標(biāo)準(zhǔn)流程圖制作規(guī)范

1、標(biāo)準(zhǔn)流程圖制作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)流程圖制作規(guī)范趙華平趙華平2012/11/29目目 錄錄流程的概述流程的概述123流程圖結(jié)構(gòu)說明流程圖結(jié)構(gòu)說明4流程的作用流程的作用流程圖符號簡介流程圖符號簡介5流程圖繪制實(shí)戰(zhàn)演練流程圖繪制實(shí)戰(zhàn)演練6流程圖繪制規(guī)范流程圖繪制規(guī)范 定義：流程流程是一項(xiàng)活動(dòng)或一系列連是一項(xiàng)活動(dòng)或一系列連續(xù)有規(guī)律的事項(xiàng)或行為進(jìn)行的程序。續(xù)有規(guī)律的事項(xiàng)或行為進(jìn)行的程序。-也可以把流程理解為為了一定的目的去做事也可以把流程理解為為了一定的目的去做事情的順序。情的順序。一、流程的概述一、流程的概述流程的六個(gè)主要特性流程的六個(gè)主要特性:整體性整體性流程一般是由多個(gè)部門或崗位共同完成的。連續(xù)性連續(xù)性從起

2、點(diǎn)到終點(diǎn)，包括多個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng),涉及多個(gè)工作步驟，流程開始是信息的輸入，流程結(jié)果是信息的輸出或存儲。目標(biāo)性目標(biāo)性所有流程的設(shè)計(jì)初衷必須有明確的目的和服務(wù)對象。層次性層次性從公司整體到各部門再到各崗位，流程可以按層級劃分。動(dòng)態(tài)性動(dòng)態(tài)性流程歸口部門應(yīng)該根據(jù)企業(yè)需要而動(dòng)態(tài)及時(shí)調(diào)整甚至重新設(shè)計(jì)流程。重復(fù)性重復(fù)性工作具有重復(fù)性的較關(guān)鍵的工作內(nèi)容。1 12 23 34 45 56 6直觀性直觀性通過流程可以直觀的了解管理活動(dòng)的步驟、責(zé)任人、輸入輸出等信息。7 7一、流程的概述一、流程的概述71.流程在企業(yè)管理體系中的位置，是企業(yè)管理規(guī)范的載體之一。職能戰(zhàn)略組織架構(gòu)、部門職責(zé)部門內(nèi)部管理規(guī)范企業(yè)文化、價(jià)值觀、信

3、息系統(tǒng)公司級跨部門管理規(guī)范制度流程表格附件公司級管理規(guī)范二、流程的作用二、流程的作用2.通過與相關(guān)制度、附表（件）相結(jié)合，管理流程將企業(yè)各部門的工作有機(jī)的聯(lián)系在一起，使管理過程、責(zé)任和管理權(quán)限等要素更加直觀、明確、清晰。制度制度流流程程表表格格附附件件二、流程的作用二、流程的作用3.可以用來提高企業(yè)的運(yùn)營效率客戶愿意付錢的那部分活動(dòng)，如計(jì)劃生產(chǎn)、提供有價(jià)值的服務(wù)等改善有效活動(dòng)改善有效活動(dòng)冗余的檢查、監(jiān)督等活動(dòng)適當(dāng)減少輔助性活動(dòng)適當(dāng)減少輔助性活動(dòng) 重復(fù)的活動(dòng)、反復(fù)的審批、活動(dòng)間的等待等刪除無效活動(dòng)刪除無效活動(dòng)提高質(zhì)量 改善客戶滿意度 減少協(xié)調(diào)扯皮 減少成本 提高應(yīng)變能力 提高效率 提高員工士氣明

