工程公司材料采購管理辦法

1、工程公司材料采購管理辦法一 目的為進(jìn)一步加強(qiáng)材料的計劃管理，監(jiān)督和控制不必要的開支，確保采購材料符合施工要求，促進(jìn)材料與資金的合理周轉(zhuǎn)，規(guī)范材料采購作業(yè)程序，特制定本辦法。二 適用范圍本辦法適用于公司承接的工程項目所需材料的采購工作。1、管理職責(zé)1）公司采購部負(fù)責(zé)：a.進(jìn)行市場調(diào)查， 搜集供應(yīng)信息與資料，擬訂與更新合格供應(yīng)商名錄并組織對供應(yīng)商按iso9000 體系進(jìn)行考察、 評估、材料招標(biāo)等工作；b.根據(jù)材料計劃擬訂采購計劃，提供材料樣品并簽訂材料訂貨合同 ；c.追蹤與監(jiān)控采購計劃與材料訂貨合同的實施；2） 公司項目部負(fù)責(zé)：a.提供符合工程需要的材料計劃與項目的供貨清單；b.組織對甲方的選樣與

2、封樣；c.按采購計劃與訂貨合同組織材料進(jìn)場，并對進(jìn)場材料進(jìn)行檢驗；d.提供評估供應(yīng)商供貨的信息資料，并參與對供應(yīng)商的考察與評估；e.擬訂材料用款計劃并組織對供應(yīng)商的付款與清場退貨。3） 公司財務(wù)部負(fù)責(zé)：a.按合同約定及到貨情況支付材料款；b.每月對材料庫進(jìn)行盤點，指導(dǎo)庫管工作，監(jiān)控帳、實、卡相符狀況；2、采購程序1）采購準(zhǔn)備階段由采購部搜集各種材料的信息，并根據(jù)信息進(jìn)行分類，建立與豐富材料信息庫 ；每類材料至少要求三家符合我方要求的源頭供應(yīng)商填寫供應(yīng)商調(diào)查表并提供如下資料：a供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照；b資質(zhì)證明；c稅務(wù)登記證；d iso9000質(zhì)量體系認(rèn)證書（如供應(yīng)商已通過iso9000質(zhì)量體系認(rèn)證）；

3、e企業(yè)簡介（包含：企業(yè)性質(zhì)、規(guī)模、公司業(yè)績、產(chǎn)品介紹等內(nèi)容）；f 材料三證（產(chǎn)品安全資質(zhì)證書、 生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品合格證）；g質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（產(chǎn)品檢測報告）樣品圖或照片；對公司符合以上條件者，可列為合格供方， 并記錄于 合格供方名錄上；公司所采購的材料必須選自合格供方名錄中的供應(yīng)商。2）投標(biāo)階段：a.市場開發(fā)部組織投標(biāo)， 根據(jù)設(shè)計圖紙與甲方要求，確定材料清單，并于收到投標(biāo)文件后兩日內(nèi)向采購部提供甲方招標(biāo)文件明確要求的大宗主材的 材料清單并隨附全套招標(biāo)文件與圖紙；b.采購部根據(jù) 材料清單 進(jìn)行市場調(diào)查 （或檢閱供應(yīng)商檔案資料），聯(lián)系材料供應(yīng)商，準(zhǔn)備投標(biāo)樣品與供應(yīng)商資料、材料樣品資料（文字說明、照片），制

4、作樣品展示牌并于開標(biāo)三日前準(zhǔn)備完畢；c.采購部每次材料樣品與資料分類歸檔，歸入材料信息庫 ；3）中標(biāo)階段a.工程中標(biāo)后， 項目部根據(jù)設(shè)計圖紙與現(xiàn)場實測實量，于進(jìn)場后一周內(nèi)擬訂材料計劃，材料計劃內(nèi)容必須包括：材料名稱、材料數(shù)量、材料規(guī)格、材質(zhì)要求、進(jìn)場時間；b.材料計劃經(jīng)副總審批；c.采購部根據(jù)材料計劃要求檢閱材料信息庫，聯(lián)系材料供應(yīng)商，索取報價資料與樣品。d.采購人員整理報價資料， 調(diào)查供應(yīng)商的整體實力及產(chǎn)品的質(zhì)量、性能、規(guī)格等，進(jìn)行價格分析，從中選出議價對象，對主材及大宗材料，至少應(yīng)選出三家源頭供應(yīng)商。e.采購人員將比價后的材料供應(yīng)商資料與樣品，整理后遞交權(quán)責(zé)主管，確定議價對象與議價底線。f

