大數(shù)據(jù)時代科研檔案管理信息化建設(shè)研究

1、    大數(shù)據(jù)時代科研檔案管理信息化建設(shè)研究    陳妤【摘要】本文先對大數(shù)據(jù)時代檔案管理進(jìn)行概述;接著具體分析了大數(shù)據(jù)時代科研檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，最后針對這些挑戰(zhàn)提出相應(yīng)的解決措施，比如針對傳統(tǒng)科研檔案管理工作中陳舊的理念提出一些新的管理手段;針對信息管理的安全挑戰(zhàn)提出強(qiáng)化信息管理安全性的建議?！娟P(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);科研檔案管理;挑戰(zhàn)當(dāng)今，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)深入到各行各業(yè)，科研檔案管理也發(fā)生了翻天覆地的變化，從手工操作開始全部實現(xiàn)了自動化，這是一個巨大的機(jī)會，但是挑戰(zhàn)總是伴隨著機(jī)遇，不能忽視這些挑戰(zhàn)的存在，我們要正確分析這些挑戰(zhàn)，在理論分析的基礎(chǔ)之上，制定相關(guān)的解決

2、措施，進(jìn)而提高檔案管理水平。一、科研檔案特性科研檔案具有成套性。每個環(huán)節(jié)與每個環(huán)節(jié)相互銜接，環(huán)環(huán)相扣，組成一個有機(jī)的整體。如果缺失其中一部分，就會失去整體的連貫性?？蒲袡n案的專業(yè)性非常強(qiáng)，每項科研檔案都是針對一個領(lǐng)域或者是一個課題進(jìn)行的深入研究，因此，專業(yè)性非常強(qiáng)。科研檔案階段性突出。從準(zhǔn)備到實驗再到總結(jié)推廣，每個階段都必不可少。一項科研需要經(jīng)過多個階段，最后才能研發(fā)成功。二、大數(shù)據(jù)時代科研檔案管理面臨的挑戰(zhàn)在大數(shù)據(jù)背景下，科研檔案管理在工作方式上有很多選擇，但是也存在著許多問題。如何在眾多的選擇中挑選出合理的、科學(xué)的管理方式以及在問題面前想出什么樣的解決措施，使大數(shù)據(jù)時代下科研檔案管理工作發(fā)

3、揮出更大的價值，需要我們這些研究人員去深入探討。（一）科研檔案管理觀念缺乏創(chuàng)新?？蒲袡n案管理工作是一個機(jī)密的工作，在工作觀念和方式上就會顯得相對保守，這就給現(xiàn)代科研檔案管理工作帶來了不小的挑戰(zhàn)。整個工作內(nèi)容缺少整體大局的規(guī)劃，并且實行各自管理一個領(lǐng)域不涉及其他領(lǐng)域，這造成了科研檔案信息無法有效共享和利用，在利用相關(guān)文件的時候不能及時找到，導(dǎo)致工作效率低下，造成了科研檔案管理滯后的局面。（二）網(wǎng)絡(luò)安全令人堪憂。上世紀(jì)，我國的科研檔案主要是以實物載體的形式保存信息文件，在一些重大決議上的文件主要是紙質(zhì)，并且需要領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章，真?zhèn)涡缘玫搅艘欢ǖ谋Ｕ?。然而，大?shù)據(jù)時代下科研檔案管理信息化后，對于一個檔

4、案文件，一旦某些不法分子盜取了相關(guān)權(quán)限，便可以在數(shù)據(jù)庫里隨意粘貼復(fù)制檔案信息，且?guī)缀醪涣艉圹E，這就大大影響了科研檔案本身應(yīng)當(dāng)具有的不可更改性和機(jī)密性。（三）檔案管理手段和方式。文檔數(shù)字化后，在檔案歸檔的時間上可以說是帶有隨意性，和傳統(tǒng)的歸檔時間機(jī)制不同，過去檔案歸檔都需要相關(guān)部門審核之后才可以，這過程需要相當(dāng)一段時間，而且時間還是定好的?，F(xiàn)在科研檔案信息化后文秘工作人員可以通過網(wǎng)絡(luò)將相關(guān)文件送給相關(guān)部門審核，然后再通過網(wǎng)絡(luò)送給檔案部門進(jìn)行歸檔，這大大縮減了時間上的消耗。因此，科研檔案歸檔的信息化給傳統(tǒng)的檔案歸檔帶來了一大挑戰(zhàn)。（四）人才儲備不足?，F(xiàn)今的科研檔案管理人員需要在計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信

5、技術(shù)上面有較高的專業(yè)素養(yǎng)，還要兼顧傳統(tǒng)的管理方式，在舊的工作方式的基礎(chǔ)上結(jié)合新的管理理念，對其進(jìn)行革新。因此，大數(shù)據(jù)時代下的科研檔案管理工作勢必給相關(guān)從業(yè)人員帶來不小的挑戰(zhàn)。三、大數(shù)據(jù)時代科研檔案管理信息化建設(shè)策略（一）探尋大數(shù)據(jù)時代科研檔案管理的新角度。長期以來，由于傳統(tǒng)的思想和方法，在傳統(tǒng)的環(huán)境中，科研檔案工作者很難應(yīng)用現(xiàn)代管理檔案方法。唯有更新思想，改變傳統(tǒng)理念，才能滿足現(xiàn)今科研檔案管理工作的需求，把握好機(jī)遇，以宏觀的角度，努力尋求增長點，達(dá)到檔案工作的最高標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)科研檔案管理信息化的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移。要加大力度進(jìn)行新資源的收集，進(jìn)行歸檔。因此，建立一個數(shù)據(jù)庫歸檔部門應(yīng)根據(jù)在建筑物的項目信息和

