內部控制與現(xiàn)金管理使用銀行對帳單作為內部控制措施

1、第四章 內部控制與現(xiàn)金管理學習目標學習完本章后，應該能夠做到：1. 描述出一個有效的內部控制系統(tǒng)2. 使用銀行對帳單作為內部控制措施3. 管理并處置現(xiàn)金4. 對現(xiàn)金收款實行內部控制5. 對現(xiàn)金付款實行內部控制6. 運用預算來管理現(xiàn)金7. 衡量企業(yè)中存在的道德風險Grant Leforge 辦事處究竟出了什么錯誤？ 答案是：在現(xiàn)金會計的控制上存在漏洞。Steve Lane 負責從客戶手中收取現(xiàn)金，而他同時還可以接觸公司的會計帳。通過操縱會計賬簿，他甚至可以隱瞞盜竊行為達幾年。此外，日常也沒有人檢查他的工作。我們在本章中所討論的幾步程序將能解釋公司如何才能避免此種盜用行為的發(fā)生，當然，這些控制系統(tǒng)

2、雖不能完全防止錯誤，但好的控制至少可以幫助發(fā)現(xiàn)不道德的或是違法的行為并限制其影響。內部控制對于大公司并不是可有可無的。外部腐敗法(The Foreign Corruption Practices Act)要求公司在證券交易委員會的控制下保持適當?shù)膬炔靠刂葡到y(tǒng)，而不論其是否存在外部交易。法案同時還包括對于行賄受賄和其他腐敗行為的特別禁令。本章主要討論內部控制，即經(jīng)理用來控制經(jīng)營和保護公司資產(chǎn)的組織的計劃和完整的框架。本章將這些控制方法主要運用到現(xiàn)金（流動性最高的資產(chǎn)）管理中，并為企業(yè)進行道德評判提供框架。在以后的幾章中我們將討論經(jīng)理如何對資產(chǎn)中的其他項目進行控制。內部控制經(jīng)理的一項主要責任就是控

3、制企業(yè)的運營。企業(yè)所有者和高層管理人員為企業(yè)制定目標，經(jīng)理引導方向，員工執(zhí)行計劃。好的經(jīng)理必須能夠決定整個企業(yè)在今后的幾年中將走向何方。但是，如果他們不能控制運營，那么整個企業(yè)也許就不能有長久性的經(jīng)營，經(jīng)理們也無法將他們崇高的計劃加以實施。內部控制是一部企業(yè)的計劃及其相關的步驟，其作用在于：1 保護資產(chǎn)，2 鼓勵遵守公司政策，3 促進運營效率，4 確保準確與可靠的會計報告。例4-1引自Lands End公司合并財務報表中責任一節(jié)。該公司高層管理人員負責財務報表及相關系統(tǒng)內部控制。文中第二段提到關于一個系統(tǒng)的內部控制、資產(chǎn)的保護、和對欺詐財務報告的預防。下面，讓我們具體來看看公司如何創(chuàng)造出有效的

4、內部控制系統(tǒng)。請參照點4-1例4-1：Lands End公司內部控制管理報告書Lands End公司 - 對于合并財務報表的責任Lands End公司管理層及其子公司有義務提供相關財務報表，并對其完整性和可觀性負責。報表是依照公認會計準則制定并在一致性基礎上實施。合并財務報表之數(shù)據(jù)包括管理層最好的估計和判斷所得出的數(shù)據(jù)。與此同時，管理層還將準備年報中的其他信息，并對合并財務報表的準確性和一致性負責。 David F. Dyer 首席執(zhí)行官公司管理層已經(jīng)建立并正在維護內部控制。此系統(tǒng)提供恰當?shù)臋嗔Ψ峙?，對合并財務報表的完整性和可靠性提供合理保證，對資產(chǎn)進行保護以防未授權的使用或處置，以及預防和發(fā)

5、現(xiàn)欺詐性財務報告，經(jīng)常性內審。管理層相信,截至1999年1月29日，公司的內部控制系統(tǒng)完全有能力完成以上提到的目標。 Stephen A. Orum 副董事長，首席財務官建立有效的內部控制系統(tǒng)不論是Grant LeForge辦事處、Lands End公司、還是一家本地的百貨公司，一個有效的內部控制系統(tǒng)都需要具備以下特點：具有競爭性的、可靠的、有道德的職員。員工應該是有競爭性的、可靠的和有道德的。公司往往通過提供高薪以吸引高素質員工、培訓和在工作中進行指導來達到培養(yǎng)有競爭性的員工的目的，又通過輪換員工至不同的工作崗位來使其具備靈活性。當一名員工生病或休假時，另一名員工就會補上來。責任的分配。具備

6、良好內部控制的企業(yè)從不忽視重要責任。每一名員工都會承擔一定的責任。例4-2在公司組織結構圖表中有這樣一個責任分配的模型。請注意公司有一名負責財務會計的副董事長，其下設財務主管和總會計師，兩人向副董事長報告。其中，財務主管負責現(xiàn)金管理，總會計師是主要的會計主管人。在這個組織中，總會計師負責批準付款發(fā)票，而財務主管則負責簽支票。總會計師手下的會計或許負責財產(chǎn)稅，或許負責銷售稅。總而言之，所有的責任都被明確定義和布置到負責他們的個人手中。適當授權。一個組織通常都會有關于核準程序的明文規(guī)定。任何于規(guī)定政策相偏離的行為都需要適當授權。例如，零售商店的經(jīng)理或經(jīng)理助理必須對大于商店通常限額的顧客支票進行批準

