合同管理制度和流程匯編【含16個管理制度+10條流程】

1、.合同管理制度和流程匯編1 合同管理風(fēng)險與關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制1.1 合同管理風(fēng)險企業(yè)在日常經(jīng)營活動中，難免會與外部單位、組織等發(fā)生業(yè)務(wù)往來，為保證雙方的權(quán)益，應(yīng)在平等互利的基礎(chǔ)上，依法簽訂合同，約定雙方的權(quán)利、義務(wù)等。在合同的設(shè)立、履行、變更、終止的過程中，企業(yè)應(yīng)加強管理，做好內(nèi)部控制工作，并關(guān)注如圖131所示的發(fā)現(xiàn)。風(fēng)險1合同行為違反國家法律、法規(guī)，可能遭受外部處罰，導(dǎo)致經(jīng)濟損失和信譽損失風(fēng)險2合同未經(jīng)適當(dāng)審核或超越授權(quán)審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失風(fēng)險3合同內(nèi)容不完整、權(quán)利義務(wù)不明確或未簽訂合同，可能導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)或股東權(quán)益遭受損失風(fēng)險4合同條款未恰當(dāng)履行或監(jiān)控不當(dāng)，可能導(dǎo)致違約損失風(fēng)

2、險5合同信息安全措施不當(dāng)，可能導(dǎo)致商業(yè)秘密泄露風(fēng)險6合同糾紛處理不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)權(quán)益受損圖131 合同管理中存在的發(fā)現(xiàn)示意圖1.2 合同關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制企業(yè)在實施合同管理內(nèi)部控制過程中，至少應(yīng)加強對如圖132所示的關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制，以規(guī)避上述風(fēng)險，避免給企業(yè)造成損失。合同控制崗位主要職責(zé)不相容職責(zé)1. 董事長授權(quán)總裁代表企業(yè)使合同相關(guān)職權(quán)簽署合同（協(xié)議）簽章授權(quán)委托書審批超出總裁權(quán)限的重大合同（協(xié)議）審批企業(yè)合同管理制度審批總裁權(quán)限內(nèi)的合同2. 總裁審批企業(yè)合同管理制度審批企業(yè)主營業(yè)務(wù)格式合同審批各部門的合同文本審核超出各部門負責(zé)人審核權(quán)限的合同負責(zé)對外重大合同協(xié)議的談判與簽章制定企業(yè)合同管理制度

3、制定企業(yè)格式合同制定各部門的合同文本審批超出職權(quán)限的合同3. 法務(wù)部經(jīng)理審核企業(yè)合同管理制度審核企業(yè)格式合同審核各部門合同文本參與重大合同的談判審核企業(yè)合同臺帳審核有關(guān)合同糾紛的法律訴訟文件制定企業(yè)合同管理制度制定企業(yè)格式合同制定各部門合同文本參與一般性合同的談判設(shè)置企業(yè)合同臺帳4. 各部門負責(zé)人草擬與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的合同文本內(nèi)容協(xié)助擬定企業(yè)主營業(yè)務(wù)格式合同負責(zé)超出業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員權(quán)限的合同談判初審業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同對方擬定的合同條款監(jiān)督本部門合同的簽訂及履行情況制定企業(yè)格式合同審核本部門的合同文本負責(zé)經(jīng)辦人員權(quán)限內(nèi)的合同談判在授權(quán)委托的范圍外簽訂合同5. 法律顧問草擬企業(yè)合同管理制度草擬企業(yè)主營

4、業(yè)務(wù)格式合同草擬企業(yè)重大或特殊合同監(jiān)督、指導(dǎo)各部門起草及修訂合同文本查證擬簽約對象的合同身份及法律資格審查業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同對方擬定的合同具體條款參與法律關(guān)系復(fù)雜的合同談判協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員依法簽訂、變更和接觸合同檢查合同履行情況協(xié)助各部門處理合同的糾紛負責(zé)合同糾紛的仲裁及訴訟審核企業(yè)合同管理制度審核企業(yè)主營業(yè)務(wù)核實合同審核企業(yè)重大或特殊合同擬定各部門的合同文本參議一般性合同的談判與合同對待簽訂合同辦理合同變更、清潔手續(xù)6. 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員對擬定簽約對象進行資格調(diào)查與合同對方商談合同條款，負責(zé)擬定合同在授權(quán)委托的范圍內(nèi)簽訂合同定期匯報合同的履行情況與合同對方協(xié)商解決合同糾紛辦理合同變更、清潔手續(xù)擬

