國家科技重大專項民口檔案管理規(guī)定

1、國家科技重大專項（民口）檔案管理規(guī)定第一章 總則第一條 為落實國家中長期科學和技術發(fā)展規(guī)劃綱要（20062020年），保證國家科技重大專項（以下簡稱重大專項）檔案的安全性、真實性、可靠性、完整性和可用性，促進國家科技信息資源長期保存和有效共享，根據中華人民共和國檔案法、國家科技重大專項組織實施工作規(guī)則、國家科技重大專項（民口）管理規(guī)定、國家科技重大專項（民口）資金管理辦法和國家相關保密法規(guī)，特制定本規(guī)定。第二條 重大專項檔案是指在重大專項的規(guī)劃、論證、組織實施、監(jiān)督評估、考核驗收等全過程中產生的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。第三條 重大專項檔案是國家的重要科技資源和知識

2、資產，重大專項檔案管理工作是重大專項管理的重要組成部分，應貫穿于重大專項的規(guī)劃、論證、組織實施、監(jiān)督評估、考核驗收等全過程。第四條 本規(guī)定適用于國家科技重大專項（民口）的檔案管理。第二章 組織領導及職責第五條 重大專項檔案管理工作堅持統(tǒng)一領導、分級管理的原則。各級重大專項組織實施管理部門要把檔案管理工作納入重大專項整體工作，切實加強對重大專項檔案的領導和管理。第六條 科技部會同發(fā)展改革委、財政部（以下簡稱三部門）負責對重大專項檔案管理工作進行統(tǒng)籌協(xié)調和指導監(jiān)督。主要職責是：（一）制定重大專項檔案管理相關規(guī)章制度、標準規(guī)范和工作指南等。（二）負責重大專項檔案管理工作的監(jiān)督檢查、考核評估及總體驗收

3、等工作。（三）協(xié)調解決重大專項檔案管理中的重大問題。第七條 科技部重大專項辦公室（以下簡稱重大辦）具體落實三部門的決策。主要職責是：（一）組織實施重大專項檔案的收集整理、監(jiān)督檢查、評估驗收等工作，督查重大專項檔案及其數據的及時移交與集中管理情況。（二）組織建設統(tǒng)一的重大專項檔案管理服務平臺，推動重大專項檔案的長期保存和授權利用。（三）負責重大專項檔案管理工作的協(xié)調、溝通和聯(lián)絡。（四）組織開展重大專項檔案業(yè)務培訓和交流活動。（五）對重大專項檔案管理工作定期通報，包括各專項檔案管理情況、檔案移交及數據匯交情況等。（六）委托相關檔案管理專業(yè)機構，具體承擔重大專項檔案的收集、保管與服務工作。第八條 重

4、大專項牽頭組織單位（以下簡稱牽頭組織單位）負責本專項檔案的管理、監(jiān)督和檢查。主要職責是：（一）組織制訂本專項檔案管理實施細則和工作方案。（二）建立本專項檔案管理工作機制和責任體系，實行項目（課題）承擔單位法人和項目（課題）負責人負責制。（三）指導和監(jiān)督專項實施管理辦公室（以下簡稱專項辦）和項目管理專業(yè)機構（以下簡稱專業(yè)機構）開展專項具體檔案管理工作。第九條 專業(yè)機構具體落實本專項檔案管理工作。主要職責是：（一）負責制訂本專項項目（課題）檔案管理方案等規(guī)章制度。（二）為本專項檔案管理提供人員、資金及檔案保管場地等必要支撐條件，確保檔案管理責任落實到人，檔案完整保存，工作順利開展。（三）負責本專項

5、項目（課題）檔案管理的組織協(xié)調、聯(lián)絡溝通、培訓指導及監(jiān)督檢查工作。（四）組織本專項項目（課題）檔案的收集、整理、歸檔、驗收及移交工作。（五）負責收集、整理、歸檔及移交自身產生的專項管理檔案。尚未設立專業(yè)機構的專項，上述工作職責由專項辦承擔。第十條 專項辦負責收集、整理、歸檔及移交自身產生的專項層面管理檔案。第十一條 重大專項項目（課題）承擔單位要按照法人管理責任制的要求，具體落實本項目（課題）檔案管理工作。主要職責是：（一）建立健全項目（課題）檔案管理制度及工作責任體系，項目（課題）負責人對本項目（課題）檔案管理工作負直接責任。（二）為本項目（課題）檔案管理配備人員、資金及檔案保管場地等必要支

