煤炭企業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

1、    煤炭企業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策    韓文錦摘要：基建檔案是煤炭企業(yè)歷史憑證，為企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估及改造維修管理提供依據(jù)和技術(shù)支撐，應(yīng)清晰認(rèn)識(shí)目前檔案管理中存在的問(wèn)題，從領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，構(gòu)建工作制度以及按照建筑工程項(xiàng)目檔案達(dá)標(biāo)性的管理方法作改進(jìn)與完善。關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè) 基本建設(shè)項(xiàng)目 檔案管理我國(guó)是以煤炭為主要能源消費(fèi)的少數(shù)國(guó)家之一。中國(guó)煤炭工業(yè)協(xié)會(huì)公布數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)煤炭企業(yè)數(shù)量龐大，全國(guó)有一定規(guī)模的企業(yè)多達(dá)8000余家；2015年1-11月，90家大型煤炭企業(yè)原煤產(chǎn)量完成23.0億噸，同比減少1.08億噸，下降4.5%。在煤炭產(chǎn)業(yè)生產(chǎn)

2、形勢(shì)非常嚴(yán)峻的形勢(shì)下，產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型迫在眉睫。煤炭產(chǎn)業(yè)的轉(zhuǎn)型的過(guò)程中發(fā)生了大量的基本建設(shè)項(xiàng)目，隨之而來(lái)會(huì)形成數(shù)量龐大的基建項(xiàng)目檔案，基建檔案是煤炭企業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)活動(dòng)中重要的歷史憑證，既可以為企業(yè)進(jìn)行資產(chǎn)評(píng)估工作提供有效的依據(jù)，也是項(xiàng)目質(zhì)量和后續(xù)維修改造的重要憑證。因此，完善煤炭企業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作刻不容緩。一、加強(qiáng)煤炭企業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性1.基建檔案是煤炭企業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)活動(dòng)的歷史憑證基建檔案是一個(gè)建筑工程項(xiàng)目從決策階段開(kāi)始到竣工驗(yàn)收交付使用結(jié)束，整個(gè)過(guò)程中所涉及到的各種資料，這些資料都真實(shí)的記錄了煤炭企業(yè)每個(gè)建筑工程項(xiàng)目的整個(gè)建設(shè)過(guò)程，是一個(gè)非常重要的歷史憑證。當(dāng)煤炭企業(yè)與施工單位因

3、為建筑工程項(xiàng)目最終的結(jié)算支付或質(zhì)保問(wèn)題有爭(zhēng)議時(shí)，可以提供有效的依據(jù)，維護(hù)煤炭企業(yè)權(quán)益。2.基建檔案為煤炭企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估管理提供依據(jù)同樣作為建筑工程項(xiàng)目的建設(shè)單位，煤炭企業(yè)與一般的房地產(chǎn)公司相比，單個(gè)建筑工程項(xiàng)目地點(diǎn)相對(duì)集中，主要在媒體企業(yè)內(nèi)建設(shè)，其建設(shè)計(jì)劃僅根據(jù)國(guó)家主管部門(mén)的政策、煤炭企業(yè)發(fā)展的需要以及煤炭企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況等相關(guān)，不需要考慮房地產(chǎn)市場(chǎng)環(huán)境的變化，最重要的是煤炭企業(yè)所有的建筑工程項(xiàng)目都是煤炭企業(yè)的固定資產(chǎn)，必須要對(duì)這些建筑工程項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估和管理。3.基建檔案為后期改造和維修活動(dòng)提供技術(shù)支撐一套完整的建筑工程項(xiàng)目竣工資料應(yīng)該包括基建設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位三方的資料，如果煤炭企業(yè)要

