淺議事業(yè)單位文件管理的現(xiàn)代化和電子化

1、    淺議事業(yè)單位文件管理的現(xiàn)代化和電子化    李卿摘 要：文件管理是每個(gè)單位日常工作的重點(diǎn)內(nèi)容，管理必須達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，才能視為其文件管理工作合乎要求。隨著我國(guó)社會(huì)不斷進(jìn)步，文件管理電子化、現(xiàn)代化成為一種趨勢(shì)，也是我國(guó)針對(duì)文件管理工作提出的基本要求。在此要求下，單位的文件管理越規(guī)范和系統(tǒng)，更便于針對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行查詢和使用。同時(shí)，現(xiàn)代化、電子化文件管理要求也更符合節(jié)約性社會(huì)構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)?；诖吮尘?，針對(duì)單位文件管理的現(xiàn)代化和電子化展開研究，從文件管理相關(guān)概念入手，發(fā)現(xiàn)大部分事業(yè)單位在文件管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題提出合理化建議。最終改善事業(yè)單

2、位文件管理工作現(xiàn)狀，讓事業(yè)單位文件管理更滿足相關(guān)要求，讓其工作發(fā)揮出更大的效用。關(guān)鍵詞：文件管理；管理標(biāo)準(zhǔn)；事業(yè)單位1 相關(guān)概念綜述1、文件管理文件是承載信息的重要形式，文件可以是某種業(yè)務(wù)憑證、可以是某種信息資源，這些文件對(duì)于事業(yè)單位具有重要的意義，而文件管理就是針對(duì)文件的一系列管理活動(dòng)。對(duì)于事業(yè)單位而言，文件管理是一項(xiàng)專項(xiàng)工作，主要包含對(duì)文件的撰寫、發(fā)布、整理、歸檔等相關(guān)工作。文件管理看似簡(jiǎn)單，實(shí)則十分繁雜，文件管理工作對(duì)于事業(yè)單位整體工作有著十分重要的影響。2、文件管理現(xiàn)代化、電子化要求隨著社會(huì)的發(fā)展，針對(duì)事業(yè)單位文件管理工作提出了新的要求，現(xiàn)代化和電子化就是21世紀(jì)針對(duì)事業(yè)單位文件管理的

3、基本性要求?，F(xiàn)代化要求寓意著事業(yè)單位文件管理工作順應(yīng)事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展，為事業(yè)單位提供高效、便捷的文件查詢服務(wù)。而電子化要求則是讓文件管理徹底無(wú)紙化，利用電腦和互聯(lián)網(wǎng)對(duì)文件進(jìn)行電子保存，不僅可以方便查閱相關(guān)文件，促進(jìn)文件管理工作更高效的運(yùn)行；同時(shí)文件管理無(wú)紙化也更符合現(xiàn)代化資源節(jié)約社會(huì)構(gòu)建。現(xiàn)代化、電子化的文件管理可以有效降低事業(yè)單位在文件管理方面成本，讓文件管理工作變得簡(jiǎn)單、輕松，更有利于文件的長(zhǎng)期保存。以現(xiàn)代化和電子化為標(biāo)準(zhǔn)，可以評(píng)價(jià)事業(yè)單位文件管理工作是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，是否滿足當(dāng)今時(shí)代要求。2 事業(yè)單位文件管理中存在的主要問(wèn)題1、文件管理意識(shí)不足事業(yè)單位文件管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，是一項(xiàng)嚴(yán)格

4、要求的工作，但事業(yè)單位文件管理的相關(guān)工作人員并沒有意識(shí)到工作的重要性，忽視了文件管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求。早在2009年，國(guó)務(wù)院等相關(guān)部門就頒布了電子文件管理暫行辦法，以此要求文件管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，該辦法已經(jīng)執(zhí)行五年有余，但目前個(gè)別事業(yè)單位文件管理人員由于相關(guān)意識(shí)不足，沒有認(rèn)識(shí)到文件管理工作的重要性，造成對(duì)此標(biāo)準(zhǔn)仍不了解，導(dǎo)致在日常工作中忽視文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化。因此，文件管理意識(shí)不足是事業(yè)單位文件管理工作中存在的主要問(wèn)題。2、文件查閱效率低下文件管理最基本要求就是便于查詢，但從目前情況來(lái)看，事業(yè)單位在文件管理查詢方面存在諸多缺陷，造成查詢效率低下，從而影響到事業(yè)單位的工作效率。從日常實(shí)踐中我們了解到，

5、目前事業(yè)單位針對(duì)文件管理并沒有詳細(xì)的流程規(guī)范，工作人員在日常文件管理過(guò)程中也沒有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，造成文件存放混亂，編號(hào)錯(cuò)誤嚴(yán)重，一旦需要查詢?cè)撐募o(wú)法準(zhǔn)確的進(jìn)行查找，造成了查閱效率低下。因此，事業(yè)單位危險(xiǎn)查詢效率低下是文件管理工作中存在的重要問(wèn)題。3、文件格式不統(tǒng)一文件格式統(tǒng)一是事業(yè)單位針對(duì)文件管理工作的基本要求，從目前事業(yè)單位情況來(lái)看，事業(yè)單位文件管理標(biāo)準(zhǔn)化管理已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，不少事業(yè)單位文件管理標(biāo)準(zhǔn)化已經(jīng)提上日程。但即使是在這樣的要求下，我們看到一些個(gè)別的事業(yè)單位在文件格式方面仍存在不統(tǒng)一的現(xiàn)象，由于文件格式不統(tǒng)一造成文件查閱困難、文件損壞的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，事業(yè)單位文件格式不統(tǒng)一是目前文

