淺談獨(dú)立高校辦公用品管理現(xiàn)狀及對(duì)策

1、    淺談獨(dú)立高校辦公用品管理現(xiàn)狀及對(duì)策    吳東揚(yáng)摘 要：本文主要對(duì)獨(dú)立高校辦公用品管理現(xiàn)狀及對(duì)策進(jìn)行了研究分析。文章第一部分介紹了獨(dú)立獨(dú)立高校辦公用品管理的現(xiàn)狀，包括：辦公用品管理制度現(xiàn)狀、采購(gòu)和付款現(xiàn)狀、領(lǐng)用和保管現(xiàn)狀。第二部分探討提出獨(dú)立高校辦公用品管理的對(duì)策，包括：加強(qiáng)辦公用品管理制度建設(shè)、完善采購(gòu)和付款環(huán)節(jié)的管理、強(qiáng)化領(lǐng)用和保管環(huán)節(jié)的管理。關(guān)鍵詞：獨(dú)立高校；辦公用品；管理現(xiàn)如今，獨(dú)立高校辦學(xué)的層次與規(guī)模持續(xù)提升，與之相伴隨的便是辦公用品種類與數(shù)量地逐步擴(kuò)大，也相當(dāng)于學(xué)校資產(chǎn)的重要組成部分。比如說像一個(gè)規(guī)模適中的獨(dú)立院校來講，每年在購(gòu)買辦公

2、用品方面的費(fèi)用超過了1000萬。在獨(dú)立高校的辦公用品里面，主要是打印紙、u盤、碎紙機(jī)、掃描儀等，另外像辦公電腦、打印機(jī)價(jià)值比較大的固定資產(chǎn)，可以說種類多、需求大、同時(shí)購(gòu)買也較為頻繁。當(dāng)前，獨(dú)立高校在管理辦公用品方面基本上采取的是“自用自購(gòu)，以報(bào)列支”的模式，財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)只不過是在控制經(jīng)費(fèi)總額上進(jìn)行管理，依然存在管理空白和漏洞的地方。所以，本文希望通過研究獨(dú)立高校辦公用品管理的現(xiàn)狀，并有針對(duì)性地探討相應(yīng)的對(duì)策，從而全面提升獨(dú)立高校辦公用品的管理質(zhì)量和管理水平。一、獨(dú)立高校辦公用品管理的現(xiàn)狀（一）管理制度現(xiàn)狀實(shí)際上，能夠圍繞辦公用品管理制定書面管理辦法或者口頭管理辦法的獨(dú)立高校能夠占到85%以上，但是

3、依然有部分獨(dú)立高校沒有制定有關(guān)辦公用品管理的方法制度。就算大部分獨(dú)立高校制定了有關(guān)辦公用品管理的方法制度，但是不是非常規(guī)范與健全，在日常運(yùn)行過程中經(jīng)常出現(xiàn)一些問題和漏洞，亟需加以完善。（二）采購(gòu)和付款現(xiàn)狀第一，申購(gòu)環(huán)節(jié)存在問題。作為采購(gòu)和付款流程的起點(diǎn)，申購(gòu)所涉及到的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)也非常多，比方說僅僅獲得授權(quán)才可以提出采購(gòu)申請(qǐng)；對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的提出和批準(zhǔn)是彼此獨(dú)立的，從而全面強(qiáng)化對(duì)采購(gòu)的控制。現(xiàn)如今獨(dú)立高校辦公用品申購(gòu)中，只有少部分獨(dú)立高校制定了辦公用品書面采購(gòu)計(jì)劃和辦公用品采購(gòu)方面設(shè)置書面申購(gòu)單。第二，采購(gòu)環(huán)節(jié)存在問題。采購(gòu)環(huán)節(jié)包含訂貨、詢價(jià)、簽訂合同等，所涉及的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)也很多，比方說采購(gòu)審批、詢價(jià)。大部

4、分獨(dú)立高校在確定辦公用品供貨商的時(shí)候，都由詢價(jià)人員自己去確定，沒有嚴(yán)格按照詢價(jià)和確定供貨商職責(zé)分離的要求去做。嚴(yán)格來說，詢價(jià)和供應(yīng)商的選擇屬于不相容的職務(wù)，由一個(gè)人來負(fù)責(zé)和承擔(dān)，極容易發(fā)生舞弊的現(xiàn)象。第三，驗(yàn)收環(huán)節(jié)存在問題。當(dāng)前很多獨(dú)立高校都由采購(gòu)人員對(duì)驗(yàn)收工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，書面驗(yàn)收記錄不規(guī)范或者根本就沒有書面驗(yàn)收記錄。一個(gè)工作人員同時(shí)負(fù)責(zé)采購(gòu)和驗(yàn)收工作，沒有辦法實(shí)現(xiàn)職責(zé)分離，極易產(chǎn)生各種不良現(xiàn)象，比方說負(fù)責(zé)采購(gòu)的人員和供應(yīng)商進(jìn)行不正當(dāng)交易，供應(yīng)商為獨(dú)立高校提供的辦公用品較為劣質(zhì)。（三）領(lǐng)用和保管現(xiàn)狀實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，獨(dú)立高校辦公用品領(lǐng)用和保管環(huán)節(jié)所涉及到的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)也非常多，比方說像授權(quán)程序，領(lǐng)用須經(jīng)過批