4、對(duì)老建筑進(jìn)行功能改造或者進(jìn)行維修工程，尤其是改造或維修活動(dòng)中需要改變建筑承重結(jié)構(gòu)的，那么必須在施工前，由具有相關(guān)資質(zhì)要求的設(shè)計(jì)單位提出方案，而設(shè)計(jì)單位提出方案時(shí)最重要的參考依據(jù)就是建筑工程項(xiàng)目的原始檔案，這份資料包括整個(gè)建筑工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中各種技術(shù)參數(shù)和指標(biāo)，對(duì)后續(xù)的改造和維修活動(dòng)有重要的作用。二、煤炭企業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題1.煤炭企業(yè)基本建設(shè)檔案室無(wú)法收齊全竣工資料基本建設(shè)檔案室是煤炭企業(yè)的一個(gè)科室，主要負(fù)責(zé)企業(yè)各類檔案的接收（收集）、整理、立卷、保管、鑒定、利用和統(tǒng)計(jì)工作，按照基本建設(shè)檔案室的相關(guān)規(guī)定，基建單位應(yīng)該在每個(gè)新建以及達(dá)到一定資金的維修項(xiàng)目完工驗(yàn)收后，按照企業(yè)建筑

5、工程竣工指導(dǎo)驗(yàn)收記錄的要求，及時(shí)將工程項(xiàng)目的建設(shè)方、施工方和監(jiān)理方等三方的竣工資料移交到煤炭企業(yè)基本建設(shè)檔案室存檔。但是，由于種種原因，有些煤炭企業(yè)工程項(xiàng)目的竣工資料很難符合建筑工程竣工指導(dǎo)驗(yàn)收記錄的要求，許多重要的內(nèi)容都沒(méi)有提供，嚴(yán)重的殘缺不全，甚至還有的資料不是原件，而是沒(méi)有任何人簽署證明其有效性和真實(shí)性的復(fù)印件，配套的基建檔案管理工作就完全匹配不上。2.存檔資料各項(xiàng)指標(biāo)嚴(yán)重達(dá)不達(dá)準(zhǔn)按照國(guó)家和建筑行業(yè)對(duì)基建檔案管理工作的相關(guān)要求，根據(jù)煤炭企業(yè)的實(shí)際情況，要求每個(gè)建筑工程項(xiàng)目包括建設(shè)方、施工方和監(jiān)理方在內(nèi)的竣工資料必須做到一式三份，一份移交到建筑工程項(xiàng)目所在的城市建設(shè)檔案館，一份移交到煤炭企

6、業(yè)的基本建設(shè)檔案室，最后一份留存在基建設(shè)計(jì)單位的內(nèi)部資料室里。有些煤炭企業(yè)的建筑工程項(xiàng)目的竣工資料完全達(dá)不到國(guó)家、建筑行業(yè)以及煤炭企業(yè)基本建設(shè)檔案室的要求，每個(gè)建筑工程項(xiàng)目的竣工資料都不齊全，并且一些重要的文件原件缺失，無(wú)法彌補(bǔ)，甚至有的建筑工程項(xiàng)目是違規(guī)建造，缺少重要報(bào)告等。3.基建檔案常態(tài)化管理欠缺基建檔案管理工作作為煤炭企業(yè)基本建設(shè)單位的一項(xiàng)重要職責(zé)，但是并未向其他工作一樣進(jìn)行常態(tài)化的管理。盡管基建單位的資料室只是一個(gè)臨時(shí)存放煤炭企業(yè)基建項(xiàng)目資料的地方，也還是需要把所有的資料按照建筑工程項(xiàng)目分門(mén)別類存放好，但是現(xiàn)實(shí)的管理狀況令人堪憂。比如，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某煤炭企業(yè)的基建和財(cái)務(wù)進(jìn)行全面審計(jì)，包