4、確、高效的管理或業(yè)務(wù)流程可以給企業(yè)帶來巨大收益明確、高效的管理或業(yè)務(wù)流程可以給企業(yè)帶來巨大收益二、流程的作用二、流程的作用4.便于改進(jìn)組織機(jī)構(gòu)，明確、修訂部門職責(zé)和崗位職責(zé)。以職能為基礎(chǔ)兼顧流程需要公司層組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)公司層組織結(jié)構(gòu)關(guān)鍵管理流程以流程為基礎(chǔ)效率優(yōu)先業(yè)務(wù)層組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)核心業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)單位層組織結(jié)構(gòu)兩種組織設(shè)計(jì)模式交互優(yōu)化組織機(jī)構(gòu)部門職責(zé)崗位職責(zé)跨部門流程跨崗位流程交互優(yōu)化企業(yè)整體流程組織和流程的交互方式二、流程的作用二、流程的作用5.流程是企業(yè)ERP實(shí)施和信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。項(xiàng)目準(zhǔn)備策略分析現(xiàn)實(shí)流程繪制流程研討會目標(biāo)流程優(yōu)化軟件功能軟件選擇基于軟件的to-be概念定制開發(fā)Add-on

5、開發(fā)接口程序開發(fā)系統(tǒng)測試軟件實(shí)施用戶培訓(xùn)“上線/切換”組織調(diào)整二、流程的作用二、流程的作用1、文字表達(dá)2、表格表達(dá)3、圖示表達(dá)4、符號表達(dá)5、動(dòng)畫演示 流程的種類流程的種類文字表達(dá)表格表達(dá)圖示表達(dá)符號表達(dá)符符 號號名名 稱稱意意 義義 準(zhǔn)備作業(yè)（準(zhǔn)備作業(yè)（Start） 流程圖開始流程圖開始 處理（處理（Process） 處理程序處理程序 決策（決策（Decision） 不同方案選擇不同方案選擇 終止（終止（END） 流程圖終止流程圖終止 路徑（路徑（Path） 指示路徑方向指示路徑方向 文件（文件（Document） 輸入或輸出文件輸入或輸出文件 已定義處理已定義處理(Predefined P

6、rocess） 使用某一已定義之處理程序使用某一已定義之處理程序 連接（連接（Connector） 流程圖向另一流程圖之出口；流程圖向另一流程圖之出口；或從另一地方之入口或從另一地方之入口 批注批注(Comment) 表示附注說明之用表示附注說明之用 三、流程圖符號簡介三、流程圖符號簡介任務(wù)框或稱活動(dòng)框，表示流程各環(huán)節(jié)具體的活動(dòng)/任務(wù)?？騼?nèi)用關(guān)鍵文字（動(dòng)賓結(jié)構(gòu)）描述活動(dòng)。 表示會有兩種以上的情況輸出。判斷框內(nèi)描述所要判斷/分類的內(nèi)容，輸出不同的情況在輸出的箭線上表示，文字寫在箭線上。判斷框開始/結(jié)束框 表示一個(gè)流程的開始點(diǎn)或結(jié)束點(diǎn)?？騼?nèi)填寫“開始”或“結(jié)束“。三、流程圖符號簡介三、流程圖符號簡

7、介 表示有文件輸入，在流程圖中將關(guān)鍵文件列示出來。文件框不單獨(dú)作為一個(gè)流程活動(dòng)/任務(wù)。文檔不允許作為單獨(dú)的步驟出現(xiàn)，只能配合流程步驟同時(shí)出現(xiàn)；框內(nèi)只填寫文檔名稱。如果出現(xiàn)多個(gè)文件或表單，只需在一個(gè)文檔符號中順序填列即可，但是每個(gè)文檔名稱前需要加編號。 表示需要預(yù)定義的流程。在流程中為了簡潔表達(dá)，經(jīng)常將某一系列活動(dòng)用預(yù)定義流程打包，作為一個(gè)單獨(dú)的子流程，框內(nèi)填寫預(yù)定義流程名稱。但需要用另外一個(gè)流程圖描述預(yù)定義流程的各項(xiàng)任務(wù)/活動(dòng)的流轉(zhuǎn)關(guān)系。 文件框 預(yù)定義流程表示流程各活動(dòng)/任務(wù)之間的連接與流轉(zhuǎn)關(guān)系，連接流程中的活動(dòng)/任務(wù)，展示各項(xiàng)活動(dòng)/任務(wù)間的邏輯關(guān)系。箭線不交叉。 箭線三、流程圖符號簡介三、