5、定企業(yè)合同管理制度擬定本部門合同文本審核與合同對待擬定的合同在授權(quán)委托的范圍外簽訂合同對合同對方提起仲裁或訴訟7. 財務(wù)人員調(diào)查擬簽約對象的資信狀況按照合同約定條款辦理財務(wù)手續(xù)按照合同約定條款收付款項按照合同約定條款履行賠償責(zé)任擬定企業(yè)合同管理制度擬定企業(yè)格式合同辦理合同變更、清潔手續(xù)8. 合同檔案管理員設(shè)置企業(yè)合同臺帳建立和保管合同檔案審核企業(yè)合同臺帳9.印章管理人員 保管合同專用章使用合同專用章2.2 合同授權(quán)審批制度制度名稱合同授權(quán)審批制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 為明確企業(yè)合同審批權(quán)限，規(guī)范企業(yè)合同訂立行為，加強對合同使用的監(jiān)督，防范和降低因合同的簽訂

6、給企業(yè)帶來的風(fēng)險，特制定本制度。第2條 規(guī)范企業(yè)合同的擬定、審批及簽章工作，以符合中華人民共和國公司法和中華人民共和國合同法等法律法規(guī)及規(guī)范性文件有關(guān)規(guī)定，確保合同的順利履行，維護企業(yè)的合法權(quán)益。第2章 適用范圍第3條 本制度所稱合同指企業(yè)與自然人、法人及其他組織設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)的合同或協(xié)議。第4條 本制度適用于企業(yè)所有的書面合同審批，包括冠以合同、合約、協(xié)議、契約、意向書等名稱的規(guī)范性文件的審批。第5條 本制度中所稱部門指代表企業(yè)洽談、簽訂合同的各業(yè)務(wù)、職能部門。第6條 本制度中所稱業(yè)務(wù)經(jīng)辦人是合同談判、簽訂及履行的第一責(zé)任人，并有責(zé)任保證合同最終文本與經(jīng)各級審批后的合同文本在條

7、款內(nèi)容上的一致性。第3章 授權(quán)審批職責(zé)第7條 合同分類。1一般性合同：合同標(biāo)的在××萬元資金支出或××萬元資金收入以下的合同。2重大合同：合同標(biāo)的超出××萬元資金支出或××萬元資金收入的合同。第8條 企業(yè)對外簽訂合同均由董事長授權(quán)總裁代表企業(yè)行使職權(quán)。第9條 總裁職責(zé)。1審批企業(yè)所有格式合同和各部門的合同文本。2負責(zé)企業(yè)對外重大合同的簽章，并審核超出各部門負責(zé)人審核權(quán)限的合同。3授權(quán)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員代表企業(yè)簽訂合同。第10條 法務(wù)部經(jīng)理審核企業(yè)格式合同和各部門合同文本。第11條 各部門負責(zé)人職責(zé)。1負責(zé)草擬與本部門業(yè)務(wù)

8、相關(guān)的合同文本2協(xié)助法律顧問擬定企業(yè)主營業(yè)務(wù)格式合同。3初步審核業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同對方商定的合同具體條款。第12條 法律顧問職責(zé)。1草擬企業(yè)主營業(yè)務(wù)格式合同或企業(yè)重大、特殊合同。2監(jiān)督、指導(dǎo)各部門起草及修訂合同文本。第4章 授權(quán)審批流程第13條 原則上，在業(yè)務(wù)談判、雙方達成一致意見后，各部門應(yīng)盡可能使用企業(yè)制定的格式合同或部門合同文本。第14條 法律顧問草擬的格式合同應(yīng)經(jīng)法務(wù)部經(jīng)理、總裁審核批準(zhǔn)后形成正式書面，變更程序亦同。第15條 各部門草擬的合同文本應(yīng)經(jīng)法律顧問審查、法務(wù)部經(jīng)理審核、總裁審批，然后形成正式書面，變更程序亦同。第16條 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同對方擬定的一般性合同，須經(jīng)所屬部門負責(zé)

