會計檔案信息化管理建設(shè)研究

1、    會計檔案信息化管理建設(shè)研究    摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的進步，社會經(jīng)濟日益發(fā)展，會計檔案管理逐漸向信息化方向發(fā)展，做好會計檔案管理工作，有助于企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展，帶來企業(yè)內(nèi)部會計管理工作增加，這對會計檔案管理提出了更高的要求。在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，做好會計檔案管理信息化建設(shè)是提高會計檔案管理效率和質(zhì)量重要措施。文章通過對會計檔案信息化管理現(xiàn)狀進行分析探討，總結(jié)出一些優(yōu)化會計檔案信息化管理的措施。關(guān)鍵詞：會計檔案;信息化;管理建設(shè)1引言會計檔案屬于經(jīng)濟檔案的一種，是企業(yè)檔案的重要組成部分。企業(yè)經(jīng)濟活動的實際開展情況、日常經(jīng)費支出、職

2、工薪資、運營收入等企業(yè)收支情況都記錄在會計檔案中，因此會計檔案管理工作在企業(yè)中重占有重要位置1。為滿足時代發(fā)展的需求，企業(yè)應(yīng)推進會計檔案管理信息化建設(shè)，確保會計檔案的完整性，嚴格遵守相關(guān)規(guī)范制度，提升會計管理工作效率，提高企業(yè)現(xiàn)代化水平，從而促進企業(yè)長期有效發(fā)展。2會計檔案電子化管理的意義會計檔案信息化管的意義主要體現(xiàn)在：能夠有效降低成本、有利于提升安全性兩方面。在其降低成本方面，會計檔案信息化管理主要將檔案數(shù)據(jù)電子化，首先，與傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案相比，節(jié)省了大量紙質(zhì)檔案資料占用的空間。其次，相關(guān)工作人員利用信息化數(shù)據(jù)平臺進行管理，可以省去傳統(tǒng)紙質(zhì)管理中打印、裝訂、裝盒、上架等程序，降低工作強度，

3、使會計檔案管理工作更加高效、便捷?，F(xiàn)階段我國科學(xué)技術(shù)不斷進步，為迎合時代的發(fā)展需求，會計檔案管理也逐漸信息化，并伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)逐漸成熟，就其安全性而言，成熟穩(wěn)定的防護技術(shù)和完善的安全制度，為會計檔案信息化提供有力支撐，會計核算系統(tǒng)更加精準完善，有效的提升了會計檔案信息化管理的安全性。3會計檔案管理現(xiàn)狀3.1     會計檔案管理制度有待完善信息化技術(shù)的進步與發(fā)展對會計檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足新時期的需求，但在實際檔案管理中，一些企業(yè)仍一直沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式。因為企業(yè)缺乏對信息化技術(shù)的了解與掌握，缺乏相關(guān)方面的經(jīng)驗，導(dǎo)

4、致會計檔案管理制度有待完善，會計從業(yè)者的職責沒有明確的劃分，具體工作流程沒有相應(yīng)的規(guī)范制度作參考，會計檔案信息化處理仍處于發(fā)展初期。這也造成企業(yè)會計工作中經(jīng)常出現(xiàn)一系列問題，例如檔案信息不夠完整，信息真實度有待考察，分類不夠明確等。3.2     會計從業(yè)人員綜合素養(yǎng)有待提高會計檔案管理的信息化發(fā)展，要求會計從業(yè)人員在掌握扎實的專業(yè)知識的同時，也要具備熟練的計算機使用維護技能?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用讓人們的生活工作更加便捷，相應(yīng)的一些問題也逐漸顯現(xiàn)出來，例如數(shù)據(jù)信息的安全問題，如果不能及時有效的組織黑客或病毒的入侵，沒有足夠高的計算機安全防護技術(shù)，企業(yè)檔案

5、信息就會存在很大的安全隱患。目前大部分企業(yè)沒有專業(yè)的技術(shù)人員進行日常維護，都是在出現(xiàn)問題之后才去請相關(guān)專業(yè)人員維修，這樣不僅會給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失，也容易造成信息泄露丟失等問題。3.3     會計檔案信息化管理系統(tǒng)安全性有待加強在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的時代，電子數(shù)據(jù)信息檔案逐漸取代了紙質(zhì)檔，成為會計檔案的主要形式。信息化技術(shù)給人們帶來便利的同時，也帶來了一定的挑戰(zhàn)，人們對信息的安全程度越來越重視2。眾所周知，計算機系統(tǒng)的硬件和軟件如果沒有做好防護工作很容易受到病毒或黑客的破壞，而會計檔案信息化管理主要是建立在計算機財務(wù)管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上開展工作，因此，會計檔案信息

