以檔案管理信息化促進人力資源管理高效化研究

1、    以檔案管理信息化促進人力資源管理高效化研究    周春蘭【摘要】隨著電子政務(wù)的建設(shè)，檔案管理信息化進一步推進，各級人力資源和社會保障部門應(yīng)該加強檔案管理信息化建設(shè)，促使人事檔案管理更加科學(xué)有序，以此提升人力資源管理工作的效率。本文對檔案管理信息化促進人力資源管理高效化進行研究。【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;人力資源管理;高效管理互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展，信息技術(shù)快速普及，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣。檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為新時代發(fā)展的基礎(chǔ)。我國積極推進電子政務(wù)建設(shè)，人社是國家重要政務(wù)部門之一。人事數(shù)據(jù)是社會重要數(shù)據(jù)之一，各級人社管理部門都在積極推進檔

2、案管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息化管理，提升檔案服務(wù)的信息化、標準化和便民化，提高人社部門的社會服務(wù)水平。本文對檔案管理信息化建設(shè)的重要性、建設(shè)原則、建設(shè)策略以及保障措施進行研究。一、人力資源檔案管理信息化的重要性電子政務(wù)時代，加強檔案管理信息化建設(shè)勢在必行，要推進人力檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理工作效率，使檔案便于保存、取用。當前，我國實行“人才強國”戰(zhàn)略，人才是國家重要競爭力，檔案信息化管理有效提升了檔案管理的效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案查詢和管理十分不便、人力資源管理效率較低，檔案管理的信息化能夠?qū)崿F(xiàn)快速、高效地取用和管理人事檔案，將人們從簡單重復(fù)勞動中解放出來。檔案管理信息化建設(shè)能夠有效提升

3、檔案服務(wù)水平，檔案信息化管理將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版的數(shù)據(jù)和信息，存儲在電腦中，工作人員能夠借助電腦等終端進行存儲、查詢等，有利于開展便民服務(wù)。檔案管理信息化是新時代人力戰(zhàn)略的基礎(chǔ)。當前，國家經(jīng)濟快速發(fā)展，社會對人才的需求量提升，信息化技術(shù)極大地便利了人事檔案的存儲和調(diào)用，能夠綜合人才的背景、資質(zhì)經(jīng)歷以及業(yè)務(wù)能力等來選拔和任用人才。二、檔案管理信息化的原則檔案管理信息化建設(shè)有利于促進人力資源管理工作朝著規(guī)范化、高效化方向發(fā)展。當前，省際人力流動速率提升，人力檔案管理信息化建設(shè)中要堅持統(tǒng)一標準和統(tǒng)一原則，為之后全國聯(lián)網(wǎng)奠定基礎(chǔ)。（一）統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標準。檔案信息化建設(shè)是人力資源工作的重要一

4、環(huán)，當前人力流動的速率提升，為此，省級政府應(yīng)該發(fā)揮其引領(lǐng)作用，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌推進。按照人力資源社會保障信息系統(tǒng)技術(shù)標準體系和相關(guān)工作要求，建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)，確保信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開放性、互融性。各級人力資源服務(wù)中心要結(jié)合省級統(tǒng)一標準和要求結(jié)合地區(qū)的人力資源特色，來梳理、細化檔案服務(wù)經(jīng)辦流程，從而實現(xiàn)檔案服務(wù)同一事項同一流程，以此提升人力資源管理工作的質(zhì)量和效率。（二）業(yè)務(wù)協(xié)同，信息共享。電子政務(wù)時代，各級政府要加強共享，減少信息孤島，將人力資源信息和數(shù)據(jù)進行共享，優(yōu)化檔案管理服務(wù)的流程。為此，人事檔案信息采集要統(tǒng)一采集項目、統(tǒng)一指標體系、統(tǒng)一代碼，開展檔案基礎(chǔ)信息采集工作。（三）分類指導(dǎo)