9、人初審、法律顧問審查后正式訂立合同，變更程序亦同。第17條 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同對方擬定的重大合同，須經(jīng)所屬部門負責(zé)人初審、法律顧問審查、法務(wù)部經(jīng)理審核、總裁審批后方能訂立正式合同，變更程序亦同。第5章 附則第18條 本制度由企業(yè)法務(wù)部制定并負責(zé)解釋。第19條 本制度報總裁辦公室審議批準(zhǔn)后生效。第20條 本制度自××××年××月××日實施。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期3 合同編制與審核控制3.1 合同對象選擇控制流程、 部門步驟總裁業(yè)務(wù)談判并簽訂合同調(diào)查擬簽約對象資格合同協(xié)議對方法律顧問選擇合同標(biāo)

10、的物的合作者財務(wù)人員確定擬簽約對象業(yè)務(wù)經(jīng)辦人各部門負責(zé)人調(diào)查擬簽約對象資格提供資料調(diào)查擬簽約對象的資信狀況調(diào)查擬簽約對象的法律資格確定擬簽約對象免名單雙方進行業(yè)務(wù)談判協(xié)商具體條款，擬定合同文本簽訂合同審核審核審核審批初審3.2 格式合同編制控制流程 部門步驟總裁格式合同使用與保管格式合同編制申請合同檔案管理員法務(wù)部經(jīng)理確定核實合同業(yè)務(wù)范圍審批法律顧問格式合同起草與審批審核各部門負責(zé)人提出格式合同編制申請起草格式合同修改編制格式合同制定正式格式合同文本報國家有關(guān)部門審查或備案使用企業(yè)格式合同保管格式合同文本及資料審批審核審批審核3.3 合同文本編制控制流程 部門步驟總裁格式合同使用與保管合同協(xié)議

11、文本起草合同檔案管理員法務(wù)部經(jīng)理確定部門合同文本業(yè)務(wù)范圍審批法律顧問合同文本審批與制定審核各部門負責(zé)人起草本部門業(yè)務(wù)合同文本出具書面意見修改編制合同文本制定正式合同文本使用正式合同文本保管格式合同文本及資料審核審核審核審核審批3.4 合同審核控制流程 部門步驟總裁合同存檔合作內(nèi)容確定及合同條款商討合同審批與簽訂合同對方當(dāng)事人法律顧問業(yè)務(wù)談判，商定具體合作意見是否修改有關(guān)條款各部門負責(zé)人合同審核與修改初審合同檔案管理員業(yè)務(wù)經(jīng)辦人商討合同條款擬定合同審查合同的合法性出具意見審查意見協(xié)商修改合同有關(guān)條款簽訂合同保管合同及相關(guān)資料判斷審批權(quán)限審批審批3. 5 合同會審制度制度名稱合同會審制度受控狀態(tài)文

12、件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 為防范和控制合同可能的風(fēng)險，加強對合同制定的監(jiān)督，規(guī)范企業(yè)合同制定行為，制定本制度。第2條 本制度適用于企業(yè)各類格式合同、部門合同文本的制定，以及對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員與合同對方擬定的合同的會審。第3條 本制度所稱會審，指合同在擬稿以后、正式生效之前，由合同關(guān)鍵條款涉及的其他專業(yè)部門（如技術(shù)、財務(wù)、審計等相關(guān)部門）會同企業(yè)法務(wù)部對合同文本進行審核。第2章 合同的會審內(nèi)容及要點第4條 合同擬定。1法律顧問會同各部門起草企業(yè)格式合同、各部門擬定本部門合同文本以及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人與合同對方擬定合同的，分別由法律顧問、各部門負責(zé)人及業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責(zé)合同在會審過程中的傳

13、遞。2合同擬定者須按企業(yè)規(guī)定在“合同會審單”上填寫合同會審部門及人員名稱。3合同擬定者負責(zé)合同連同“合同會審單”在整個會審過程的傳遞，直到合同蓋上合同專用章后結(jié)束。第5條 合同會審主體及內(nèi)容。1法務(wù)部主要負責(zé)對合同對方當(dāng)事人身份和資格的審查及合同爭議解決方式的審核。2技術(shù)部門主要負責(zé)對合同標(biāo)的物是否符合國家各項標(biāo)準(zhǔn)（產(chǎn)品質(zhì)量、衛(wèi)生防疫等）、企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等進行審查。3財務(wù)部主要負責(zé)合同對方資信情況、價款支付等的審查。4法務(wù)部和財務(wù)部負責(zé)違約責(zé)任條款的審查，包括違約金的賠償及經(jīng)濟損失的計算等。第6條 合同會審要點。1合法性。包括合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法；合同訂立程序是否符合規(guī)定，會審意見是否