5、準(zhǔn)，防止多領(lǐng)或者被盜；設(shè)置臺(tái)賬對(duì)進(jìn)貨、領(lǐng)用、結(jié)存情況及時(shí)反映；實(shí)物控制，定期盤點(diǎn)等方面，但是在辦理領(lǐng)用手續(xù)的時(shí)候，僅有少部分獨(dú)立高校在填寫書面領(lǐng)用單并獲得批準(zhǔn)之后才領(lǐng)用，還有就是大部分獨(dú)立高校都是由保管人員對(duì)登記和設(shè)立臺(tái)賬，這表明在辦公用品保管和臺(tái)賬記錄職責(zé)彼此獨(dú)立方面，獨(dú)立高校還應(yīng)該進(jìn)一步加以關(guān)注。此外，雖然大部分獨(dú)立高校能夠?qū)k公用品進(jìn)行定期或者不定期地盤點(diǎn)，但是還是有部分獨(dú)立高校無法做到辦公用品的盤點(diǎn)，在實(shí)物控制方面做的顯然不夠好。二、獨(dú)立高校辦公用品管理的對(duì)策（一）加強(qiáng)辦公用品管理制度建設(shè)第一，應(yīng)該對(duì)獨(dú)立高校辦公用品管理的目標(biāo)加以明確。獨(dú)立高校辦公用品管理應(yīng)該將服務(wù)學(xué)校教學(xué)事業(yè)發(fā)展作為

6、宗旨，將防范舞弊和勤儉節(jié)約作為目標(biāo)，防范舞弊主要是指獨(dú)立高校在辦公用品管理的任何一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)加以考量，對(duì)控制程序加以設(shè)置。勤儉節(jié)約主要是指一定要避免產(chǎn)生浪費(fèi)，在制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃的過程中，應(yīng)該對(duì)庫(kù)存的現(xiàn)狀、采購(gòu)的性價(jià)比進(jìn)行科學(xué)地分析，堅(jiān)決防止盲目采購(gòu)。第二，增強(qiáng)管理制度的全面性。獨(dú)立高校辦公用品管理制度不但應(yīng)該包含采購(gòu)方案制度、日常保管制度，還應(yīng)該包含領(lǐng)用授權(quán)制度、內(nèi)部監(jiān)督制度、驗(yàn)收入庫(kù)制度等。第三，要確保制度具有可操作性。獨(dú)立高校應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際狀況，針對(duì)性分析存在問題，制定操作性和執(zhí)行性強(qiáng)的制度。進(jìn)行內(nèi)部控制必然會(huì)使得管理成本增大，所以應(yīng)該對(duì)怎么樣來避免繁瑣進(jìn)行考量，盡量做到簡(jiǎn)

7、便實(shí)用，便于落實(shí)和執(zhí)行。（二）完善采購(gòu)和付款環(huán)節(jié)的管理第一，完善請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)的管理。獨(dú)立高校在采購(gòu)辦公用品的過程中，針對(duì)集中、大額的采購(gòu)應(yīng)該制定書面采購(gòu)計(jì)劃，同時(shí)應(yīng)該在預(yù)算申報(bào)中加以體現(xiàn)，避免發(fā)生隨意性和盲目性采購(gòu)。并且還要設(shè)立書面請(qǐng)購(gòu)單，對(duì)請(qǐng)購(gòu)過程中的審批手續(xù)以及權(quán)限進(jìn)行確定，對(duì)相關(guān)流程進(jìn)行規(guī)范。第二，完善采購(gòu)環(huán)節(jié)的管理。獨(dú)立高校務(wù)必要確保至少兩個(gè)人參與到辦公用品的采購(gòu)過程當(dāng)中，在采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)都要努力做到彼此制約和職責(zé)分離。第三，完善驗(yàn)收付款環(huán)節(jié)的管理。獨(dú)立高校務(wù)必要專門設(shè)立負(fù)責(zé)驗(yàn)收的工作人員，同時(shí)和采購(gòu)人員相分離，做好有關(guān)具體驗(yàn)收情況的各種書面記錄。（三）強(qiáng)化領(lǐng)用和保管環(huán)節(jié)的管理第一，應(yīng)該逐

8、步完善獨(dú)立高校辦公用品的審批領(lǐng)用手續(xù)。獨(dú)立高校應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際狀況，設(shè)立統(tǒng)一申購(gòu)表和簽領(lǐng)表、規(guī)范的審批流程，避免辦公用品領(lǐng)用過程中產(chǎn)生浪費(fèi)現(xiàn)象。第二，應(yīng)該設(shè)立辦公用品臺(tái)賬。獨(dú)立高校應(yīng)該詳細(xì)做好辦公用品領(lǐng)用、進(jìn)貨、報(bào)廢以及維修狀況的有關(guān)記錄。第三，應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)辦公用品的盤點(diǎn)工作。獨(dú)立高校應(yīng)該切實(shí)做好對(duì)自身辦公用品的定期或者不定期盤點(diǎn)工作，對(duì)實(shí)際庫(kù)存數(shù)量和賬面結(jié)存數(shù)量進(jìn)行逐一、精準(zhǔn)地核對(duì)，努力實(shí)現(xiàn)賬實(shí)相符，最大程度地確保獨(dú)立高校各種辦公用品和固定資產(chǎn)的安全。結(jié)束語獨(dú)立高校辦公用品管理是獨(dú)立高校資產(chǎn)和財(cái)務(wù)管理的重要組成部分。窺一斑而知全豹，一個(gè)獨(dú)立高校在辦公用品方面所體現(xiàn)出的管理質(zhì)量和管理水平，直接標(biāo)志著該學(xué)校在各個(gè)方面的綜合管理質(zhì)量和水平。因此，獨(dú)立高校都應(yīng)該立足自身情況，不斷探索和總結(jié)管理上存在的問題，進(jìn)一步規(guī)范和提升自身的辦公用品管理水平，逐步規(guī)范化、信息化和統(tǒng)一化管理，從而為實(shí)現(xiàn)獨(dú)立高校自身的又好又快發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。參考文獻(xiàn)1黃培宇，金明華，劉波，方加勝.獨(dú)立高校實(shí)行政府采購(gòu)的利與弊