7、；同樣的，在大學里，低年級的學生如果想選高年級的課程，也要經(jīng)過大學的系主任的批準。職權分離。精明的管理者將交易的職權在兩個或多個人 （部門）之間分配。職權分離限制了欺詐產(chǎn)生的機會，并增進了會計紀錄的準確性。Lands End公司的責任報告（見例4-1）提及職權分離；這一內部控制系統(tǒng)中的重要組成部分包括以下四點：1 經(jīng)營與會計的分離。所有的會計活動都應從經(jīng)營部門，如制造部門和銷售部門，中完全分離出來，一次來保證會計紀錄的可靠性。例如，產(chǎn)品檢驗員而非機器操作員英負責計量生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的產(chǎn)品件數(shù)；會計人員而非銷售人員應保存存貨紀錄。請通過例4-2來看看會計是如何與生產(chǎn)和市場部門分離的。2

8、資產(chǎn)保管與會計的分離。如果會計人員被禁止接觸現(xiàn)金，同時出納無法接近會計賬簿，那么誘惑和欺詐就會大大減少。反之，假如一名員工既經(jīng)手現(xiàn)金又負責會計記賬，則此人就可以偷竊現(xiàn)金并通過造假帳來掩蓋其偷竊行為。正如例4-2中這一內部控制要素所示，財務主管保管現(xiàn)金而總會計師記現(xiàn)金賬，沒有人能同時負責這兩件事。3 Steve Lane 能夠將一個客戶的現(xiàn)金存款加到另一個客戶在Grant LeForge辦事處的帳上。顯然，出納Lane 控制會計系統(tǒng)中部分數(shù)據(jù)的輸入。這一對職權分離的破壞使Grant LeForge辦事處損失超過600,000美元。4 存貨應有不具有會計職權的倉庫員工負責管理。如果他們被

9、允許對存貨記賬，他們就可以盜竊存貨并將其作為陳舊存貨注銷。此處，注銷為貸記資產(chǎn)賬戶。注銷可以被紀錄為因存貨過時而導致的損失并因此減少存貨。因此，負責保管資產(chǎn)的人無權接觸電腦程序；同樣的程序員也無權接觸那些有誘惑性的資產(chǎn)如現(xiàn)金。5 交易授權與相關資產(chǎn)保管的分離。如果可能的話，授權交易的人應無權處理相關資產(chǎn)。例如，同一個人不能同時負責授權支付供貨商發(fā)票上的金額和簽署支票來付賬；因為如果同時具備這兩項權利，此人就會授權向他自己進行支付同時簽署支票。而當兩權分離時，只有那些被授權的支票才能被支付。6 會計職能內部權利的分離。不同的人應執(zhí)行會計帳務的不同階段，從而出錯和欺詐的機會都達到最小化。例如，現(xiàn)金

10、收入記賬和現(xiàn)金償付應由不同會計負責；分管應付賬款和支票需求的職員無權審批支票。請參照點4-2例4-2 公司組織結構圖董事會審計委員會總裁高級副總裁生產(chǎn)部副總裁市場部副總裁財會部副總裁其他副總裁財務主管總會計師收款和信貸現(xiàn)金管理與投資人交往與銀行交往普通會計稅務預算系統(tǒng)內部審計外部審計內部和外部審計。為保證會計記錄的準確性，許多公司會進行定期的審計。審計是指對公司的財務報表、會計系統(tǒng)、內部控制、和產(chǎn)生以上各項的會計賬簿所進行的檢查。由于對審計人員來說檢查一個期間內的所有交易事項從經(jīng)濟上講是不劃算的，所以審計人員通常依賴會計系統(tǒng)來產(chǎn)生準確的會計記錄。要衡量公司會計系統(tǒng)的可依賴性，審計員們要評價其內

11、部控制系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的缺點并建議更正。審計員要在其審計報告中體現(xiàn)客觀性；而忙于工作的經(jīng)理們也容易忽略他們自己的缺點。審計分內部和外部審計。例4-2中顯示內部審計員就是公司的職員，他們直接向審計委員會匯報。在一些組織中，內部審計員直接向副總裁匯報。一年里，他們會對公司的不同部門進行審計，以確保所有職員均服從于公司政策。外部審計員完全獨立于公司。他們受雇于像Lands End公司、百事公司、施樂公司等企業(yè)來對其整體進行審計。外部審計師主要考慮財務報告及影響因素。內部和外部審計師均獨立于他們所檢查的企業(yè)經(jīng)營活動。一名審計師或許會發(fā)現(xiàn)有職員既經(jīng)手現(xiàn)金又負責現(xiàn)金賬，就像Grant Leforge公司的S