5、，安全有效。信息化時代，檔案信息化管理簡化了工作流程，提升了工作效率，但是信息的不安全性也進一步提升。為此，人事檔案信息化管理過程中，要結(jié)合各地信息水平和檔案管理工作水平，優(yōu)化升級系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。另外，檔案信息管理過程中要加強對人事信息的分類管理，注重信息安全和個人隱私的保護。三、檔案管理信息化建設(shè)策略檔案管理信息化依托于系統(tǒng)和軟件，檔案管理信息化建設(shè)重點在于基礎(chǔ)信息資源庫的建設(shè)以及檔案管理服務(wù)運動平臺的建設(shè)，要加強軟件的設(shè)計和開放，優(yōu)化功能，實現(xiàn)對人力檔案的二次開發(fā)和利用，為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。（一）加強人力資源與社會保障電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計。電子檔案管理系統(tǒng)是檔案管理

6、信息化的基礎(chǔ)。為此，各省人社部門要發(fā)揮其引領(lǐng)作用，在嚴格遵守國家檔案管理規(guī)范的基礎(chǔ)上，設(shè)計和開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)。人力資源與社會保障電子檔案管理系統(tǒng)從屬于社保服務(wù)平臺，系統(tǒng)設(shè)計時應(yīng)該包含數(shù)據(jù)搜集、整理、管理、利用、監(jiān)督等功能。當前我國政府實行便民服務(wù)，系統(tǒng)在設(shè)計和開發(fā)時應(yīng)該提升民眾的體驗滿意度。一是電子數(shù)據(jù)的采集和整理，基于國家相關(guān)要求，通過服務(wù)總線模式對人社服務(wù)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行電子化，結(jié)合統(tǒng)一標準和要求，實現(xiàn)電子檔案存檔、歸檔的規(guī)范化和標準化。二是人事檔案的結(jié)構(gòu)管理，應(yīng)建立科學(xué)有序的檔案目錄結(jié)構(gòu)，方便于用戶檢索查詢電子檔案，并準確地定位紙質(zhì)檔案的存儲位置。三是檔案業(yè)務(wù)關(guān)系管理，當前人事信息流動

7、的比率上升，該系統(tǒng)應(yīng)該集成掃描、打印等功能于一體，能夠自動收集工作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息，將其歸檔于系統(tǒng)中，對回收數(shù)據(jù)和信息進行利用和開發(fā)，開展專項特色人力資源服務(wù)，從而加強對人事工作的管理，以此提升人事工作的質(zhì)量和效率。（二）建立人事檔案基礎(chǔ)信息資源庫。檔案基礎(chǔ)信息資源庫是檔案信息化管理的基礎(chǔ)，各級人力服務(wù)中心應(yīng)該基于現(xiàn)有檔案類型，整合各類人力檔案信息資源，建立專門的人事檔案基礎(chǔ)信息資源庫，省級中心應(yīng)該統(tǒng)一標準和要求。各級中心在省級中心標準和基礎(chǔ)上能夠通過自定義模式，靈活設(shè)置檔案類目，提升檔案管理工作的效率。（三）開發(fā)檔案管理服務(wù)運行平臺。電子政務(wù)時代背景下，信息傳遞的速度提升，信息傳遞方式發(fā)生改

8、變，檔案信息化管理需要開發(fā)檔案管理服務(wù)運行平臺，平臺開發(fā)過程中需要注意以下幾點問題：一是檔案信息的保密性，人事檔案信息關(guān)乎國家、集體和個人的合法權(quán)益，檔案信息化管理過程中必須平衡檔案開發(fā)利用和保密之間的關(guān)系。二是檔案管理服務(wù)平臺的適用性和拓展性，當前人事檔案數(shù)量激增，隨著人才流動增速，人才跨省流動常態(tài)化，省際檔案調(diào)動越來越頻繁，檔案管理服務(wù)運動平臺必須具備適用性強以及拓展空間大等優(yōu)點，全國流動人員檔案管理聯(lián)網(wǎng)勢在必行。為此，各級人力資源服務(wù)中心在進行平臺開發(fā)時，應(yīng)該確保平臺的易操作性、可拓展空間大等要求，為之后的全國聯(lián)網(wǎng)打下堅實基礎(chǔ)。三是網(wǎng)絡(luò)平臺的運行安全，信息化時代必須加強安全信息管理，人事

