接待管理辦法(共13頁)

1、xxxx有限公司接待管理辦法 第一章 總則第一條 為加強對公司接待工作的管理，促進公司接待工作規(guī)范化，同時，通過接待工作展現(xiàn)和宣傳公司的管理水平和企業(yè)形象，增強公司對外影響力，特制定本辦法。第二條 本辦法適用于本公司接待管理工作。這里的接待工作主要指公司經(jīng)營管理活動所必需的來賓接待、交通/食宿安排、商務(wù)洽談、工作匯報和陪同參觀等方面的工作。第二章 接待部門第二條 公司行政人事部為公司負責(zé)接待的歸口管理部門。第三條 相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門為對口接待部門。第四條 遇重大接待工作和接待活動，公司行政人事部可協(xié)調(diào)相關(guān)單位與部門共同做好接待工作，相關(guān)單位與部門應(yīng)積極、主動配合。

2、第三章 接待職責(zé)第五條 公司行政人事部是接待歸口管理部門，凡公司安排的A類接待及高規(guī)格B類接待，均由其統(tǒng)籌安排和管理。第六條 公司行政人事部在接到接待任務(wù)后，需根據(jù)來賓級別和人數(shù)、來訪目的等，確定接待人員、接待規(guī)格，做好接待計劃與接待安排，掌控好接待標(biāo)準、接待規(guī)格和經(jīng)費預(yù)算。第八條 公司行政人事部應(yīng)做好接待工作的相關(guān)行政事務(wù)。如：茶水/茶具的準備、果盤/飲料的準備與擺放、投影/放映/音響設(shè)備的調(diào)試、接待場所和參訪路線的清潔衛(wèi)生與環(huán)境美化工作、歡迎牌/橫幅的制作等。必要時，還須設(shè)計好客人參訪的路線，并沿途安排好接應(yīng)或接待的人員；安排好客人接送用車；妥善安排來賓的吃、住、行及紀念品的贈送（如有必要

3、）；做好重要來賓接待過程中的攝影/攝像/錄音工作等。第九條 對口接待部門須準備好接洽客人所需的各種材料、公司簡介及公司相關(guān)業(yè)務(wù)介紹、工作匯報等，并安排好有關(guān)匯報、講解的人員。第四章 接待原則第十條 公司對外接待遵循“平等、對口、節(jié)約、周到、保密”原則，使客人高興而來，滿意而歸。l 平等原則：對來賓無論職務(wù)高低都要平等對待，落落大方，不卑不亢。一般情況下，級別與權(quán)限對等，由同級別人員接待，特殊情況可予以高規(guī)格接待。l 對口原則：各職能部門/業(yè)務(wù)部門對口接待，若屬綜合性接待，行政人事部門門應(yīng)予以協(xié)調(diào)。一般是誰出面接待誰結(jié)帳。l 節(jié)約原則：接待來賓應(yīng)充分考慮成本費用，堅持從簡接待原則，不搞

4、鋪張浪費。不重復(fù)宴請，宴請時主方人數(shù)不多于賓客人數(shù)。l 周到原則：接待程序和接待方式應(yīng)考慮周到，銜接周密，對客人以禮相待，使其充分感受到主人的熱情、周到。l 保密原則：向來賓介紹情況或帶領(lǐng)客人參觀時，應(yīng)注意保守公司秘密，重要會議要有記錄，對不宜回答的敏感問題，要巧妙回避；對不宜拍照或攝像的場所，應(yīng)婉言解釋、禮貌阻止。第五章 接待事務(wù)分類第十一條 接待事務(wù)分為以下三類：l 類貴賓接待指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、政府主管部門領(lǐng)導(dǎo)、外賓及特邀參訪團的接待。貴賓接待一般實施高規(guī)格接待，有時也可視情況給予對等接待。l 類：業(yè)務(wù)接待，指營銷客戶的接待。一般實施對等接待，有時可視業(yè)務(wù)需要實施