12、teve Lane一樣。在此種情況下，審計師應建議改進。而審計師的這些建議有助于公司更有效的運營。文件和賬簿。企業(yè)的文件和賬簿各不相同，包括原始憑證，如發(fā)票和購貨單，及會計日記賬、分類賬和總賬。所有文件都應提前編號。在順序編號的文件中缺頁表明有文件遺失。提前編號的現(xiàn)金銷售收款憑據(jù)可以防止出納的盜竊行為。出納保存的收據(jù)復印件顯示了銷售的金額，所有金額可與實際收款金額相核對。如果收據(jù)不是提前編號的，出納就可以破壞收據(jù)復印件并將銷售收入據(jù)為己有。相反的，如果收據(jù)提前編號，遺失的收據(jù)復印件就很容易被發(fā)現(xiàn)。在計算機系統(tǒng)中，當銷售完成后，銷售的永久性記錄會被保存為電子版。在保齡球場里，主要的文件是計分板。

13、經(jīng)理可以通過比較玩的次數(shù)和現(xiàn)金收款的金額來檢查出納；而通過計算每局游戲的單價與總局數(shù)的積，再將其每天的現(xiàn)金收款總數(shù)相比較，經(jīng)理可以看到企業(yè)是否收的了所有的錢。如果庫存現(xiàn)金很少，或許是出納偷了它們。電子和計算機的控制。企業(yè)通常使用電子設備來控制資產(chǎn)和運營。例如，像Target Stores、Bradlees和Dillards這樣的零售商通過在商品上放置傳感器來控制存貨，當銷售完成時收款員將傳感器拿走。如果顧客想把帶著傳感器的商品從商店拿走，警鈴就會鳴響。根據(jù)制造這種電子警鈴的檢查站系統(tǒng)統(tǒng)計，此裝置減少因偷竊而造成的損失達到50%。會計系統(tǒng)正越來越少地依靠文檔而越來越多地依靠數(shù)字化存儲裝置。計算機

14、能夠產(chǎn)生準確的記錄并增加運營效率，但他不能自動保護資產(chǎn)或鼓勵員工按公司制度行事。計算機甚至將內部控制轉移到編寫計算機程序的人身上，所有對會計人員適用的控制同樣適用于程序編寫員，他們也無法接近公司的資產(chǎn)。在一家公司內部，每一個部門都會針對其資產(chǎn)和會計賬簿建立起相應的控制。想想零售商Saks Fifth Avenue,如果它的系統(tǒng)設計得好的話，每一個部門都會有其自己的會計記錄。例如，鞋子部的所有交易都通過計算機來進行，那么鞋子部的經(jīng)理就可以通過計算機打印出的報告察看銷售額是否與文檔輸入計算機之前她所計算的控制總額一致。收款部依賴計算機來正確地過上千筆顧客的賬。正確過賬可通過設計顧客賬戶代碼來確保，

15、即使其最后一位數(shù)字為其前幾位數(shù)字的函數(shù)（例如，1359中1+3+5=9）。任何輸錯客戶賬戶代碼的行為都會導致將錯誤的信息傳遞給計算機，這樣計算機將不會接受此號碼。其它控制。所有類型的企業(yè)都會妥善保存諸如合同和產(chǎn)權證明等重要的商業(yè)文件和現(xiàn)金，使其免遭火災；企業(yè)還會使用防盜自動警鈴來保護廠房和其他財產(chǎn)。零售商一般都是在現(xiàn)場接受顧客的現(xiàn)金付款。為了保護現(xiàn)金，他們都會使用出售終端機作為現(xiàn)金收入登記和交易記錄。負責人會在一天中分幾次將現(xiàn)金存入銀行。對于那些分管現(xiàn)金的職員來說，這是一個特別誘惑人的職位。許多企業(yè)會為出納購買忠實保險契約。這種契約是一份保險單，它確保企業(yè)能夠獲得因員工偷竊造成的損失賠償。在放

16、出忠實保險契約之前，保險公司要調查員工的過去以保證其道德行為的良好記錄。強制假期和輪換工作要求企業(yè)培訓員工作多種工作。通用電氣、伊斯曼柯達及其它的大型公司會把員工從一個崗位調往另一個崗位（通常以6個月為一個間隔）。這種做法能夠提高員工的士氣，擴大他們的商業(yè)視野，并幫助他們決定他們到底想專長于哪個方面。同時，員工因為知道下個月其他人要接手他們的工作，他們因此也會保持誠實。如果Grant LeForge辦事處把Steve Lane從一個崗位調往另一個崗位并要求他休假，他的侵占行為也許會早些被發(fā)現(xiàn)，或者他甚至都不敢去侵占。請參照點4-3思考 Ralph 最近才到銀河電影院工作。偶爾的，他會既負責賣票

17、又負責在顧客進門時收票。標準程序要求Ralph 撕掉票，將其中一半給顧客，另一半由他自己保存。為了對現(xiàn)金收款進行控制，電影院經(jīng)理將每晚的現(xiàn)金收款和Ralph手中的電影票留存聯(lián)數(shù)目對比。在這個案例中，內部控制的缺點在哪里呢？如果一個不誠實的員工想偷錢他會怎么做？為了加強現(xiàn)金收款的控制經(jīng)理應增加什么程序？答案內部控制的缺點在于缺乏職權分離：Ralph不僅收款而且管電影票。好的內部控制應該要求Ralph負責兩個職權之一而不是兩個。如果他不誠實的話，他就會不收票，然后留著顧客的票款。要控制這種不誠實的行為發(fā)生，經(jīng)理應該親自數(shù)一數(shù)看電影的人數(shù)并將其與電影票存根數(shù)比較；否則，不誠實的員工就會私自撕毀一些存

