企業(yè)檔案管理實踐創(chuàng)新研究

1、    企業(yè)檔案管理實踐創(chuàng)新研究    黃燕燕【摘要】創(chuàng)新是企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容，是決定公司發(fā)展方向、發(fā)展規(guī)模、發(fā)展速度的關(guān)鍵要素。檔案管理同樣需要創(chuàng)新，本文從檔案管理工作實踐出發(fā)，基于檔案管理制度、檔案管理流程、檔案管理服務(wù)等三個方面，探討了檔案工作者如何適應(yīng)大數(shù)據(jù)信息時代檔案創(chuàng)新管理模式，從檔案管理實踐工作中，探討解決問題的方法和措施，希望能為企業(yè)檔案管理工作的開展提供幫助?！娟P(guān)鍵詞】企業(yè);檔案;管理;實踐;創(chuàng)新企業(yè)檔案管理創(chuàng)新不是喊喊口號就可以完成的事情。這必須實打?qū)嵉膹臋n案管理工作實踐中去體現(xiàn)。大多數(shù)企業(yè)在建或已投入運行的信息化建設(shè)承擔(dān)著企業(yè)職

2、能和業(yè)務(wù)活動的各種信息，體現(xiàn)了檔案管理信息化建設(shè)的成果。在企業(yè)大力實施信息化建設(shè)的大背景下，檔案管理實踐迎來了巨大的創(chuàng)新機(jī)遇和拓展空間。一、檔案管理制度創(chuàng)新檔案管理工作在我國歷史久遠(yuǎn)，早在漢朝時統(tǒng)治者便懂得檔案和檔案工作在建立和鞏固封建政權(quán)過程中所具有的重要性。因此，漢王朝在進(jìn)行一系列的封建法制建設(shè)時，也從事對檔案的立法。從而形成了古代檔案管理制度。到了近、現(xiàn)代檔案管理工作者結(jié)合國外先進(jìn)的檔案管理工作實踐經(jīng)驗更是形成了具有特色的檔案管理工作體系。然后當(dāng)這些傳統(tǒng)的檔案管理模式在大數(shù)據(jù)信息時代環(huán)境沖激下日漸出現(xiàn)了局限性時，這就迫使我們要進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新和發(fā)展，尋求革新與發(fā)展。如何保證企業(yè)檔

3、案管理工作創(chuàng)新和發(fā)展過程中，去適應(yīng)不同階段、不同用戶要求的需求？如何規(guī)范合理地與企業(yè)其他應(yīng)用信息系統(tǒng)融合，以獲得最好的效果？筆者認(rèn)為，首先需要的是良好的管理制度和政策支撐。筆者所在企業(yè)，在集團(tuán)辦公自動化系統(tǒng)的完善應(yīng)用各階段，已建立的制度有：（一）制度管理辦法。其目標(biāo)是企業(yè)制度管理，實現(xiàn)公司制度建設(shè)系統(tǒng)化、一體化、流程化、表單化。（二）信息化工作管理辦法。建立健全信息化管理體系，規(guī)范公司信息化管理，提升企業(yè)信息化水平，支撐公司戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。內(nèi)容有包括信息化組織機(jī)構(gòu)和職責(zé)、規(guī)劃和年度計劃、資金和年度預(yù)算、資產(chǎn)管理、系統(tǒng)運行管理、采購管理、 標(biāo)準(zhǔn)管理、運維管理、安全管理、人才隊伍管理、宣傳與交流、

4、考核與激勵等。從信息資源標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)、基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)、信息安全標(biāo)準(zhǔn)等方面提升檔案管理信息化利用。（三）文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定?？茖W(xué)界定企業(yè)文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限，使所保存的檔案既能反映全公司主要職能活動情況，維護(hù)文件資料的歷史面貌。（四）檔案管理辦法。為規(guī)范公司檔案管理工作，提高檔案管理水平，根據(jù)中華人民共和國檔案法及其實施辦法、企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定（國家檔案局令第10號）、建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范及公司所屬上級集團(tuán)有關(guān)規(guī)定等文件規(guī)定，制定本辦法。（五）公文處理辦法。為提高公文處理工作的質(zhì)量和效率，根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳黨政機(jī)關(guān)公文處理

5、工作條例（中辦發(fā)201214號），兩級集團(tuán)公文處理相關(guān)制度規(guī)定，對公司公文處理方法進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)定。（六）大事記編制管理辦法。大事記是公司檔案管理的重要內(nèi)容，由專人記列，總經(jīng)理辦公會審議通過后作為公司年度檔案的一部分，并可在必要的媒介予以公布。二、檔案管理流程的創(chuàng)新檔案管理的創(chuàng)新如果僅基于制度化支撐難免流于表面現(xiàn)象，更多的是將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化與創(chuàng)新后，借助于信息化數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)來執(zhí)行和管理檔案業(yè)務(wù)活動。這便需要檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新。（一）實現(xiàn)全面檔案流程管理體系。檔案流程管理體系是公司綜合管理體系的重要組成部分，企業(yè)在建或正建的一體化流程管理體系，應(yīng)明確流程管理中各相關(guān)方職責(zé)，保障流程管理工作機(jī)

