淺談公路工程竣工檔案的收集與管理

1、    淺談公路工程竣工檔案的收集與管理    陳勇 方瑞星摘要：針對(duì)公路工程施工中資料檔案收集與整理中的一些問題及怎樣做好資料歸檔的收集與整理談了些不成熟的看法，希望能為以后的公路工程檔案的收集與歸檔提供一些借鑒和參考。關(guān)鍵詞：公路工程；竣工；檔案；收集與管理0前言公路工程建設(shè)項(xiàng)目具有一次性，周期長(zhǎng)，固定性，投資大、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外部協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等特點(diǎn)，因而形成了檔案種類多、數(shù)量大、價(jià)值高。這些工程檔案是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要技術(shù)資料，是國(guó)家科技檔案的重要組成部分，是反映工程內(nèi)在質(zhì)量的真實(shí)記錄，也是工程質(zhì)量評(píng)定的基礎(chǔ)圖文材料，特別是對(duì)隱蔽工程和建成后不容易檢測(cè)

2、的項(xiàng)目更具有唯一的，不可替代的重要價(jià)值。更是全面鑒定工程質(zhì)量，查明事故原因，追究事故責(zé)任的重要依據(jù)和項(xiàng)目建成后運(yùn)行、管理、養(yǎng)護(hù)和改造的重要依據(jù)，具有重要的憑證、法律價(jià)值。雖然公路工程檔案有其重要意義，然而縱觀目前工程檔案管理現(xiàn)狀，普遍存在重工期；重質(zhì)量；忽視檔案資料的收集、整理等基礎(chǔ)工作的現(xiàn)象。有好多在建設(shè)過程中應(yīng)該整理的檔案資料，卻留待工程結(jié)束后才去進(jìn)行整理，致使收集資料難度加大。造成最終的工程資料不完整，不規(guī)范。我在參與工程檔案整理工作中對(duì)此深有體會(huì)。由于交通設(shè)施項(xiàng)目流動(dòng)、分散、規(guī)模大，周期長(zhǎng)，涉及人員面廣等特點(diǎn)，要將包括建設(shè)、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位等部門的工程資料完好無損地收集歸檔難度相當(dāng)

3、大。為此本文著重對(duì)公路工程檔案的收集與整理談些不成熟的看法。1公路工程檔案管理工作中出現(xiàn)的一些問題1.1施工管理與工程檔案管理不到位施工單位在施工過程中不重視檔案材料的及時(shí)收集和整理，最后往往導(dǎo)致竣工后資料參差不齊，記錄不全，不能準(zhǔn)確地反映工程真實(shí)情況，影響了工程技術(shù)文件系統(tǒng)的準(zhǔn)確和完整。施工綜合管理文件不齊全，個(gè)別設(shè)計(jì)、監(jiān)理、業(yè)主下發(fā)的施工管理重要文件，因下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)就是復(fù)印件，難以滿足公路工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的要求。由于施工單位檔案管理人員未及時(shí)對(duì)各類管理性文件進(jìn)行分別規(guī)檔或檔案管理人員調(diào)動(dòng)頻繁造成部分文件丟失。工程質(zhì)量驗(yàn)收簽證資料不全，隨著工程施工進(jìn)展需要，

4、為了急于滿足施工進(jìn)度要求，經(jīng)建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位及施工單位“四方”現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收后，沒有按國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求辦理書面簽字儀式。有的施工單位管理不嚴(yán)格，造成原始文件丟失。也有施工單位專業(yè)技術(shù)人員工作調(diào)動(dòng)移交手續(xù)時(shí)，沒有嚴(yán)格把關(guān)，造成原始文件遺失。1.2表格沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)施工驗(yàn)收原始簽證資料格式不統(tǒng)一，原始施工驗(yàn)收簽證資料，并非是開工前統(tǒng)一規(guī)定內(nèi)容和格式，而是在施工過程中，不斷增添內(nèi)容和更換種類，資料格式又不統(tǒng)一，不規(guī)范，有用a4的，有用16開的，各有不同，差距較大，無法統(tǒng)一規(guī)范裝訂組卷。其次，施工用表沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，填寫的數(shù)據(jù)內(nèi)容重疊，應(yīng)按實(shí)際操作和設(shè)計(jì)要求所反映的特定內(nèi)容被遺漏，竣工資料編制的

5、辦法五花八門，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。1.3檔案管理水平差檔案管理水平不夠?qū)I(yè)，許多歸檔的資料不符合歸檔要求，比如在工程資料中存在不少?gòu)?fù)印件，甚至是復(fù)印材料多次復(fù)印件，內(nèi)容模糊不清，有的復(fù)印件經(jīng)涂改后再?gòu)?fù)印，字跡難以辨認(rèn)，經(jīng)不起長(zhǎng)期永久性保存。這些歸檔資料在以后使用中難以成為可靠，真實(shí)的文件依據(jù)，給竣工檔案整理帶來不必要的麻煩和損失。2問題產(chǎn)生的原因工程項(xiàng)目檔案文件的產(chǎn)生貫穿于工程建設(shè)全過程，其形成，積累和管理應(yīng)由建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工單位根據(jù)各自的分工及時(shí)進(jìn)行收集整理。工程建設(shè)主管部門領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)薄弱。在我國(guó)基本建設(shè)領(lǐng)域中，長(zhǎng)期以來存在著重建設(shè)、輕檔案的現(xiàn)象。一些施工單位認(rèn)為工程檔案的管理只是事后的一

