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文檔簡介

1、    新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化分析    張寧【摘要】我們要緊跟新時(shí)代的步伐,學(xué)會(huì)掌握運(yùn)用信息化技術(shù),對(duì)檔案進(jìn)行更加規(guī)范的管理,充分展現(xiàn)相應(yīng)的作用。本文根據(jù)我國事業(yè)單位在檔案管理工作中普遍存在的問題,探究檔案管理工作的優(yōu)化原則,以及新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新途徑。【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;新形勢(shì);規(guī)范化管理;改革創(chuàng)新伴隨著新時(shí)代的經(jīng)濟(jì)發(fā)展,事業(yè)單位在檔案管理工作方面受到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在事業(yè)單位看來,檔案管理工作并不能為本單位帶來相應(yīng)的利益。因此,檔案的管理工作并沒有得到單位的重視。所以,事業(yè)單位檔案管理工作需要順應(yīng)新時(shí)代新形勢(shì)的發(fā)展規(guī)律

2、,利用信息技術(shù),將檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合,使事業(yè)單位的檔案管理逐步融入信息化模式。使事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)一步得到規(guī)范化。而在此過程中,則需要依靠相應(yīng)的主管領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)管理工作人員互相協(xié)助,相輔相成,充分利用現(xiàn)有的信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)、完善,并要提高事業(yè)單位在檔案管理中的規(guī)范化程度,推進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。一、檔案管理工作中的問題(一)檔案管理制度與檔案缺失的問題。檔案缺損是事業(yè)單位和企業(yè)單位中相當(dāng)嚴(yán)峻的問題。特別是在實(shí)際檔案管理工作中,單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)于檔案的不重視,導(dǎo)致了檔案在管理中會(huì)有一些紕漏。例如檔案的儲(chǔ)存不利,檔案的收集不及時(shí)和對(duì)于檔案管理不恰當(dāng)?shù)惹?/p>

3、形,而造成相關(guān)檔案資料的缺失和破損,此舉對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作將造成非常嚴(yán)重的影響。分析檔案管理的現(xiàn)狀,我們由此得知,在眾多的事業(yè)單位中,只有少數(shù)建立健全了檔案管理制度。就是因?yàn)闆]有規(guī)范化、合理化的制度,導(dǎo)致了檔案在管理方面的漏洞。而就另一方面而言,正是因?yàn)闄n案管理制度的不健全,出現(xiàn)了檔案管理崗位的不合理現(xiàn)象。更有甚者,一些事業(yè)單位的檔案管理人員出現(xiàn)一人多崗的現(xiàn)象,使管理人員的注意力和精力雙重分散,從而使檔案管理工作出現(xiàn)瓶頸。(二)檔案管理中信息建設(shè)的匱乏。檔案管理網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)中不可缺少的一個(gè)步驟。由于我們對(duì)檔案信息需求不斷增加,想從龐大的檔案資料中找到相應(yīng)的資料,這個(gè)工程需消耗

4、大量的時(shí)間和精力。而從本質(zhì)上說,檔案管理是一個(gè)龐大的信息數(shù)據(jù),單靠人工來進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集、整理、查閱、存放是一個(gè)耗時(shí)耗力的巨大工程,人工進(jìn)行操作,時(shí)間久了難免會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤,工作量繁重,而且效率低下,大大增加了勞動(dòng)成本,造成了事業(yè)單位資金的開支,從而出現(xiàn)各種各樣的管理問題。所以我們目前要結(jié)合新的大環(huán)境,對(duì)檔案信息管理進(jìn)行優(yōu)化,引進(jìn)掌握信息化處理能力的人才,使檔案管理現(xiàn)代化。時(shí)代在不斷發(fā)展,社會(huì)也不斷進(jìn)步,在目前信息大爆炸的時(shí)代,我們檔案管理也要借助于高科技設(shè)備的幫助。通過對(duì)檔案管理信息化的加強(qiáng),提升了檔案資源的管理,也緊跟時(shí)代的腳步,加強(qiáng)了事業(yè)單位的建設(shè)。在新形勢(shì)下,檔案管理建設(shè)需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,

5、做到與時(shí)俱進(jìn),開拓創(chuàng)新。(三)檔案管理人員出現(xiàn)的問題。因?yàn)橐恍┦聵I(yè)單位疏忽了對(duì)檔案的管理,認(rèn)為檔案管理就是整理資料等不積極思想,缺乏了對(duì)檔案管理人員的管理。這種不正確的想法導(dǎo)致檔案管理人員不積極投身于管理事業(yè)。并且在日常的管理工作中,沒有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和定期考試,這也對(duì)檔案管理產(chǎn)生了極不好的影響。對(duì)于檔案的管理上,整體意識(shí)不夠,沒有提升大局意識(shí)是不可以的,很多工作人員在事業(yè)單位工作時(shí)間久了,再加上平時(shí)的單位管理、訓(xùn)誡不夠,缺少對(duì)工作的大局意識(shí),大局觀過于松散,沒有充分認(rèn)識(shí)事業(yè)單位檔案管理工作的必要性,認(rèn)識(shí)過于片面,沒有重視檔案管理與檔案缺失問題,導(dǎo)致各種管理問題逐一出現(xiàn)。所以提升檔案管

