淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

1、    淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新    摘 要：檔案是一種具有不可再生性與原始性的信息資源。對于政府、團體、企業(yè)以及個人在社會活動中有著至關(guān)重要的影響。它是一種保存文字、影像以及圖片的等材料載體，是一種非常重要的社會信息資源。在信息時代大背景下，檔案管理工作正面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，對檔案進行創(chuàng)新管理是目前信息化時代發(fā)展的必然要求。文章首先簡單闡述了檔案信息化管理的特征，然后對現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題進行深入的分析與研究，并提出了相應(yīng)的解決措施。關(guān)鍵詞：信息時代 檔案管理 創(chuàng)新計算機是信息化時代的典型代表，它的出現(xiàn)與應(yīng)用，代表著人類進行到一個科技搞對發(fā)

2、展的時代。隨著計算機的廣泛應(yīng)用，計算機不僅對人們的日常生活產(chǎn)生巨大影響，對社會生產(chǎn)以及各個領(lǐng)域的發(fā)展都有著重要的影響。計算機存具有儲容量大、計算結(jié)果精準(zhǔn)、自動化程度高以及運行速度非常快、邏輯思維能力強等特點。在進入信息化時代之后，給檔案管理工作帶來極大挑戰(zhàn)，同時也帶來發(fā)展機遇，所以必須對檔案管理工作進行創(chuàng)新，這是社會發(fā)展的必然趨勢。1 檔案管理信息化的特征第一，檔案管理信息化具有一定的法律支持，同時也是我國相關(guān)政策的具體體現(xiàn)。在遵循相關(guān)法律法規(guī)以及行政部門的統(tǒng)一要求下，進行檔案信息化管理工作。第二，檔案管理信息化具有自身獨特優(yōu)勢與特征，它是一種重要的電子文件，是一種保存文字、影像以及圖片的等材

3、料載體，是一種非常重要的社會信息資源。同時，對于政府、團體、企業(yè)以及個人在社會活動中有著至關(guān)重要的影響【1】。第三，檔案管理信息化是借助一定的信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)，讓現(xiàn)代先進技術(shù)與檔案信息管理相結(jié)合，充分發(fā)揮其優(yōu)勢與功能，大大提高檔案管理工作效率，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化【2】。2 信息時代下檔案管理工作中存在的主要問題分析檔案管理工作并不是針對檔案簡單的進行管理，它包括一個系統(tǒng)又比較復(fù)雜的過程，檔案收集、檔案整理、檔案價值評估、檔案編目與管保管，檔案管理統(tǒng)計與檢索以及檔案利用與相關(guān)研究等多個方面的內(nèi)容。目前，檔案管理工作中存在的諸多問題，以下就對檔案管理的具體問題進行分析。2.1 規(guī)劃與設(shè)

4、計不合理對現(xiàn)階段檔案管理工作進行實踐考察與分析，發(fā)現(xiàn)阻礙信息化管理的重要原因是當(dāng)前檔案管理工作中，規(guī)劃與設(shè)計嚴(yán)重滯后。規(guī)劃與設(shè)計方案是否科學(xué)、合理直接影響著后期的檔案管理工作的開展，也就是說規(guī)劃與設(shè)計的質(zhì)量嚴(yán)重影響著檔案管理水平與效率。在度檔案信息資源進行歸檔分類以及整合處理的時候，由于受到各個地區(qū)相關(guān)要求、經(jīng)濟發(fā)展水平以及權(quán)限等多種因素的影響，無法形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也就說規(guī)劃與設(shè)計工作并沒有相關(guān)的制度與標(biāo)準(zhǔn)來參考，只是憑借設(shè)計人員與其他工作人員的經(jīng)驗等開展工作。此外，檔案信息是隨著市場需要變化的，它不是固定不變的，在檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計的過程中并沒有充分分析與探究檔案信息特點，具有一定的盲目性

5、與隨意性【3】。2.2 我國法律體系不健全檔案信息化管理模式需要依靠國家相關(guān)政策與法律法規(guī)的支持與保障，雖然我國已經(jīng)針對檔案的信息化管理出臺了一些法律法規(guī)，但是這些法律法規(guī)比較寬泛，沒有對檔案信息化管理模式建立與開展工作進行細致的規(guī)定，沒有形成系統(tǒng)化與規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，還有待完善與進一步發(fā)展。此外，檔案的政治屬性在傳統(tǒng)上一直存在，但是隨著社會進步與人們思想意識的提高，檔案政治屬性逐漸退去，但是相應(yīng)的檔案管理體制并沒有得到改進與完善【4】。2.3 服務(wù)模式與方式落后隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人們的要求與需求也越來越高，近幾年，檔案管理服務(wù)對象與范圍不斷擴大，逐漸向服務(wù)基層以及周圍區(qū)域延伸，也就說檔案管理已

