大型活動項(xiàng)目管理成本分析與控制

1、大型活動工程成本分析與控制- 會計大型活動工程成本分析與控制吳維山（上海世博發(fā)展（集團(tuán)）有限公司200125 ）【摘要】文章通過對上海世博會工程成本控制的研究，結(jié)合政府主導(dǎo)非營利目的大型活動工程自身的運(yùn)營特點(diǎn)，深入分析該類活動工程成本具體內(nèi)容和成本驅(qū)動原因，提出大型活動工程籌備和運(yùn)營開幕不同階段的成本控制工作重點(diǎn)，為該類活動工程的成本控制提供思路。關(guān)鍵詞活動工程 成本分析 控制工作重點(diǎn)一、場館和設(shè)施運(yùn)營維護(hù)成本1. 成本特點(diǎn)。場館和設(shè)施運(yùn)營維護(hù)工作主要包括場館和公共設(shè)施的運(yùn)營與維護(hù)、園區(qū)或者賽場區(qū)域（以下簡稱“活動區(qū)域”）交通服務(wù)、公共場所保潔等的管理工作。上海世博會場館和設(shè)施運(yùn)營維護(hù)工作于

2、2009 年啟動，相關(guān)支出占整個運(yùn)營成本支出比例的 34% ，主要的費(fèi)用支出在 2010 年發(fā)生。場館和設(shè)施運(yùn)營維護(hù)工作的開展方式涉及自營、外包和租賃等。一般于運(yùn)營開幕前兩年開始發(fā)生，但首年涉及的成本金額極小，在次年開始有比較多的支出，而80% 以上的支出則在運(yùn)營開幕當(dāng)年發(fā)生。2. 成本驅(qū)動要素分析。影響大型活動場館和設(shè)施運(yùn)營維護(hù)費(fèi)用單位成本的成本驅(qū)動因素，主要包括參觀人次、活動區(qū)域面積、場館面積、綠化面積、運(yùn)營時間等。參觀人次主要影響大型活動交通服務(wù)成本。上海世博會通過評估模型預(yù)測交通服務(wù)成本。統(tǒng)計顯示，基于上海世博會的樂觀估計，如果實(shí)際參觀人數(shù)未達(dá)到理想預(yù)期的情況下，園區(qū)交通服務(wù)的預(yù)算數(shù)尚

3、有下調(diào)空間，而如果交通服務(wù)涉及外包，就要求外包合同的金額以使用量計算，避免在參觀人數(shù)不足情況下，交通服務(wù)費(fèi)用成為固定成本。至于其他成本一般與大型活動區(qū)域的面積有直接關(guān)系，因此根據(jù)面積可以直接測算相應(yīng)成本并加以控制。但是要考慮消費(fèi)指數(shù)因素，尤其在消費(fèi)指數(shù)上漲的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，電價、人工費(fèi)等都有上漲的壓力。因此，大型活動工程應(yīng)以活動舉辦年的前兩年的CPI 的平均增幅為參考，調(diào)整未來兩年的場館和設(shè)施運(yùn)營維護(hù)費(fèi)用。3. 成本控制工作重點(diǎn)。運(yùn)營開幕前兩年的控制工作重點(diǎn)是結(jié)合大型活動工程的運(yùn)營采購，考慮、評估 CPI 的影響，完善單位成本標(biāo)準(zhǔn)的測算，調(diào)整預(yù)算配置及余量設(shè)置。運(yùn)營開幕前一年的控制工作重點(diǎn)是年初應(yīng)

4、確定外包供應(yīng)商，簽訂外包合同，財務(wù)部門需要爭取以使用量作為支付金額的基礎(chǔ)，確認(rèn)匯總及審查使用量數(shù)據(jù)的機(jī)制。在中期對預(yù)算計劃作一次復(fù)核，并視需要進(jìn)行調(diào)整。當(dāng)實(shí)際費(fèi)用發(fā)生時，只要相應(yīng)票據(jù)符合合同的規(guī)定，就可入賬、付款，只對例外事項(xiàng)進(jìn)行相應(yīng)審核，并留意該事項(xiàng)是否重復(fù)發(fā)生。運(yùn)營開幕當(dāng)年，場館和設(shè)施維護(hù)費(fèi)用在成本控制管理方面變得相對常規(guī)、簡單。常規(guī)運(yùn)作只需要按照實(shí)際費(fèi)用發(fā)生時入賬、核算并進(jìn)行例外事項(xiàng)管理。二、活動成本1. 成本特點(diǎn)。上海世博會的活動成本支出約占整個運(yùn)營成本支出比例的12% 。工程運(yùn)營開幕前兩年甚至更早時間，主要開展設(shè)計和策劃工作，以研究、咨詢和評估類工程、前期宣傳活動類工程為主。在開幕運(yùn)

