淺談新版《歸檔文件整理規(guī)則》在國(guó)有企業(yè)中的實(shí)施

1、    淺談新版歸檔文件整理規(guī)則在國(guó)有企業(yè)中的實(shí)施    吳長(zhǎng)靜+王瑞【摘要】通過(guò)對(duì)新舊兩版歸檔文件整理規(guī)則的比較，從國(guó)有企業(yè)應(yīng)用的角度分析新規(guī)則的優(yōu)點(diǎn)和特色，同時(shí)提出新規(guī)則在國(guó)有企業(yè)實(shí)施過(guò)程中帶來(lái)的便利，具有更強(qiáng)的指導(dǎo)性和適用性?！娟P(guān)鍵詞】歸檔文件；整理規(guī)則；國(guó)有企業(yè)2015年10月25日，國(guó)家檔案局發(fā)布了新修訂的歸檔文件整理規(guī)則（da/t 2 2 - 2 0 1 5），代替歸檔文件整理規(guī)則（d a / t22-2000），并于2016年6月1日起施行。新規(guī)則的適用范圍由紙質(zhì)文件材料擴(kuò)展為紙質(zhì)和電子文件材料，調(diào)整了歸檔文件分類(lèi)方法，增加了歸檔文件的組件

2、和紙質(zhì)文件修整、裝訂、編頁(yè)、排架要求，增加了歸檔文件檔號(hào)結(jié)構(gòu)和編制要求，將室編件號(hào)和館編件號(hào)統(tǒng)一為件號(hào)，并在附錄中增加了歸檔章示例和直角裝訂方法等內(nèi)容。新規(guī)則的推行適應(yīng)了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展需要，對(duì)企業(yè)尤其是國(guó)有企業(yè)整理歸檔文件的指導(dǎo)作用更具針對(duì)性和適用性。一、新規(guī)則的優(yōu)點(diǎn)和特色（一）適應(yīng)信息化建設(shè)要求，將電子文件管理納入新規(guī)則的適用范圍。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子文件逐漸成為國(guó)有企業(yè)檔案的重要組成部分。新規(guī)則明確提出了對(duì)歸檔電子文件的組件、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目要求，整理方式與紙質(zhì)文件保持一致，實(shí)現(xiàn)了“雙套制”保存的統(tǒng)一性。同時(shí)新規(guī)則提出歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、

3、存儲(chǔ)等整理要求，目前參照數(shù)字檔案室建設(shè)指南（2014年）電子文件歸檔與管理規(guī)范（gb11894-2002）基于xml的電子文件封裝規(guī)范（da/t48-2009）電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范（da/t38-2008）等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，給國(guó)有企業(yè)電子文件歸檔管理指明了統(tǒng)一、明確的要求。（二）支撐前端控制理念，文件的整理要求前置至文件形成環(huán)節(jié)。新規(guī)則對(duì)歸檔文件的分類(lèi)方法做了詳盡的說(shuō)明，一般采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限、年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行三級(jí)分類(lèi)，尤其對(duì)按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)做了明確說(shuō)明：“機(jī)構(gòu)分類(lèi)法與問(wèn)題分類(lèi)法應(yīng)選擇其一適用，不能同時(shí)采用?！苯Y(jié)合多數(shù)大中型國(guó)有企業(yè)采用部門(mén)整理的方式整理歸

4、檔文件的實(shí)際情況，新規(guī)則提出的分類(lèi)方法適應(yīng)部門(mén)整理的需要，使文件的形成（承辦）部門(mén)能夠明確按照規(guī)則對(duì)文件整理的要求整理歸檔文件，為檔案管理的前端控制提供了支撐。（三）明確細(xì)化質(zhì)量要求，對(duì)文件的修整、裝訂等操作有了明確具體的要求。新規(guī)則提出在歸檔文件裝訂前應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整，并明確要求對(duì)于破損文件，應(yīng)按照檔案修裱技術(shù)規(guī)范（da/t25-2000）的要求予以修復(fù)。對(duì)于歸檔文件的裝訂，舊版規(guī)則未提出明確的裝訂方法，而新規(guī)則要求裝訂材料與保管期限要求相匹配，對(duì)于永久保管的歸檔文件，采用線裝法，對(duì)于定期保管的歸檔文件，根據(jù)是否需要向綜合檔案館移交的情況，選擇線裝法或者使用不銹鋼夾或封套。這