5、高規(guī)格接待。l C類：普通接待，指一般來客的接待，適用于普通的、經(jīng)常性的業(yè)務(wù)人員往來。此類接待一般實施對等接待或低規(guī)格接待。第六章 接待方式、接待標(biāo)準和費用控制第十二條A類接待（貴賓接待）1、接到接待通知后，行政人事部須主動請示公司領(lǐng)導(dǎo)，了解清楚接待對象及接待要求，填寫接待申請/安排計劃表（見附表1），提前做好接待相關(guān)準備。2、A類接待一般由公司總部領(lǐng)導(dǎo)陪同，以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果等方式招待。如須就餐由公司總部領(lǐng)導(dǎo)或指定專人陪同，安排于公司領(lǐng)導(dǎo)指定酒店或處所就餐。接待地點可視來賓行程及目的，安排于公司會議室或公司領(lǐng)導(dǎo)指定酒店等。3、A類接待標(biāo)準及費用，由行政人事部根據(jù)公司總部

6、領(lǐng)導(dǎo)指示及要求辦理。事后列出費用明細，連同相關(guān)票據(jù)如實報銷。A類接待總費用在2000元以內(nèi)的，本單位總經(jīng)理審批即可；超過2000元的，需報總部領(lǐng)導(dǎo)審批（費用由各單位自行承擔(dān)）。l 類接待（業(yè)務(wù)接待）：1、B類接待一般由相關(guān)業(yè)務(wù)部門對口接待，行政人事部給予必要的協(xié)調(diào)和配合。B類接待一般安排在公司會議室進行，以茶水、飲料等方式招待。如有業(yè)務(wù)需要，可安排公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與來賓會見。2、B類接待一般不安排客人用餐和住宿，如因業(yè)務(wù)需要，需安排外出就餐的，對口接待部門負責(zé)人須填寫工作用餐申請/審批表（見附表2），經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，按指定標(biāo)準和規(guī)格予以安排（如時間較急，來不及書面申請，可先口頭請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，

7、獲準后可事后補單）。3、B類接待如需給予高規(guī)格接待的，由對口接待部門負責(zé)人填寫接待申請/安排計劃表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，交行政人事部安排和接待。如須安排外出就餐的，由對口接待部門領(lǐng)導(dǎo)或公司指派人員陪同。B類接待若經(jīng)總部領(lǐng)導(dǎo)批準，同意給予高規(guī)格接待的（B+），其接待標(biāo)準如下：1、招待用茶葉標(biāo)準為200元/斤以內(nèi)；水果20元/人以內(nèi)；贈送客人的紀念品（確屬需要）一般控制在200元/人以內(nèi)；特殊情況需報總部領(lǐng)導(dǎo)審批。2、如需安排外出就餐的，就餐標(biāo)準控制在80元/人以內(nèi)。陪餐人數(shù)不得多于宴請人數(shù)，特殊情況下，經(jīng)批準可適當(dāng)增加。3、如需安排住宿的，如果客人愿意，優(yōu)先安排住公司VIP客房；無招待客房的單位，

8、如果客人要求，可幫忙代訂酒店，費用由客人自理；特殊情況需報總部領(lǐng)導(dǎo)審批。4、如果客人有需求，可安排公司車輛接送客人去市內(nèi)汽車站、火車站、機場、碼頭等。接待用車一般不許出市外。5、B類接待費用預(yù)算總額在1000元以內(nèi)的，本單位總經(jīng)理審批即可；超過1000元的，需報總部領(lǐng)導(dǎo)審批（費用由各單位自行承擔(dān)）。l C類接待（普通接待）：對一般來客（含公司系統(tǒng)內(nèi)跨單位之間工作人員往來）的接待，以白開水或普通茶水方式招待。如需安排用餐的，一般安排在公司用餐或叫工作餐（工作餐標(biāo)準為每人每餐不超過30元）。公司系統(tǒng)內(nèi)員工出差，如需安排住宿的，一般安排住公司招待宿舍；或者是出差員工根據(jù)審批的差旅報銷標(biāo)準，自行安排住

