合同管理制度201808

1、合同管理制度第一章總 則第一條 為加強(qiáng)公司合同管理，促進(jìn)管理的規(guī)范化、合理化和專業(yè)化，防范和控制合同簽訂和履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)中華人民共和國(guó)合同法，結(jié)合公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，特制訂本制度。第二條 本制度所指合同包括公司作為主體一方與其他主體簽訂的或者向其他主體簽發(fā)的， 約定各方或者一方主體權(quán)利義務(wù)，具有法律約束力的一切書(shū)面性文件，形式包括但不限于合同、協(xié)議（書(shū)）、承諾（書(shū)）、備忘錄等。勞動(dòng)合同不屬于本制度規(guī)范范疇。第三條 本制度適用于公司全體成員。第二章合同管理部門及職責(zé)第四條 研發(fā)中心、系統(tǒng)集成部、軍隊(duì)與國(guó)防工業(yè)事業(yè)部、大基網(wǎng)絡(luò)事業(yè)部等業(yè)務(wù)部門，以及涉及對(duì)公付款業(yè)務(wù)的其它部門

2、是合同的承辦部門，其主要職責(zé)包括：1、 合理選擇合同對(duì)方當(dāng)事人，對(duì)標(biāo)的、價(jià)格、質(zhì)量、期限和市場(chǎng)分布等方面進(jìn)行綜合分析論證，對(duì)其主體資格、資信狀況和履約能力進(jìn)行調(diào)查；2、 負(fù)責(zé)合同的談判、起草、送審、報(bào)批及簽訂等工作；3、 負(fù)責(zé)合同履行情況信息的收集、整理及分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告；4、 負(fù)責(zé)按照審批流程辦理合同的變更、終止（中止）、解除；5、負(fù)責(zé)處理合同發(fā)生爭(zhēng)議的協(xié)商、調(diào)解、證據(jù)收集工作；6、 負(fù)責(zé)合同結(jié)算前的審查、資料準(zhǔn)備和協(xié)調(diào)工作；7、 按銷售合同規(guī)定的時(shí)間、方式、金額催收貨款。第五條研發(fā)中心、 系統(tǒng)集成部、 軍隊(duì)與國(guó)防工業(yè)事業(yè)部、 大基網(wǎng)絡(luò)事業(yè)部等部門作為合同的實(shí)施部門，其主要職責(zé)包括：對(duì)

3、合同中涉及的技術(shù)問(wèn)題和專業(yè)性問(wèn)題進(jìn)行分析論證，提出可行性意見(jiàn)，對(duì)相關(guān)技術(shù)和專業(yè)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制。第六條 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)合同的后續(xù)管理工作，其主要職責(zé)包括：1、制定、修訂、監(jiān)督執(zhí)行公司合同管理制度；2、 負(fù)責(zé)合同文本及相關(guān)資料的歸檔、保管、調(diào)閱；3、建立合同檔案， 根據(jù)合同進(jìn)度每月通報(bào)相關(guān)部門， 督促應(yīng)收賬款的回收；4、 及時(shí)到技術(shù)市場(chǎng)上及其他主管部門辦理技術(shù)合同登記、備案；5、 根據(jù)銷售合同類別開(kāi)具合格發(fā)票，及時(shí)做好各類收入合同的減免、退稅工作。第七條 公司的合同原件由財(cái)務(wù)部保管， 其他部門可根據(jù)需要保留復(fù)印件。簽訂部門上交合同時(shí)，應(yīng)包括紙質(zhì)文本、合同原件掃描后的 pdf 文件、 最終一版 word

4、電子版本。第八條 合同相關(guān)部門如因業(yè)務(wù)需要借用合同原件，需經(jīng)主管副總經(jīng)理或coo書(shū)面批準(zhǔn)。借用人在借用清單上簽字，一次借用不得超過(guò)五份，未歸還前不得再借。未收完款的合同須在借用當(dāng)日歸還。其他合同如果當(dāng)日無(wú)法歸還，借用人需具備保證合同安全的保管條件，借用時(shí)間不得超過(guò)三天。過(guò)期不還時(shí)，通報(bào)主管副總經(jīng)理或coo 。第三章 合同的訂立第九條 訂立合同必須采用書(shū)面形式，且遵循以下原則：1、遵守國(guó)家法律、行政法規(guī)有關(guān)規(guī)定；2、平等互利、協(xié)商一致、誠(chéng)實(shí)信用、條款齊全、意思表達(dá)真實(shí)；3、資信調(diào)查在先，談判、簽約在后；4、合同當(dāng)事人必須具備合法主體資格。第十條 訂立合同一般應(yīng)當(dāng)按照下列程序進(jìn)行：1、 公司承辦人