18、根然后私吞顧客票款。要抓住這種不誠實的行為，經(jīng)理可以把所有電影票存根順序編號。遺漏的號碼就會引起懷疑和進一步的調查。內部控制的局限性大多數(shù)的內部控制都可以被克服。如果兩個或多個員工聯(lián)合起來欺騙公司，就是我們所說的串通，那么被設計出來防止單個員工欺詐的系統(tǒng)就沒有用處。考慮一下在思考題中出現(xiàn)的銀河電影院，Ralph可以和另外一名員工串通，售票員賣出十張電影票并收回十張電影票的錢，而檢票員不檢票就讓這十人入場。為了阻止這種陰謀，經(jīng)理需要增加控制手段，比如數(shù)一數(shù)看電影的人數(shù)并將其與電影票存根數(shù)比較。但這樣就會占用其他職權的時間。因此，內部控制系統(tǒng)越嚴格就越昂貴。過于復雜的內部控制系統(tǒng)也會將企業(yè)扼殺于繁

19、文縟節(jié)中；而有效性對企業(yè)有可能是傷害而不是幫助。那么內部控制究竟應該多么嚴格呢？經(jīng)理們必須要具備敏感的判斷力。向內部控制的投資也必須考慮到成本和收益。用銀行賬戶作為控制手段現(xiàn)金是流動性最強的資產(chǎn)，因為它是交易的媒介?，F(xiàn)金容易被隱藏、轉移和偷竊，因此許多企業(yè)都適用一個設計精細的內部控制系統(tǒng)來保護和管理他們的現(xiàn)金。將現(xiàn)金保存在銀行中是內部控制的一個重要手段，因為銀行能夠保護現(xiàn)金。銀行還可以為存款者提供現(xiàn)金交易的記錄。為了完全利用這些控制特色，企業(yè)應該把所有現(xiàn)金收款都存入銀行賬戶中，此外，除了零用金的支付（我們將在本章的后面討論它）外，其他所有現(xiàn)金支付也都應通過銀行賬戶進行。用來控制銀行賬戶的文件包

20、括簽名卡片、存款單、支票、銀行對賬單和銀行余額調節(jié)表。簽名卡片：銀行要求那些需要被授權通過銀行賬戶進行交易的人簽一張簽名卡片。銀行將原始文件上的簽名與簽名卡片上的簽名相核對，以此來保護銀行和存款人免遭偽造。存款單：銀行通常都會提供一些標準表格，如存款單?？蛻魧⒋婵顢?shù)額和存款日期填入。作為交易的證明，客戶會保留以下兩種文件之一，根據(jù)銀行的操作：（1）存款單的復印件；（2）存款收據(jù)。支票：如果要從銀行里取錢，存款者要填寫一張支票，這是指導銀行付一筆特別的款額給指定的人或企業(yè)的文件。一張支票有三方當事人：填寫支票的出票人；支票被償付給的收款人；及負責這一現(xiàn)金轉移的銀行。多數(shù)支票都是按順序編號并提前印

21、上出票人和銀行的名字及地址。例4-3 附帶付款報告的支票 銀行 收款人 支票號碼 338 海灣地區(qū)國家銀行South Palo Alto #136P.O.Box 22985Palo Alto CA 94306 20X1年1月28日 11-8/1210付給 加州辦公用品公司 $319.47三百一十九塊四角七-美元商業(yè)調查公司3814 Glenwood Parkway Edward Y.Lee 財務主管（簽名）Palo Alto, CA 94306 Hence R.Hash 副總裁（簽名）:121000086：0338 136213733:33日期發(fā)票號碼摘要金額減項凈值項目金額1/28/X141

22、5辦公用品$319.47$319.47付款報告 出票人 例4-3是一張由商業(yè)調查公司開出的支票。支票分兩部分：持票本身和付款報告，即一個可選擇的附件，目的是告知收款人其付款原因。出票人（商業(yè)調查公司）保留了支票的復印件，以便在支票登記簿中記錄（現(xiàn)金付款日記賬）。請注意商業(yè)調查公司的內部控制制度要求兩名主管在支票上簽名。銀行對賬單：銀行每月都會給他們的存款人寄銀行對賬單。對賬單顯示了期初余額與期末余額，并將由銀行經(jīng)手的交易列示出來。對賬單中有付款人的匿存支票，即銀行已代表存款人支付但存款人未入賬的支票。銀行對賬單還列示了客戶存款和其他賬戶金額的變動。存款按日期順序，支票按邏輯順序（一般是按支票號

23、）和付款日期的順序。例4-4是商業(yè)調查公司是20X1年1月31日截止的銀行對賬單。一些銀行在每月的一號發(fā)出一部分銀行對賬單，在二號發(fā)出另一部分，等等。這一空檔減輕了銀行在一個時間內發(fā)出所有銀行對賬單的壓力。大多數(shù)像商業(yè)調查公司一樣的公司在每月的月底收到他們的銀行對賬單。資金過戶電子系統(tǒng)(EFT)是依賴于電子通訊（而非紙張文件）轉移現(xiàn)金的系統(tǒng)。如今越來越多的企業(yè)依賴于EFT來進行重復的現(xiàn)金交易。比起發(fā)行上百份的工資單,公司通過EFT發(fā)工資要便宜得多。此外，許多人通過提前和銀行安排而支付抵押、租賃款和保費，而無需為這些支付再填寫支票。銀行對賬單列示了所有經(jīng)由EFT而產(chǎn)生的現(xiàn)金收付。例4-4：銀行對