5、營階段，大量活動同時開展，其中開、閉幕式是重點(diǎn)活動工程?；顒映杀镜母叩褪芑顒訑?shù)量、參加人數(shù)、復(fù)雜程度、時間、物資需求等因素的驅(qū)動和影響。工程成本主要發(fā)生在運(yùn)營階段。舉辦活動大多為一次性工程，而且技術(shù)含量較高，大多以外包形式委托各類傳媒文化集團(tuán)、文化工程投資、制作和運(yùn)營公司以及對文化演藝內(nèi)容有濃厚興趣和專業(yè)運(yùn)作能力的廣告公關(guān)公司推行。2. 活動類別與規(guī)模對成本的影響。大型工程的活動按照規(guī)模分為：大型活動，包括開幕式、閉幕式、高端論壇等活動；中型活動，包括投入較大的活動，活動既有類型重復(fù)的，也有一次性的；小型活動，包括舞臺劇、表演節(jié)目、藝術(shù)展覽等活動。在規(guī)模上可細(xì)分為兩類主要工程，即活動類工程和論

6、壇類工程。就發(fā)生的成本來看，主要集中在活動類工程。3. 成本控制工作重點(diǎn)。運(yùn)營開幕前兩年甚至更早時間的控制工作重點(diǎn)：應(yīng)放在活動構(gòu)成的研究、成本結(jié)構(gòu)和單位成本標(biāo)準(zhǔn)的制定。運(yùn)營開幕前一年需要鎖定具體的大、中型活動及小型活動的數(shù)量，利用當(dāng)年制定的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)最新的財務(wù)運(yùn)行狀況，初步完成整個工程的活動預(yù)算配置。同時，下一年會有部分活動類工程執(zhí)行，故可以對已開展的活動總結(jié)實(shí)際發(fā)生數(shù)據(jù)，對模板及標(biāo)準(zhǔn)再優(yōu)化，用于此后的活動預(yù)算編制與合理性分析。在實(shí)際成本管理中，針對活動的大型、中型、小型三種規(guī)模進(jìn)行分類管理和監(jiān)控。運(yùn)營開幕當(dāng)年是活動類工程執(zhí)行的高峰期，成本管理以設(shè)定流程、已簽訂合同的自身運(yùn)行為主，繼續(xù)前一年相

7、同的方式對發(fā)生的成本按照其規(guī)模審批、審核，并進(jìn)行預(yù)算差異管理。同時，由于大中型活動工程對工程的總體成本有一定的影響，在大中型活動工程結(jié)束后，盡快核算工程成本，以確保工程總體成本控制在預(yù)算內(nèi)。三、信息化及安保成本1. 成本特點(diǎn)。信息化及安保成本是在大型活動工程從籌辦到舉行完畢整個過程中，信息系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)營以及為保障安全所配備設(shè)施、系統(tǒng)和人員而發(fā)生的成本。隨著國際安全形勢的變化，安保在大型活動工程籌辦工作中占有越來越重要的地位。上海世博會信息化及安全保障支出總額19.51億元。在整個運(yùn)營支出中，比重僅次于場館和設(shè)施運(yùn)營維護(hù)支出，主要包括安全監(jiān)察設(shè)施、信息、安保管理系統(tǒng)建設(shè)費(fèi)用、現(xiàn)場安全管理運(yùn)行費(fèi)（

8、含租賃、維護(hù)等）、應(yīng)急系統(tǒng)建設(shè)、運(yùn)營費(fèi)用和安全人員費(fèi)等。大型活動工程的信息化及安保費(fèi)用按成本發(fā)生內(nèi)容和特點(diǎn)，可分為信息技術(shù)支出和安保支出。信息系統(tǒng)建設(shè)潛在變動性相對較小，主要集中在籌備期進(jìn)行，且大多外包給第三方。安保工作易受突發(fā)事件影響，預(yù)測難度高，潛在變動性大，造成管理可控制性差，日常管理措施難以有效監(jiān)控安保工程的成本。2. 成本的影響因素。信息技術(shù)支出對成本的影響。隨著信息化程度的提高，舉辦大型活動需更依賴計算機(jī)系統(tǒng)，由此也引發(fā)了安全隱患，使大型活動成為了網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒侵犯的目標(biāo)。信息技術(shù)支出包含各種管理、運(yùn)營及服務(wù)的系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行費(fèi)用，其涉及的金額較大。如北京奧運(yùn)會共投入300 億元人民