9、檔案管理過程中要制定相關(guān)制度體系，規(guī)范平臺的管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化，從而確保檔案管理的安全性。四、檔案管理信息化建設(shè)保障措施（一）強化技術(shù)支持，規(guī)范安全管理。檔案信息化管理在一定程度上增加了人事信息資源的不安全性，檔案信息化管理的安全涉及電腦的硬件、軟件、人員以及人文環(huán)境等多種因素，為此，需要對各個方面加強管理和控制，以此來實現(xiàn)對檔案的安全管理。一是檔案信息具有保密性特征，開放性是互聯(lián)網(wǎng)的特性，互聯(lián)網(wǎng)的開放性與檔案管理的保密性嚴重相悖，為此，檔案管理人員要加強檔案的內(nèi)部管理，從而確保檔案信息安全和民眾隱私安全。二是關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)和計算機病毒都處于高速發(fā)展狀態(tài)，檔案管

10、理人員要密切關(guān)注信息技術(shù)的變化和計算機病毒的新變化，制定針對性的措施，加強對檔案的管理。各級人力資源社會保障部門要加強技術(shù)支持，積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，不斷優(yōu)化檔案信息化管理的平臺和系統(tǒng)，加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以提升檔案信息化管理的安全性和規(guī)范性。三是加強網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限管理，檔案管理人員需要依據(jù)檔案的機密程度以及人員的級別設(shè)定多個不同層次訪問者的取用權(quán)限，基于國家信息安全等級保護制度要求，加強制度建設(shè)，進行業(yè)務(wù)專網(wǎng)和信息儲蓄的安全隔離，嚴防人事檔案信息泄露和偷盜，確保檔案的安全性。（二）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，提供有效保障。當前各級人社部門加快推進檔案管理信息化建設(shè)，在信息化檔案管理建設(shè)過程中，省級人社部門

11、要為地方各級人社部門檔案管理信息化建設(shè)提供組織支持，包括資金支持和人力支持等。首先，應(yīng)加強資金保障，為檔案管理信息化建設(shè)提供充足的經(jīng)費，包括系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)費和維護經(jīng)費等。其次，要加強檔案管理信息化的人員支持，加強對信息技術(shù)人員和業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)和管理，推進檔案管理信息化建設(shè)。為加快推進人社部門檔案管理信息化建設(shè)，人社部門應(yīng)該創(chuàng)新人才引入制度，以高素質(zhì)的專業(yè)人才確保檔案管理信息化建設(shè)效率，人力管理工作質(zhì)量等，從而更好地為廣大群眾服務(wù)。（三）強化督促檢查，指導(dǎo)工作到位。信息化時代，海量數(shù)據(jù)成為時代特征，同時信息的不安全性上升，增加了檔案管理的難度。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，要強化督促檢測，確保檔案管理

12、信息化建設(shè)工作具體到位。要加強對管理系統(tǒng)的監(jiān)測和檢查，著重對系統(tǒng)的安全性和功能進行檢查，檔案管理系統(tǒng)必須具備綜合管理功能，人事檔案涉及面較廣、數(shù)量較多，信息系統(tǒng)必須以完備的功能來提升人力資源管理工作的效率，系統(tǒng)必須具備原始性保證、界面友好便捷、查詢高效快速等特點，要結(jié)合地區(qū)人力資源管理特點，對系統(tǒng)進行優(yōu)化和完善，簡化工作人員的工作流程，促進人力資源管理的高效化，系統(tǒng)功能應(yīng)該包括信息收集、統(tǒng)計、編研，檔案業(yè)務(wù)管理、立檔歸檔、統(tǒng)計、庫房管理等，滿足人力資源管理工作的需求，切實提升人力工作的效率。五、總結(jié)電子政務(wù)為人事檔案管理信息化提供了機遇，各級人力資源服務(wù)中心應(yīng)緊抓機遇，推動檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)中，要加強系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫以及運行平臺建設(shè)，提升人事檔案管理的標準化和規(guī)范化，制定完備的檔案信息化管理規(guī)章制度，發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢，確保人事檔案信息的完整性，從而提升人力資源管理工作效率，更好地開展便民服務(wù)?！緟⒖嘉墨I】1蔣春生.人力資源檔案管理存在的問題及措施分析j.中國科技投資，2019（24）：118.2郭京生.人社