6、撐條件。（三）規(guī)范管理并按時移交本項目（課題）檔案，保證檔案齊全、完整、真實、準確。第三章 歸檔范圍與質量第十二條 重大專項檔案的歸檔范圍主要包括：（一）重大專項綜合材料：重要文件，領導的重要講話記錄（錄音），會議紀要，簡報，評估報告，年報，通知通告，大事記，出版刊物，影像資料等。（二）規(guī)劃階段：專項實施方案（含總概算和階段概算）及相關材料，專項階段實施計劃（含分年度概算），專項年度計劃（含年度預算），專項管理辦法、制度等。（三）申報立項階段：年度指南，申報書，預算申訴材料，預算評審報告，申報立項評審材料（論證專家名單、專家承諾書、專家評審表、專家組意見等）及相關視頻資料，立項批復（含預算），

7、保密協(xié)議，任務合同書（含預算書）等。（四）過程管理階段：實驗任務書、實驗大綱，實驗、探測、測試、觀測、觀察、野外調查、考察等原始記錄、整理記錄和綜合分析報告等，各類協(xié)議、合同等，樣機、樣品、標本等實物，設計文件和圖紙，計算文件、數據處理文件，照片、底片、錄音帶、錄像帶等聲像文件，項目（課題）調整、變更材料，三部門監(jiān)督評估報告，年度、階段執(zhí)行情況自評價報告、檢查報告，專項階段執(zhí)行情況報告/專項階段總結報告等。（五）驗收階段：驗收申請書，驗收承諾書，驗收通知，自評價報告及相關材料，科技報告，知識產權及其證明類材料，第三方檢測、測試、評估報告，驗收現(xiàn)場測試報告，成果產業(yè)化證明類，財務驗收抽查報告及整

8、改報告，審計報告及審計底稿、決算報告等財務相關資料，驗收評審類材料（專家簽到表、專家承諾書、驗收意見等），驗收結論書，產業(yè)化年度報告等。（六）其他需要歸檔的重要材料。具體歸檔范圍詳見重大專項檔案歸檔范圍表（附件1）。第十三條 重大專項檔案的質量要求：重大專項檔案整理及歸檔應按照國家相關標準執(zhí)行。（一）重大專項檔案的收集、整理應遵循相關規(guī)定及標準，保證內容齊全、完整、真實、準確，能夠全面反映重大專項的立項背景、實施過程、驗收及應用轉化效果；檔案應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔等。（二）重大專項項目（課題）檔案按照項目（課題）組卷，重大專項綜合材料按照年度類別組卷。卷內文件按時間順序排列，對案卷基本

9、情況進行說明并編制卷內目錄。（三）紙質檔案與電子檔案應同步建立并保持信息一致，保證重大專項檔案不同載體類型之間內容的準確一致。第四章 過程管理與保存第十四條 重大專項各級管理機構及項目（課題）承擔單位依據檔案管理職責分工及相關規(guī)定，對重大專項各實施階段產生的應歸檔的文件進行系統(tǒng)整理，及時歸檔保存，并按照重大專項檔案歸檔范圍表要求逐級移交。第十五條 重大專項各級管理機構及項目（課題）承擔單位應當對移交檔案實行多套備份，確保移交后本級仍保存完整檔案。第十六條 重大專項項目（課題）牽頭承擔單位在項目（課題）通過驗收或終止、撤銷后3個月內，將本項目（課題）檔案移交至專業(yè)機構。專業(yè)機構及專項辦在每年6月

10、底及12月底，將本專項項目（課題）及管理檔案移交至重大辦。第十七條 對于多個單位聯(lián)合承擔的項目（課題），各單位保管各自產生的檔案，本項目（課題）全套檔案由牽頭承擔單位完整保存，參與單位將本單位項目（課題）檔案送交至牽頭承擔單位。第十八條 重大專項檔案移交前，應參照重大專項檔案歸檔范圍表（附件1）及重大專項檔案文件編號規(guī)則（附件2）對本專項項目（課題）檔案及管理檔案分別進行編碼標注。第十九條 移交檔案時，應按照國家有關標準，同時移交紙質檔案、電子檔案并附檔案材料清單（附件3、附件4），經檔案接收單位審核后，雙方履行簽收手續(xù)。第二十條 重大專項檔案保管期限為永久。重大專項各級管理機構須按照國家法律