9、幣用于信息化建設(shè)，其中不低于 15% 的資金用于奧運(yùn)會信息系統(tǒng)安全建設(shè)。3. 成本控制工作重點(diǎn)。運(yùn)營開幕前兩年的控制工作重點(diǎn)：一是對信息系統(tǒng)開發(fā)需求進(jìn)行全面規(guī)劃、明確相應(yīng)預(yù)算分配（即除突發(fā)性安保需要外，工程組織者應(yīng)該明確知道所有需要在未來兩年實(shí)施的信息系統(tǒng)）、相關(guān)的實(shí)施時間表和預(yù)算，并訂立預(yù)算及合同變更的審批程序及權(quán)限；監(jiān)控已開展的系統(tǒng)建設(shè)工程進(jìn)度和預(yù)算執(zhí)行情況，及時進(jìn)行成本分析與預(yù)算調(diào)整。二是在安保方面，規(guī)劃由工程組織者主導(dǎo)部分的安保工作內(nèi)容和相應(yīng)預(yù)算配置；與公安部門商討協(xié)作的安保工作計劃，更新、細(xì)化與公安部門合作管理辦法，明晰安全設(shè)施設(shè)備歸屬問題，制定相關(guān)成本核算和費(fèi)用支付制度，積極介入工

10、程管理掌握主動權(quán)。運(yùn)營開幕前一年的控制工作重點(diǎn)：一是對信息技術(shù)工程與預(yù)算基本已經(jīng)鎖定，部分工程可能還有部分合同需要簽訂，主要是確保合同條款對交付時間表及罰款，驗(yàn)收測試方式及標(biāo)準(zhǔn)、維護(hù)支持成本，合同變更審批及費(fèi)用追加方式等有明確安排并能控制產(chǎn)生合同以外成本的風(fēng)險。二是對于安保工程成本，定期與公安部門、國家安全部門和武警部隊(duì)溝通，了解是否需要調(diào)整安保安排及調(diào)整對成本、資金安排的影響。同時，根據(jù)制定的合作管理辦法，進(jìn)行事前和事中的成本控制工作。運(yùn)營開幕當(dāng)年信息技術(shù)工作已不再是重點(diǎn)，安保工作進(jìn)入高峰階段，年初完善和調(diào)整應(yīng)急方案規(guī)劃和預(yù)算配置，運(yùn)營階段進(jìn)行例外事件管理，并繼續(xù)進(jìn)行事前和事中的成本控制工作

11、，對完工工程必要時進(jìn)行工程審計。四、溝通推介與營銷成本1. 成本特點(diǎn)。溝通、推介及營銷的成本由宣傳溝通渠道的種類、公關(guān)活動數(shù)量、使用媒體數(shù)量及適用頻率、招商、招展與招客對象的區(qū)域分布、門票營銷規(guī)模、門票銷售渠道和門票銷售金額目標(biāo)、進(jìn)度延遲和突發(fā)事件等因素驅(qū)動。該類型的工作重復(fù)性高，具體操作過程中大量涉及外包的工程，但只要運(yùn)營標(biāo)準(zhǔn)及計劃明確，以上成本驅(qū)動要素大多可以得到相應(yīng)控制，成本發(fā)生相對穩(wěn)定，可預(yù)測性高。運(yùn)營開幕前的溝通推介、招展和組展、招商與招客包括：通過報刊雜志、室外廣告、廣播電視、因特網(wǎng)等大眾媒體進(jìn)行國內(nèi)宣傳；通過駐外大使館、政府機(jī)構(gòu)、公關(guān)公司、海外媒體等進(jìn)行宣傳，還與各類旅游機(jī)構(gòu)合作