8、流程圖符號簡介 責(zé)任人框該標(biāo)識用于指明負(fù)責(zé)流程具體活動(dòng)/任務(wù)的責(zé)任崗位，要填的是責(zé)任崗位名稱，而不是責(zé)任崗位的任職人姓名。VISIO圖中該標(biāo)識是白底、白框。該標(biāo)識用于同一流程圖中頁和頁的連續(xù)。當(dāng)畫到頁底時(shí)，可以在圖中最后一項(xiàng)內(nèi)容后使用連接標(biāo)識。在標(biāo)識內(nèi)以大寫的英文字母表示（A-Z)，然后在需要接入的地方畫上同樣的流程連接標(biāo)識與英文大寫字母。 離頁引用 備注框該標(biāo)識用于備注流程圖中難以展示、需要補(bǔ)充或強(qiáng)調(diào)的信息。比如重要輸入與輸出，要求的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，特殊要求與規(guī)定等?？騼?nèi)文字要求言簡意賅。VISIO圖中該標(biāo)識是白底、白框。三、流程圖符號簡介三、流程圖符號簡介181.整體結(jié)構(gòu)類型-矩陣式流程圖： 四

9、、流程圖結(jié)構(gòu)說明四、流程圖結(jié)構(gòu)說明192.整體結(jié)構(gòu)類型-序列式流程圖： 四、流程圖結(jié)構(gòu)說明四、流程圖結(jié)構(gòu)說明 四、流程圖結(jié)構(gòu)說明四、流程圖結(jié)構(gòu)說明1、內(nèi)部流程、內(nèi)部流程-循環(huán)結(jié)構(gòu)循環(huán)結(jié)構(gòu)（1）圖形：）圖形：（2）意義：處理程序循序進(jìn)行。）意義：處理程序循序進(jìn)行。（3）語法：）語法：DO 處理程序處理程序1 THEN DO 處理程序處理程序2處理程序處理程序1處理程序處理程序2（4）實(shí)例：）實(shí)例：（5）運(yùn)用時(shí)機(jī)：）運(yùn)用時(shí)機(jī)： 本結(jié)構(gòu)適用于具有循序發(fā)生特性之處理程序，而繪制圖形上下順序本結(jié)構(gòu)適用于具有循序發(fā)生特性之處理程序，而繪制圖形上下順序就是處理程序進(jìn)行順序。就是處理程序進(jìn)行順序。培訓(xùn)需求調(diào)查

10、培訓(xùn)需求調(diào)查形成培訓(xùn)需求形成培訓(xùn)需求分析報(bào)告分析報(bào)告 四、流程圖結(jié)構(gòu)說明四、流程圖結(jié)構(gòu)說明2、選擇結(jié)構(gòu)：、選擇結(jié)構(gòu)： 2.1 二元選擇結(jié)構(gòu)（基本結(jié)構(gòu)）二元選擇結(jié)構(gòu)（基本結(jié)構(gòu)）（1）圖形：）圖形：（2）意義：流程依據(jù)某些條件，分別進(jìn)行不同處理程序。）意義：流程依據(jù)某些條件，分別進(jìn)行不同處理程序。（3）語法：）語法：IF 條件條件 THEN DO 處理程序處理程序1 ELSE DO 處理程序處理程序2處理程序處理程序1條件條件處理程序處理程序2是是否否 四、流程圖結(jié)構(gòu)說明四、流程圖結(jié)構(gòu)說明（4）實(shí)例：）實(shí)例：（5）運(yùn)用時(shí)機(jī)：）運(yùn)用時(shí)機(jī)：1.本結(jié)構(gòu)適用于須經(jīng)選擇或決策過程，再依據(jù)選擇或決策結(jié)果，擇一