6、理人員的整體工作意識(shí)與大局觀意識(shí)是非常必要的。二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的對(duì)策分析(一)完善檔案的管理制度與檔案缺失問題。事業(yè)單位檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅并且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?,在日常的管理中,要時(shí)刻遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。檔案管理工作的開展需要在制度的保證下進(jìn)行。事業(yè)單位要想使制度的規(guī)范作用最大化發(fā)揮出來,真正做到對(duì)員工行為進(jìn)行約束和規(guī)范,就要使制度的權(quán)威性與執(zhí)法嚴(yán)肅性真正體現(xiàn)出來。事業(yè)單位檔案管理者,應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作,定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督,建立檔案管理者的憂患意識(shí),從根本上杜絕慵懶的工作態(tài)度。及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,并且能夠及時(shí)解決,完善檔案管理制度,提升制度落實(shí)的效果。有效落實(shí)檔案管理制度,大力宣傳

7、制度規(guī)定,提升單位人員對(duì)制度的認(rèn)識(shí),在日常工作中著重注意數(shù)據(jù)資料的保存、整理和存檔。事業(yè)單位的檔案一般具有很強(qiáng)的機(jī)密性,我們要不斷建立完善的法律法規(guī)制度,不斷完善管理,制定出一套切實(shí)可行,行之有效的事業(yè)單位檔案管理制度,而對(duì)于檔案缺損,需要有一定的懲罰制度。(二)加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理的建設(shè)。以前的管理中,檔案的錄入都是由檔案管理人員手動(dòng)進(jìn)行錄入。在新形勢(shì)新背景下,利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等儀器將紙質(zhì)資料、文字、照片、影音視頻等資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮拥男问?,從而?shí)現(xiàn)了檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存的形式。查找資料時(shí)可以利用計(jì)算機(jī)的搜索功能對(duì)想要的資料進(jìn)行搜索并進(jìn)行管理。方便了各個(gè)部門工作人員的工作,更加便捷地傳遞檔案信

8、息,對(duì)提升檔案的登記、傳遞、個(gè)人審閱效率等有很大的提升。同時(shí)在將檔案轉(zhuǎn)變成信息化的同時(shí)也需要注意相應(yīng)的隱患。一些事業(yè)單位在建設(shè)檔案管理時(shí)容易出現(xiàn)資料被盜等情況,所以要建立計(jì)算機(jī)防盜系統(tǒng),保證在危急情況出現(xiàn)時(shí)會(huì)有相應(yīng)的應(yīng)急對(duì)策。在檔案信息化管理中也需要把檔案進(jìn)行備份,每日對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢查維修。加強(qiáng)檔案管理者的專業(yè)能力,不斷進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),大量采用現(xiàn)代化的管理辦法。減少手工錄入、錄取的工作,降低因?yàn)槭止すぷ鞫斐傻腻e(cuò)誤發(fā)生。(三)著重提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理要有保密性,事業(yè)單位檔案管理是溝通國家與社會(huì)的一項(xiàng)重要工作。事業(yè)單位檔案的管理人員應(yīng)該以身作則,不斷優(yōu)化自身工作,及時(shí)改進(jìn)不足,提

9、升整體業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。檔案管理人員應(yīng)具有極強(qiáng)的政治責(zé)任感與工作使命。需要對(duì)該崗位工作人員定期培訓(xùn),制定一系列的培養(yǎng)計(jì)劃,如政治思想培訓(xùn),工作職能培訓(xùn)。在檔案管理信息化后,也需要增加檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的掌握程度,對(duì)掌握能力相應(yīng)打分,確保工作人員能學(xué)習(xí)掌握專業(yè)知識(shí),保證管理工作的規(guī)范。因此,專業(yè)化、綜合化的檔案管理人才結(jié)構(gòu)的建設(shè),對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化至關(guān)重要。提升管理人員的整體素質(zhì),學(xué)習(xí)科學(xué)先進(jìn)的管理辦法,促使檔案管理者年輕化。三、結(jié)語隨著社會(huì)的發(fā)展,事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要針對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問題,積極解決問題,針對(duì)問題提出相應(yīng)的解決方案,充分利用信息化資源,配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng),使檔案管理的水平得到逐步的提升。并且對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn),保證其掌握的知識(shí)得到充分運(yùn)用。使檔案管理工作更加規(guī)范。只有對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作不斷進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展,才能滿足日益增長的現(xiàn)代化建設(shè)需求,更好地迎接新的挑戰(zhàn),促進(jìn)和諧社會(huì)的發(fā)展,營造一個(gè)和諧、美好的生活環(huán)境?!緟⒖嘉墨I(xiàn)】1崔文謙.淺析新形

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