事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探討

1、    事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探討    孫曉麗摘 要：事業(yè)單位的檔案資源對本單位的發(fā)展歷程進行了詳細(xì)的記錄，涵蓋了文字、音像等諸多載體形式。而檔案管理則是收集、整理、保管這些多樣化載體形式的資料，以便將這些檔案資源的價值充分發(fā)揮出來。在新時期下，傳統(tǒng)檔案管理模式暴露出諸多問題，亟需進行創(chuàng)新和改革。事業(yè)單位要充分重視檔案管理工作，從制度、管理機制、人才建設(shè)等多角度著手，不斷優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量，服務(wù)于事業(yè)單位的整體發(fā)展。關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔;案管理工作;優(yōu)化路徑引 言事業(yè)單位是我國政府設(shè)立的社會服務(wù)性組織，其功能多種多樣，服務(wù)內(nèi)容涉及教育、衛(wèi)生、文

2、化、科技等多個領(lǐng)域，事業(yè)單位的檔案信息數(shù)據(jù)量大、信息繁雜，與國民的生活息息相關(guān)。隨著事業(yè)單位近年來的發(fā)展和變革以及信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展的需求，檔案規(guī)范化管理成為必要的管理要求。一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析（一）事業(yè)單位檔案管理制度有待完善。完善的檔案管理制度是提升事業(yè)單位檔案管理工作效率的有效保證，但是在我國事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理制度混亂現(xiàn)象頻發(fā)，部分從事檔案管理的人員并不遵守相關(guān)檔案管理規(guī)范，在進行檔案管理工作時也只是形式大于內(nèi)容，對于檔案管理規(guī)范的執(zhí)行力不佳。甚至部分事業(yè)單位并沒有完善的檔案管理制度，人員在進行檔案管理工作時并無制度可循，管理工作效

3、率自然無法得到保證。導(dǎo)致這一現(xiàn)象最直接的原因就是事業(yè)單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視度不高，導(dǎo)致從事該項工作的人并不清楚自己的責(zé)任和義務(wù)，加上并沒有相應(yīng)的獎懲制度，人員大多存在僥幸心理，直接導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，無法為企業(yè)的健康發(fā)展提供保證。（二）檔案管理信息化程度不高?，F(xiàn)代信息技術(shù)的進步為各行各業(yè)工作方式的改變提供了條件，事業(yè)單位內(nèi)部也逐漸開始將現(xiàn)代化元素融入工作之中，但是對于檔案管理工作來說，信息技術(shù)卻遲遲無法引入。其中最主要的原因就是部分事業(yè)單位在檔案管理工作中資金投入不足，使得部分事業(yè)單位現(xiàn)代化設(shè)備不足，檔案管理現(xiàn)代化受限，一些單位只將計算機用于日常工作，未將其在檔案管理現(xiàn)代化、

4、數(shù)字化、信息化發(fā)展中充分利用，無法為信息化程度的提高提供基礎(chǔ)條件。一方面，事業(yè)單位在進行內(nèi)部檔案管理中并沒有將檔案管理系統(tǒng)高效運用，另一方面，雖許多事業(yè)單位已經(jīng)完成了檔案管理系統(tǒng)的建立，但是相對應(yīng)的信息化設(shè)備并不能跟上系統(tǒng)發(fā)展需要，系統(tǒng)訪問訪問人員嚴(yán)重受限，訪問人數(shù)稍多便會出現(xiàn)卡頓、甚至癱瘓等現(xiàn)象。另外很重要的一點就是，事業(yè)單位內(nèi)部并沒有相應(yīng)的現(xiàn)代化技術(shù)支持，人員對于現(xiàn)代化的了解程度也不高，如此種種，直接導(dǎo)致了檔案管理工作效率低下、問題頻發(fā)。（三）人力資源管理理念有待更新。在當(dāng)前快節(jié)奏的時代發(fā)展中，隨著各行各業(yè)的不斷變革創(chuàng)新，一些事業(yè)單位對于人力資源檔案管理工作時常處于忽視的重視的狀態(tài)中，在實

5、際管理時，依然按照傳統(tǒng)的管理理念和模式來執(zhí)行，這在一定程度上不僅降低了人力資源檔案管理人員的工作熱情，從而使得檔案管理效果和管理水平大打折扣。而且對于單位的持久發(fā)展以及員工的可持續(xù)發(fā)展等都造成了很大的影響。二、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑（一）改變原有的檔案管理理念。事業(yè)單位內(nèi)部需要加大力度對檔案管理進行講解，促使進行檔案管理工作的每一個人都能夠?qū)n案管理工作引起足夠的重視，對工作人員采取激勵手段促使其以更大的熱情投入到檔案管理工作當(dāng)中，為單位內(nèi)部檔案管理的改進和取得進展提出相關(guān)建議。除此之外，事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人在平時進行管理工作時，要將檔案管理工作放在首位，多增加人手和財力、物力在檔案管理工