6、制的有效運轉(zhuǎn)，持續(xù)提升流程管理水平，實現(xiàn)“強(qiáng)化管控、促進(jìn)協(xié)同、支撐變革”的管理目標(biāo)，支撐公司高質(zhì)量發(fā)展。而全面檔案流程管理是指根據(jù)公司信息管理流程、公文處理流程為基點，以促進(jìn)公司信息資源利用服務(wù)為目的，對支撐戰(zhàn)略實現(xiàn)的關(guān)鍵流程以及支持服務(wù)性流程進(jìn)行系統(tǒng)化的、持續(xù)改進(jìn)的管理過程，包括檔案流程的規(guī)劃與計劃、設(shè)計與實施、監(jiān)控與檢查、持續(xù)優(yōu)化、檔案管理信息化等工作。因此，建立檔案管理信息系統(tǒng)的過程，是將這整個流程有機(jī)地融合在一起的過程，即要實現(xiàn)以下原則：1.全面性原則。依據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略，檔案流程管理應(yīng)覆蓋各組織層級的全部業(yè)務(wù)領(lǐng)域，貫穿計劃、預(yù)算、運行、監(jiān)控、績效等全過程，反映流程端到端的整體走向和價值

7、增值過程。2.系統(tǒng)化原則。檔案管理流程分類清楚、分級明確，各分流程之間邊界清晰、相互銜接、有機(jī)統(tǒng)一。例如公文處理中形成的各類電子文件均應(yīng)由本部門文書處理，部門統(tǒng)一收集管理;應(yīng)歸檔保存的各種電子公文，經(jīng)規(guī)范整理后，移交本公司綜合檔案室集中管理。3.規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化原則。建立健全并嚴(yán)格遵循檔案流程管理體系要求，明晰流程管理職責(zé)與工作界面。統(tǒng)一流程管理制度與規(guī)范，包括統(tǒng)一流程的定義、結(jié)構(gòu)、編碼、框架、建模規(guī)范、應(yīng)用管理信息系統(tǒng)等，實現(xiàn)流程管理的標(biāo)準(zhǔn)化。例如對電子公文的生成、收集、鑒定、歸檔、利用、保管等實施全程控制和管理，不間斷地對有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求。4.持續(xù)優(yōu)

8、化原則。以“簡約、高效、實用”為目標(biāo)，通過對檔案流程設(shè)計和執(zhí)行情況的監(jiān)控檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化，使得流程管理能夠有效支撐公司戰(zhàn)略，服務(wù)于公司各部門查閱利用，從而持續(xù)推動管理提升。（二）完善檔案信息化考核工作流程。企業(yè)信息化原則上每年4月發(fā)布當(dāng)年考核指標(biāo)庫，指導(dǎo)全年考核工作開展;當(dāng)年考核指標(biāo)庫未發(fā)布之前，沿用上一年考核指標(biāo)庫。企業(yè)將考核檔案信息化內(nèi)容納入本企業(yè)信息化年度工作計劃，并按照本辦法要求，積極、扎實地完成各項信息化管理、建設(shè)及應(yīng)用工作。檔案信息化應(yīng)自動采集各月份、年度線上計算使用情況。公司流程與檔案信息化管理應(yīng)在每年12月組織開展線下填報采集考核工作，各部門按要求進(jìn)行自評，并及

9、時將年度工作總結(jié)、工作計劃及相關(guān)附件材料報企業(yè)總歸口處，作為復(fù)核工作的依據(jù)。檔案信息化管理應(yīng)綜合線上線下考核得分計算企業(yè)各部門考核結(jié)果及初步排名;針對與上年度考核結(jié)果變化較大的部門進(jìn)行現(xiàn)場復(fù)核，并修正考核結(jié)果，最終形成各企業(yè)年度檔案信息化工作考核結(jié)果（筆者所在企業(yè)一般會出具檔案信息化工作報審稿），提請企業(yè)信息化和網(wǎng)絡(luò)安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后發(fā)文公布。在檔案信息化工作考核工作中我們專門制作了相關(guān)流程圖，鑒于部分考核內(nèi)部屬于企業(yè)信息秘密保護(hù)，我們在這里公開一段示意圖。三、檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新隨著檔案管理信息化系統(tǒng)的創(chuàng)新，檔案管理服務(wù)創(chuàng)新是社會發(fā)展和檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是高科技發(fā)展的必然結(jié)果。（一）