11、進(jìn)行不同處理程序。本結(jié)構(gòu)適用于須經(jīng)選擇或決策過程，再依據(jù)選擇或決策結(jié)果，擇一進(jìn)行不同處理程序。2.選擇或決策結(jié)果，可以用是、否、通過、不通過或其它相對文字，來敘明不同路徑處選擇或決策結(jié)果，可以用是、否、通過、不通過或其它相對文字，來敘明不同路徑處理程序。理程序。3.經(jīng)選擇或決策結(jié)果之二元處理程序，可以僅有一個(gè)，例如：僅有是或否的處理程序。經(jīng)選擇或決策結(jié)果之二元處理程序，可以僅有一個(gè)，例如：僅有是或否的處理程序。 批準(zhǔn)批準(zhǔn)是否是否計(jì)劃內(nèi)計(jì)劃內(nèi)駁回駁回是是否否外訓(xùn)申請外訓(xùn)申請 四、流程圖結(jié)構(gòu)說明四、流程圖結(jié)構(gòu)說明2.2 多重選擇結(jié)構(gòu)（二元選擇結(jié)構(gòu)變化結(jié)構(gòu)）：多重選擇結(jié)構(gòu)（二元選擇結(jié)構(gòu)變化結(jié)構(gòu)）：（

12、1）圖形：）圖形：（2）意義：流程依據(jù)某些條件，分別進(jìn)行不同處理程序。）意義：流程依據(jù)某些條件，分別進(jìn)行不同處理程序。（3）語法：）語法：FOR 條件條件P CASE 1 DO 處理程序處理程序1 CASE 2 DO 處理程序處理程序2 CASE n DO 處理程序處理程序n處理程序處理程序1條件條件P處理程序處理程序nP=1P=n處理程序處理程序1P=2 四、流程圖結(jié)構(gòu)說明四、流程圖結(jié)構(gòu)說明 （4）實(shí)例：）實(shí)例：（5）運(yùn)用時(shí)機(jī)：）運(yùn)用時(shí)機(jī)： 1.本結(jié)構(gòu)是二元選擇結(jié)構(gòu)之變化，流程依據(jù)選擇或決策結(jié)果，擇一進(jìn)行不同處理程序。本結(jié)構(gòu)是二元選擇結(jié)構(gòu)之變化，流程依據(jù)選擇或決策結(jié)果，擇一進(jìn)行不同處理程序。

13、 2.選擇或決策結(jié)果路徑名稱，可用不同文字，來敘明不同路徑之處理程序。選擇或決策結(jié)果路徑名稱，可用不同文字，來敘明不同路徑之處理程序。外聘內(nèi)訓(xùn)外聘內(nèi)訓(xùn)培訓(xùn)方培訓(xùn)方式選擇式選擇E-LearningE-Learning外派培訓(xùn)外派培訓(xùn) 四、流程圖結(jié)構(gòu)說明四、流程圖結(jié)構(gòu)說明3、重復(fù)結(jié)構(gòu)：、重復(fù)結(jié)構(gòu)：3.1 REPEAT-UNTIL結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)（1）圖形：）圖形：（2）意義：重復(fù)執(zhí)行處理程序直到滿足某一條件為止，即直到條件變成真（）意義：重復(fù)執(zhí)行處理程序直到滿足某一條件為止，即直到條件變成真（True）為止。）為止。（3）語法：）語法：REPEAT-UNTIL 條件條件 DO 處理程序處理程序處理程序處理

14、程序條件條件是是否否 四、流程圖結(jié)構(gòu)說明四、流程圖結(jié)構(gòu)說明（4）實(shí)例：）實(shí)例： （5）運(yùn)用時(shí)機(jī)：）運(yùn)用時(shí)機(jī)： 1.本結(jié)構(gòu)適用于處理程序依據(jù)條件需重復(fù)執(zhí)行的情況，而當(dāng)停止繼續(xù)執(zhí)行的條件成立本結(jié)構(gòu)適用于處理程序依據(jù)條件需重復(fù)執(zhí)行的情況，而當(dāng)停止繼續(xù)執(zhí)行的條件成立后，即離開重復(fù)執(zhí)行循環(huán)至下一個(gè)流程。后，即離開重復(fù)執(zhí)行循環(huán)至下一個(gè)流程。 2.本重復(fù)結(jié)構(gòu)是先執(zhí)行處理程序，再判斷條件是否要繼續(xù)執(zhí)行。本重復(fù)結(jié)構(gòu)是先執(zhí)行處理程序，再判斷條件是否要繼續(xù)執(zhí)行。課程試講課程試講評審評審?fù)ㄟ^通過不通過不通過課件制作課件制作頒證備案頒證備案 四、流程圖結(jié)構(gòu)說明四、流程圖結(jié)構(gòu)說明28一致性原則一致性原則完整性原則完整性原