11、規(guī)定，向國家有關檔案管理機構移交檔案。第二十一條 重大專項涉密檔案管理嚴格遵照國家相關保密法律法規(guī)執(zhí)行。第五章 檔案驗收第二十二條 檔案驗收是重大專項項目（課題）驗收和重大專項驗收的必要前提。三部門、牽頭組織單位、專業(yè)機構、項目（課題）承擔單位應將檔案驗收納入管理工作程序，實行同步管理。第二十三條 重大專項項目（課題）檔案驗收，由項目（課題）承擔單位向專業(yè)機構提出驗收申請，由專業(yè)機構組織驗收。重大專項檔案驗收，由牽頭組織單位向三部門提出驗收申請，由三部門組織驗收。第二十四條 檔案驗收工作由檔案驗收專家組（以下簡稱專家組）具體實施，專家組組成原則：（一）由三部門組織的重大專項檔案驗收，專家組不少

12、于7人。（二）由專業(yè)機構組織的項目（課題）檔案的驗收，專家組不少于3人。第二十五條 檔案驗收內容主要包括：檔案的完整、齊全情況；檔案的分類、整理、組卷、裝盒等情況；紙質檔案與電子檔案對應及真實情況等。第二十六條 專家組可通過現(xiàn)場查驗、案卷抽查等方式進行驗收，并給出驗收結論。第二十七條 檔案驗收結論分為合格與不合格。專家組成員全部同意通過驗收的為合格。檔案驗收合格后，方可進行重大專項項目（課題）及重大專項驗收。第二十八條 重大專項項目（課題）完成所有驗收工作后，重大專項各級管理機構及項目（課題）承擔單位應將驗收階段產生的應歸檔的文件材料歸入本項目（課題）檔案及相應管理檔案。第六章 共享與利用第二

13、十九條 重大專項各級管理機構和項目（課題）承擔單位要在嚴格遵守國家相關保密及知識產權保護的法律規(guī)定下，制訂檔案有效利用制度，推進重大專項檔案的共享服務。第三十條 重大專項各級管理機構應通過現(xiàn)代科技手段加強項目（課題）檔案信息資源開發(fā)利用，為重大專項實施、監(jiān)督檢查、評估、驗收等管理工作提供便利條件，為科技創(chuàng)新、經濟發(fā)展和社會進步提供支撐服務。第三十一條 查閱、摘抄和復印重大專項檔案，需持有效證件，并登記造冊。查閱、摘抄、復印重大專項涉密檔案，須依據國家相關保密規(guī)定，履行審批手續(xù)。第三十二條 對于重要的、珍貴的檔案和資料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，須按照檔案管理權限和工作程序，履行審批手續(xù)

14、。第七章 監(jiān)督檢查與考核獎懲第三十三條 建立三部門、牽頭組織單位、專業(yè)機構和項目（課題）承擔單位的檔案管理監(jiān)督檢查制度。重大專項組織管理機構適時對檔案保管及移交情況進行檢查考核并通報結果。第三十四條 重大專項各級管理機構對檔案管理工作中做出突出貢獻的單位和個人給予表彰；對沒有及時歸檔移交檔案或檔案質量存在嚴重問題的單位和責任人給予通報批評并限期整改。第三十五條 在重大專項檔案的收集、整理、保管、利用、服務等管理工作中，出現(xiàn)違法違紀行為的依照檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定處理。第八章 附則第三十六條 各重大專項依照本規(guī)定，結合重大專項特點，制定相應的實施管理細則，報科技部備案。第三十七條 本規(guī)定由

15、科技部負責解釋，自2018年1月1日起施行。附件：1. 重大專項檔案歸檔范圍表 2. 重大專項檔案文件編號規(guī)則 3. 重大專項項目（課題）檔案清單項目（課題）層面 4. 重大專項檔案移交清單專項層面21 / 21文檔可自由編輯打印附件1重大專項檔案歸檔范圍表階段序號階段名稱文件序號重大專項檔案材料名稱三部門/重大辦專業(yè)機構/專項辦項目/課題承擔單位A規(guī)劃階段01專項實施方案（含總概算和階段概算）及相關材料必存必存-02專項階段實施計劃（含分年度概算）必存必存-03專項年度計劃（含年度預算）必存必存-04專項管理辦法、制度必存必存-05年度指南必存必存-B申報立項階段01申報書必存必存必存02評