10、滿足業(yè)務(wù)管理需要，提升檔案服務(wù)能力。加強(qiáng)與部門之間的溝通，從業(yè)務(wù)管理角度提出檔案服務(wù)需求，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門開展項目檔案管理、企業(yè)文化建設(shè)、檔案專題編研等工作，將檔案工作融入集團(tuán)發(fā)展的各業(yè)務(wù)領(lǐng)域。借助信息化管理手段推動業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)無縫對接，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)緊密聯(lián)系在一起，積極開展主動推送服務(wù)，為生產(chǎn)經(jīng)營提供檔案信息支撐，切實提升檔案服務(wù)企業(yè)能力。（二）著力檔案信息資源開發(fā)，挖掘檔案價值。1.建立檔案編研工作機(jī)制。成立檔案編研工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌公司檔案編研工作;明確編研工作開展方式，加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門、各兄弟公司的溝通聯(lián)系，廣泛征集意見，了解檔案利用需求，擬定編研主題，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，聯(lián)合業(yè)務(wù)

11、部門成立編研小組，開展檔案編研工作;編研成果經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組評審?fù)ㄟ^后提供利用，優(yōu)化檔案利用流程，豐富檔案利用形式，提升檔案資源利用率和利用效果。逐步建立檔案編研需求收集、主題確定、成果評估與應(yīng)用的檔案編研規(guī)范工作流程和方式，推動高品質(zhì)檔案編研工作的開展。2.開展公司檔案價值體系研究。通過研究檔案利用情況，分析公司檔案價值點分布，開展檔案價值點挖掘，探索檔案價值主體與檔案價值客體之間的平衡關(guān)系，對標(biāo)檔案管理先進(jìn)單位，借鑒成功經(jīng)驗，逐步形成完整的檔案價值體系。3.以建設(shè)項目檔案微視頻和檔案信息資源開發(fā)利用案例征集活動為契機(jī)，指導(dǎo)各部門檔案部門對檔案內(nèi)容進(jìn)行篩選、加工、提煉、編撰，把檔案轉(zhuǎn)化為各種形式的

12、文化產(chǎn)品，推出一批有檔案特色、有影響力的精品力作。（三）加強(qiáng)和改進(jìn)檔案安全工作，確保檔案安全。進(jìn)一步強(qiáng)化檔案安全管理，不斷完善檔案安全管理制度;開展檔案室安全風(fēng)險評估，加強(qiáng)檔案室的安全管理，抓好安全隱患排查治理，強(qiáng)化應(yīng)急處置管理;在做好檔案庫房建設(shè)、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化等實體檔案安全保障的同時，側(cè)重數(shù)字檔案館（室）建設(shè)過程中檔案信息安全保護(hù)工作，充分利用最前沿的科技防護(hù)技術(shù)提高檔案安全風(fēng)險防范和保障能力，確保檔案室?guī)?、檔案實體和檔案信息安全。（四）建立檔案宣傳工作機(jī)制。利用公司檔案信息門戶或微信公眾號，宣傳公司檔案工作實踐及系列宣傳活動，打造檔案宣傳工作平臺。完善信息報送機(jī)制，鼓勵各部門積極報送

13、本部門工作動態(tài)，促進(jìn)公司內(nèi)部檔案工作交流。積極與公司宣傳部門、國家檔案局、檔案行業(yè)宣傳媒體合作，增強(qiáng)檔案宣傳效應(yīng)，提升企業(yè)檔案工作影響力。例如去年，筆者所在的公司上級集團(tuán)就以新中國成立70周年為主題，開展檔案信息資源開發(fā)，征集建國70周年檔案征文比賽。以新中國成立以來的重大事件為切入點，挖掘全集團(tuán)檔案中有代表意義的項目、重大活動、感人故事等，形成宣傳材料，利用宣傳平臺開展宣傳。（五）加強(qiáng)檔案人才培訓(xùn)培養(yǎng)，為檔案工作提供人才保障。摸清企業(yè)檔案隊伍現(xiàn)狀，建立培訓(xùn)體系，組織開展各部門兼職檔案人員崗位培訓(xùn)，加強(qiáng)培訓(xùn)管理，嚴(yán)格培訓(xùn)考核要求，并將考核結(jié)果作為各部門檔案人員上崗的基本要求。進(jìn)一步規(guī)范檔案專家?guī)旖ㄔO(shè)及管理，吸引更多的檔案人才為企業(yè)服務(wù)。高度重視檔案人才培養(yǎng)，圍繞人才成長的“選、用、育、留”四個方面發(fā)現(xiàn)人才、任用人才、培養(yǎng)人才，保持檔案人員的穩(wěn)定，加強(qiáng)檔案干部梯隊建設(shè)，使企業(yè)擁有一支穩(wěn)定、實干、創(chuàng)新的檔案專業(yè)人才隊伍，保證企業(yè)檔案工作的延續(xù)性和穩(wěn)定性。四、結(jié)束語企業(yè)檔案管理實踐帶給筆者太多新的思路與探索。檔案工作者必須主動掌握信息大數(shù)據(jù)時代的節(jié)奏，在文件與檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，大膽嘗試新的管理模式，敢于擺脫困惑，使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，通過實踐科學(xué)探索