6、主要內(nèi)容。過去社會歸檔檔案大多是以紙、音響、視聽資料的形式保存，數(shù)字文件和信息所占的比重是非常小的，這必然會影響到科研檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。（二）推進(jìn)科研檔案管理的信息化和數(shù)字化進(jìn)程。1.建立科學(xué)的開發(fā)機(jī)制。首先，在了解自身狀況的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建一個專門的資料庫，提供對應(yīng)的服務(wù)項目，加強(qiáng)傳統(tǒng)的編輯和研究能力。其次，在掌握好用戶需求的基礎(chǔ)之上，對信息資料進(jìn)行開發(fā)利用，使其朝著高層次方向發(fā)展。這個工作的主要目的就是為了最大程度地實現(xiàn)信息的價值，處理好需求、發(fā)掘、利用這三方面的關(guān)聯(lián)問題。2.確定科研檔案管理重點。當(dāng)前，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，科研檔案管理融入網(wǎng)絡(luò)之中。檔案信息開始與計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)合為一體，

7、在這樣的環(huán)境中，科研檔案可能被泄露，企業(yè)機(jī)密會存在風(fēng)險，需要對科研檔案安全加強(qiáng)管理。除此以外，越早對科研檔案進(jìn)行館藏整理，越有利于在較短的時間里實現(xiàn)檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)搭接，提高相關(guān)部門的工作效率，進(jìn)而加快檔案信息化的速度。3.整合科研檔案信息資源。通過對檔案進(jìn)行有效的整理歸納，可以提供更加有用的信息，對提高企業(yè)效率也有很大幫助。由于檔案信息化建設(shè)是一個新的技術(shù)，幾乎沒有什么經(jīng)驗可以借鑒。加上實踐總是超前于理論，這就使得科研檔案部門很多情況下在信息資源管理時容易形成各自為政，交流障礙的局面。（三）科研檔案管理隊伍的建立。要想提高科研檔案管理質(zhì)量，就必須有專業(yè)的隊伍，專門對科研檔案進(jìn)行整理，這

8、樣才能推動科研檔案管理的全面發(fā)展和進(jìn)步。因而，工作人員素質(zhì)的提升勢在必然。如果沒有很高的素質(zhì)，在建檔和整理過程中，就不知道如何下手去整理檔案，就會糊里糊涂。另外，網(wǎng)絡(luò)悄無聲息地走進(jìn)社會每個角落，科研檔案管理也被網(wǎng)絡(luò)春風(fēng)所沐浴，因此，要求科研檔案工作者及時轉(zhuǎn)變思路，及時更新觀念，不斷用新知識和新技術(shù)來充實自己，更好地為科研檔案事業(yè)努力。因此，在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，要處理好文件檔案管理信息化，就必須從做好科研檔案管理人員的再培訓(xùn)著手，提高科研檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。（四）強(qiáng)化科研檔案信息服務(wù)環(huán)境的安全性?？蒲袡n案管理信息網(wǎng)絡(luò)安全主要表現(xiàn)在兩方面：第一方面是運(yùn)行，第二方面是信息。在運(yùn)行過程中，要在正常

9、的范圍之內(nèi)對系統(tǒng)硬件、軟件功能進(jìn)一步挖掘，充分使之在運(yùn)行中做到有條不紊，只有運(yùn)行走上有序之路，檔案管理才會更加完善。文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息的人工管理，從實體化向虛體化過渡，將文件資料信息與依附物分離。在這個層面上，科研檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳送，用戶得到的是一個副本，而不是原來的文件。將安全保護(hù)工作進(jìn)行進(jìn)一步分解，可以看到在技術(shù)、管理和工作人員專業(yè)素質(zhì)等一些方面的問題，以下筆者對科研檔案的網(wǎng)絡(luò)安全保密工作進(jìn)行重點闡述分析。1.做好網(wǎng)絡(luò)科研檔案信息的保密工作。網(wǎng)絡(luò)最大的特點是公開性，這與科研檔案管理工作的封閉性背道而馳，縱觀歷史上的那些信息盜竊案，簡單的分析后我們就能知道，那些盜竊信息的人并不像我們所認(rèn)為

10、的那么神通廣大，他們往往是在看似嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目蒲袡n案管理系統(tǒng)里找到一些漏洞，并從這些漏洞下手，一步一步地找到他們想要的信息資料。這些漏洞的存在是由于從事科研檔案管理工作人員的大意。所以，對這些工作，從業(yè)人員需要格外的小心，一點的疏忽就能釀成大事故。2.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)訪問的權(quán)限管理。事實證明，在一些信息管理工作事故中，越權(quán)操作在眾多的原因中占多數(shù)，所以對于科研檔案管理信息系統(tǒng)來說，設(shè)置存取信息的權(quán)限是必不可少的，是檔案管理信息化安全的保障。具體做法有：第一，做好檔案儲存服務(wù)器的使用記錄工作。第二，在檔案管理工作中投入人力建立監(jiān)管制度。然而，在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下全面提升科研檔案管理工作的安全性還有很長一段路要走，這就需要我們相關(guān)專業(yè)的后繼人才共同努力，建立起科研檔案的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系。四、結(jié)語總之，在未來發(fā)展中，不但存在機(jī)遇，而且更有挑戰(zhàn)。作為科研檔案管理人員，我們要抓住所有的機(jī)遇，戰(zhàn)勝所有困難。在科研發(fā)展中，不利因素是無時不在的，我們一定要把不利因素轉(zhuǎn)變?yōu)橛欣囊蛩?，并且利用好我國?dú)特的社會環(huán)境優(yōu)勢，