接待管理制度_公共行政管理_經(jīng)管營銷_專業(yè)資料

1、接待管理制度一、目的為規(guī)范公司接待標準和流程，有效維護和促進公司公共關系，提高公司 整體形象，提高服務質量，嚴控費用成本，結合公司實際，特制訂本制度。二、適用范圍接待制度適用于集團公司及集團所有子公司的接待管理。三、接待原則公司公務接待遵循“禮貌待客、文明迎送、對口陪同、控制成本”的原 則。四、管理職責4. 1集團行政部負責集團公司及所有子公司公務接待的統(tǒng)一管理和協(xié)調，行政 部具體負責集團公司相關的接待業(yè)務，各子公司財務后勤科具體負責各子公 司的具體業(yè)務接待工作。4. 1. 1具體接待部門負責聯(lián)系與統(tǒng)籌公司的對外接待工作，包括客戶、政府人 員、公司業(yè)務往來的客人等等；4.1.2接待部門負責接待

2、酒店的預定、就餐安排、退房、結算4. 1.3接待的具體安排及接待臺賬的登記，接待費用的結算及報銷。4. 2財務部負責接待費用標準的制定和控制。5管理內(nèi)容與要求5. 1接待規(guī)格接待事務住宿、用餐堅持分級限標的原則，由集團行政部統(tǒng)一安排在指 定飯店、賓館就餐、住宿，根據(jù)來訪客人的級別和事情的輕重緩急，安排相應接待標準。具體規(guī)定如下：5. 1.1嘉賓級別：a）普通來賓：一般業(yè)務類考察人員、技術人員、普通意向投資商、客戶 等。b）高級來賓：市廳級以下政府領導，董事長、總經(jīng)理等邀請的客人、朋 友、包括一般政府官員、聘請的專家、各行業(yè)合作客戶等。c）特級嘉賓：市廳級以上政府領導，以及董事長、總經(jīng)理特別吩咐

3、的重 要客人。5.1.2接待陪同人員：a）普通嘉賓：相關部門負責人、業(yè)務人員。b）高級嘉賓：各公司總經(jīng)理、相關部門負責人。c）特級嘉賓：由天瑞集團總經(jīng)理安排相關陪同人員。5.1.3陪同人員的人數(shù)視情況而定，原則上少于來賓人數(shù)，特殊情況請示所 在公司總經(jīng)理批準。接待人員一般情況下由對口職能科室負責人與相關人員 陪同，確因工作需要招待重要客人，各相關部門可請分管領導出席。原則上 陪餐人數(shù)一般控制在2-3人，最多不超過需接待人員的1. 5倍。5. 1. 4接待標準a）公司領導重要客人、公司重耍客戶、外賓及上級機關的負責人等接待 標準為貴賓接待；b）地方機關一般工作人員及普通客戶接待標準為業(yè)務接待；c

4、）其他供應外協(xié)單位、中間商及客戶派到公司學習的一般人員接待標準 為普通接待（工作餐）5. 1. 5用餐規(guī)定a）公司領導重要客人、公司重要客戶、外賓及上級機關的負責人等接待 標準為貴賓接待；地方機關一般工作人員及普通客戶接待標準為業(yè)務接待； 其他供應外協(xié)單位、中間商及客戶派到公司學習的一般人員接待標準為普通 接待（工作餐）。b）未經(jīng)批準而超出標準的接待費，由接待申報人自負。c）接待人員一般情況下由對口職能部門負責人與相關人員陪同，確因工 作需要招待重要客人，各相關部門可請分管領導出席。d）凡普通接待，中午一律不準飲酒；其他招待外來人員的用餐場合，陪 餐人員必須飲酒的，必須適量，不得因酒誤事或損害

5、公司形象。e）一般情況下需在外酒店、賓館安排用餐（或住宿）必須在定點賓館， 以降低接待費用。5. 2接待審批程序5. 2. 1有客戶來訪時，聯(lián)系部門應至少在來訪前兩天填寫 “業(yè)務接待用餐申 請單” “接待方案”，并由部門領導、所在公司總經(jīng)理（集團公司由集團公 司總經(jīng)理）審核批準后，將來訪貴賓的職務、性別、人數(shù)、到訪的時間及有 關接待要求（如是否要車輛接送，是否要安排食宿等）通知行政部或所在公 司財后科（部），協(xié)調后做出相應安排。5. 2.2原則上應將審批后的“業(yè)務接待用餐中請單” “接待方案”，提前兩 天交行政部或所在公司財后科（部）審核，特殊情況需先口頭報告后補辦審 批。如因出差等條件約束，

6、所在公司總經(jīng)理可以口頭批準，隨后補充記錄。5. 3接待費用審批程序5.3.1大型接待任務，由接待部門填寫“招待費用預算單”報所在公司總 經(jīng)理，由總經(jīng)理簽批后實施，特殊情況需在接待結束后及時補辦。5.3.2賓館、酒店（餐飲）的簽單人員，須經(jīng)所以公司總經(jīng)理授權后方可有 簽單權，簽單人員名單報財務部備案。由行政部統(tǒng)一向可辦理簽單的協(xié)議賓 館、酒店提供確認的簽單人員名單，以提供接待服務的方便。5. 3.3接待人員負責客戶接待時，在無簽單權的情況下，不能擅自與賓館、酒 店進行消費簽單，須由在場的可簽單領導確認簽單或由接待人員直接辦理買 單手續(xù)。如在消費過程中擅自作簽單處理所發(fā)生的費用和造成的不利因素由

7、該員工口行與賓館、酒店處理解決。5. 4接待實施5.4.1大型的接待，行政部或所在公司財后科（部）須提前編制接待方案，內(nèi) 容包括接待工作的組織分工、陪同人員和迎送人員的名單、食宿地點、交通 工具、活動方式及日程安排等。5.4.2接待方案確定后，由行政部或所在公司財后科（部）協(xié)助接待部門準備 接待所需的各種企業(yè)宣傳資料或資源。企業(yè)宣傳資料包括：企業(yè)社會責任報 告、企業(yè)形象畫冊、企業(yè)宣傳專題片、員工手冊等。5. 4. 3如果接待工作涉及禮品贈送，需按以下要求進行中領：a）填寫“工作聯(lián)系單”，說明禮品的具體用途及所需中領禮品的信息，報 天瑞集團總經(jīng)理審批并交于行政部。b）行政部在發(fā)放禮品吋應進行登記

8、，領用人需簽名。5.4.4來訪結束后，陪同人員應將接待的實際情況向上級領導作匯報。5.4.5行政部及各公司財務后勤科（部）要做好接待費用的核對、結算、報銷 工作，建立住宿、用餐管理臺賬。5. 5接待費用報銷管理5. 2. 1報銷接待費用時須憑相關單據(jù)，按財務報銷流程辦理。5.5.2特殊接待費用的處理，須報天瑞集團總經(jīng)理審批后方可處理。5考核激勵5. 16檢查與考核6.1本制度由行政部、各公司財務后勤科（部）組織實施。6.2木制度的實施由行政部檢查與考核。7附表附件一、業(yè)務接待用餐申請單業(yè)務接待用餐申請單申請部門用餐事由用餐人數(shù)用餐標準經(jīng)辦人簽字部門負責人審批(年月 日年 月 日餐請單位用餐時間實際消費財后科）行政部審核集團總經(jīng)理審批年 月日年 月曰附件二、接待方案接待方有限公司案接待類別：（）普通來賓（接待時間：年月 日點接待對象：來賓人數(shù)：主題：接待部門：協(xié)助部門：流程安排：1、點點:2、點一占八八3、點一點:準