會計(jì)檔案管理工作問題剖析

1、會計(jì)檔案管理工作問題剖析摘要：伴著電腦辦法和工藝的進(jìn)步和會計(jì)應(yīng)用程序在會計(jì)財(cái)務(wù)管理工作中的廣泛使用，會計(jì)工作人員的工作速度和效果極大提升，在便捷快捷的而且，會計(jì)檔案的管理并悄然發(fā)生了改變。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的獲取和傳輸更要便捷，然而在全民觸網(wǎng)的時代，會計(jì)信息的平安正遭受突出挑戰(zhàn)。財(cái)務(wù)人員如果無法滿足此類改變，必將會給會計(jì)檔案的管理帶來突出隱患。關(guān)鍵詞：電腦辦法和工藝；會計(jì)檔案管理；挑戰(zhàn)；隱患伴著電腦在辦公中的普遍運(yùn)用以和各種管理、財(cái)務(wù)應(yīng)用程序的創(chuàng)新建立，人們的辦公條件和速度和效果得到很大提升。會計(jì)的進(jìn)步并展現(xiàn)了這個時代特點(diǎn)，中國很大比例數(shù)公司在上世紀(jì)90年代開始逐步實(shí)行會計(jì)電算化，到現(xiàn)在已經(jīng)大致到達(dá)會計(jì)

2、電算化。會計(jì)電算化條件下，會計(jì)檔案的范圍包含傳統(tǒng)的書面檔案和存在和貯存在電腦中的會計(jì)數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的書面檔案包含原始憑證、打印出來的記賬憑證、科目余額調(diào)節(jié)表、報(bào)表、賬冊、銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、固定資產(chǎn)卡片、會計(jì)報(bào)表表明以和會計(jì)移交清冊、會計(jì)檔案保留及管理清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊等。而會計(jì)電算化進(jìn)程中建立的電子數(shù)據(jù)以和財(cái)務(wù)應(yīng)用程序本身都屬于會計(jì)電子檔案。及電算化之前相比，會計(jì)檔案的范圍擴(kuò)大了，增長了電子檔案。一、會計(jì)檔案管理工作中存在的問題1.關(guān)注書面檔案的歸檔而無視了會計(jì)電子檔案的歸檔在平時的會計(jì)工作中，出納、主辦都會按月將記賬憑證、會計(jì)報(bào)表、科目余額調(diào)節(jié)表等書面材料打印出來，按照會計(jì)檔案

3、管理方法開展裝訂、保留及管理和入庫。關(guān)于電子檔案，很多單位不知道是否歸檔、怎么歸檔，認(rèn)為存在和貯存在電腦硬盤中足夠平安，不存在平安隱患。2.在電算化條件下，會計(jì)電子檔案容易獲取、修正和復(fù)制，會引起信息失真書面檔案入庫后總需調(diào)閱時，可由申請人向檔案管理部門提出申請，會計(jì)工作人員幫忙查閱。實(shí)行會計(jì)電算化以后，所有的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都存在和貯存在財(cái)務(wù)部門的計(jì)算機(jī)中，查詢起來比照便捷。及此而且，產(chǎn)生的問題是由于獲取便捷，而無視了授權(quán)批準(zhǔn)。在其他部門總需財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)時，往往由主管會計(jì)工作人員復(fù)制給關(guān)聯(lián)人員，會計(jì)檔案的取得、備份、查閱沒有嚴(yán)格的監(jiān)控。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)取得后很容易被復(fù)制、偽造甚至銷毀，增強(qiáng)了會計(jì)檔案管理的難度。

4、財(cái)務(wù)人員運(yùn)用數(shù)據(jù)便捷的而且，會導(dǎo)致存在和貯存在電腦中的會計(jì)資料的真實(shí)性、完備性無法保證。3.會計(jì)工作人員的電腦實(shí)用能力缺乏，對會計(jì)數(shù)據(jù)的處理不善，容易導(dǎo)致不良后果單位在崗會計(jì)工作人員水準(zhǔn)參差不齊，很多實(shí)用人員年齡偏大，電腦實(shí)用水準(zhǔn)有限。如果不強(qiáng)化培訓(xùn)，可能會發(fā)生存在和貯存和實(shí)用時的誤實(shí)用。發(fā)生誤實(shí)用之后不會正確處理，可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的喪失，不利于恢復(fù)。二、怎么應(yīng)對會計(jì)檔案管理工作問題所有財(cái)務(wù)人員應(yīng)該認(rèn)識到會計(jì)電子檔案的主要性。在日常工作中，發(fā)生業(yè)務(wù)和時入賬，每日實(shí)用后和時備份。實(shí)用員及軟件工程管理員應(yīng)設(shè)定授權(quán)認(rèn)證軟件工程，嚴(yán)禁沒有實(shí)用權(quán)限的人員接觸財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和越權(quán)實(shí)用。主要數(shù)據(jù)應(yīng)該由專人保留及管