9、宿。C類接待一般不予報銷其他費用，特殊情況需領(lǐng)導(dǎo)審批。接待方式、接待標(biāo)準和費用控制接待方式用餐標(biāo)準酒店住宿接待費用合計A類接待標(biāo)準相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)陪同；附咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果等150元/人以內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)指定酒店或處所就餐2000以內(nèi)，（處級以上3000以內(nèi)、廳級及交通相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)5000以內(nèi)）B+類接待標(biāo)準相關(guān)人員陪同；茶葉標(biāo)準為200元/斤以內(nèi)；水果20元/人以內(nèi)；贈送客人的紀念品（確屬需要）一般控制在200元/人以內(nèi)80元/人以內(nèi)3001000以內(nèi)B類接待標(biāo)準茶水、飲料60元/人以內(nèi)200800以內(nèi)C類接待標(biāo)準茶水、白開水50元/人以內(nèi)無100以內(nèi)備注：1、陪餐人數(shù)不得多于宴請人數(shù)。 2、費用超出標(biāo)

10、準的需向總經(jīng)理申請審批。 3、梁浩峰和何俐萍老師招待客人不設(shè)上限。第七章接待費用管理第十四條 接待費用管理規(guī)定1、接待費用須從嚴控制，從嚴審批。嚴格遵照審批程序和接待標(biāo)準執(zhí)行。未按程序和費用標(biāo)準報批的，一律不予報銷。2、公司所有接待工作必須納入統(tǒng)一的安排和管理，不得各行其是，擅作主張，否則費用一律不予報銷。3、報銷接待費用時，需把經(jīng)審批的接待申請/安排計劃表、工作用餐申請/審批表連同相關(guān)票據(jù)一起附上。第八章 接待程序和內(nèi)容第十五條 接待流程和內(nèi)容規(guī)定1、A類接待或?qū)嵭懈咭?guī)格接待的B類接待，和所有需安排來訪人員在外食宿、交通、車船票等事項的接待，均需填寫接待申請/安排計劃表或工作用餐申

11、請/審批表經(jīng)公司總部領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可按規(guī)定標(biāo)準安排接待。否則，費用不予報銷。 2、行政人事部在獲悉公司領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)A類接待的指示，或接到相關(guān)部門經(jīng)總部領(lǐng)導(dǎo)審批的接待申請/安排計劃表（高規(guī)格B類接待）后，即按如下程序安排接待：Ø 接受任務(wù)。弄清來賓的基本情況（有特殊保密需要或相關(guān)信息不便外泄者除外）：弄清來訪人數(shù)、姓名、性別、職務(wù)和使命、抵達和離開時間、乘坐交通工具及車況和航班等。Ø 布置接待。根據(jù)來賓身份和來訪目的，提出接待意見、接待部門、人員、規(guī)格、方式、安排、費用預(yù)算等，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。Ø 接待安排。如有需要，應(yīng)根據(jù)來賓身份、人數(shù)、性別，預(yù)定招待場

12、所（如賓館、酒店、會議室等），安排好伙食標(biāo)準、進餐方式、時間、地點；按抵達時間，派人派車迎接等。Ø 活動安排。來賓到達后，安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門人員及時與之會見。了解活動日程安排后，安排好相關(guān)陪同人員和參訪路線。若是業(yè)務(wù)接待，則組織業(yè)務(wù)部門向客人介紹情況，參觀現(xiàn)場或洽談相關(guān)業(yè)務(wù)；若是上級主管部門來檢查工作，則根據(jù)需要組織相應(yīng)的工作匯報會或座談會。Ø 客人參訪活動結(jié)束后，如有需要，須提前安排好送客車輛或代訂好車、飛機票等。3、一般的B類接待和C類接待，由相關(guān)對口部門安排接待。如有需要，可申請行政人事部給予必要的支持和配合。第九章 接待禮儀要點第十六條 接待的相關(guān)禮儀1、