12、，推廣工程；舉行國際會議和海外巡展進(jìn)行宣傳，在國內(nèi)組織各種節(jié)點(diǎn)宣傳活動（如開幕前 500天，開幕前 1 周年等）；成立門票銷售管理中心、制定門票銷售政策并為團(tuán)體購票開設(shè)直接的銷售渠道等。運(yùn)營開幕后的溝通推介及招客包括：在活動區(qū)域內(nèi)開展文藝演出等活動；制作門票預(yù)售票，盡可能降低門票的制作成本；宣傳并鼓勵在工作日和晚間參觀，分散高峰時段的客流量等；溝通推介及招客的工程主要集中在主要客源地區(qū)。2. 巡展宣傳工程。巡展宣傳是溝通、推介及營銷工作中占比重最大的單項(xiàng)，主要是在國內(nèi)及國外各大城市分站進(jìn)行巡回展示和宣傳，其歷時較長。大型巡展宣傳活動內(nèi)容豐富多樣，涉及包括場地、人員、公關(guān)、宣傳等各類費(fèi)用的發(fā)生，

13、但常規(guī)的成本結(jié)構(gòu)基本類似，可以標(biāo)準(zhǔn)化?？梢酝ㄟ^設(shè)計可重復(fù)使用的工程報價模板，盡可能列出詳細(xì)成本項(xiàng)，避免不同供應(yīng)商將交叉成本項(xiàng)重復(fù)計算。3. 成本控制工作重點(diǎn)。運(yùn)營開幕前兩年的控制工作重點(diǎn)：完善、調(diào)整溝通、推介及營銷工作規(guī)劃和預(yù)算配置；分析和設(shè)定國內(nèi)和國外巡展的運(yùn)營標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計可重復(fù)使用的工程報價模板，供承包商使用。對比內(nèi)部制定成本標(biāo)準(zhǔn)，并通過第三方審核承包商的報價，以確保報價的合理性。如收費(fèi)方式是以成本加成方式計算，則合同條款需要包括成本預(yù)算明細(xì)、成本發(fā)生憑證及實(shí)際與預(yù)算發(fā)生差異時的審批方法。運(yùn)營開幕前一年是溝通、推介及營銷工作發(fā)生的高峰期，主要控制工作重點(diǎn)為依照指定的運(yùn)營標(biāo)準(zhǔn)和報價模板，按照前

14、一年管理方式繼續(xù)管理合同磋商及簽訂和審查核算進(jìn)行成本控制管理，本年內(nèi)招商、招展應(yīng)該已經(jīng)完成。運(yùn)營開幕當(dāng)年主要控制工作重點(diǎn)為繼續(xù)依照指定的運(yùn)營標(biāo)準(zhǔn)和報價模板，管理合同磋商及簽訂和審查核算進(jìn)行成本控制管理，本年度主要監(jiān)控的是溝通推介與招客工程的成本。五、禮賓成本1. 成本特點(diǎn)。禮賓工作的對象為國內(nèi)外重要貴賓，包括接待、宴請、安排及提供住宿和交通、饋贈禮品和紀(jì)念品。從上海世博會實(shí)際發(fā)生的成本比例來看，禮賓費(fèi)用占總成本比重相對較小，且可控和穩(wěn)定。禮賓費(fèi)用受來訪貴賓的數(shù)量、按類別禮遇規(guī)格、接待活動開展進(jìn)度及突發(fā)事件等因素驅(qū)動和影響。禮賓工作主要伴隨籌備期間開展會務(wù)活動和運(yùn)營開幕期間舉辦展會和賽事活動而發(fā)

15、生，就工作內(nèi)容本身來看，大多為重復(fù)性、可標(biāo)準(zhǔn)化的采購工程。但是需要注意的是，禮賓工作涉及國際形象和國際關(guān)系，因此在制定禮賓支出標(biāo)準(zhǔn)時，應(yīng)與外交部門進(jìn)行溝通，平衡成本控制的因素和外交、政治因素等，讓支出標(biāo)準(zhǔn)切合實(shí)際規(guī)格要求。2. 成本控制工作重點(diǎn)。籌備期間成本發(fā)生較少，工作重點(diǎn)是按照賓客的等級，制定各級別貴賓的接待標(biāo)準(zhǔn)，完善單位成本標(biāo)準(zhǔn)的測算，設(shè)置一些通用費(fèi)用結(jié)構(gòu)和支出標(biāo)準(zhǔn)。同時，根據(jù)各等級貴賓參與各項(xiàng)大、中型活動及個人參觀的預(yù)測人數(shù)形成禮賓的預(yù)算。展會（賽會）期間是禮賓費(fèi)用集中發(fā)生期，需要嚴(yán)格按照既定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，發(fā)生實(shí)際參與人數(shù)超過預(yù)期時，及時調(diào)整預(yù)算。六、保險成本大型活動工程的保險包括法定保