5、對(duì)合同相對(duì)人的主體資格、資信情況、承辦人的代理權(quán)限及有效期限等進(jìn)行審查或者調(diào)查，資質(zhì)證明包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證書(shū)、 稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書(shū)、 法人委托書(shū)、 法人代表身份證復(fù)印件、承辦人員的身份證等。2、 合同承辦人負(fù)責(zé)合同談判，根據(jù)合同談判結(jié)果或者雙方協(xié)商的結(jié)果起草合同文本，或者審查由對(duì)方起草的合同文本，提交部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門簽署審核意見(jiàn)。3、 向相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)提交合同會(huì)簽表，履行完畢審批流程的合同文本根據(jù)印章管理制度加蓋合同專用章。第十一條合同一般應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：1、合同各方的法定名稱、地址、法定代表人姓名、職務(wù)；2、簽約的目的和依據(jù)；3、標(biāo)的；4、數(shù)量和質(zhì)量，包括檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)和方式；5、

6、價(jià)款或酬金，包括支付方式；如果屬于增值稅范疇，則需標(biāo)明價(jià)款是否包含增值稅；6、履行的地點(diǎn)、期限和方式；7、爭(zhēng)議解決方式；8、違約責(zé)任；9、變更、解除或終止條件；10、根據(jù)法律或合同性質(zhì)必須具備的條款或雙方當(dāng)事人共同認(rèn)為必須明確的條款；11、正副本份數(shù)；12、生效的時(shí)間和條件；13、 公司地址、郵政編碼、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；14、 發(fā)票類型、開(kāi)票信息；15、 附件名稱；16、簽約的地點(diǎn)、日期；17、簽約各方開(kāi)戶銀行及賬號(hào)；18、簽約各方公章或合同專用章；19、法定代表人或代理人簽章。第十二條對(duì)外簽署合同， 合同承辦人應(yīng)對(duì)合同對(duì)方簽署人的簽約權(quán)限進(jìn)行調(diào)查和核實(shí)。合同對(duì)方當(dāng)事人為法人或其他經(jīng)營(yíng)實(shí)體的，

7、應(yīng)要求對(duì)方簽署人提供由合同對(duì)方當(dāng)事人法定代表人或負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章的授權(quán)委托書(shū)及受托人的身份證明；合同對(duì)方當(dāng)事人為自然人的，由本人簽署的，應(yīng)要求對(duì)方提供身份證明，如委托他人簽署的，應(yīng)要求對(duì)方簽署人提供合同對(duì)方當(dāng)事人身份證明、授權(quán)委托書(shū)及受托人身份證明等文件。授權(quán)委托書(shū)應(yīng)當(dāng)明確委托權(quán)限和期間。第十三條合同應(yīng)約定簽字并蓋章生效，一般不采用蓋章生效的辦法。合同文本超過(guò)一頁(yè)的，須加蓋騎縫章。第十四條對(duì)外簽署合同，一般合同一方持有不得少于兩份簽章原件。如需將合同簽章原件提交相關(guān)登記或者監(jiān)管機(jī)構(gòu)的，則應(yīng)相應(yīng)增加合同原件數(shù)量。第十五條合同承辦人應(yīng)事先到財(cái)務(wù)部開(kāi)具“法人委托書(shū)” 并經(jīng)公司法定代表人簽字或蓋章

8、。第十六條合同承辦人員或其他人員在訂立合同過(guò)程中知悉的商業(yè)秘密，無(wú)論合同是否成立，不得泄露或者不正當(dāng)?shù)厥褂谩５谑邨l合同的簽署在可能的情況下應(yīng)先交由對(duì)方簽署后我方再簽署，由我方先簽署的合同，合同承辦人及財(cái)務(wù)部應(yīng)保留合同最終文本的電子文檔，承辦人須在合同審批表上加以注釋，記錄我方簽署時(shí)間，跟蹤客戶簽署情況、及時(shí)索回合同原件。第四章 合同的審核與審批第十八條 合同的審核包括承辦部門內(nèi)部審核、法律顧問(wèn)審核、 財(cái)務(wù)部門審核、實(shí)施部門審核。合同的審批包括主管副總經(jīng)理、coo 審批或總經(jīng)理審批。第十九條承辦部門內(nèi)部審核是指部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行全面審核，并對(duì)合同承辦人員的起草意見(jiàn)等進(jìn)行復(fù)核。第二十條法律