14、齊備；資金的來源、使用及結(jié)算方式是否合法，資產(chǎn)動用的審批手續(xù)是否齊備等。2經(jīng)濟性。主要指合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟利益。3可行性。包括簽約方是否具有資信及履約能力，是否具備簽約資格；擔(dān)保方式是否可靠；擔(dān)保資產(chǎn)權(quán)屬是否明確等。4嚴密性。包括合同條款及有關(guān)附件是否完整齊備；文字表述是否準(zhǔn)確；附加條件是否適當(dāng)合法；合同約定的權(quán)利義務(wù)是否明確；數(shù)量、價款、金額等標(biāo)示是否準(zhǔn)確。第3章 合同會審管理規(guī)定第7條 參與合同會審的部門應(yīng)根據(jù)會審職責(zé)安排人員按時參加會審工作。第8條 會審人員應(yīng)對合同中相關(guān)內(nèi)容認真仔細審查，發(fā)現(xiàn)疑問之處，應(yīng)及時與合同擬定部門進行溝通。第9條 會審中發(fā)現(xiàn)合同中確有不妥之處的，應(yīng)責(zé)成合

15、同擬定部門修改或重擬，直至確認無誤。第10條 各會審部門對合同的會審工作時間累計不得超過××個工作日。第11條 根據(jù)法律規(guī)定及企業(yè)需要，會審?fù)ㄟ^后的合同文本應(yīng)及時報經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案。第12條 會審?fù)ㄟ^的合同報總裁審批后，應(yīng)統(tǒng)一進行分類連續(xù)編號，并由合同檔案管理人員專人保管。第4章 附則第13條 本制度由企業(yè)法務(wù)部制定并負責(zé)解釋。第14條 本制度經(jīng)總裁批準(zhǔn)后自××××年××月××日實施。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期4 合同訂立控制4.1 合同訂立控制流程 部門步驟總

16、裁合同及印章保管擬定合同訂立合同合同對方當(dāng)事人各部門負責(zé)人擬定合同審批業(yè)務(wù)經(jīng)辦人授權(quán)簽章審核印章管理員合同檔案管理員擬定合同授權(quán)相關(guān)人員簽章提供合同專用章簽章權(quán)限訂立合同，簽章訂立合同，簽章簽訂合同簽訂合同收回合同專用章保管合同及相關(guān)資料4.2 合同印章使用控制流程 部門步驟總裁合同印章使用與保管合同修訂及審批合同對方各部門負責(zé)人對合同進行分類并編號審批印章管理員合同用印審查審核業(yè)務(wù)經(jīng)辦人談判并修改合同條款提出使用合同印章申請核查合同審批意見用印是否符合規(guī)定提供合同專用章進行使用合同印章登記合同蓋章訂立收回合同專用章保管合同專用章4.3 合同專用章管理制度制度名稱合同專用章管理制度受控狀態(tài)文件

17、編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 為加強對企業(yè)合同的專用章管理，規(guī)范企業(yè)合同專用章的使用及保管，制定本制度。第2條 本制度適用于企業(yè)合同專用章的使用、保管等。第2章 合同專用章的使用第3條 合同專用章由企業(yè)綜合管理部統(tǒng)一印制，并指定專人保管。第4條 企業(yè)因業(yè)務(wù)發(fā)展需要對外簽訂合同由企業(yè)董事長或其授權(quán)的人（總裁等）簽章，同時加蓋合同專用章。第5條 合同專用章僅限用于有關(guān)合同的簽訂，未經(jīng)法務(wù)部核準(zhǔn)，不得在其他文件上使用。第6條 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人代表企業(yè)與合同對方簽訂合同的，需填寫“合同專用章用印審批單”，經(jīng)合同授權(quán)簽字人審查同意后方可用印。第7條 印章管理人員對用印范圍和用印手續(xù)嚴格審查，

