會(huì)場(chǎng)服務(wù)保障方案

1、會(huì)場(chǎng)服務(wù)實(shí)施方案會(huì)場(chǎng)預(yù)定與協(xié)調(diào)一、會(huì)場(chǎng)預(yù)訂流程營銷人員主動(dòng)上門對(duì)目標(biāo)客源進(jìn)行拜訪或與主動(dòng)到店團(tuán)隊(duì)客源對(duì)接，通過商談明確消費(fèi)形式及內(nèi)容，達(dá)成會(huì)議團(tuán)隊(duì)消費(fèi)意向并簽訂團(tuán)隊(duì)接待協(xié)議。協(xié)議內(nèi)容應(yīng)明確如下內(nèi)容：1、單位名稱及抵離店時(shí)間；2、團(tuán)隊(duì)人數(shù)；3、三餐標(biāo)準(zhǔn)和酒水要求（確定用餐形式及菜品清單）；4、住宿標(biāo)準(zhǔn)及需要房間數(shù)量；5、會(huì)議室地點(diǎn)及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)標(biāo)內(nèi)容及規(guī)格尺寸、茶水服務(wù)和是否需要多媒體、話筒數(shù)量、鮮花、水果等；6、對(duì)娛樂項(xiàng)目的預(yù)訂及消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；7、戶外活動(dòng)的內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)；8、團(tuán)隊(duì)簽到具體安排；9、結(jié)賬方式；10、會(huì)務(wù)組人員相關(guān)信息；11、其它特殊要求等。將簽訂的團(tuán)隊(duì)接待協(xié)議反饋至酒店前臺(tái)進(jìn)

2、行登記，財(cái)務(wù)部和總經(jīng)辦備份。臨時(shí)到店即時(shí)需要提供服務(wù)的會(huì)議團(tuán)隊(duì)，在了解基本需求和結(jié)算方式后，直接進(jìn)入接待程序，隨后跟蹤服務(wù)，以掌握?qǐng)F(tuán)隊(duì)其它消費(fèi)需要。二、現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)也被稱為：現(xiàn)場(chǎng)指揮中心指會(huì)展活動(dòng)召開時(shí)，會(huì)展組織管理者通過現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度、調(diào)節(jié)、管制、指揮等方式，保證各系統(tǒng)的正常運(yùn)行?，F(xiàn)場(chǎng)調(diào)度中心是現(xiàn)場(chǎng)最高指揮中心，通常各類指示信息均由調(diào)度中心完成并發(fā)布。現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)人統(tǒng)常由會(huì)展組織最高管理者、會(huì)展活動(dòng)策劃師、會(huì)展場(chǎng)館負(fù)責(zé)人、會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)秘書組等相關(guān)組成。與瑞士會(huì)議地方進(jìn)行注冊(cè)區(qū)、路引、易拉寶、桌椅擺放等布置以及提前布置會(huì)場(chǎng)等協(xié)調(diào)工作。對(duì)大會(huì)、籌備會(huì)等進(jìn)行設(shè)備安裝、調(diào)試，并協(xié)助相關(guān)工作人員保障會(huì)議期間

3、設(shè)備的正常使用。會(huì)議的場(chǎng)地租賃和搭建。包括會(huì)議簽到背板、席卡、主講臺(tái)裝飾板等相關(guān)物料準(zhǔn)備及布置?，F(xiàn)場(chǎng)調(diào)度的主要職責(zé)：協(xié)調(diào)各系統(tǒng)的相關(guān)任務(wù)，特別交叉性任務(wù)的指派控制會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的進(jìn)行程序調(diào)配現(xiàn)場(chǎng)相關(guān)管理人員與服務(wù)人員對(duì)現(xiàn)場(chǎng)各類突發(fā)事件做出處理決定重要工作內(nèi)容通知下達(dá)接待各系統(tǒng)的咨詢意見并做出反饋組織重要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行參觀處理其他系統(tǒng)不能決策的事物檢査各系統(tǒng)實(shí)際工作情況公布會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)重大變化情況三、保障內(nèi)容：1. 食宿保障2. 交通保障3. 外聯(lián)保障4. 供電保障5. 醫(yī)療保障6. 消防保障7. 財(cái)務(wù)保障8. 物料采購保障餐飲安排由當(dāng)天明確的組織人員統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)上報(bào)，統(tǒng)一安排。結(jié)束后統(tǒng)一結(jié)賬。若有特殊情況由后

4、勤活動(dòng)總負(fù)責(zé)人親自安排。以上所有情況須由對(duì)接人員全程參與迎送安排。四、交通保障：交通保障分為公共交通和賓客用車、內(nèi)部人員工作期間常規(guī)用車、會(huì)議期間緊急車輛調(diào)度。1. 公共交通安排，租賃大巴在市區(qū)循環(huán)放松。路線規(guī)劃：按照設(shè)定好的路線安全行駛2. 會(huì)議服務(wù)期間緊急供調(diào)配車輛，另增派一輛車（待定具體車輛）、公司通勤中巴車、上述所有的車輛在執(zhí)行完任務(wù)之后統(tǒng)一在會(huì)議服務(wù)等待安排下次任務(wù)。3. 所有車輛司機(jī)在任務(wù)執(zhí)行完畢，需向后勤車輛負(fù)責(zé)人匯報(bào)。在會(huì)議服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)待命。所有車輛調(diào)配需由后勤車輛負(fù)責(zé)人統(tǒng)一調(diào)配。五、外聯(lián)保障須由專人負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目所屬區(qū)域的涉及到的職能部門的溝通。六、醫(yī)療保障方案一：尋找合作的醫(yī)療企業(yè)