15、則具體性原則具體性原則 流程步驟的繪制要符合公司管理現(xiàn)狀，流程步驟的繪制要符合公司管理現(xiàn)狀，現(xiàn)在怎么做就怎么繪制出來現(xiàn)在怎么做就怎么繪制出來，不加入，不加入任何個(gè)人的想法。任何個(gè)人的想法。打破了經(jīng)營管理的打破了經(jīng)營管理的“部門部門”的概念，的概念，強(qiáng)調(diào)強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)過程本身的完整性業(yè)務(wù)過程本身的完整性，充分體，充分體現(xiàn)該項(xiàng)業(yè)務(wù)如何發(fā)生、處理、記錄和現(xiàn)該項(xiàng)業(yè)務(wù)如何發(fā)生、處理、記錄和報(bào)告的自始至終這樣一個(gè)過程。報(bào)告的自始至終這樣一個(gè)過程。每個(gè)每個(gè)流程步驟應(yīng)盡量具體流程步驟應(yīng)盡量具體，兩個(gè)不同，兩個(gè)不同部門的工作內(nèi)容應(yīng)該拆分成兩個(gè)工作部門的工作內(nèi)容應(yīng)該拆分成兩個(gè)工作步驟，不要合并。步驟，不要合并。 五、流

16、程圖繪制規(guī)范五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范一：字體、字號、底色及格式要保持一致規(guī)范一：字體、字號、底色及格式要保持一致 五、流程圖繪制規(guī)范五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范二：規(guī)范二： 盡量表達(dá)出流程的六大要素。盡量表達(dá)出流程的六大要素。 五、流程圖繪制規(guī)范五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范三：操作描述用動(dòng)賓結(jié)構(gòu)，語言要簡潔清晰規(guī)范三：操作描述用動(dòng)賓結(jié)構(gòu)，語言要簡潔清晰活動(dòng)/任務(wù)基本細(xì)化到部門及相關(guān)的具體崗位活動(dòng)/任務(wù)描述格式為：對活動(dòng)/任務(wù)動(dòng)作的文字描述 文字描述體現(xiàn)部門/崗位實(shí)行的動(dòng)作和結(jié)果。如“編制出庫單”、“審核費(fèi)用申請”，一般為動(dòng)賓詞組，用詞應(yīng)盡量簡潔。 五、流程圖繪制規(guī)范五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范四：動(dòng)作環(huán)節(jié)要用規(guī)范

17、的動(dòng)詞表述。規(guī)范四：動(dòng)作環(huán)節(jié)要用規(guī)范的動(dòng)詞表述。 五、流程圖繪制規(guī)范五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范五：規(guī)范五： 流程銜接處（接口）應(yīng)著重描述：流程銜接處（接口）應(yīng)著重描述： 五、流程圖繪制規(guī)范五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范六：規(guī)范六：各項(xiàng)步驟若有選擇或決策結(jié)果，需檢查回饋校正流程各項(xiàng)步驟若有選擇或決策結(jié)果，需檢查回饋校正流程是否有遺漏，以避免懸而未決狀況，是否有遺漏，以避免懸而未決狀況，反饋的流程要形成閉環(huán)。反饋的流程要形成閉環(huán)。 五、流程圖繪制規(guī)范五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范七：從開始符開始，以結(jié)束符結(jié)束規(guī)范七：從開始符開始，以結(jié)束符結(jié)束.流程開始框內(nèi)填“開始”，不是“流程開始”，也不是具體的流程活動(dòng)/任務(wù)；流程