9、顧問(wèn)審核包括：( 一) 合法性 : 1、主體合法：簽約各方具有簽約的權(quán)利能力和行為能力；2、內(nèi)容合法：簽約各方意思表示真實(shí)、有效，無(wú)悖法律、法規(guī)及政策，無(wú)規(guī)避強(qiáng)制性法律規(guī)定的行為，無(wú)顯失公平內(nèi)容；3、合同形式合法；4、簽約程序合法；5、標(biāo)的、資金、資產(chǎn)的合法性；6、擔(dān)保 (包括各種保函 ) 方式及內(nèi)容合法；7、索賠、違約條款的合法性。( 二) 嚴(yán)密性 : 1、條款齊備、完整；2、文字清楚準(zhǔn)確，正副本及附件份數(shù)齊備；3、設(shè)定的權(quán)利、義務(wù)具體、明確；4、相應(yīng)手續(xù)完備；5、相關(guān)附件完備；6、附加條件適當(dāng)、合法。( 三) 可行性 : 1、資信可靠 , 有履約能力；2、索賠條款的合理性；3、擔(dān)保方式適當(dāng)

10、。( 四) 合同的安全性1、涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)已采取相應(yīng)的保護(hù)或限制措施；2、無(wú)損本公司商譽(yù)、商業(yè)秘密及其他利益。( 五) 法律風(fēng)險(xiǎn)控制：合同條款齊備明晰、違約責(zé)任明確、爭(zhēng)議處理合法。第二十一條財(cái)務(wù)部審核包括：符合公司資金安排、發(fā)票類型與合同內(nèi)容一致、 收款或付款條件可行，收入成本匹配、費(fèi)用歸屬明確。第二十二條實(shí)施部門審核包括：1、 技術(shù)可行性分析；2、技術(shù)措施是否合理；3、技術(shù)難題和存在風(fēng)險(xiǎn)；4、職能專業(yè)范圍內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)控制。第二十三條合同審核后，審核人員應(yīng)當(dāng)在合同審批會(huì)簽表中簽署“無(wú)異議”或明確提出修改意見(jiàn)，簽署審核日期，不應(yīng)使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語(yǔ)言。第二十四條對(duì)于審核部門出具的

11、審核意見(jiàn)，合同承辦人應(yīng)積極采納合理部分，如對(duì)審核意見(jiàn)有異議，或無(wú)法按照審核意見(jiàn)與合同對(duì)方達(dá)成一致意見(jiàn)的，可提交主管領(lǐng)導(dǎo)決定。第二十五條對(duì)于公司已發(fā)文明確規(guī)定價(jià)格政策及折扣權(quán)限的自有軟件產(chǎn)品及代理產(chǎn)品合同，其審批流程為合同簽訂人- 部門主管 -法律顧問(wèn)實(shí)施部門財(cái)務(wù)部。 如果任何一個(gè)審核部門的審核意見(jiàn)非“無(wú)異議”，則需提交主管副總經(jīng)理審批。第二十六條其他銷售合同： 對(duì)公司未明確其價(jià)格政策及服務(wù)內(nèi)容的銷售合同，以及超出部門主管折扣權(quán)限的銷售合同，其審批流程為合同簽訂人-部門主管- 法律顧問(wèn)實(shí)施部門財(cái)務(wù)部 -主管副總經(jīng)理。第二十七條采購(gòu)合同：根據(jù)該合同的金額按公司規(guī)定的財(cái)務(wù)權(quán)限審批。其審批流程為： 合

12、同簽訂人 - 部門主管 - 法律顧問(wèn)實(shí)施部門財(cái)務(wù)部- 主管副總經(jīng)理（如需） - 總經(jīng)理（如需）。第二十八條銷售合同與采購(gòu)合同都必須履行完畢審核、審批流程后，方可加蓋印章，即使該合該合同先行獲得審批，也須補(bǔ)齊審核流程。第五章 合同的履行第二十九條合同在正式生效之前 , 原則上不得實(shí)際履行合同。如屬于延續(xù)性項(xiàng)目且簽署合同的可能性較大，合同承辦部門必須根據(jù)獲得批準(zhǔn)的項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告 ，協(xié)調(diào)實(shí)施部門開(kāi)始工作。第三十條合同生效以后 , 應(yīng)當(dāng)全面、及時(shí)、正確履行合同，不得因合同雙方當(dāng)事人名稱變更或者法定代表人、 負(fù)責(zé)人、承辦人的變動(dòng)而不履行合同義務(wù)。第三十一條應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照合同約定的程序和方式履行合同。合同執(zhí)行