16、險、商業(yè)保險、工程自身規(guī)定保險。法定保險涵蓋事故責(zé)任強(qiáng)制保險、工傷保險和醫(yī)療保險等。商業(yè)保險是工程組織者將鼓勵和引導(dǎo)參展（賽）者、參觀者和其他參與者按舉辦國法律向工程保險合作伙伴購買商業(yè)保險。工程自身規(guī)定保險因?yàn)楣こ滩煌煌?，比如上海世博會?guī)定的保險包括綜合責(zé)任險、建筑和安裝工程保險、財產(chǎn)保險、展品和藝術(shù)品保險四個險種。七、行政成本1. 成本特點(diǎn)。行政成本大部分為重復(fù)發(fā)生且可標(biāo)準(zhǔn)化，可控性強(qiáng)。但不同于普通企事業(yè)單位的是工程并非一個長期持續(xù)經(jīng)營的單位，對人員的需求會因籌辦和運(yùn)營工作的開展而在短期內(nèi)大幅波動。行政成本中的人員費(fèi)用高低取決于工程專職人員、參加人員、現(xiàn)場工作者和志愿者的數(shù)量、雇傭期和

17、待遇水平。志愿者對于工程的運(yùn)營不可或缺，其人數(shù)龐大且不屬于正式人員編制。由于實(shí)際需求和流轉(zhuǎn)率的不確定性，志愿者人數(shù)的可控性相對較差，對成本控制造成一定影響。辦公費(fèi)用和綜合大樓物業(yè)費(fèi)用的高低取決于辦公場所面積、辦公物資數(shù)量、質(zhì)量要求和價格。其特點(diǎn)是重復(fù)發(fā)生和可標(biāo)準(zhǔn)化，因此只要設(shè)定好相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和審批流程，由相關(guān)歸口部門依據(jù)預(yù)算和核算標(biāo)準(zhǔn)及審批流程就可以控制好這部分費(fèi)用。2. 成本控制工作重點(diǎn)。運(yùn)營開幕前兩年的控制工作重點(diǎn)：設(shè)定費(fèi)用報銷制度、標(biāo)準(zhǔn)和審批流程并實(shí)施，定期進(jìn)行成本分析核算以掌握預(yù)算執(zhí)行情況；與相關(guān)部門協(xié)調(diào)，完善、調(diào)整人員需求規(guī)劃，細(xì)化志愿者需求計劃和管理辦法。運(yùn)營開幕前一年的行政成本標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)

18、該已經(jīng)設(shè)定，主要是參考物價指數(shù)，確定標(biāo)準(zhǔn)是否需要調(diào)整，此外就是關(guān)注事中的成本控制工作，主要是確保成本的合規(guī)性（審批從簡），對核算結(jié)果進(jìn)行異常及預(yù)算差異分析。運(yùn)營開幕當(dāng)年運(yùn)營（賽會）期間控制工作重點(diǎn)：志愿者費(fèi)用的支付和管理工作，進(jìn)行成本分析核算以掌握預(yù)算執(zhí)行情況，并開展例外事件管理。八、國際組織提成和預(yù)備費(fèi)用國際組織提成是類似國際奧委會和國際展覽局向展會（賽會）組織者按照一定標(biāo)準(zhǔn)收取的提成，無需進(jìn)行成本控制，只要根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行即可。按照國際慣例大型活動工程都要預(yù)留出一部分資金以作應(yīng)急用途。悉尼奧運(yùn)會在舉辦前三年準(zhǔn)備了約占總支出8% 的應(yīng)急基金。上海世博會在總預(yù)算中的預(yù)備費(fèi)用占總支出的 10 ，主要用于世博會籌辦、運(yùn)營中可能發(fā)生的不可預(yù)見費(fèi)用。( 作者為資產(chǎn)管理部助理總經(jīng)理、高級會計師、會計碩士)參考文獻(xiàn)1 德國聯(lián)邦經(jīng)濟(jì)與技術(shù)部 .Report by the Federal Minister ofeconomics and technology on t