6、作上，這樣才有利于檔案管理工作取得進展。面對現(xiàn)階段檔案管理工作當(dāng)中產(chǎn)生的弊端必須加大力度加以剖析，并以此為前提利用行之有效的策略加以處理，同時將一些科學(xué)合理的檔案管理模式吸收進來，達到檔案管理工作逐步改進和健全的目的。只有這樣，才可以促使事業(yè)單位檔案管理工作取得進展。（二）提升檔案信息利用率。事業(yè)單位進行檔案管理時需要完善的制度，在檔案管理制度落實的過程中需要結(jié)合正確的觀念，使檔案管理信息利用率大幅度提升，并且將傳統(tǒng)的檔案管理模式進行有效的改革，使檔案管理中的機制更加科學(xué)，同時有利于檔案管理工作的開展，能夠為單位的發(fā)展提供有利的幫助，使檔案信息內(nèi)容能夠具有完整性。檔案管理制度的完善需要長期的時

7、間，應(yīng)根據(jù)當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r，對事業(yè)單位的運行進行有效的改革和創(chuàng)新，使工作人員的積極性被激發(fā)出來，同時使人員了解到檔案管理工作的重要性，能夠進一步地進行檔案管理工作，提高檔案管理的整體水平。事業(yè)單位在檔案管理過程中需要考慮檔案的安全，加強管理，針對檔案管理的安全問題進行分析，不僅要保證檔案存儲的安全性，還應(yīng)提升檔案服務(wù)的水平，在各個環(huán)節(jié)中都應(yīng)引起重視，嚴(yán)格地按照程序進行執(zhí)行，保證檔案資源服務(wù)的水平，提升服務(wù)的整體質(zhì)量。（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。為了使工作人員盡快熟悉了解大數(shù)據(jù)時代，科研事業(yè)單位有必要對工作人員進行定期培訓(xùn)，通過培訓(xùn)來提高工作人員的專業(yè)技能與管理能力，從而更好地發(fā)揮其自身

8、優(yōu)勢與崗位需求相結(jié)合，切實解決檔案管理中存在的實際問題，推動檔案管理工作進一步發(fā)展。作為科研事業(yè)單位，在開展培訓(xùn)時，可以通過組織多種多樣的專題學(xué)術(shù)會議、研討會等相關(guān)活動，將培訓(xùn)內(nèi)容作為考核指標(biāo)，選拔優(yōu)秀人才，給予其外出培訓(xùn)與交流的學(xué)習(xí)機會，提高工作人員的工作積極性。同時科研單位完善相應(yīng)的績效考核激勵機制，將檔案管理納入日常管理指標(biāo)，切實增強工作人員的工作熱情，并根據(jù)相關(guān)檔案管理人員的工作情況從物質(zhì)和精神兩方面進行獎勵，實現(xiàn)管理人員的自我價值和科研單位的共同發(fā)展。（四）加強檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要的做法就是對檔案進行登記、備案，然后進行歸檔。時代在不斷地發(fā)展變化，人們越

9、來越愿意使用信息技術(shù)來對檔案進行管理，因為這極大地提高了工作的效率和便利性。信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用具體體現(xiàn)為將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子的信息化檔案，使檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，極大地方便了檔案管理，對于檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)起到了至關(guān)重要的作用。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，信息化處理之前要先將紙質(zhì)檔案進行正確的分類，這樣做是為了避免信息漏洞的發(fā)生，也避免疑難問題的發(fā)生，對于一些需要永久性保存的文件，要先整理再實現(xiàn)數(shù)字化，防止信息漏洞現(xiàn)象的發(fā)生，因此要對需永久保存的文件及時進行處理才能使檔案更加完整。結(jié)束語總而言之，隨著時代的發(fā)展，要對傳統(tǒng)的管理模式進行創(chuàng)新優(yōu)化，應(yīng)用先進的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)等開展檔案管理創(chuàng)新工作。首先需要做的就是轉(zhuǎn)變檔案管理人員的傳統(tǒng)思想，確保檔案管理創(chuàng)新工作落到實處，讓其充分認(rèn)識到自身工作的重要性，提高檔案管理的效率;其次就是對檔案管理服務(wù)模式進行深化改革，建立檔案數(shù)字化管理服務(wù)體系。在新時代，要重視培養(yǎng)檔案管理人才，不斷改革內(nèi)部檔案管理與服務(wù)模式，使單位運行效率不斷得到提升