13、過(guò)程中確因特殊原因需要變更、 解除或終止合同時(shí) , 應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同約定或法律規(guī)定的形式進(jìn)行。合同變更、解除或終止的程序與合同簽訂程序相同。第三十二條銷售合同的簽訂部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各實(shí)施部門工作進(jìn)度，協(xié)調(diào)客戶單位驗(yàn)收時(shí)間，交納驗(yàn)收評(píng)審費(fèi)、催收貨款。如果未按照合同約定時(shí)間回款，簽訂部門負(fù)責(zé)填寫(xiě)延期收款申請(qǐng)表。未獲批準(zhǔn)的延遲收款，將按照業(yè)績(jī)考核辦法核減獎(jiǎng)金。第三十三條財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)跟蹤銷售合同的開(kāi)票收款情況，按月向業(yè)務(wù)部門提供清單。第三十四條采購(gòu)合同的實(shí)物驗(yàn)收及勞務(wù)驗(yàn)收由簽訂部門負(fù)責(zé)，必要時(shí)可會(huì)同技術(shù)部門共同進(jìn)行。采購(gòu)合同的付款，合同簽訂部門或采購(gòu)部門申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部核實(shí)合同條款后予以支付。第三十五條合同

14、履行過(guò)程中產(chǎn)生的法律文件及與合同有關(guān)的材料應(yīng)當(dāng)歸入合同檔案統(tǒng)一進(jìn)行登記、保管。合同承辦部門、實(shí)施部門、管理部門，均有義務(wù)完整保留經(jīng)手相關(guān)文件，其中銀行往來(lái)單據(jù)、發(fā)票簽收單、軟件產(chǎn)品簽收單、項(xiàng)目驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)、驗(yàn)收評(píng)委名單等由財(cái)務(wù)部保留原件。第六章 合同的監(jiān)督檢查第三十六條合同未經(jīng)審核、審批即簽署的，如果在補(bǔ)簽合同審批會(huì)簽表時(shí)，任何部門簽署了保留意見(jiàn)，且該條款在執(zhí)行過(guò)程中導(dǎo)致公司蒙受了經(jīng)濟(jì)損失， 則合同簽訂人及其主管領(lǐng)導(dǎo)將承擔(dān)相應(yīng)處罰，處罰金額以損失金額為限。第三十七條丟失合同原件及相關(guān)重要文件的，未造成公司損失的，對(duì)責(zé)任人及其主管領(lǐng)導(dǎo)的處罰限于考評(píng)分及年終獎(jiǎng)；造成損失的，處罰金額以損失金額為限。第

15、三十八條在合同簽訂或履行當(dāng)中，與對(duì)方或第三方惡意串通或收受回扣、賄賂或者其他好處的，對(duì)責(zé)任人予以警告、降薪、降職或開(kāi)除的處分，并追究相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，構(gòu)成犯罪的報(bào)送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。第三十九條本制度自 2018 年 8 月 * 日起執(zhí)行，此前頒布制度與本制度存在沖突的，以本制度為準(zhǔn)。附件 1、合同會(huì)簽表2、項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告部門：提交人：年月日緊急普通合同名稱合同意向項(xiàng)目編碼合同審批會(huì)簽表（銷售類）a公司留存合同份數(shù)：提交人簽字：甲方名稱乙方名稱簽約日期合同金額預(yù)計(jì)外部采購(gòu)成本歸屬事業(yè)部執(zhí)行比例（兩個(gè)以上事業(yè)部情況下）合同內(nèi)容摘要提交成果及材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)付款條件合同名稱合同意向項(xiàng)目編碼事業(yè)部負(fù)責(zé)人意

16、見(jiàn)：市場(chǎng)營(yíng)銷板塊負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：見(jiàn)：合同審批會(huì)簽表（銷售類）b立項(xiàng)申請(qǐng)人：意向 (任務(wù) )編碼 : 申請(qǐng)時(shí)間：年月日項(xiàng)目信息項(xiàng)目名稱實(shí)施地點(diǎn)客戶名稱財(cái)務(wù)項(xiàng)目編號(hào)總經(jīng)理意見(jiàn)：財(cái)務(wù)部經(jīng)理意見(jiàn)：coo意見(jiàn)：董事長(zhǎng)意見(jiàn)（如需）：項(xiàng) 目 立 項(xiàng) 報(bào) 告項(xiàng)目描述（包括項(xiàng)目目的、內(nèi)容及工作量、技術(shù)要求、甲方提供資源、資料來(lái)源、時(shí)間要求等）：實(shí)施信息實(shí)施部門一工作量比例： % 項(xiàng)目編號(hào)：人工成本：萬(wàn)住宿成本：萬(wàn)實(shí)施成本所占比： % 對(duì)外采購(gòu)成本：萬(wàn)其他：萬(wàn)部門預(yù)算總成本：萬(wàn)事業(yè)部意見(jiàn)：年月日實(shí)施部門二工作量比例： % 項(xiàng)目編號(hào)：人工成本：萬(wàn)住宿成本：萬(wàn)實(shí)施成本所占比： % 對(duì)外采購(gòu)成本：萬(wàn)其他：萬(wàn)部門預(yù)算總成本：萬(wàn)事業(yè)部意見(jiàn)：合同信