大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的策略探析

1、    大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的策略探析    陳雪玲摘 要：在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的發(fā)展迎來了發(fā)展契機。為了更好推動大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作，本文提出了五個方面的策略。第一，樹立大數(shù)據(jù)的檔案管理理念；第二，加強數(shù)字檔案館建設；第三，加強智能檢索技術(shù)的建設；第四，提高檔案數(shù)據(jù)的安全性；第五，提高檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)水平。關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；策略1 問題提出檔案管理承擔著承擔著各種社會事件數(shù)據(jù)的收集、保存與運營的各項任務。隨著經(jīng)濟與社會的發(fā)展，檔案管理工作人員需要處理大量的數(shù)據(jù)，這對檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用，為檔案管理處理海量數(shù)據(jù)提

2、供了契機。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作人員應用積極應用云計算、智能檢索等技術(shù)，提高檔案管理的效率以及安全性。2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的發(fā)展契機1）優(yōu)化檔案保存管理。檔案的保存管理是檔案管理的重要內(nèi)容，如何科學有效進行檔案數(shù)據(jù)管理，是檔案機構(gòu)需要解決的一個重要任務。傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的載體是紙質(zhì)材料，這使得檔案數(shù)據(jù)常常因為紙質(zhì)載體質(zhì)量的下降以及運輸而造成損失，這給檔案數(shù)據(jù)的保存帶來巨大的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，為檔案的保存管理提供了重要的契機。檔案管理人員可以通過數(shù)字檔案館的建設，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化，改變傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)的管理模式，使檔案數(shù)據(jù)資源能夠得到更好的保存。2）提升檔案數(shù)據(jù)應用價值。檔案數(shù)據(jù)不

3、僅需要科學有效的保存，而且也應該根據(jù)工作的需求，得到合理的應用，其應用價值應用得到提升。一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)提高了檔案數(shù)據(jù)的檢索效率。智能檢索技術(shù)提高了檔案數(shù)據(jù)的檢索效率，能夠幫助檔案工作人員，根據(jù)工作需求，快速的查詢到所需要的檔案數(shù)據(jù)，對檔案數(shù)據(jù)進行有效的利用。另一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠便于檔案數(shù)據(jù)歸類與分析，有助于挖掘數(shù)據(jù)價值。檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)數(shù)字化管理，便于工作人員根據(jù)數(shù)據(jù)內(nèi)容的類型進行歸類，同時能夠利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，了解檔案數(shù)據(jù)整體的現(xiàn)狀特征，從而將相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)應用到現(xiàn)實工作之中。3）推動檔案管理工作融入智慧城市建設。當前，不少城市在積極推動智慧城市建設，通過智能化的

4、技術(shù)服務，提高生活的便利性與舒適性。通過將大數(shù)據(jù)技術(shù)應用到檔案管理之中，實現(xiàn)檔案開發(fā)與管理數(shù)字化，能夠推動檔案管理融入到智慧城市建設之中。依托智慧城市的建設，檔案的數(shù)據(jù)資源能夠更好服務于各個產(chǎn)業(yè)，同時借助于智慧城市各類智能硬件設備的提升，更多大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠應用到檔案管理之中，構(gòu)建完善的檔案管理信息管理體系。3 大數(shù)據(jù)下檔案管理策略3.1 樹立大數(shù)據(jù)的檔案管理理念同傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，在大數(shù)據(jù)時代，檔案的存儲方式、傳遞模式、應用方法均具有很大的不同，這就要求檔案管理人員應該樹立新的檔案管理理念，在思想上融入到大數(shù)據(jù)時代的檔案管理的工作之中。一方面，要樹立數(shù)字化的檔案管理理念。傳統(tǒng)的檔案管理主

5、要以紙質(zhì)材料為主。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字檔案、信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)等技術(shù)不斷發(fā)展，應用到檔案管理實踐之中，極大提高了工作效率。為了適應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展需求，檔案管理人員應該梳理數(shù)字化檔案管理的理念，實現(xiàn)檔案由紙質(zhì)材料向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。數(shù)字化的檔案信息資源，能夠更好融入到檔案信息化管理體系之中，并將云計算、云存儲等技術(shù)及時應用到檔案資源的管理與開發(fā)之中。另一方面，要提高數(shù)據(jù)安全保護意識。大數(shù)據(jù)時代，雖然為檔案管理的工作效率提升帶來極大的促進，但是這也給檔案管理的安全管理提出了更高的要求。相較于傳統(tǒng)的管理模式，檔案信息資源在大數(shù)據(jù)時代面臨巨大的泄漏與篡改的威脅。為此，檔案管理人員應該提高安全意識，重視檔案管理的安

