醫(yī)院人事檔案精細化管理措施探究

1、    醫(yī)院人事檔案精細化管理措施探究    謝奕青【摘要】構(gòu)建醫(yī)院人事檔案精細化管理模式不僅能提升醫(yī)院人事檔案的管理水平，而且也能保證人事檔案的有效利用。但醫(yī)院人事檔案的精細化管理建設(shè)并非易事。文章就此展開討論，先是分析了利用信息技術(shù)實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案精細化管理的必要性，然后詳細闡述了如何實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細化管理?！娟P(guān)鍵詞】醫(yī)院;人事檔案;精細化;管理在新的形勢下，醫(yī)院人事檔案管理模式應(yīng)當(dāng)?shù)靡詣?chuàng)新。只有這樣才能充分發(fā)揮人事檔案的利用價值，適應(yīng)醫(yī)院的發(fā)展。所謂精細化管理是一種以減少管理資源、成本為目標的管理方式。若是從精細化管理內(nèi)涵入手，實現(xiàn)人事檔案的

2、精細化管理，醫(yī)院就應(yīng)積極利用信息化技術(shù)，規(guī)范人事檔案管理工作，并凸顯醫(yī)院人事檔案管理的個性化。一、利用信息化技術(shù)實現(xiàn)檔案精細化管理的必要性若要真正提高人事檔案管理的質(zhì)量，醫(yī)院就應(yīng)從傳統(tǒng)人事檔案管理工作入手，充分了解以往人事檔案管理工作中存在的問題，然后采取有效的措施解決這些問題。現(xiàn)如今，大部分醫(yī)院在改革人事檔案管理工作時，多是從管理模式創(chuàng)新入手，科學(xué)分配人力資源、設(shè)備資源，并規(guī)范人事檔案管理工作的實施流程。而這也正是精細化管理模式所強調(diào)的。另外，隨著醫(yī)療改革的深入實施，醫(yī)院人事檔案數(shù)量也在不斷增多。此時，若要加快人事檔案管理工作的改革，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細化管理，就應(yīng)借助信息技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)

3、化檔案轉(zhuǎn)化為電子化檔案。這樣才能實現(xiàn)人事檔案管理全過程的信息化，節(jié)省人力資源，提高人事檔案管理效率。從檔案管理發(fā)展趨勢來說，在全國范圍內(nèi)，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)采用了檔案信息化管理方法。所以，醫(yī)院也應(yīng)當(dāng)緊跟時代發(fā)展形勢，積極利用信息技術(shù)，改革人事檔案管理模式。尤其要充分落實精細化管理理念，提升人事檔案管理的效率。這樣才能促進醫(yī)院的改革、發(fā)展。由此可見，利用信息技術(shù)實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細化管理是大勢所趨。二、醫(yī)院人事檔案的精細化管理措施（一）構(gòu)建精細化的信息數(shù)據(jù)庫。隨著我國醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院的檔案數(shù)量、種類也在不斷增多。但不同種類的檔案分屬于不同的科室，管理難度比較大，且容易發(fā)生信息孤島現(xiàn)象。

4、顯然，粗放型的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展。所以，醫(yī)院應(yīng)全面改革檔案管理工作，實現(xiàn)精細化管理。人事檔案作為醫(yī)院檔案管理的重點，也應(yīng)實行精細化管理模式。但實現(xiàn)這一目標的前提是建設(shè)信息化管理系統(tǒng)。信息管理系統(tǒng)的核心就是信息數(shù)據(jù)庫。通過完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，就能實現(xiàn)人事檔案的統(tǒng)一、集中管理。在構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)注意：第一，需按照檔案實踐、等級、格式等，設(shè)置檔案分區(qū)。第二，設(shè)置分類標準，實現(xiàn)人事檔案的分類存儲。第三，增加模糊搜索功能，提高人事檔案的查詢效率。（二）健全人事檔案的管理制度。若要真正落實精細化管理模式，提高醫(yī)院人事檔案管理工作的效率。醫(yī)院就應(yīng)結(jié)合人事檔案管理實際，制定完善的管理制度