13、迎送禮儀：公司值班保安和總臺文員于接待進行時，須密切注意接待動態(tài)，確保接待過程銜接周密。客人到來后，接待人員應(yīng)主動起迎，熱情、禮貌接待，指引客人到專門接待室，并做好通報工作?？腿穗x開時，值班保安、總臺文員應(yīng)點頭致禮或微笑示意，接待人員應(yīng)以“慢走”、“歡送再來”等禮貌語言熱情相送?？腿藚⒂^或所到之處，公司員工須集中精力做好各自工作，不得東張西望，更不許擅自與參觀人員攀談，如有必要可禮貌示意。2、接待安排：根據(jù)來賓身份、人數(shù)和來訪目的，確定接待類別、接待規(guī)格和標(biāo)準，請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，安排適當(dāng)接待地點（如：接待室、會議室、酒店等）?？傊?，接待場所、接待規(guī)格及接待安排，要讓來賓感受到熱情，周到、舒適

14、，未受冷落和怠慢，同時符合公司接待標(biāo)準。3、對一般客人臨時來訪，如果接待人員手頭忙，一時難以抽身時，應(yīng)向客人說明，暫請他人代為接洽或另商會面時間，切忌讓客人久候而無人問津；4、訪客若需與上級領(lǐng)導(dǎo)面談，應(yīng)幫助聯(lián)絡(luò)或予以婉拒（事先明了領(lǐng)導(dǎo)無會見意圖時）。領(lǐng)導(dǎo)愿意會見的，則將客人引至約定地點等候會面，引見后再行離開。5、引見禮儀：首先向領(lǐng)導(dǎo)介紹客人（單位、職務(wù)、姓名）；把身份低、年紀輕的人介紹給身份高、年紀大的；職務(wù)相同，先介紹年紀大的；一行來客中，按職務(wù)高低依次介紹；6、行路禮儀：陪同客人行路，請客人行于自己右側(cè)；乘坐車、上下樓梯、乘電梯，禮讓在先，主動開關(guān)門；自己處于主陪同地位時，應(yīng)排在客人旁邊

15、，不要落在后邊。7、其他禮儀：接待重要來賓（尤其是A類貴賓）時，穿著不得過于隨便，須按公司規(guī)定著裝。衣著整潔、得體、有風(fēng)度；主動照顧來賓中的老人、婦女、兒童和殘障人士；尊重不同國家和民族來賓的風(fēng)俗習(xí)慣和禮節(jié)；若因故無法準時赴約，應(yīng)盡早通知對方，并以適當(dāng)方式致歉。8、注意事項：接待人員須嚴格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不準有任何越格行為發(fā)生。接待過程中，若遇來客提出不便辦理或公司限制事宜（如要求復(fù)印/拷貝公司受控制文件資料、在禁止拍照地點拍照等），須婉言解釋或巧妙回絕。第十條 附則第十七條 以上規(guī)定由總部行政人事部負責(zé)制定、修訂和解釋，自公司正式發(fā)布之日起實施。xxxxx有限公司行政人事部201

16、8年1月1日附表1接待計劃安排表客戶名稱客戶總?cè)藬?shù)男 人女 人主接待人姓名部門職務(wù)聯(lián)系電話陪同人姓名部門職務(wù)聯(lián)系電話姓名部門職務(wù)聯(lián)系電話姓名部門職務(wù)聯(lián)系電話到達（備注：有相關(guān)部門接待的，可不寫聯(lián)系人方式）時間：航班號火車班次聯(lián)系人聯(lián)系方式時間：航班號火車班次聯(lián)系人聯(lián)系方式時間：航班號火車班次聯(lián)系人聯(lián)系方式派車接站 是 否派車車型司機姓名回程預(yù)算小計會務(wù)安排有無預(yù)算小計會務(wù)時間年 月 日 時 分 年 月 日 時 分設(shè)備設(shè)施投影儀筆記本電腦白板白板筆水果 礦泉水預(yù)算小計住宿安排有無預(yù)算小計費用公司負責(zé)客戶自理公司負責(zé)客戶標(biāo)準之外費用房間標(biāo)準住房標(biāo)準五星四星三星其它酒店名稱住房間數(shù)三間二間一間其它酒店地址餐飲安排有無預(yù)算小計餐數(shù)餐別費用預(yù)算用餐地點用餐人數(shù)早餐工作