7、括領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)的所有工作人員放下手頭上的工作，全員各個(gè)辦公室各個(gè)角落找資料，整個(gè)基建單位呈現(xiàn)出一片混亂的景象，至此，煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和基建單位的領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法再回避基建檔案管理工作出現(xiàn)的重大問(wèn)題，不得不重新審視這項(xiàng)工作。三、改進(jìn)煤炭企業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在問(wèn)題的對(duì)策1.煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持基建單位曾多次嘗試啟動(dòng)基建檔案的管理工作，試圖把煤炭企業(yè)建筑工程項(xiàng)目的竣工資料按照年份、廠區(qū)、性質(zhì)分別整理好嚴(yán)格按照國(guó)家和行業(yè)的相關(guān)規(guī)定移交到煤炭企業(yè)的綜合檔案館，并保留一份在部門(mén)內(nèi)部的資料室以供隨時(shí)翻閱。但總是在這個(gè)過(guò)程中，基建單位遇到很多棘手的問(wèn)題，比如沒(méi)有專業(yè)的基建檔案管理人員、沒(méi)有基建檔案管理的專門(mén)經(jīng)費(fèi)、

8、沒(méi)有夠級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)由于缺失原件而導(dǎo)致建設(shè)工程項(xiàng)目的竣工資料無(wú)法提交的問(wèn)題等等?；▎挝活I(lǐng)導(dǎo)也曾和煤炭企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)過(guò)這些問(wèn)題，但是煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以目前解決有困難為由遲遲沒(méi)有予以解決，最后也就不了了之，這說(shuō)到底還是因?yàn)槊禾科髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，要想企業(yè)基建檔案管理工作最終能進(jìn)行規(guī)范化、日常化的管理，煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一定要予以足夠的重視，一方面要定期監(jiān)督指導(dǎo)基建單位的基建檔案管理工作的進(jìn)度和工作的質(zhì)量，另一方面也要全力幫助基建單位解決在這個(gè)過(guò)程中可能出現(xiàn)的各種難題。2.建立健全基建檔案管理工作制度隨著煤炭企業(yè)的逐步轉(zhuǎn)型，煤炭企業(yè)要求各個(gè)行政部門(mén)根據(jù)本部門(mén)最新的工作職責(zé)制定出各項(xiàng)工作的制度，并編制部

9、門(mén)制度匯編，一份上交煤炭企業(yè)辦公室存檔，一份由各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)組織全體職工學(xué)習(xí)。在如此大規(guī)模的制度匯編時(shí)期，基建單位仍然沒(méi)有制定基建檔案管理工作制度，并且煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此也沒(méi)有提出任何異議。因此，在煤炭企業(yè)基建檔案管理工作重新開(kāi)啟之前，必須先制定出一套科學(xué)、合理的工作制度，一方面可以讓基建檔案管理工作規(guī)范化和程序化，另一方面可以指導(dǎo)和約束基建檔案管理人員對(duì)基建檔案進(jìn)行管理。實(shí)際上，不同生產(chǎn)能力、不同地域的許多煤炭企業(yè)都有自己的基建檔案管理辦法，都形成了一套適用于自己煤炭企業(yè)實(shí)際情況的基建檔案管理制度。企業(yè)在著手制定自己的基建檔案管理工作制度的時(shí)候可以形成一個(gè)工作小組，在充分了解煤炭企業(yè)基建檔案管理工作的實(shí)際情況后，找出今后工作的方向和重點(diǎn)，并可以借鑒其他兄弟企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)和出臺(tái)的基建檔案管理制度，在聽(tīng)取專業(yè)人士的意見(jiàn)后，自己總結(jié)和提煉一套可以科學(xué)、先進(jìn)、適用的本企業(yè)的基建檔案管理工作制度，并要求所有人按照新出臺(tái)的制度貫徹和落實(shí)基建檔案管理工作。3.按照建筑工程項(xiàng)目檔案達(dá)標(biāo)性的管理方法隨著時(shí)間的推移，國(guó)家和建筑行業(yè)對(duì)建設(shè)單位基建檔案管理工作的要求從無(wú)到有，并且要求越來(lái)越高，越來(lái)越嚴(yán)格。但是，煤炭企業(yè)的新建建筑工程項(xiàng)目有幾個(gè)工