5、.采購部根據(jù)材料計劃與詢、 比、 議價結(jié)果擬訂采購計劃。g.采購計劃后附洽商記錄，詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂的“訂購廠商” 、 “交貨期限”與“付款方式”報主管副總經(jīng)理簽批；h.經(jīng)公司主管副總經(jīng)理審批后的采購計劃兩份轉(zhuǎn)交項目部，一份轉(zhuǎn)交財務(wù)部，一份采購部留存。i. 采購部依批準(zhǔn)后的采購計劃為指導(dǎo)，與選定的供應(yīng)商談判供貨具體事宜；j. 主管副總經(jīng)理組織召開材料樣品評鑒會，篩除不能滿足工程需要的供應(yīng)商，對首次為我方供貨的供應(yīng)商組織實地考察；k.經(jīng)評鑒合格的樣品由項目部組織對甲方的送樣與封樣，對甲方封樣的材料樣品，原則上只認(rèn)質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)、型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)等內(nèi)容，材料品牌不屬確認(rèn)范圍；l. 確認(rèn)后的材

6、料樣品按確認(rèn)內(nèi)容由項目部向采購部提交經(jīng)項目經(jīng)理與副總會簽的詳細(xì)供貨清單， 供貨清單 詳細(xì)標(biāo)明材質(zhì)要求、規(guī)格型號、供貨數(shù)量、供貨時間等，并作為材料訂貨合同的組成部分；m.采購部對可滿足 供貨清單 要求的材料供應(yīng)商進(jìn)行簽約談判，對符合材料招標(biāo)規(guī)定要求的材料供應(yīng)商發(fā)出招標(biāo)通告，并按公司規(guī)定的招標(biāo)程序組織材料招標(biāo)工作；n.采購部依談判或招標(biāo)結(jié)果，確定簽約對象并擬定 訂貨合同 ， 訂貨合同經(jīng)項目部、財務(wù)部、主管副總經(jīng)理評審確認(rèn)后由采購部負(fù)責(zé)簽訂；o.對不須單筆簽約的材料，采購部羅列材料清單，要求可滿足供貨要求的供應(yīng)商集中報價并隨附材料三證及供應(yīng)商資料p.采購部在滿足工程需要的前提下選取服務(wù)優(yōu)質(zhì)、價格適中

7、的 2-3 家供應(yīng)商簽訂集中供貨合同，注明供貨周期、質(zhì)量要求、付款方式、供貨方式等；q.采購部在材料簽約后， 向項目部提供供應(yīng)商詳細(xì)聯(lián)系方式及合同副本， 由項目部按合同規(guī)定辦理材料預(yù)付款手續(xù)，經(jīng)采購部按合同復(fù)核后轉(zhuǎn)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財務(wù)部辦理付款手續(xù)；r.項目部須嚴(yán)格按批準(zhǔn)后的采購計劃與合同控制材料進(jìn)貨，并根據(jù)工程進(jìn)度與合同約定組織材料入場，材料入場后查驗材料三證并按材料三證及到貨單檢驗材料數(shù)量、質(zhì)量、做到單、貨、樣相符。檢驗合格的材料由項目部質(zhì)檢員與庫管員在入庫單上簽字，辦理入庫手續(xù)； 檢驗不合格的材料， 由項目部通知公司質(zhì)量部復(fù)驗，復(fù)驗不合格材料，按不合格品控制程序辦理，交由項目部組