24、賬單海灣地區(qū)國家銀行 SOUTH PALO ALTO #136 P.O.VOX 22985 PALO ALTO, CA 94306 商業(yè)調查公司 賬號 136-2137333814 Glenwood ParkwayPalo Alto, CA 94306 截止日 01/31/X1期初余額存款總數(shù)取款總數(shù)手續(xù)費期末余額6,556.124,352.644,963.0014.255,931.51-經(jīng)常賬戶交易-存入日期金額存款01/041,000.00存款01/04112.00存款01/08194.60EFT 租金收入01/17904.03銀行托收01/262,114.00利息收入01/3128.01

25、手續(xù)費日期金額服務費01/3114.25支票：支票余額號碼日期金額日期余額日期余額33201/123,000.0012/316,556.1201/175,264.7565601/06100.0001/047,616.1201/204,903.7533301/12150.0001/067,416.1201/267,017.7533401/10100.0001/087,610.7201/315,931.5133501/06100.0001/124,360.7233601/311,100.00其它費用日期金額NSF01/0452.00EFT 保險費01/20361.00月合計提款次數(shù)：8最小余額：4

26、,360.00平均余額：6,091.00銀行余額調節(jié)表有兩份材料記錄企業(yè)的現(xiàn)金：(1) 企業(yè)的現(xiàn)金賬； (2) 銀行對賬單，記錄企業(yè)在銀行的實際存款數(shù)。企業(yè)的現(xiàn)金賬余額很少會和銀行對賬單上的金額一致。雖然兩者的金額不符，但兩者都有可能是對的。除了一些銀行或企業(yè)的錯誤，大部分差異是由于記錄交易的時間差異引起的。比如，一家公司在填寫支票后立即將其從現(xiàn)金賬上劃去，而銀行要等到收到支票并支付后才會把錢從企業(yè)的戶頭上減去。如果收款人遲遲不兌現(xiàn)支票的話，這一步驟會花費幾天甚至幾周的時間。同樣的，如果這家公司將所有的現(xiàn)金收款立即入賬，而銀行卻要等上幾天的時間才能入到企業(yè)在銀行的賬上。為了確保財務信息的準確性

27、，企業(yè)的會計必須會解釋在某一天企業(yè)的現(xiàn)金賬和銀行對賬單上的金額的差異。這一過程的結果便是一張被稱為銀行余額調節(jié)表的文件。做得好的銀行余額調節(jié)表會確保所有現(xiàn)金交易都被記錄，企業(yè)的現(xiàn)金賬和銀行對賬單上的現(xiàn)金交易記錄也都是對的。要知道，有關于現(xiàn)金從哪里來、如何被適用及余額是多少等相關信息對企業(yè)是很重要的。以下是導致企業(yè)的現(xiàn)金賬和銀行對賬單上的金額差異的一些通常項目：請參照點4-41 企業(yè)已入賬銀行未入賬：a. 在途存款（未達存款）。企業(yè)已記錄這些存款但銀行未記。b. 未達支票。企業(yè)已發(fā)出并記賬但銀行還未承兌。2 銀行已入賬企業(yè)未入帳：a. 銀行托收。由于許多企業(yè)都指定其顧客直接向他們的銀行賬戶付款，

28、因此銀行會代表存款者收款。這種行為被稱為保險箱系統(tǒng)，它比存款者先收款再存款要快得多。b. 資金過戶電子系統(tǒng)（EFT）。銀行或許會代表存款人存入或支付現(xiàn)金。銀行對賬單會將通過EFT交易的項目來列示，并以此提醒存款者記賬。c. 服務費。這是銀行處理存款者交易的手續(xù)費。存款者也是通過銀行對賬單知道其數(shù)額的。d. 經(jīng)常性賬戶的利息收入。如果存款者的賬戶里有足夠多的存款，那么他們就會獲得利息收入。存款者通過銀行對賬單知道其數(shù)額。e. 存款不足支票（NSF）。為理解NSF(或稱危險支票)如何運作，考慮支票產(chǎn)生的過程。例4-5用圖表示了此種支票清理的過程。f. 存款不足支票是沒有價值的現(xiàn)金收據(jù)。如果出票人的

29、銀行沒有足夠的錢來兌現(xiàn)支票，出票人銀行就會拒付支票并返還給收款人銀行一張存款不足支票通知。付款人銀行收到通知后從收款人賬戶上減去那部分存款，就如例子中5-7步所示。收款人通過銀行對賬單得知存款不足支票，銀行對賬單將存款不足支票列為費用，即減項，如例4-4種所示。g. 除NSF以外其他原因引起的收集、存儲、返還給收款人的支票。銀行在以下情況時將支票返還給收款人：(1)出票人賬戶已關閉；(2)支票已過期(有些支票標明“30天后過期”)。(3)簽名未被授權；(4)支票已被替換；(5)支票格式不對(如偽造支票)。所有返回支票的會計處理和NSF支票的處理過程一樣。h. 支票印刷成本。此項作為手續(xù)費沖減企