5、，從而約束全員的管理、使用行為。第一，應(yīng)當(dāng)明確人事檔案范圍。一般情況下，醫(yī)院人事檔案應(yīng)當(dāng)包括醫(yī)護人員信息資料、勞動合同、招聘表格、個人考評資料等文件。第二，檔案管理人員在歸檔時，應(yīng)統(tǒng)一進行紙質(zhì)化檔案、電子文檔的整理。同時，人事檔案管理部門還應(yīng)保證電子文件的完整性、真實性。第三，在醫(yī)護人員入職、離職、升職等階段，人事檔案管理人員要重點做好檔案的維護、歸檔。第四，人事檔案管理部門應(yīng)選擇合適的檔案公開方式，保證人事檔案的二次利用。第五，要求檔案管理人員做好人事檔案的保護。比如對于信息化管理系統(tǒng)，檔案管理部門可搭建安全防護體系，并禁止檔案管理人員隨意插拔移動存儲設(shè)備。第六，對于紙質(zhì)檔案，管理人員應(yīng)做好

6、檔案室的防火、防盜工作。第七，明確檔案的銷毀規(guī)定。若要銷毀則應(yīng)向上級申請，待確認后，才能進行銷毀?？傊?，制定完善的管理制度有助于人事檔案精細化管理模式的落實。（三）創(chuàng)新人事檔案服務(wù)模式。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理部門只重視檔案的管理，而不重視檔案的利用。這種理念嚴重影響到了檔案的二次利用。所以，醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)改變傳統(tǒng)被動服務(wù)的模式，創(chuàng)建主動服務(wù)模式，從而充分發(fā)揮出人事檔案的利用價值。首先，人事檔案管理人員應(yīng)充分利用信息化管理平臺，提升檔案服務(wù)工作效率。其次，人事檔案管理人員應(yīng)提供主動的檔案咨詢、查詢服務(wù)。比如當(dāng)利用者需要查詢檔案資料時，管理人員應(yīng)主動講解人事檔案的分類標準、查詢方法等

7、。若是利用者遇到了使用問題，管理者還應(yīng)積極幫助利用者解決問題。另外，檔案管理者在參與醫(yī)院管理、運行管理中，還應(yīng)主動提供檔案服務(wù)。最后，人事檔案管理部門在人員調(diào)動時，還應(yīng)主動進行檔案的維護。比如利用管理系統(tǒng)調(diào)出檔案資料，并進行修改，以此保證人事檔案的真實性、全面性?？傊谕七M醫(yī)院人事檔案精細化管理模式時，檔案管理部門應(yīng)積極創(chuàng)新服務(wù)模式。（四）打造檔案管理文化。人事檔案真實地記錄了醫(yī)護人員的人生經(jīng)歷、個人發(fā)展。可以說，人事檔案不僅僅是人事管理工作的重點，更是凸顯醫(yī)院檔案管理水平的關(guān)鍵。所以，為了營造良好的檔案管理氛圍，促使醫(yī)護人員正視人事檔案管理工作，并積極配合人事管理部門開展檔案管理工作。醫(yī)院

8、應(yīng)當(dāng)積極打造檔案管理文化。首先，醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)有效整合檔案資源，充分挖掘出人事檔案的價值。其次，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強檔案管理工作的宣傳，提升全員對人事檔案的重視度。再者，在人才聘用、人才流動、評職稱、參加社會保險等工作中，要重點突出人事檔案的利用價值。最后，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)將人事檔案納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃中，加快人事檔案的創(chuàng)新與發(fā)展。（五）加強檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。人為因素對醫(yī)院人事檔案管理工作的效率影響非常大。而且檔案的歸檔、查閱、銷毀、保護等工作都離不開人的參與。所以，若想提升醫(yī)院人事檔案的精細化管理水平，醫(yī)院應(yīng)加強檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。另外，上至領(lǐng)導(dǎo)干部，下至工作人員，都應(yīng)參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