18、并對用印情況進行登記，不應(yīng)為以下合同提供合同專用章。1未經(jīng)編號的合同。2缺少審核及報簽文件的合同。3屬于代簽但缺少授權(quán)委托書的合同。第8條 原則上，合同專用章不得攜帶外出使用。確因工作需要，必須帶合同專用章到異地使用的，應(yīng)經(jīng)總裁批準(zhǔn)，并到印章管理員處辦理借用手續(xù)。第3章 合同專用章的保管第9條 合同用印后，印章管理人員應(yīng)及時收回合同專用章。第10條 未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得將合同專用章交給他人保管。印章管理人員因故臨時請假，應(yīng)經(jīng)總裁批準(zhǔn)后指定臨時保管人員，并做好交接記錄。第11條 合同專用章存放在配鎖的辦公抽屜里，節(jié)假日放在安全處，并貼封條，重新使用時應(yīng)先驗鎖和封條。第12條 合同專用章內(nèi)容需要變更

19、時，應(yīng)停止使用并交綜合管理部予以封存或銷毀。第13條 合同專用章散失、損毀、被盜時，印章管理人員應(yīng)及時報告領(lǐng)導(dǎo)予以處理，同時，登報掛失作廢。第14條 廢止的合同專用章保存××年。第15條 對于違反本規(guī)定，給企業(yè)造成損失的，應(yīng)當(dāng)依法追究其法律責(zé)任。第4章 附則第16條 本制度由企業(yè)綜合管理部和法務(wù)部制定并負責(zé)解釋。第17條 本制度自××××年××月××日起實施。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期5 合同履行控制5.1 合同變更解除控制流程 部門步驟總裁保管協(xié)議及資料提出變更或解除合同

20、申請合同對方法律顧問訂立合同審批各部門負責(zé)人變更或解除合同審核業(yè)務(wù)經(jīng)辦人履行中發(fā)現(xiàn)合同條款欠妥申請變更或解除合同提出變更或解除合同意見向合同對方提出變更或解除合同協(xié)商變更或解除合同達成合同變更或解除的書面協(xié)議簽訂合同變更或解除的書面協(xié)議保管合同變更或解除的書面協(xié)議及資料合同檔案管理員審核審核審核審批5.2 合同違約處理控制流程 部門步驟總裁財務(wù)處理發(fā)生合同違約事件合同對方法律顧問訂立合同審批各部門負責(zé)人合同違約賠償判斷違約責(zé)任業(yè)務(wù)經(jīng)辦人財務(wù)人員發(fā)生合同違約事件要求對方按合同約定履行違約責(zé)任支付違約金并賠償損失收到對方違約金及賠償款項支付賠償款項財務(wù)處理確認收到賠償款項制定違約賠償方案5.3 合

21、同糾紛處理控制流程 部門步驟總裁保管文件資料發(fā)生合同糾紛合同糾紛處理合同協(xié)議對方法律顧問審批合同檔案管理員合同糾紛協(xié)商談判審核業(yè)務(wù)經(jīng)辦人各部門負責(zé)人訂立合同發(fā)生合同糾紛報告合同糾紛調(diào)處合同糾紛處理意見協(xié)商資料匯總談判結(jié)果制定法律仲裁或訴訟方案提起法律仲裁或訴訟擬定糾紛處理意見訂立正式書面協(xié)議執(zhí)行訴訟結(jié)果保管書面協(xié)議及相關(guān)資料提出法律處理意見是否達成一致審批審批審核審核5.4 合同違約及糾紛處理制度制度名稱合同違約及糾紛處理制度受控狀態(tài)文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 為監(jiān)督合同的有效履行，及早發(fā)現(xiàn)違約情況，避免或減少因違約或糾紛給企業(yè)帶來的損失，保障本企業(yè)合法權(quán)益，根據(jù)中華人民共和國合同法及企業(yè)相關(guān)規(guī)定，制定本制度。第2條 本制度適用于企業(yè)所有合同違約及糾紛情況的處理。第2章 合同違約處理第3條 合同簽訂后進入執(zhí)行階段，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)隨時跟蹤合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)合同對方可能發(fā)生違約、不能履約或延遲履約等行為的，或企業(yè)自身可能無法履行或延遲履行合同的，應(yīng)及時報告領(lǐng)導(dǎo)處理。第4