30、業(yè)賬。例4-5：兩種支票獲取的途徑1. 出票人填寫支票1. 出票人填寫支票2.收款人存支票于銀行，增加余額4.出票人銀行減少其余額并將匿藏支票寄給出票人3.收款人銀行專遞支票至出票人銀行6.收款人銀行減少其余額并返還支票給收款人7. 收款人保留支票5.出票人銀行將支票返還給收款人銀行2.收款人存支票于銀行，增加余額3.收款人銀行專遞支票至出票人銀行4.出票人銀行沒有足夠錢支付支票 存款充足支票 存款不足(NSF)支票 目標2：用銀行余額調節(jié)表作為一種控制手段關于銀行余額調節(jié)表的解釋。例4-4中的銀行對賬單表明商業(yè)調查公司在1月31日的銀行存款余額為$5,931.51。然而，如例4-6中所示，公

31、司帳上的余額為$3,294.21。下面的調節(jié)項目解釋了兩者差異的原因：1 1月31日的一筆$1,591.63存款不在銀行對賬單上。2 銀行錯將商業(yè)調查協(xié)會的一張第656號支票，票面金額為$100,記入商業(yè)調查公司的戶頭上。例4-6：商業(yè)調查公司現(xiàn)金賬記錄日記賬科目 現(xiàn)金日期摘要借方貸方余額20X11月1日余額6,556.12 2日現(xiàn)金收款1,112.007,668.12 7日現(xiàn)金收款194.607,862.72 31日現(xiàn)金付款6,160.141,702.58 31日現(xiàn)金收款1,591.633,294.21現(xiàn)金付款 (請參照點4-5)支票號金額支票號金額332$3,000.00338$ 319.

32、47333510.0033983.00334100.00340203.14335100.00341458.533361,100.00337286.00總額$6,160.143 銀行尚未支付公司在1月底發(fā)出并已記賬的支票。支票號日期金額3371月27日$286.00338 28日319.47339 28日83.00340 29日203.14341 30日458.534 銀行代商業(yè)調查公司通過EFT收到出租房屋租金收入$904.03,并于銀行對賬單中反映。5 銀行代表公司收到一張$2,114的應收票據(jù)，其中有利息收入$214。商業(yè)調查公司未入賬。6 銀行對賬單中有公司存款利息收入$28.01。7

33、第333號支票應付布朗公司$150錯記為$510,使公司現(xiàn)金賬少記現(xiàn)金$360。8 銀行手續(xù)費本月為$14.25。9 銀行對賬單上顯示收到NSF支票$52，自客戶L. Ross。10 商業(yè)調查公司通過EFT支付月保險費$361，但公司尚未入賬例4-7是基于以上項目的銀行余額調節(jié)表。面板A列示了所有的調節(jié)項目，它們和面板B中的項目號相對應。經(jīng)過調節(jié)后，公司現(xiàn)金賬余額和銀行賬余額相等?？梢源俗鳛楹瞬闃藴?。在所有情況下調節(jié)項目的處理都是一樣的。下面是關于處理不同調節(jié)項目的總結：銀行賬余額 + 在途存款 未兌現(xiàn)支票 +/- 銀行錯誤更正公司現(xiàn)金賬余額 + 銀行托收項目、利息收入、EFT收款 手續(xù)費、N

34、SF支票、EFT付款+/- 企業(yè)錯誤更正調節(jié)表導致的交易的會計處理。銀行余額調節(jié)表并不直接影響日記賬或分類賬。和企業(yè)的賬簿不同，調節(jié)表只是一種會計工具。銀行余額調節(jié)表作為一種控制手段，通知企業(yè)將其上面的調節(jié)項目補記在帳上。比如，銀行代企業(yè)收到一張應收票據(jù)，但企業(yè)尚未將這筆現(xiàn)金收入記賬。實際上，只有當企業(yè)收到銀行余額調節(jié)表時，他才知道這筆現(xiàn)金收入。例4-7：銀行余額調節(jié)表(請參照點4-6)面板A 調節(jié)項目1 在途存款，$1,591.63。2 銀行錯誤，銀行余額增加$100。3 未兌現(xiàn)支票：337號，$286；338號，$319.47；339號，$83；340號，$203.14；341號，$458

35、.53。4 EFT租金收入，$904.03。5 銀行托收$2,114，包括利息收入$214。6 銀行存款利息收入$28.01。7 企業(yè)錯誤，企業(yè)賬余額增加$360。8 銀行手續(xù)費$14.25。9 來自L. Ross的NSF支票$52。10 通過EFT付保險費$361.00。面板B 銀行余額調節(jié)表商業(yè)調查公司銀行余額調節(jié)表20X1年1月31日銀行帳企業(yè)賬1月31日余額$5,931.511月31日余額$3,294.21加：加：1.1月30日在途存款1,591.634.EFT租金收入904.032.銀行錯誤更正: 商業(yè)調查協(xié)會支票錯記在公司戶上100.005.銀行代收應收票據(jù)，包括利息收入$2142