9、這樣才能提高領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案管理工作的認識，并保證人事檔案管理部門在開展人事檔案管理工作時，其它工作人員能積極配合人事檔案管理部門。首先，在培訓(xùn)中，應(yīng)當(dāng)著重講解精細化管理的目標、內(nèi)涵、方法，從而增強人事檔案管理人員的精細化管理意識。其次，在業(yè)務(wù)培訓(xùn)中，應(yīng)當(dāng)以國家法律法規(guī)、數(shù)字化檔案管理方法等為培訓(xùn)內(nèi)容，切實提高人事檔案管理人員的專業(yè)水平。再者，在培訓(xùn)中，應(yīng)用“理論+實踐”的模式進行系統(tǒng)講解和業(yè)務(wù)技能方面的實操練習(xí)。最后，應(yīng)當(dāng)重視定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。畢竟，時代在發(fā)展，檔案管理工作也在發(fā)展。只有定期培訓(xùn)，才能開拓人事檔案管理人員的眼界，激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)新意識，最終促進人事檔案管理工作的創(chuàng)新。（

10、六）夯實細節(jié)管理。醫(yī)院人事檔案管理工作是一項長久的工作，若想有效落實精細化管理工作，人事檔案管理部門應(yīng)不斷完善檔案管理細節(jié)。首先，應(yīng)當(dāng)盡可能地細化人事檔案管理工作。人事檔案管理工作比較繁雜，檔案管理人員開始時會無從下手。對此，人事檔案管理部門應(yīng)細化工作內(nèi)容，并依據(jù)管理標準，找出人事檔案管理工作的薄弱點、重難點。然后，再分階段、分重點地細化基礎(chǔ)工作。這樣才能循序漸進、有條不紊地開展人事檔案管理。其次，應(yīng)細化管理流程。盡量保證檔案管理人員了解自己的工作內(nèi)容、方法、目標，從而有效減少檔案管理人員的工作疏漏。再者，加強人事檔案管理工作的監(jiān)督。建立制度的目的就是執(zhí)行制度。若是制度落實不到位，則會影響到精

11、細化管理的效果。所以，人事檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)加大檔案管理制度執(zhí)行情況的監(jiān)督，確保檔案管理人員能夠嚴格按照標準，開展檔案管理工作，實現(xiàn)人事檔案管理工作的規(guī)劃化、制度化。最后，應(yīng)嚴格落實責(zé)任制。將人事檔案管理責(zé)任具體化、細節(jié)化，并要求檔案管理人員在日常管理中，認真履行自身職責(zé)，并能切實做到重細節(jié)、重落實、重過程、重效果。也只有這樣，才能提高人事檔案管理人員的責(zé)任心、積極性。三、結(jié)語綜上所述，人事檔案是醫(yī)院開展人事管理工作的重要依據(jù)。在新時期，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極改進人事檔案管理模式，實現(xiàn)人事檔案的精細化管理。對此，人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分利用信息技術(shù)，構(gòu)建精細化的信息數(shù)據(jù)庫，并健全人事檔案的管理制度，創(chuàng)新人事檔案服務(wù)模式，從而為落實精細化管理奠定基礎(chǔ)。同時，人事檔案管理部門還應(yīng)打造檔案管理文化，營造濃厚的精細化管理氛圍，并加強檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)，尤其是應(yīng)夯實細節(jié)管理，真正提升人事檔案精細化管理水平?！緟⒖嘉墨I】1孫立梅.醫(yī)院人事檔案中精細化管理的應(yīng)用對策j.辦公室業(yè)務(wù)，2018（24）：172.2陶源.精細化管理形勢下公立醫(yī)院人事檔案管理的思考j.中國市場