18、結(jié)束框內(nèi)填“結(jié)束”，不是“流程結(jié)束”，也不是具體的流程活動(dòng)也不是具體的流程活動(dòng)/任務(wù)。任務(wù)。結(jié)束開始 五、流程圖繪制規(guī)范五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范八規(guī)范八 ：判斷框上下端流入流出一般用：判斷框上下端流入流出一般用“Y”，左右端流入，左右端流入流出一般用流出一般用“N”。YN 判斷框內(nèi)容描述：判斷框內(nèi)容描述：判斷框至少有兩個(gè)出處：通過、不通過；是、否；或兩種以上情況輸出。雙擊箭線，將“Y”或“N”填在箭線之內(nèi)。上下端流程流出用“Y”，左右端流入流出用“N”。 五、流程圖繪制規(guī)范五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范九：流程圖按從左到右、從上至下排列規(guī)范九：流程圖按從左到右、從上至下排列YN上下兩行的活動(dòng)框之間盡量保

19、持等距除開始/結(jié)束框之外，活動(dòng)框不要并排在一行內(nèi) 五、流程圖繪制規(guī)范五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范十：開始符號在流程圖中只能出現(xiàn)一次，但結(jié)束符號則不規(guī)范十：開始符號在流程圖中只能出現(xiàn)一次，但結(jié)束符號則不限。限。開開始始開開始始活動(dòng)一活動(dòng)一活動(dòng)二活動(dòng)二結(jié)束結(jié)束開開始始活動(dòng)一活動(dòng)一活動(dòng)二活動(dòng)二結(jié)束結(jié)束活動(dòng)二活動(dòng)二結(jié)束結(jié)束 五、流程圖繪制規(guī)范五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范十一：連接線不要交叉。規(guī)范十一：連接線不要交叉。連線交叉連線交叉斷開符斷開符 五、流程圖繪制規(guī)范五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范十二：相同流程圖符號大小需一致。規(guī)范十二：相同流程圖符號大小需一致。 五、流程圖繪制規(guī)范五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范十三、處理程序須以單

20、一入口與單一出口特性繪制規(guī)范十三、處理程序須以單一入口與單一出口特性繪制。 【實(shí)例實(shí)例】 【修正前修正前】 【修正后修正后】1.2.是是否否1.2.是是否否 五、流程圖繪制規(guī)范五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范十四、同一路徑符號之指示箭頭應(yīng)只有一個(gè)。規(guī)范十四、同一路徑符號之指示箭頭應(yīng)只有一個(gè)。 【實(shí)例實(shí)例】 【修正前修正前】 【修正后修正后】1.3.是是否否2.否否是是1.3.是是否否2.否否是是 五、流程圖繪制規(guī)范五、流程圖繪制規(guī)范規(guī)范十五、流程圖中若有參考到其它已定義流程，規(guī)范十五、流程圖中若有參考到其它已定義流程，可使用已定義處理程序符號，不必重復(fù)繪制?？墒褂靡讯x處理程序符號，不必重復(fù)繪制。 【實(shí)例實(shí)例】1.填報(bào)填報(bào)請購單請購單2.辦理采辦理采購購. 五、流程圖繪制規(guī)范五、流程圖繪制規(guī)范六、六、流程圖繪制實(shí)戰(zhàn)演練流程圖繪制實(shí)戰(zhàn)演練流程圖繪制流程圖繪制流程圖繪制主要包括以下三項(xiàng)內(nèi)容：-理解流程-編制流程圖-完善流程圖目錄及模板資料活動(dòng)組合活動(dòng)部門歸屬制定流程目錄以及流程標(biāo)準(zhǔn)模板，明確責(zé)任人1收集資料、問題，了解現(xiàn)狀以及要求2依次列出流程各項(xiàng)管理活動(dòng)、控制點(diǎn)，并串聯(lián)3參考部門職責(zé)，將活動(dòng)劃歸相應(yīng)的部門4輸入、輸出編寫、明確相應(yīng)的流