(cè)算。 6.2.3.1物業(yè)管理公司下設(shè)置多個(gè)獨(dú)立核算物業(yè)管理處的,經(jīng)濟(jì)測(cè)算應(yīng)把物業(yè)分公司和管理處收支進(jìn)行區(qū)分。 6.2.3.2測(cè)算要充分考慮空置房管理費(fèi)、房屋修理基金和項(xiàng)目所在公司應(yīng)當(dāng)交納的其他費(fèi)用。 6.2.3.3會(huì)所的經(jīng)營(yíng)成本和收支狀況應(yīng)當(dāng)單獨(dú)測(cè)

8、算列帳,收益和虧損都?xì)w于產(chǎn)權(quán)人。 6.2.3.4有專業(yè)停車場(chǎng)的,停車場(chǎng)應(yīng)當(dāng)單獨(dú)計(jì)算服務(wù)成本,測(cè)算停車位物業(yè)管理收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),收取停車位物業(yè)服務(wù)費(fèi)。停車位租金收入歸屬產(chǎn)權(quán)人(發(fā)展商或其他業(yè)主),空置車位應(yīng)交納物業(yè)管理費(fèi)。利用道路或其他公共區(qū)域停車的,租金收入應(yīng)歸屬全 體業(yè)主,停車位物業(yè)服務(wù)費(fèi)用作為物業(yè)管理費(fèi)的補(bǔ)充。 6.2.3.4在以上充分計(jì)算收入和支出的基礎(chǔ)上,假如有虧損要說(shuō)明虧損的原因,地產(chǎn)補(bǔ)貼虧損的應(yīng)當(dāng)明確補(bǔ)貼的形式和數(shù)額。 7物業(yè)分公司會(huì)計(jì)年度成本掌握流程 7.1物業(yè)分公司財(cái)務(wù)部編制下年度收支預(yù)算計(jì)劃,經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)議爭(zhēng)論通過(guò),項(xiàng)目所在公司審核后,每年十二月十五日前報(bào)管理公司審批。審批后的年

9、度收支預(yù)算方可作為物業(yè)分公司年度工作計(jì)劃的組成部分。年度收支預(yù)算制訂依據(jù)是年度工作計(jì)劃。 7.2經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后的年度支出預(yù)算作為物業(yè)管理目標(biāo)總成本分解到各部門,并作為目標(biāo)管理責(zé)任制的責(zé)任目標(biāo),落實(shí)到各有關(guān)責(zé)任人。 7.3在年度支出預(yù)算總額范圍內(nèi),各項(xiàng)支出可作適當(dāng)調(diào)配。 7.4物業(yè)分公司應(yīng)嚴(yán)格掌握計(jì)劃外支出,成本支出不得超過(guò)計(jì)劃所列范圍。 7.5物業(yè)分公司財(cái)務(wù)部必需參與和掌握全部影響物業(yè)管理成本的業(yè)務(wù)活動(dòng),包括,但不限于: 7.5.1業(yè)務(wù)分包(招標(biāo)); 7.5.2材料設(shè)備選購(gòu); 7.5.3合同簽訂; 7.5.4合同付款等。 7.6物業(yè)分公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核實(shí)際發(fā)生成本是否在目標(biāo)成本規(guī)定范圍內(nèi)。每季度進(jìn)

10、行物業(yè)管理成本分析,對(duì)目標(biāo)成本的執(zhí)行狀況進(jìn)行階段性的檢查和總結(jié),分析成本發(fā)生的增減動(dòng)態(tài)和趨勢(shì),并通過(guò)分析成本細(xì)項(xiàng)超支發(fā)生的原因,準(zhǔn)時(shí)采取掌握成本的措施。編制季度成本統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告,報(bào)項(xiàng)目所在公司審批。 8成本掌握的方法 各物業(yè)分公司應(yīng)通過(guò)以下方面的措施,加強(qiáng)成本掌握工作。 8.1實(shí)行定編定崗,掌握工資總額,通過(guò)管理創(chuàng)新,轉(zhuǎn)變服務(wù)模式,簡(jiǎn)化服務(wù)流程實(shí)現(xiàn)人力資源成本的最小化; 8.2建立合格供方體系; 8.3嚴(yán)格執(zhí)行招投標(biāo)相關(guān)規(guī)定; 8.4嚴(yán)格執(zhí)行合同審批的制度 8.5嚴(yán)格執(zhí)行選購(gòu)制度 8.6建立超支預(yù)警系統(tǒng); 8.7采用新技術(shù)、新材料、新科學(xué),提高能源利用率,削減能源消耗。例如:采用節(jié)能開(kāi)關(guān)、采用

11、新型制冷劑,提高制冷效率、采用太陽(yáng)能節(jié)能草坪燈等。 8.8準(zhǔn)時(shí)了解當(dāng)?shù)卣畬?duì)涉及物業(yè)管理的有關(guān)收費(fèi)政策,用足用活各項(xiàng)政策資源,努力尋求降低成本的途徑。成本動(dòng)態(tài)措施 9成本超支處理及調(diào)整 9.1物業(yè)分公司總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督資金預(yù)算的執(zhí)行,嚴(yán)格掌握各項(xiàng)費(fèi)用支出,全部超出規(guī)定額度的預(yù)算外支出均必需報(bào)關(guān)項(xiàng)目所在公司審批,并在季度的成本統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告中逐項(xiàng)列明。 9.2當(dāng)發(fā)覺(jué)或估計(jì)實(shí)際支出超出目標(biāo)成本,或因其它客觀因素需要調(diào)整目標(biāo)成本時(shí),物業(yè)分公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)提出物業(yè)成本超支報(bào)警表、目標(biāo)成本調(diào)整審批表,送經(jīng)本公司總經(jīng)理簽署后,按下述規(guī)定逐級(jí)呈報(bào)備案或?qū)徟?9.2.1突破物業(yè)啟動(dòng)費(fèi)成本根據(jù)地產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理制度的有關(guān)成本超支規(guī)定處理。 9.2.2需突破年度目標(biāo)成本時(shí),報(bào)項(xiàng)目所在公司經(jīng)營(yíng)管理委員會(huì)審核、管理公司批準(zhǔn)。 8相關(guān)文件與記錄 8