6、全制度建設，在制度層面保證檔案信息安全。與此同時，檔案管理人員要提高檔案安全管理的技術(shù)水平，在技術(shù)上保證檔案信息資源安全。3.2 加強數(shù)字檔案館建設在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字檔案館是檔案信息化管理的重要載體。通過加強數(shù)字檔案管，能能夠為檔案信息資源的存儲與應用提供平臺。為此，檔案部門要加強數(shù)字檔案館的建設。數(shù)字檔案管理的建設實現(xiàn)效益與成本的統(tǒng)一。一方面，檔案部門要保證數(shù)字檔案觀的效益。檔案部門要根據(jù)檔案管理的需求，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，打造數(shù)字檔案館，在功能上能夠保證檔案管理的需求。另一方面，檔案部門要遵循經(jīng)濟原則，重視數(shù)字檔案管理的成本控制。因為數(shù)字檔案管理技術(shù)含量高，需要一定的經(jīng)濟投入。檔案部門要加強成

7、本管理，做好建設規(guī)劃，保證建設資金合理使用，避免數(shù)字檔案館建設資源的浪費。3.3 加強智能檢索技術(shù)的建設檔案信息數(shù)據(jù)不僅需要通過有效的保存，而且也應該進行有效的數(shù)據(jù)檢索，對檔案數(shù)據(jù)資源的價值進行挖掘。智能檢索技術(shù)為大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)據(jù)資源的應用提供了便利。通過對智能檢索技術(shù)的應用，個體能夠及時查詢收索到相關(guān)的數(shù)據(jù)，并將應用到經(jīng)濟與社會發(fā)展之中，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)資源的價值。因此，要做好智能檢索技術(shù)的建設，重點引入與提升好可視化分析、預測性分析、語義引擎、大數(shù)據(jù)過濾等技術(shù)。這些技術(shù)一方面能夠為個體查詢與應用數(shù)據(jù)提供便利，另一方面能夠?qū)κ湛s數(shù)據(jù)的質(zhì)量進行把控，保證利用檔案數(shù)據(jù)的科學性。3.4 提高檔案

8、數(shù)據(jù)的安全性為了保證檔案數(shù)據(jù)信息安全，檔案管理人員應該從加強準入監(jiān)督、及時的技術(shù)更新以及規(guī)范檔案安全管理操作，提高檔案數(shù)據(jù)的安全性。第一，加強檔案信息準入監(jiān)督。在大數(shù)據(jù)時代，檔案的數(shù)據(jù)更加多元化，這就要求建立信息準入的監(jiān)督機制，對收集檔案數(shù)據(jù)進行監(jiān)督，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性，避免因為收集存在安全威脅的檔案數(shù)據(jù)，而給檔案數(shù)據(jù)安全帶來威脅。第二，及時進行技術(shù)更新。檔案管理人員要不定期對信息化技術(shù)進行更新與升級提高檔案信息管理系統(tǒng)的安全性。這能夠避免因為檔案信息管理系統(tǒng)存在漏洞，而遭受到黑客的攻擊，從而對檔案的信息安全帶來威脅。第三，規(guī)范檔案安全管理操作。檔案工作人員的不合理的檔案管理操作，將給檔案信

9、息的安全管理帶來極大的威脅。因此，單位應該加強檔案工作人員的訓練，提高檔案信息安全管理的規(guī)范性。對于剛參與檔案安全管理的工作人員，單位可以采用以老帶新的方式，對新人進行指導，保證其信息安全管理操作符合規(guī)范要求，提高檔案信息管理的安全性。3.5 提高檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)水平在大數(shù)據(jù)背景下，推動檔案管理工作的優(yōu)化，有賴于一支專業(yè)的檔案管理工作人員隊伍。為了滿足工作的需求，應該提高檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)水平。大數(shù)據(jù)技術(shù)作為前沿技術(shù)，技術(shù)水平層次高，發(fā)展迅速快，檔案管理工作人員只有及時了解技術(shù)前沿動態(tài)，并將相關(guān)知識與技術(shù)融入到檔案管理工作中，才能夠更好應對各種工作挑戰(zhàn)。為此，檔案管理工作單位應該舉辦大數(shù)據(jù)技術(shù)相關(guān)的培訓。通過系統(tǒng)的培訓，檔案管理工作人員能夠?qū)Υ髷?shù)據(jù)技術(shù)的理念，以及其在檔案管理工作中的應用策略進行了解。這能夠促進檔案管理人員在工作中對大數(shù)據(jù)技術(shù)進行應用。同時，檔案管理工作人員應該加強大數(shù)據(jù)技術(shù)，尤其是同檔案管理工作相關(guān)技術(shù)的學習。檔案管理工作人員能夠以工作需求為導向，及時內(nèi)化相關(guān)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，并將相關(guān)技術(shù)應用到檔案管理實踐之中，提高大數(shù)據(jù)技術(shù)的應用水平。參考文獻1馮惠玲.檔案學概論m.中國人民大學出版社，2006.2黃少芳.應對大