6、件管理過(guò)程中存在的重要問(wèn)題。3 針對(duì)事業(yè)單位文件管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展建議1、加強(qiáng)文件管理工作人員意識(shí)，嚴(yán)格遵守相關(guān)流程及制度加強(qiáng)文件管理工作人員的相關(guān)意識(shí)，讓其認(rèn)識(shí)到工作的重要性，并且嚴(yán)格按照相關(guān)流程和制度進(jìn)行工作十分重要。目前事業(yè)單位文件管理工作仍存在部分工作人員不按照規(guī)定流程和制度進(jìn)行工作，從而造成文件管理工作效率低下，錯(cuò)誤頻發(fā)。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，事業(yè)單位文件管理工作人員應(yīng)該重視相關(guān)制度的遵守，切實(shí)按照制度規(guī)范來(lái)實(shí)施日常工作，要在思想上達(dá)到充足認(rèn)識(shí)，了解到文件管理標(biāo)準(zhǔn)化不僅僅是一種要求，其根本目的是讓文件管理工作能夠更加順利的開展。只有事業(yè)單位文件管理工作人員思想意識(shí)提升到一定高度，嚴(yán)

7、格按照相關(guān)規(guī)定制度執(zhí)行工作，文件管理才能向著規(guī)范化發(fā)展，事業(yè)單位文件管理工作才能取得進(jìn)步。因此，提升文件管理人員的相關(guān)思想意識(shí)，嚴(yán)格遵守流程和相應(yīng)制度是保障事業(yè)單位文件管理工作順利進(jìn)行的重要前提。2、認(rèn)識(shí)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件向電子化文件管理發(fā)展的必然趨勢(shì)隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為事業(yè)單位文件管理工作的重要工具，傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)今社會(huì)需要，被時(shí)代所淘汰。因此，事業(yè)單位應(yīng)該通過(guò)電子化建設(shè)來(lái)提升文件管理的工作效率。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)文件管理容易損壞，且存在查找不便的情況發(fā)生。這種現(xiàn)象嚴(yán)重制約著我國(guó)事業(yè)單位文件管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。隨著相關(guān)技術(shù)的進(jìn)步，紙質(zhì)文件管

8、理向電子化文件管理發(fā)展是一個(gè)必然趨勢(shì)，目前很多事業(yè)單位已經(jīng)建立了相應(yīng)的搜索及查詢功能，正在逐步實(shí)現(xiàn)文件管理電子化的全面推廣，在這個(gè)過(guò)程中要認(rèn)識(shí)到電子化是取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理的必然趨勢(shì)。3、重視文件管理標(biāo)準(zhǔn)模板的使用雖然我國(guó)多次提出針對(duì)事業(yè)單位文件管理格式化要求，但個(gè)別事業(yè)單位對(duì)此要求并不重視，在文件標(biāo)準(zhǔn)格式方面仍存在諸多問(wèn)題，造成了事業(yè)單位文件管理工作的效率低下。面對(duì)這種情況，我國(guó)應(yīng)該進(jìn)一步強(qiáng)相關(guān)規(guī)范要求，時(shí)刻督促事業(yè)單位建立標(biāo)準(zhǔn)化的格式模板，針對(duì)格式存在問(wèn)題的事業(yè)單位進(jìn)行批評(píng)、教育，并督促其將錯(cuò)誤的格式進(jìn)行修正，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位整體文件的格式統(tǒng)一。因此，重視事業(yè)單位文件管理標(biāo)準(zhǔn)模板的應(yīng)用，可

9、以大大提升事業(yè)單位文件管理工作的效率，更提升相關(guān)工作的準(zhǔn)確性。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，重視事業(yè)單位文件管理標(biāo)準(zhǔn)模板的使用，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)模板使用來(lái)提升文件管理工作的效率是正確的舉措，同時(shí)使用標(biāo)準(zhǔn)模板也能符合相關(guān)部門對(duì)事業(yè)單位文件管理的基本要求。4 結(jié)論通過(guò)本文的闡述，了解到事業(yè)單位文件管理并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，其工作內(nèi)容及性質(zhì)對(duì)于事業(yè)單位整體而言具有重要意義。通過(guò)對(duì)事業(yè)單位文件管理的現(xiàn)狀進(jìn)行研究，發(fā)現(xiàn)目前事業(yè)單位文件管理工作中存在一定問(wèn)題，渴望消除這些問(wèn)題，促進(jìn)事業(yè)單位文件管理工作進(jìn)一步發(fā)展，就需要加強(qiáng)文件管理工作人員意識(shí)，嚴(yán)格遵守相關(guān)流程及制度、認(rèn)識(shí)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件向電子化文件管理發(fā)展的必然趨勢(shì)以及重視事業(yè)單位文件管理標(biāo)準(zhǔn)模板的使用，事業(yè)單位文件管理工作在達(dá)到這些要求之下，可以大大提升文件管理的效率及準(zhǔn)確度。規(guī)范化、高效化、格式化發(fā)展是社會(huì)對(duì)于事業(yè)單位文件管理的新要求，只有符合這種新要求，事業(yè)單位文件管理工作才能取得進(jìn)步，才能贏得更多人的認(rèn)可。參考文獻(xiàn)1周莉莉.關(guān)于事業(yè)單位檔案文件存檔管理要