淺談?wù)襟w英文電子郵件書(shū)寫(xiě)要領(lǐng)

1、    淺談?wù)襟w英文電子郵件書(shū)寫(xiě)要領(lǐng)    孔祥航摘 要 電子郵件在現(xiàn)代人生活中起著重要的作用。隨著中國(guó)在國(guó)際社會(huì)地位的提高，國(guó)人出國(guó)現(xiàn)象也日益普遍。出國(guó)離不開(kāi)信息的交流。如何正確書(shū)寫(xiě)正式體英文電子郵件尤為重要。關(guān)鍵詞 正式 英文 電子郵件：h315 ：a電子郵件在現(xiàn)代人生活中起著重要的作用。它是當(dāng)今天人與人交往的簡(jiǎn)便而有效的交流工具。隨著中國(guó)在國(guó)際社會(huì)上影響力越來(lái)越大，國(guó)人出國(guó)交流、學(xué)習(xí)、工作和旅行也越來(lái)越普遍。然而這一切離不開(kāi)信息的交流。除了具備一定的英文閱讀及聽(tīng)說(shuō)能力，英文電子郵件可以說(shuō)是與外國(guó)辦事機(jī)構(gòu)及個(gè)人交流的名片。一封書(shū)寫(xiě)格式正確、用詞準(zhǔn)確

2、、語(yǔ)氣恰當(dāng)?shù)碾娮余]件，會(huì)給人留下清新的印象，從而打開(kāi)交流的大門。而一封錯(cuò)誤百出、用詞不當(dāng)、語(yǔ)氣生硬甚至讓人產(chǎn)生誤解的郵件無(wú)疑會(huì)使事情變得糟糕，很可能會(huì)石沉大海。那么如何正確地書(shū)寫(xiě)英文電子郵件？從廣義的劃分類別上講，英文電子郵件一般分為兩大類：正式體和非正式體。正式體郵件通常指商務(wù)信函和官方信函。非正式體郵件指與朋友和熟人之間的書(shū)信往來(lái)。兩者在格式、稱謂、用詞、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)以及語(yǔ)氣上有著很大的區(qū)別。本文將舉例從電子郵件的標(biāo)題、問(wèn)候語(yǔ)、正文、祝福語(yǔ)及署名等幾個(gè)方面介紹一下正式體電子郵件的書(shū)寫(xiě)要領(lǐng)。subject： latest bill of connect fijidear ms kong，i am

3、 the customer service representative of connect fiji.thank you for contacting us.your account has been adjusted accordingly for the time it was suspended. please be advised that the nomad dongles are still out of stock. but once it is in， the customer service representative who served you will be in

4、 contact for you to come and collect your dongle.our sincerest apologies for the inconvenience.kind regards，fanny raboiliku1標(biāo)題正式體電子郵件的標(biāo)題基本上包含兩個(gè)內(nèi)容：寫(xiě)信人身份和寫(xiě)信目的。從例信標(biāo)題可知這是一封斐濟(jì)網(wǎng)絡(luò)公司寫(xiě)給客戶關(guān)于近期賬單的郵件。正式體英文電子郵件的標(biāo)題之所以如此安排，體現(xiàn)其簡(jiǎn)明扼要，一目了然。2問(wèn)候語(yǔ)正式體英文電子郵件的問(wèn)候語(yǔ)一般包括三部分：dear，帶收信人稱謂的姓氏和逗號(hào)。如dear mr/ madam young，如果不大確定收信人姓氏，可直

5、接問(wèn)候dear+ sir/madam。當(dāng)然，如果是已經(jīng)有過(guò)郵件往來(lái)的商業(yè)伙伴，在對(duì)方允許的情況下，也可以使用收信人的名字代替其稱謂和姓氏，如dear mike。此外，如果是官方間的電子郵件，如證明信或介紹信，可以使用比較籠統(tǒng)的問(wèn)候語(yǔ)to whom it may concern。3正文正式體電子郵件的正文通常以自我介紹開(kāi)頭。這種介紹一般為個(gè)人姓名及機(jī)構(gòu)單位名稱。之后表明寫(xiě)信目的。在正式體英文電子郵件中，要避免使用縮寫(xiě)式。如：“i am”不能寫(xiě)成 “im”。 當(dāng)然，隨著科技的進(jìn)步，有些電子郵箱軟件可以在信件最底部設(shè)置固定的簽名，包括寫(xiě)信人姓名及單位名稱和職務(wù)。在這種情況下，可以省去正文開(kāi)頭處的自我

6、介紹。同樣，在正文中也不宜使用縮略詞。如“information”不可寫(xiě)成“info”， “address”不宜寫(xiě)成“add”。此外，首字母縮略語(yǔ)也屬于正式體英文電子郵件需要回避的范疇。如“asap” and “btw”不可代替 “as soon as possible” 和 “by the way”。除了用詞上的講究，正式體英文電子郵件的語(yǔ)氣一般比較禮貌、委婉。如在上述例信中“please” “thank you” “sincere apologies” 等詞體現(xiàn)了正式體英文電子郵件套用的客氣。此外，正式體電子郵件應(yīng)避免使用寒暄語(yǔ)。4祝福語(yǔ)及署名在正式體英文電子郵件中，常用“thank you” 和 “best/kindregards”和逗號(hào)結(jié)束信件。此外，信件的底部要署上寫(xiě)信人的全名。5結(jié)語(yǔ)總之，正式體英文電子郵件之所以被稱之為正式體，是因?yàn)樗哂休^強(qiáng)的約束性和書(shū)面性。因此在標(biāo)題，問(wèn)候語(yǔ)，甚至是標(biāo)點(diǎn)符號(hào)上都有著相關(guān)的要求。正文語(yǔ)氣委婉，講究客氣。而且回避使用縮寫(xiě)式、縮略詞及首字母縮略短語(yǔ)。所有這些安排都是為了體現(xiàn)電子郵件的正式。掌握了正式體英文電子郵件的書(shū)寫(xiě)要領(lǐng)，將使您在與外國(guó)人書(shū)面交流時(shí)更加輕松愉快、揮灑自如。參考文獻(xiàn)1 axelrod，r.b.and c.r.cooper.1987.reading critically