5、樣企業(yè)在進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，可以選擇既符合標(biāo)準(zhǔn)要求，又滿足實(shí)際需要的裝訂方式。二、新規(guī)則在國(guó)有企業(yè)中的實(shí)施（一）組件（件的組織）。新規(guī)則豐富了“件”的構(gòu)成，基本涵蓋了歸檔文件的種類(lèi)。與老規(guī)則相比，有下列三種情形：1.新增情形。正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。2.重新規(guī)定的情形。來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。.略有變動(dòng)的情形。文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件

6、；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）。在國(guó)有企業(yè)文件材料中，規(guī)章制度、工作簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等文件是常見(jiàn)的歸檔文件形式，而對(duì)于國(guó)有企業(yè)收發(fā)的各類(lèi)文件材料，均有統(tǒng)一的文件處理單或發(fā)文稿紙，新規(guī)則增加了這類(lèi)文件材料的組件排列方式，檔案人員在整理文件時(shí)，尤其是在文件材料形成時(shí)按照組件要求形成文件，使文件材料在形成時(shí)就能夠滿足歸檔文件的質(zhì)量要求，將文件材料的整理工作前置，節(jié)省大量工作時(shí)間。（二）文件分類(lèi)方法。國(guó)有企業(yè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)基本穩(wěn)定，內(nèi)設(shè)部門(mén)職責(zé)分工明確，其活動(dòng)內(nèi)容準(zhǔn)確地反映了企業(yè)的業(yè)務(wù)職能。同時(shí)隨著業(yè)務(wù)擴(kuò)展，新興文件種類(lèi)越來(lái)越多，問(wèn)題分類(lèi)法逐漸不能滿足文件整理的需要，所以多數(shù)國(guó)

7、有企業(yè)采用部門(mén)整理方式，按照“誰(shuí)形成、誰(shuí)整理”的原則，明確歸檔責(zé)任。新規(guī)則指出：“采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)，涉及多部門(mén)形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門(mén)”，該要求與文書(shū)檔案部門(mén)整理方式的要求相一致，使國(guó)有企業(yè)開(kāi)展文書(shū)檔案整理實(shí)現(xiàn)了有據(jù)可依。（三）檔號(hào)編制內(nèi)容。檔號(hào)是以字符形式賦予檔案的一組代碼，用以固定和反映檔案排列順序，是在全宗中的位置標(biāo)識(shí)符號(hào)。在國(guó)有企業(yè)實(shí)際的檔案管理中，一方面為實(shí)現(xiàn)不同門(mén)類(lèi)檔案整理方式的統(tǒng)一性，另一方面在已使用的檔案管理軟件中進(jìn)行文書(shū)檔案整理時(shí)，已使用檔號(hào)作為文件的身份標(biāo)識(shí)，以方便定位和查詢(xún)。由于在舊版規(guī)則中沒(méi)有涉及檔號(hào)內(nèi)容，各企業(yè)根據(jù)各自

8、工作實(shí)際自行設(shè)置檔號(hào)規(guī)則，造成檔號(hào)編制的混亂。新規(guī)則增加了檔號(hào)編制原則、檔號(hào)結(jié)構(gòu)和檔號(hào)編制方法等檔號(hào)內(nèi)容，是落實(shí)深化檢索的一項(xiàng)重要措施，更方便了對(duì)文件的定位和查找，使企業(yè)編制檔號(hào)能夠按照統(tǒng)一格式進(jìn)行，遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)中性、簡(jiǎn)單性的原則。編制檔號(hào)也是對(duì)不同門(mén)類(lèi)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理的前提。根據(jù)新規(guī)則，檔號(hào)的機(jī)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼-件號(hào)，上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“·”隔開(kāi)。對(duì)于采用機(jī)構(gòu)分類(lèi)法的企業(yè)，對(duì)于各職能部門(mén)已設(shè)置部門(mén)代碼，文書(shū)檔案檔號(hào)的結(jié)構(gòu)可設(shè)置為：全宗號(hào)-ws·2015-y-01-0001