36、,1147,623.146.銀行存款利息收入28.017. 企業(yè)錯誤更正: 第333號支票多記3606,700.25減：減：337號$286.008.銀行手續(xù)費 $14.25338號$319.479.NSF支票 52.00339號$ 83.0010通過EFT付保險 361.00（427.25）340號$203.14341號$458.53(1,350.14)調節(jié)后余額$6,273.00調節(jié)后余額$6,273.00 金額一致根據(jù)例4-7中的調節(jié)項目，商業(yè)調查公司做了以下分錄。所有分錄都注明日期1月31日，使那一天的現(xiàn)金余額正確。圓括號中的數(shù)字與例4-7中調節(jié)項目的標號一致。01/31(4)現(xiàn)金90

37、4.03租金收入904.03收到每月租金。資產(chǎn) = 負債 + 股東權益 + 收入904.03= 0 + 904.0301/31(5)現(xiàn)金2,114.00應收票據(jù)1,900.00利息收入214.00銀行代收應收票據(jù)。資產(chǎn) = 負債 + 股東權益 + 收入+2,114.00= 0 + 214.00 -1,900.0001/31(6)現(xiàn)金28.01利息收入28.01銀行存款利息收入。資產(chǎn) = 負債 + 股東權益 + 收入28.01= 0 + 28.01 01/31(7)現(xiàn)金360.00應付賬款布朗公司360.00第333號支票錯誤更正。資產(chǎn) = 負債 + 股東權益360.00= 360.00 + 0

38、01/31(8)雜項費用14.25現(xiàn)金14.25銀行手續(xù)費。資產(chǎn) = 負債 + 股東權益 - 費用-14.25= 0 - 14.2501/31(9)應收賬款 L. Ross52.00現(xiàn)金52.00銀行返還的NSF支票。資產(chǎn) = 負債 + 股東權益+52.00= 0 + 0-52.0001/31(10)保險費用361.00現(xiàn)金361.00月付保險費。資產(chǎn) = 負債 + 股東權益 - 費用-361.00= 0 - 361.00注釋：雜項費用是銀行手續(xù)費的借方，因為手續(xù)費沒有特別的費用賬戶對應。第九條分錄需要解釋。商業(yè)調查公司在知道L.Ross的$52支票無法兌現(xiàn)時，貸記現(xiàn)金帳。但由于商業(yè)調查公司仍

39、有向Ross的應收款，公司借記應收賬款-L.Ross并繼續(xù)設法向他收款。思考銀行對賬單余額為$4,500，包括手續(xù)費$15,利息收入$5,NSF支票$300。在途存款$2,100；未兌現(xiàn)支票$575。記賬員將一張$125的支票錯記為$152于應付賬款賬戶中。1 調整后賬戶余額是多少？2 調整前企業(yè)現(xiàn)金賬余額是多少？3 請準備銀行余額調節(jié)表中項目的調整分錄。答案1 $5,125 ($4,500+$1,200-$575)2 $5,408 ($5,125+$15-$5+$300-$27)。調整后企業(yè)現(xiàn)金賬和銀行余額相等。答案可以將上述調整反向進行。3 雜項費用 15 現(xiàn)金 15 現(xiàn)金 5 利息收入

40、5 應收賬款 300 現(xiàn)金 300 現(xiàn)金 27 應付賬款 27經(jīng)理和所有者如何使用銀行余額調節(jié)表正如下面例子所述，銀行余額調節(jié)表對于企業(yè)經(jīng)理或所有者來說是一個十分有利的控制手段。Randy Vaughn 是休斯敦的一名注冊會計師。他擁有幾處公寓，由其姑媽管理。他很忙，幾乎沒有時間過問這幾處公寓。他的姑媽負責簽署租賃合同、每月收取租金支票、安排保管和維修工作、雇傭和解雇員工、填寫支票、準備銀行余額調節(jié)表?？傊?，她負責一切。這種權利集中于一人的行為對內部控制是很不利的。Vaughn的姑媽可以偷竊錢物，而作為一名注冊會計師，他十分清楚這種可能性。Vaughn很相信他的姑媽，因為她是家族中的一員。但同

41、時，對于她的管理工作，他也執(zhí)行一些松散的控制。比如，Vaughn定期拜訪他的公寓，視察維修工是否盡職；他詢問租戶們設備工作是否正常,他們的問題是否被重視。這些措施形成了一定程度上的控制。為了控制現(xiàn)金，Vaughn使用銀行對賬單和銀行余額調節(jié)表。他偶爾會檢查他姑媽準備的銀行余額調節(jié)表，這樣就能很快看出他的姑媽是否為自己填寫支票。通過檢查每張支票，Vaughn建立了對現(xiàn)金支付的控制。Vaughn有一個簡單的控制現(xiàn)金收入的方法。他知道公寓房間的占用水平和每月的租賃費，將出租公寓的間數(shù)的,如20，乘以月租金（平均$500每間），就得出預期月租金收入$10,000；把$10,000和銀行對賬單對應，Va

42、ughn就可以知道他的錢是否都到了他的賬戶中。如果他的姑媽偷了錢并通過操縱銀行余額調節(jié)表來掩蓋其行為，Vaughn就會知道。為了使他的姑媽時刻警覺，Vaughn會讓她知道他會定期檢查她的工作。請參照點4-8請參照點4-9這些控制行為對于小企業(yè)來說都是十分重要的。因為他們往往都只有少數(shù)幾個員工，職權分配不清。但經(jīng)理和所有者必須能夠檢查和控制企業(yè)的運作，否則資產(chǎn)就會流失，正如在我們本章中提到的Grant LeForge & Company.半章復習復習題Bain公司20X3年2月28日的現(xiàn)金帳如下：現(xiàn)金2月1日余額3,9952月3日400 6日 800 12日3,100 15日1,800