6、種文件的整理工作，與工程進(jìn)度、質(zhì)量等比起來無關(guān)緊要，他們?cè)诠こ探ㄔO(shè)過程中大多注重工程資料的目的為了計(jì)量，只要能計(jì)量，以后的事情另當(dāng)別論，。不重視資料的收集和整理，忽略了對(duì)資料有效性、規(guī)范化和完整性的控制，使得形成的工程資料在質(zhì)量出現(xiàn)了物質(zhì)形態(tài)不統(tǒng)一，信息記錄要素不完整的狀況。2.2工程檔案編制辦法不統(tǒng)一我國(guó)交通工程尚沒有形成統(tǒng)一、規(guī)范的竣工資料編制辦法，而是由各省交通行業(yè)自行制定。由于竣工檔案不同于一般文書檔案，它的形成不但要符合行業(yè)管理的要求，還要符合檔案編制的規(guī)范要求，在驗(yàn)收交工時(shí)既要通過行業(yè)的審查，還要通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收?，F(xiàn)在大多建設(shè)單位把竣工資料委托給專門的檔案管理單位保管。在檔案管理時(shí)

7、，管理者往往憑自己對(duì)有關(guān)文件理解來確定文件的編制辦法，致使同一施工單位在不同的地區(qū)，竣工文件的編制辦法出現(xiàn)不一致的狀況，造成竣工資料的返工，使得施工承包單位無所適從。2.3施工管理用表格式不統(tǒng)一工程用表是公路工程項(xiàng)目管理的一種表現(xiàn)形式，它是根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定對(duì)工程質(zhì)量控制而在工程施工過程中形成的原始記錄。由于我國(guó)交通行業(yè)還沒有制定出統(tǒng)一的工程管理用表，各省只能根據(jù)公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)（jtjf80/1-2004）及交通部頒發(fā)的公路工程竣工驗(yàn)收辦法等國(guó)家規(guī)范、辦法來編制用表。由于各地對(duì)規(guī)范的理解不一，在施工用表的設(shè)計(jì)中，又缺乏科學(xué)合理的設(shè)置。格式各自不相同，有些公路工程項(xiàng)目的施工用表如何設(shè)置在

8、公路規(guī)范中甚至沒有說明，使得各施工單位只能根據(jù)各自對(duì)表式的理解來編制或填寫，造成填寫的數(shù)據(jù)內(nèi)容重疊，沒有科學(xué)反映客觀實(shí)際情況。另外，我國(guó)工程規(guī)范的修改時(shí)又跟不上我國(guó)施工技術(shù)的發(fā)展，使得目前的施工用表更難以適應(yīng)工程技術(shù)的發(fā)展要求。2.4公路工程檔案管理人員技術(shù)力量薄弱由于公路工程檔案管理與工程息息相關(guān)，這就對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平有一定的要求。施工單位技術(shù)力量薄弱，培訓(xùn)少，檔案管理人員調(diào)動(dòng)頻繁，是造成施工過程中產(chǎn)生的竣工原始文件不規(guī)范、質(zhì)量不高的一個(gè)不可忽視的重要因素。而大多工程上的檔案管理人員不是本專業(yè)的技術(shù)人員就是剛畢業(yè)的學(xué)生，缺少工程技術(shù)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，難免給資料的整理也帶來了一定的困難。

9、3解決方法和措施目前施工項(xiàng)目大都推行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，項(xiàng)目經(jīng)理既然是整個(gè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，自然也就意味著對(duì)項(xiàng)目的竣工資料負(fù)責(zé)，從開工時(shí)就應(yīng)該設(shè)立檔案室，確定檔案負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，同時(shí)監(jiān)督、督促工程技術(shù)人員和資料員及時(shí)對(duì)所完成的資料進(jìn)行歸檔，對(duì)不符合要求的資料退回重新整理，要求施工與資料同步進(jìn)行，將資料管理貫穿到工程施工的全過程。施工過程中形成的真實(shí)的內(nèi)業(yè)資料是公路竣工資料整理之基礎(chǔ)。因此，必須建立一套建設(shè)過程中收集資料的制度，建設(shè)單位不定期的組織專職人員檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)不完善的地方，及時(shí)解決，同時(shí)避免以后的工作出現(xiàn)類似的問題。對(duì)不符合要求的不予計(jì)量、驗(yàn)收，承包人未上交合格的資料，業(yè)主應(yīng)不予結(jié)算?？⒐べY料的收集和整理列入工作計(jì)劃，在工程監(jiān)理和工程施工招投標(biāo)、評(píng)標(biāo)時(shí)就要把施工組織計(jì)劃中對(duì)資料的收集作為一項(xiàng)評(píng)分指標(biāo)的要求，促進(jìn)工程施工過程中對(duì)資料的收集、整理。4結(jié)語(yǔ)公路工程竣工資料整理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是涉