文件發(fā)放控制管理流程

1、文件發(fā)放控制理流程19998COnIPany number :文 件 發(fā) 放 控 制 管 理 流 程一、本程序規(guī)定公司或各部門(mén)對(duì)外發(fā)文的控制流程，以確保對(duì)外文件的有效控 制。二、適用范圍：適用于公司（或公司下屬各部門(mén)）對(duì)政府主管部門(mén)、業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián) 單位、顧客發(fā)文、內(nèi)部執(zhí)行制度的審批和控制工作。三、職責(zé)1、各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)對(duì)外發(fā)文（或本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的公司對(duì)外發(fā)文）的 起草和報(bào)批工作。責(zé)任人：部門(mén)負(fù)責(zé)人。2、行政人事部負(fù)責(zé)對(duì)公開(kāi)文件的審核和控制。責(zé)任人：行政人事總監(jiān)3、公司總裁負(fù)責(zé)公司對(duì)外發(fā)文的審批，各部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門(mén)對(duì)外發(fā) 文的審批。四、相關(guān)定義1、對(duì)外文件：代表本公司、與本公司產(chǎn)品活動(dòng)相關(guān)

2、的文件。對(duì)客戶(hù)、代理商提供參照標(biāo)準(zhǔn)、要求的文件。2、舊版文件：即文件修改以前的原稿及復(fù)印件。3、新版文件:經(jīng)過(guò)修改后定稿文件。4、電子文檔：即用光盤(pán)、磁盤(pán)、電子硬件等記錄的。五、相關(guān)流程規(guī)定1、文件規(guī)定各部門(mén)文件制作人或負(fù)責(zé)人按照以下格式制訂好所需文件后交行政人事部。 責(zé)任人：部門(mén)負(fù)責(zé)人基本格式如下：公司LOGO,標(biāo)題用15號(hào)字宋體，正文標(biāo)題用小四號(hào)宋體 字，內(nèi)容用5號(hào)宋體字。行政人事部對(duì)文件格式、文件內(nèi)容規(guī)范性進(jìn)行定稿確認(rèn),并對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)。 公司內(nèi)部發(fā)文編號(hào)規(guī)則：部門(mén)名稱(chēng)簡(jiǎn)拼并大寫(xiě)-XXXo責(zé)任部門(mén)：行政人事部將定稿的文件發(fā)至各相關(guān)部門(mén)。責(zé)任部門(mén)：行政人事部如有未按規(guī)定格式制作的文件，行政

3、人事部不予以收發(fā)。2、文件編制文件內(nèi)容編寫(xiě)要求文件名稱(chēng)編制要求定稿）修訂定稿）文件內(nèi)容確定由發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)人采用會(huì)議或郵件形式對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行討論及修改；3、文件審核各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門(mén)起草本部門(mén)制度文件審核；行政人事部負(fù)責(zé)審批。行政人事部負(fù)責(zé)公司外發(fā)文件審核；總裁負(fù)責(zé)外發(fā)文件審批。4、文件修訂任何執(zhí)行中制度、文件執(zhí)行過(guò)程中有需變更條款的，需由提出異議部門(mén)人員 上報(bào)修改意見(jiàn)，并在修改意見(jiàn)批準(zhǔn)后執(zhí)行。5、文件下發(fā)與上報(bào)各部門(mén)起草制度由各部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后上報(bào)。需外發(fā)文件由行政專(zhuān)員上報(bào)至總裁審批后外發(fā)。修訂后新版本制度、文件由行政專(zhuān)員以PDF格式下發(fā)至各部門(mén)或相關(guān)人員。6、廢止文件處理公司內(nèi)各部門(mén)（含各地分公司）收到正式定稿文件后，將廢止文件刪除。行政專(zhuān)員每個(gè)季度統(tǒng)計(jì)一次廢止文件，并通報(bào)各部門(mén)。各部門(mén)使用廢止文件的給予部門(mén)