8、織采購部、 工程部（分包合同） 共同處理對不合格品的退換事宜。 對造成我公司經(jīng)濟(jì)損失的，依合同約定由項目部、采購部聯(lián)合辦理索賠事宜；s.入庫單一式四份， 一份留存項目部， 一份交供應(yīng)商， 其余兩份由項目部對照項目用款計劃，填寫報銷憑證， 隨附材料發(fā)票轉(zhuǎn)采購部。 采購部審核發(fā)票與入庫單無誤后，核銷采購計劃 ?訂貨合同臺帳， 并經(jīng)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財務(wù)部按合同規(guī)定辦理付款手續(xù)；t.材料到貨后不論材料檢驗合格與否，項目部庫管員按供應(yīng)商據(jù)實填寫 材料到貨質(zhì)量情況匯總表并于該供應(yīng)商供貨完畢后轉(zhuǎn)交采購部，以提供評估供應(yīng)商的數(shù)據(jù)資料；u.項目部因設(shè)計變更、 甲方變更原因而引發(fā)的材料變更，應(yīng)于變更發(fā)生的

9、兩日內(nèi)擬訂材料變更計劃 并注明變更材料及原總材料計劃的核減項， 附甲方簽字的簽證單，經(jīng)副總審批后轉(zhuǎn)采購部擬訂采購變更計劃 ；v.項目部因材料計劃不足引發(fā)的材料補(bǔ)充，應(yīng)擬訂材料補(bǔ)充計劃，經(jīng)副總審批后轉(zhuǎn)采購部擬訂采購補(bǔ)充計劃；w.采購變更與補(bǔ)充計劃經(jīng)主管副總經(jīng)理簽批后，由采購部簽訂合同或追加合同，項目部組織材料進(jìn)場。x.在合同簽定后如發(fā)生變更引發(fā)所需材料數(shù)量少于合同訂購數(shù)量，項目部應(yīng)于變更發(fā)生后兩日內(nèi)及時通知采購部與財務(wù)部，以便公司及時調(diào)整付款比例。y.項目部在工程竣工后，清理庫房材料， 組織材料退場， 對保存完好的、 未使用的材料退回供應(yīng)商，并填寫退場材料確認(rèn)單及出庫單 ，由供應(yīng)商蓋章簽字認(rèn)可，

10、項目部據(jù)以辦理材料尾款支付手續(xù)；采購部審核無誤后，核銷采購計劃?訂貨合同臺帳，經(jīng)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財務(wù)部按合同規(guī)定辦理支付手續(xù)；退場材料確認(rèn)單一式四份，一份轉(zhuǎn)交財務(wù)部，一份轉(zhuǎn)交采購部，一份項目部留存；z.對不能退回供應(yīng)商的材料， 由項目部填寫退場材料清單與出庫單，退回公司材料庫，并與采購部辦理交接手續(xù)后，由采購部辦理放庫手續(xù)；采購部于工程結(jié)束后， 匯總材料采購與供貨資料， 按供貨質(zhì)量、 服務(wù)質(zhì)量、 付款要求等評估標(biāo)準(zhǔn)評估供應(yīng)商，對不符合要求的供應(yīng)商從合格供應(yīng)商名錄中剔除，并按工程項目將供應(yīng)商資料分類歸檔；3、采購紀(jì)律：1）采購人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行計劃采購，嚴(yán)禁計劃范圍外采購，否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司

11、將對有關(guān)責(zé)任人給予以嚴(yán)懲；2）公司項目部應(yīng)努力確保材料計劃的精確性，嚴(yán)格控制現(xiàn)場材料浪費，對超出材料計劃的補(bǔ)充材料與變更材料及時辦理相關(guān)手續(xù)，因未能及時辦理補(bǔ)充材料計劃與變更材料計劃引起的工期延誤等相關(guān)損失由項目部承擔(dān)責(zé)任后果；3）為確保材料計劃的準(zhǔn)確性，項目部對補(bǔ)充材料計劃應(yīng)控制在公司規(guī)定的額度內(nèi)（不超出材料計劃的4） ，對超出額度范圍的補(bǔ)充材料計劃，公司將對項目部予以經(jīng)濟(jì)處罰；4）項目部質(zhì)檢員、庫管員應(yīng)嚴(yán)把進(jìn)料驗收關(guān)，對不合格或數(shù)量、規(guī)格與采購計劃、訂貨合同、樣品不符的材料，由項目部負(fù)責(zé)通知質(zhì)量部、 采購部共同處理退換事宜，嚴(yán)禁不合格材料的入庫；5）采購人員不得私自訂購和盲目進(jìn)貨。在重質(zhì)量、