16、審專家綜合意見、專家打分表、專家簽到表等申報立項評審材料及視頻資料必存必存-03預算評審報告必存必存-04預算申訴材料有則必存有則必存有則必存05立項批復（含預算）必存必存必存06保密協(xié)議-有則必存有則必存07任務合同書（含預算書）必存必存必存08會議紀要和重要往來函件-必存必存C過程管理階段01實驗任務書、實驗大綱-必存02實驗、探測、測試、觀測、觀察、野外調查、考察等原始記錄、整理記錄和綜合分析報告等 -有則必存03設計文件和圖紙-有則必存04計算文件、數據處理文件，照片、底片、錄音帶、錄像帶等聲像文件-有則必存05樣品、標本等實物的目錄-有則必存06人員/項目變更申請、變更批復、變更審查

17、會專家組意見、審查委員會專家名單等各類調整、變更材料有則必存有則必存有則必存07與其他單位的協(xié)作協(xié)議、合同等相關文件有則必存有則必存有則必存08三部門監(jiān)督評估報告必存-09年度/階段執(zhí)行情況報告、檢查報告-有則必存有則必存10專項階段執(zhí)行情況報告/專項階段總結報告必存必存-11專項年度監(jiān)督自查報告有則必存有則必存-D驗收階段01驗收申請書、驗收承諾書必存必存必存02驗收通知有則必存有則必存有則必存任務驗收材料（10種）03自評價報告及相關材料必存必存必存04科技報告必存必存必存D驗收階段05知識產權報告、專利及說明書（復印件）、軟件著作權、技術標準、論文及研究報告、查新報告等知識產權及證明類必

18、存必存必存06第三方檢測/測試/評估報告有則必存有則必存有則必存07驗收現(xiàn)場測試報告有則必存有則必存有則必存08用戶使用報告及證明/典型用戶報告、產業(yè)化審核報告等成果產業(yè)化證明類有則必存有則必存有則必存09專家打分表、專家（組）意見表、專家簽到表、專家承諾書等驗收評審類必存必存-10驗收結論書必存必存必存11任務驗收報告/驗收技術報告有則必存有則必存-12整改驗收會形成材料（復核通知、專家組意見、專家打分表）有則必存有則必存-財務驗收材料（14種）13財務收支執(zhí)行情況報告及附表有則必存有則必存有則必存14預算調整申請報告及相關批復有則必存有則必存有則必存15財務驗收抽查報告及整改報告有則必存有

19、則必存有則必存16審計報告及審計底稿必存必存必存17財務驗收報告必存必存-18項目（課題）年度財務決算報告有則必存有則必存有則必存19資金落實和撥付證明-有則必存D驗收階段20賬戶對賬單-有則必存有則必存21中央、地方、自籌資金、其他渠道資金核算明細賬-有則必存22資金歸墊申請及附件等相關材料-有則必存有則必存23財務驗收專家打分表、專家意見等必存必存-24設備臺賬、事務所設備盤點表、驗收測試組現(xiàn)場設備盤點表-有則必存有則必存25正式驗收整改情況報告及附件有則必存有則必存有則必存26后續(xù)支出情況報告及附件有則必存有則必存有則必存27產業(yè)化年度報告有則必存有則必存有則必存28重大專項整體驗收結論必存-29實施情況總結報告必存-1國家科技重大專項檔案實行三級保管制度。其中，表中的“必存”表示必須歸檔保存檔案，即必存項；“有則必存”表示如有此檔案，則必須歸檔，即有則必存項。2國家科技重大專項檔案的歸檔堅持紙質與電子檔案并重的原則。3電子文件或掃描件格式可為：PDF、DOC、JP（E）G、XLS、AVI、MP4、KAS、OWL等。4對于未在本表中列出的檔案材料，各專項可根據實際需求，按照項目管理階段對表中的“文件序號”進行擴充。如：C12：XX文件。附件2重大專項檔案文件編號規(guī)則重大專項檔案文件編號規(guī)則如下所示：一、編號規(guī)則說明文件編號前十四位為項目