5、，同意其在現(xiàn)場(chǎng)宣傳。讓其派駐兩名醫(yī)護(hù)人員在現(xiàn)場(chǎng)處理突發(fā)的緊急事故。方案二：采取付費(fèi)的方式讓醫(yī)院派駐醫(yī)護(hù)人員。七、消防保障1. 租賃滅火設(shè)備在現(xiàn)場(chǎng)，配備一臺(tái)手提式干粉滅火器?，F(xiàn)場(chǎng)配備多個(gè)手推式干粉滅火器。展位內(nèi)的干粉滅火器交由各個(gè)商家保管簽字。公共大型干粉滅火器由現(xiàn)場(chǎng)保安保管。2. 因?yàn)轫?xiàng)目旁就是消防支隊(duì)，消防措施。事先如果能夠給消防支隊(duì)打個(gè)招呼。共同防患消防隱患?；顒?dòng)負(fù)責(zé)：后勤作為各項(xiàng)活動(dòng)的基礎(chǔ)保障工作，需要相對(duì)較為細(xì)致的同學(xué)給予維護(hù)。對(duì)于這項(xiàng)工作，生活部作為學(xué)院主管后勤倉庫的部門，有一定的管理后勤經(jīng)驗(yàn)，所以后勤保障工作主要由生活部來給予擔(dān)任。場(chǎng)地的布置及會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的秩序維護(hù)：1、場(chǎng)地的布置：第

6、一組成員需要在各活動(dòng)前廣2小時(shí)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，與第二組成員接應(yīng)，清點(diǎn)物品與清單，第三組負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字確認(rèn)。在該項(xiàng)活動(dòng)中，第三組成員聽候活動(dòng)負(fù)責(zé)人的命令，進(jìn)行活動(dòng)前的最后準(zhǔn)備，如打掃衛(wèi)生，聯(lián)系專業(yè)人員調(diào)制電子設(shè)備，擺放礦泉水等。一、總體要求全體接待工作人員要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)省、市領(lǐng)導(dǎo)對(duì)抓好接待工作的指示精神，以高度的政治責(zé)任，精湛的業(yè)務(wù)技能，扎實(shí)的工作作風(fēng)，努力做好各項(xiàng)后勤接待工作，讓每位人員高興而來滿意而歸，按照“零失誤、零差錯(cuò)、零投訴”的總原則，確保會(huì)議工作取得圓滿成功?？傮w要求：接待熱情、服務(wù)周到、安排細(xì)致、確保安全。二、工作任務(wù)1、負(fù)責(zé)與會(huì)代表、嘉賓的食宿，對(duì)指定接待單位提出住宿餐飲標(biāo)準(zhǔn)。確定大會(huì)食品

7、及食品原料定點(diǎn)生產(chǎn)供應(yīng)企業(yè)，落實(shí)食品安全監(jiān)管措施，確保飲食衛(wèi)生安全性。2、負(fù)責(zé)會(huì)議期間的交通工作。調(diào)度好車輛，做好與會(huì)代表、嘉賓的接送站工作和返程票的征訂。3、安排專職人員負(fù)責(zé)貴賓的接送和接待工作。4、負(fù)責(zé)安排人員報(bào)到，協(xié)助有關(guān)單位人員按標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一收費(fèi)。5、落實(shí)所需志愿者人數(shù)，協(xié)助志愿者的指導(dǎo)培訓(xùn)。6、承辦籌委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作，支持配合其他部室工作。7、接待組：負(fù)責(zé)會(huì)議籌備、舉辦期間貴賓的接待工作；負(fù)責(zé)來賓食宿總體劃分，安排大型宴請(qǐng)活動(dòng)；負(fù)責(zé)落實(shí)接待工作，制定住宿餐飲標(biāo)準(zhǔn)及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。8、交通組：市交通運(yùn)輸局與公交公司負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議期間交通工具的選征、調(diào)配、管理，并制訂用車時(shí)間、班次安

8、排表、行車路線。八、駐點(diǎn)工作人員職責(zé)（一）接待員職責(zé)1、負(fù)責(zé)引領(lǐng)貴賓前往駐地及用餐地點(diǎn)，做好服務(wù)工作。2、負(fù)責(zé)接待對(duì)象的信息收集。3、負(fù)責(zé)接待對(duì)象的食宿安排工作。4、負(fù)責(zé)接待點(diǎn)所有設(shè)施進(jìn)行全面檢查，確保合格、安全、可靠。5、負(fù)責(zé)與會(huì)期間駐地的重大型活動(dòng)。6、隨時(shí)掌握來賓就餐人數(shù)及時(shí)通知餐廳經(jīng)理。7、熟悉食宿安排，為與會(huì)代表提供食宿信息。8、每天總結(jié)當(dāng)天工作，安排次日工作。（二）食品衛(wèi)生監(jiān)督員職責(zé)1、負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議接待單位進(jìn)行食品安全監(jiān)管方案的宣傳，對(duì)接待點(diǎn)的食品從原料采購、生產(chǎn)制作到菜肴上桌的全過程實(shí)行跟蹤監(jiān)督，對(duì)所有的采購食品進(jìn)行抽樣并封存，確保供餐食品衛(wèi)生安全。2、負(fù)責(zé)檢查監(jiān)督接待單位的衛(wèi)生狀況，督促其