6、化管理系統(tǒng)安全性與電子信息文件的完整性和安全性息息相關(guān)。4優(yōu)化會計檔案信息化管理的措施4.1     建立健全管理規(guī)章制度為了提高會計檔案信息化管理質(zhì)量和效率，應(yīng)該建立健全管理規(guī)章制度，讓管理工作變得更加規(guī)范、有序。相關(guān)工作人員必須提高管理意識，將會計檔案信息化管理工作納入工作范圍，并根據(jù)其工作內(nèi)容和特點，制定嚴格的管理和評價機制，提高管理工作的有效性。在相關(guān)制度的指導(dǎo)下，工作人員能按照工作開展要求和標準，圓滿地完成管理工作任務(wù)，管理工作質(zhì)量得以提升。相關(guān)管理人員在制定管理制度時，一定要考慮全面，將影響會計檔案信息化管理質(zhì)量的因素理順清楚，并根據(jù)這些內(nèi)容

7、制定工作開展規(guī)章制度，為會計檔案信息化管理工作提供更為全面的規(guī)章制度保障。4.2     提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)信息化條件下的會計檔案電子化管理對人才綜合素養(yǎng)有著較高的要求，懂得管理內(nèi)容是基本，還要掌握一定的計算機網(wǎng)絡(luò)知識，如此才能適應(yīng)電子化管理發(fā)展的速度，高效解決檔案管理中的問題。企業(yè)應(yīng)針對財務(wù)管理人員積極開展培訓(xùn)活動，從專業(yè)技能和計算機知識方面強化有關(guān)工作人員的能力，讓其更好地融入信息化管理工作中，助力會計檔案電子化綜合管理模式的實現(xiàn)。此外，會計檔案管理人員需立足自身，切實完成好電子檔案的存檔管理和備份工作，最大化地避免出現(xiàn)檔案信息損失、遺漏或丟失

8、的情況。檔案管理人員還應(yīng)該學(xué)習基本的檔案管理系統(tǒng)和軟件維護的技能，一方面避免企業(yè)會計信息泄露，另一方面也從時間和資金成本上為企業(yè)減低風險。4.3     提高會計檔案信息化管理系統(tǒng)安全性企業(yè)在提高會計檔案管理工作效率的同時，也應(yīng)注重質(zhì)量的提升，而提高會計檔案信息化管理系統(tǒng)安全性是提升管理工作質(zhì)量的重要措施之一。首先，企業(yè)應(yīng)加大對會計檔案信息化管理的資金投入，確保軟件系統(tǒng)正常運行。其次，企業(yè)管理人員應(yīng)提升會計檔案管理系統(tǒng)的防護性，有效抵制病毒和黑客的入侵，加強軟件系統(tǒng)抵御外界風險的能力，確保運行系統(tǒng)的安全與數(shù)據(jù)信息的完整。會計檔案信息化的管理需要相應(yīng)的設(shè)備

9、軟件支撐才能有效順利開展工作3。在企業(yè)會計檔案存放處放置防磁設(shè)備是確保信息安全性的有效手段之一，此外，還應(yīng)保持環(huán)境的干凈整潔，溫濕度適中，防止環(huán)境干擾造成的數(shù)據(jù)信息資料丟失等問題。另外，不同的檔案特性適合的電子存儲方式不同，企業(yè)應(yīng)根據(jù)各自會計檔案的特性，科學(xué)合理的選擇檔案信息存儲方式，企業(yè)可以選擇檔案管理系統(tǒng)或者使用磁盤存儲，以確保企業(yè)會計檔案信息的安全有效性。4.4     增強會計檔案信息化管理意識科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進步，對于各個單位提出了非常嚴格的要求， 明確規(guī)定相關(guān)部門或者是企業(yè)在運行期間，首先，企業(yè)必須大力優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理理念，積極尋求和探

10、索新型的會計檔案管理方式，將其全面落實于單位會計檔案信息化管理工作中去，以此發(fā)揮出良好的效果。其次， 單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要以身作則，引領(lǐng)財務(wù)人員和檔案管理人員加深對該項工作的重視力度，將會計檔案放在和其他檔案相同的位置，對其嚴格管理。最后，和會計檔案工作有聯(lián)系的會計或者是檔案儲存人員，要緊跟時代的發(fā)展，不斷創(chuàng)新工作理念，提升會計檔案管理的合理性，推動企業(yè)會計檔案信息化管理進程。5結(jié)束語會計檔案管理的信息化迎合時代的發(fā)展需求，給會計從業(yè)人員的工作帶來了便捷，同時其信息安全問題引起大家的廣泛關(guān)注。因此，企業(yè)應(yīng)在建立健全相應(yīng)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，重視會計檔案信息化管理人員綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)，提高會計檔案信息化管理系統(tǒng)安全性，增強會計檔案信息化管理意識，推動企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。參考文獻：1