9、。全宗號(hào)為檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，ws·2015為2015年度的文書(shū)檔案，y表示保管期限為永久，01為企業(yè)設(shè)置的辦公室的部門(mén)代碼，0001為單件歸檔文件在分類(lèi)方案最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，即件號(hào)。檔號(hào)中“檔案門(mén)類(lèi)代碼”項(xiàng)的使用，使新規(guī)則不僅適用于文書(shū)檔案，也可適用于其他門(mén)類(lèi)的檔案，保證了所有檔案檔號(hào)的唯一性，實(shí)現(xiàn)了不同門(mén)類(lèi)檔案的統(tǒng)一管理，便于接收、利用、統(tǒng)計(jì)、檢索等工作。 （四）文件裝訂方法。舊版規(guī)則中對(duì)文件的裝訂要求比較模糊，僅要求裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，對(duì)裝訂材料、方式未做具體的規(guī)定。目前，企業(yè)中常見(jiàn)的文書(shū)檔案裝訂方式有線裝法、粘貼法、不銹鋼釘裝訂法三種。線裝法一般是指

10、“三孔一線”裝訂方式，操作繁瑣，面對(duì)企業(yè)日益增多的歸檔文件，線裝法顯得過(guò)于落后，但從保護(hù)檔案的角度來(lái)講，線裝法依然是目前最好的裝訂方法。粘貼法成本低，適用于紙張較少的歸檔文件裝訂，但存在可逆性差，復(fù)印及掃描時(shí)拆除不便的缺點(diǎn)。不銹鋼釘裝訂法相對(duì)簡(jiǎn)單，但對(duì)材質(zhì)要求較高，必須采用優(yōu)質(zhì)的不銹鋼釘，存在的缺陷是不能直接使用微波消毒，微波消毒前需拆除不銹鋼釘以防引起火災(zāi)。新規(guī)則要求裝訂材料與保管期限要求相匹配，對(duì)于永久保管的歸檔文件，采用線裝法，對(duì)于定期保管的歸檔文件，根據(jù)是否需要向綜合檔案館移交的情況，選擇線裝法或者使用不銹鋼夾或封套。這樣企業(yè)在進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，只需要對(duì)永久保管的歸檔文件采用線裝法，

11、而對(duì)于不需向綜合檔案館移交的定期保管的檔案，則可以采用不銹鋼釘裝訂法，可節(jié)省大量操作時(shí)間。三、總結(jié)國(guó)有企業(yè)檔案是企業(yè)的重要信息資源和知識(shí)資產(chǎn)，企業(yè)的不斷發(fā)展對(duì)檔案工作提出了新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，也向檔案管理工作提出更高的要求。新規(guī)則在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上比舊版規(guī)則都有很大的變化，細(xì)化了歸檔文件的整理流程，明確了歸檔電子文件的整理要求，對(duì)國(guó)有企業(yè)做好歸檔文件材料和電子文件管理工作具有很強(qiáng)的指導(dǎo)意義?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】1丁德勝.歸檔文件整理規(guī)則修訂背景、思路與內(nèi)容（之一）j.中國(guó)檔案，2016（10）：26-27.2龍建強(qiáng).新版歸檔文件整理規(guī)則修訂內(nèi)容淺析j.機(jī)電兵船檔案，2016（01）：44-45.3楊長(zhǎng)利.對(duì)新歸檔文件整理規(guī)則的理解和認(rèn)識(shí)j.云南檔案，2016（02）：28-31.4李拾芝，李順姬.歸檔文件整理規(guī)則修改內(nèi)容解讀j.蘭臺(tái)內(nèi)外，20