43、19日1,100 23日1,100 25日500 28日2,400 27日9002月28日余額4,095Bain公司于20X3年2月28日收到了銀行對賬單。(負數(shù)以括號來反映):20X3年2月銀行對賬單期初余額$3,995存款： 2月7日$ 800 15日1,800 24日1,1003,700支票(每日總額)： 2月8日$ 400 16日3,100 23日1,100(4,600)其它項目： 手續(xù)費(10) 自M.E.Crown的NSF支票(700) 銀行代收應收票據(jù)1,000* EFT月租金費用(330) 存款利息15期末余額$3,070*包括利息$119。附加信息：Bain公司將所有現(xiàn)金收入

44、都存入銀行，所有現(xiàn)金付款都通過支票完成。要求1. 準備Bain公司20X3年2月28日銀行余額調節(jié)表。2. 過調整分錄。答案1.BAIN 公司銀行余額調節(jié)表20X3年2月28日銀行：20X3年2月28日余額$3,070加：2月28日在途存款2,4005,470減：未兌現(xiàn)支票2月25日($500), 2月27日($900)(1,400)20X3年2月28日調整后余額$4,070企業(yè)：20X3年2月28日余額$4,095加：銀行代收應收票據(jù)，包括利息$1191,000 存款利息155,115減：手續(xù)費$10 NSF支票700 EFT租金費用330(1,040)20X3年2月28日調整后余額$4,0

45、702. 02/28現(xiàn)金1,000應收票據(jù)881利息收入119銀行代收應收票據(jù)。 28現(xiàn)金15利息收入15銀行存款利息收入 28雜項費用10現(xiàn)金10銀行手續(xù)費。 28應收賬款M.E.Crown700現(xiàn)金700銀行返還NSF支票。 28租賃費用330現(xiàn)金330月利息費用。企業(yè)的運營周期像Lands End、Toys“”US、Macys這樣的公司購買存貨，銷售商品給客戶，將所得用于購買更多的存貨，重復循環(huán)。例4-8用圖表顯示了現(xiàn)金銷售和賒銷的循環(huán)。對現(xiàn)金銷售來說，循環(huán)是從現(xiàn)金到存貨(其購買是為了進一步的銷售)，在企業(yè)經(jīng)營中，經(jīng)理們總是試圖縮短這個周期，使現(xiàn)金流動加快。存貨銷售和收款越快，企業(yè)的利潤

46、越高。例4-8：企業(yè)運營周期現(xiàn)金存貨現(xiàn)金現(xiàn)金現(xiàn)金現(xiàn)金銷售采購采購賒銷收現(xiàn)金 采購和現(xiàn)金銷售 采購和賒銷現(xiàn)金管理現(xiàn)金管理需要保持平衡。Lands End、Toys“”US、Macys公司必須有足夠的現(xiàn)金付款，否則它們就會破產(chǎn)。但現(xiàn)金是一種相對價值低的資產(chǎn)。比起把錢放在銀行里，Toys“”US公司通過投資存貨會獲得更多的收入。因此，公司都設法保持其現(xiàn)金流動，如例4-8中所示。公司使用許多方法來管理其現(xiàn)金。在這一部分，我們將討論其中的一些方法。加速賒銷現(xiàn)金回收像Sony, Eastman Kodak, Fisher-Price(玩具制造商)這樣的制造商將它們大部分的存貨賣給零售公司。請考慮Fishe

47、r-Price公司對Toys“”US公司的賒銷。因為Fisher-Price公司在銷售時未收到現(xiàn)金，他都會設置一個應收賬款科目，下設許多子科目。Fisher-Price公司的所有客戶的應收款總額和公司總賬中應收賬款科目的余額相等，如例4-9所示。像許多公司一樣，F(xiàn)isher-Price公司使用應收賬款科目來追收客戶款。例如，假如Kmart未付款，F(xiàn)isher-Price公司就會做下面的分錄。例4-9：Fisher-Price公司應收賬款記錄總賬應收賬款明細賬現(xiàn)金KMART余額 XX余額 1,000應收賬款TARGET余額 1,800余額 300Toys“”US余額 500總額 1,800為加速

48、現(xiàn)金的回收，企業(yè)為客戶提供了現(xiàn)金折扣，以促進他們在一個特定的時間段內付款，一般是10天。信貸條件“2/10 n/30”是很普遍的，它代表如果客戶能在商品出售后10內付款，就可以享受2%的折扣；否則，賣方期待買方在30天內付全額款。假設Fisher-Price于8月4日賣給Toys“”US價值$50,000的商品。如果信貸條件為2/10 n/30，而Fisher-Price 在8月14日還款。Fisher-Price 將記錄銷售和收款如下：8月4日應收賬款Toys“”US50,000銷售收入50,000賒銷。資產(chǎn) = 負債 + 股東權益 + 收入50,000= 0 + 50,0008月14日現(xiàn)金($50,000*0.98)49,000銷售折扣($50,000*0.02)1,000應收賬款Toys“”US50,000收現(xiàn)金。資產(chǎn) = 負債 + 股東權益