公共會議管理思考

1、公共會議管理思考一、會議管理的重要性我們常常聽到公共組織特別是國家機(jī)關(guān)的同志們抱怨，“文山會?？彀盐覀儔嚎辶?、淹死了”?？梢娢募蜁h是公共組織中令人生畏的兩件事情。據(jù)netmeeting調(diào)查，美國上班族每周平均參加十個會議，約占每周工作時間一到一天半，經(jīng)理人每周有一半以上時間在開會，57%的上班族開會前心情緊張，上班族普遍認(rèn)為平均一半的會議時間是浪費(fèi)的。而我們國家機(jī)關(guān)開的會無論是頻率還是時間恐怕都不會低于這個數(shù)字，據(jù)有的同志統(tǒng)計(jì)，各種會議平均下來大約一天一個會議還要多。有人提出削平文山、填平會海，甚至取消會議。談何容易？現(xiàn)在讓我們想象一個從年初到年尾沒有會議的公共組織，恐怕我們不敢想象。因?yàn)?/p>

2、會議好象雖然討厭，但是我們又離不了。（一）會議的意義表現(xiàn)在哪些方面會議是一個集思廣益的渠道。會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水平的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。會議顯示一個組織或一個部門的存在。會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質(zhì)疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。會議是一種群體溝通的方式。開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越

3、多，現(xiàn)在人們可以通過-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其它溝通方式都無法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。會議在中國還有象征意義。我國召開的一些會議，其形式上的意義要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)質(zhì)上意義，更多地表現(xiàn)為一種符號，表明一種態(tài)度，所以我們就有層層開會以示重視的現(xiàn)象。（二）會議又具有哪些作用開展有效的溝通。會議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會議的一個主要目的。傳達(dá)信息。通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級或其它部門的相關(guān)信息。監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾。許多公共組織的常規(guī)會議其主要目的是為了

4、監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾。（三）達(dá)成協(xié)議與解決問題資源共享。利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。開發(fā)創(chuàng)意。開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。激勵士氣。年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公共組織上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個方向共同努力。鞏固領(lǐng)導(dǎo)地位。領(lǐng)導(dǎo)為了體現(xiàn)自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一些上下協(xié)調(diào)會議，以此來強(qiáng)化自己的地位。一位哲人說過，如果你不能消滅一件東西，就要學(xué)

5、會和它和平相處。既然我們離不開會議，就必須對它們進(jìn)行研究，掌握其中的規(guī)律，提高會議的效率。可見，會議管理已經(jīng)成為公共管理中的一個不可忽視、值得研究的課題。二、會議管理的一般規(guī)律會議管理有哪些規(guī)律呢？先從效率不高的會議開始說起，經(jīng)學(xué)者研究，一個公司會議效率不高的可能原因及其具體表現(xiàn)。所以要提高開會效率，必須在上述七個方面明確或者提高。具體而言，要提高效率，需要在下列幾個方面予以注意：（一）會議的時間安排規(guī)范1、上午8-9點(diǎn)之間，正是員工從家到組織或者部門，準(zhǔn)備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工響應(yīng)會議提議或進(jìn)

6、行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。2、上午9-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時機(jī)。3、上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。當(dāng)然，員工需要午休的時間除外。4、下午3-5點(diǎn)之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。5、根據(jù)心理學(xué)和一般的常識而言，人的注意力最長不超過45分鐘，所以與會者發(fā)言最好不要超過45分鐘，整個會議不要超過90分鐘，因?yàn)闀h需要超過90分鐘的，一定要中間安

7、排休息。這也是符合人的生理需要。但是，這種中間休息要考慮衛(wèi)生間的容量，如果容量不夠，則要壓縮時間，防止出現(xiàn)會場內(nèi)外人們川流不息、影響會議氣氛的現(xiàn)象。（二）會議規(guī)范會議規(guī)范是指大家達(dá)成共識的會議守則。會議規(guī)范主要包括以下條款：1、所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。2、超過1小時的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。3、所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。4、準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。5、各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。6、所有與會者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。7、意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉

8、”。8、會議結(jié)束2-3天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。9、所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。10、必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。（三）固定的會議流程規(guī)范固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點(diǎn)。1、一個中心它是指整個會議的議程，包括：（1）會議的開始，具體包括致歡迎詞、闡明會議目的、交流會議議程、介紹時間安排、相關(guān)規(guī)章制度、指定會議記錄人等。（2）進(jìn)行會議討論，可以分為不同的議程，如議程一、議程二、議程三等，具體包括分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動；總結(jié)等。（3）結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)、安排下次會議等。2、兩個基本點(diǎn)兩個基本點(diǎn)是指會議的一頭一尾，即會

9、議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作。會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報的人選等。在中國，會前的準(zhǔn)備非常重要，因?yàn)橹袊S多會議其實(shí)是“會而不議”，會議的程序性較強(qiáng)而實(shí)質(zhì)性不足，所以會前的溝通、了解各方的意見是開好會議的前提和關(guān)鍵。而會后的跟蹤也往往被忽視，會議決議執(zhí)行不了成為許多組織的通病，所以會后及時整理會議決議，并確定執(zhí)行部門、責(zé)任人和完成時限就非常重要。三、反思運(yùn)用上述規(guī)律對照文章開始的會議，則不難發(fā)現(xiàn)，會議選擇的時間恰好是最不適宜開會的下午35點(diǎn)鐘，而且時間過長，參加人數(shù)眾多，未能充分考慮與會者注意力集中的時間與生