6、經(jīng)走向基層人群。但是在涉及到保密信息等情況時，其經(jīng)濟效益與社會效益受到嚴(yán)重影響。同時，在信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)當(dāng)中，檔案信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)層次不一，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，達不到高效的服務(wù)與規(guī)范模式。內(nèi)部的數(shù)據(jù)分析因為沒有統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，不能實現(xiàn)檔案信息共享的需求，當(dāng)然無法進行檔案的信息化管理【5】。3 信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新的策略分析3.1 加強規(guī)劃與設(shè)計規(guī)劃與設(shè)計方案是否科學(xué)、合理直接影響著后期的檔案管理工作的開展，也就是說規(guī)劃與設(shè)計的質(zhì)量嚴(yán)重影響著檔案管理水平與效率。在信息化檔案建設(shè)過程中，需要根據(jù)企業(yè)的實際情況，將當(dāng)前的文件資料納入到檔案信息管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)檔案信息資源的統(tǒng)一管理。此外，對于處于混

7、亂狀態(tài)并需要分析整合的檔案數(shù)據(jù)在管理的過程中，科學(xué)分類歸檔，最好檔案數(shù)據(jù)的保存工作，為后期的數(shù)據(jù)資源共享奠定良好的基礎(chǔ)【6】。3.2 檔案管理體制的創(chuàng)新針對現(xiàn)階段松散的檔案管理狀況，首選要建立完善的檔案管理機制。在國家政策方針為指引，規(guī)范管理檔案的行為，將檔案管理的工作細節(jié)化，工作由哪個部門管理必須明確，并且要建立相應(yīng)的責(zé)任制度，對檔案管理工作中出現(xiàn)任何問題都由相關(guān)負(fù)責(zé)人來承擔(dān)。在信息與科技不斷發(fā)展的時代，要完善檔案管理手段，利用技術(shù)手段進行管理，提高工作效率，并實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化。建立分工明確、權(quán)責(zé)統(tǒng)一的管理制度，保證各個管理人員可以各盡其職，對于管理中出現(xiàn)的問題可以及時、有效解決

8、，保證檔案管理工作順利進行。在明確職能分工前，需要對管理人員進行專業(yè)的評定，對于管理水平較差的人員需要進行一定的培訓(xùn)，在培訓(xùn)之后，根據(jù)其管理能力分派到各個崗位，并由領(lǐng)導(dǎo)進行監(jiān)督與管理，形成一個整體性的檔案管理體系。3.3 轉(zhuǎn)變檔案信息化的服務(wù)理念首先樹立正確的服務(wù)理念，提高服務(wù)意識，充分認(rèn)識與理解信息化時代下檔案管理工作創(chuàng)新的重要性與意義。不是全部的檔案信息都可以公布，我國相關(guān)法律有明確規(guī)定，涉及國家秘密、個人隱私等檔案不可以公布，除了這些保密性檔案外，可以適當(dāng)擴展檔案信息化服務(wù)的范圍與對象。同時，對檔案信息化管理工作進行積極指導(dǎo)與鼓勵，不斷突破與改進傳統(tǒng)檔案管理的弊端，撇棄腐舊的思想觀念，與

9、時俱進，使檔案管理工作更加規(guī)范化與科學(xué)化，為檔案信息化管理模式的建立奠定良好基礎(chǔ)。4 結(jié)束語在信息時代背景下，代表著人們可以享受到更高的科技成果，突破創(chuàng)新，與時俱進，檔案管理工作的方式與工作模式應(yīng)該緊跟社會發(fā)展的腳步，順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，不斷進行自我反思與自我創(chuàng)新。檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，不僅對社會產(chǎn)生重要作用，還積極影響著學(xué)校、政府等相關(guān)部門。計算機是時代發(fā)展的產(chǎn)物，是人類先進的科技成果，檔案管理工作的相關(guān)人員要具有創(chuàng)新思維與意識，將科技成果與檔案管理工作相結(jié)合，根據(jù)檔案管理工作的具體情況，進行考察與分析之后適當(dāng)結(jié)合。運用發(fā)展與聯(lián)系的眼光看問題，在尊重社會發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮人的主觀能動性，緊跟時代發(fā)展的步伐，順應(yīng)時代發(fā)展的要求，對檔案管理工作的方法與內(nèi)容進行創(chuàng)新，開拓思維，加強檔案管理意識，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化。參考文獻1葛金石.關(guān)于信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新分析j.現(xiàn)代職業(yè)教育，2016（15）：64.2許靜.淺談信息時代下高校檔案管理工作的創(chuàng)新j.亞太教育，2016（11）：40.3劉霞.淺談電子信息時代電力檔案管理工作的創(chuàng)新策略j.現(xiàn)代國企研究，2016（04）：77.4馬荔.信息時代下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究j.黑龍江科技信息，2015（34）：129.5張玲.