5、理，運(yùn)用日備份、月備份和年備份以和AB備份法。按照不相容職務(wù)相別離的標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案的保留及管理應(yīng)由出納以外的會計(jì)工作人員負(fù)責(zé)。要清晰書面檔案和電子檔案同樣主要，要做到書面檔案及電子檔案、電子檔案及備份資料之間一一對應(yīng)。而且還應(yīng)強(qiáng)化及應(yīng)用程序企業(yè)的聯(lián)系，做好財(cái)務(wù)應(yīng)用程序的版本提高、保養(yǎng)工作，發(fā)現(xiàn)問題和時處理好。1.針對會計(jì)電子檔案容易獲取和備份的特征，要嚴(yán)格電子檔案借閱的授權(quán)及書面檔案管理一樣，關(guān)于會計(jì)電算化資料的存在和貯存、備份、移交、保養(yǎng)和銷毀要有嚴(yán)格的制度規(guī)定。改良檔案檢索及查詢制度，設(shè)定管理權(quán)限，并留有查閱記錄。涉和到會計(jì)電子檔案查閱的，可由關(guān)聯(lián)人員提出申請，由會計(jì)負(fù)責(zé)人簽字授權(quán)開展查閱

6、?？傂鑲浞葙Y料的，由會計(jì)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，記錄具體備份內(nèi)容和用途，由當(dāng)事人簽收，建立查閱記錄備案。會計(jì)檔案管理是單位檔案管理的一局部，應(yīng)該健全檔案管理制度，檔案管理人員應(yīng)該做好會計(jì)檔案的保留、收到工作，配合財(cái)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)會計(jì)書面檔案的入庫和借閱工作。對有條件的單位，財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)定專門的效勞器，適合保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)傳輸和備份的穩(wěn)定性。為避免萬一，會計(jì)電算化檔案應(yīng)設(shè)定多重備份，能將會計(jì)電子檔案備份于檔案管理部門的電腦硬盤中。針對會計(jì)電子檔案容易被修正的特征，所有會計(jì)電子檔案應(yīng)該以只讀形式保留，避免人為修改和調(diào)整。2.全面提高會計(jì)工作人員的全面素質(zhì)首先，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)關(guān)注檔案管理工作，針對今后工作中越來越多的

7、電子檔案，制定改良合乎檔案管理新改變的檔案管理制度。此外，要強(qiáng)化對關(guān)聯(lián)人員的培訓(xùn)。檔案管理人員和會計(jì)工作人員都總需強(qiáng)化學(xué)習(xí)，檔案管理人員應(yīng)著重學(xué)習(xí)電子檔案保留及管理的特征和規(guī)定，提升電腦水準(zhǔn)。會計(jì)工作人員并應(yīng)該努力提高電腦實(shí)用水準(zhǔn)和財(cái)務(wù)應(yīng)用程序使用水準(zhǔn)，遇到突發(fā)狀況時要會正確應(yīng)對。此外，還要學(xué)習(xí)掌握檔案管理知識，格外是電子檔案管理、保留、借閱等知識，為單位的檔案管理水準(zhǔn)提高做出本身的努力。在會計(jì)電算化快速普和的條件下，會計(jì)檔案管理工作應(yīng)及時俱進(jìn)。會計(jì)工作人員應(yīng)完善檔案管理的觀念，針對電子檔案管理的問題和特征，會計(jì)工作人員要提升本身的工作水準(zhǔn)和能力，及檔案管理部門和其他部門協(xié)同，為單位管理先進(jìn)化和單位的進(jìn)步做出本身的創(chuàng)新點(diǎn)！參考文獻(xiàn)：【1】張惠霞.淺析會計(jì)電算化條件下的公司財(cái)務(wù)檔案管理J.財(cái)會探究