物業(yè)公司倉庫管理作業(yè)規(guī)程倉庫物品管理辦法與常用表單

1、倉庫管理標準作業(yè)規(guī)程 目的 規(guī)范倉庫管理工作，確保對倉庫物品進行安全、高效、有序的管理。 適用范圍 適用于物業(yè)管理公司下屬各管理處的倉庫管理工作。 職責 公司采購員負責物品的采購工作。 倉庫管理員負責物品驗收、入倉、領用手續(xù)的辦理和庫存物品的保管。 公司/管理處財務會計負責物品的核算。 公司財務部經(jīng)理負責倉庫管理工作的監(jiān)督。 程序要點 庫存物品的限額標準 日常消耗物料的庫存限額： a) 一般為每月平均消耗量的2倍； b) 特殊情況另行處理。 常備的零件物品的庫存限額： a) 一般為每月平均消耗量的3倍； b) 特殊情況另行處理。 管理處庫存物品的總額，應控制在該管理處管理費用收入加其他各項經(jīng)營

2、收入的總和的40%以內(nèi)。 物品采購的申請 倉庫管理員原則上應在每月25日前根據(jù)倉庫實際庫存量，編制下月物品采購計劃。 當倉庫物品低于規(guī)定的庫存限額時，應及時填制所需物品的采購計劃。 倉庫中無儲存的零星、應急物品由使用部門負責人填制采購計劃。 倉庫管理員應在每月28日前將采購計劃交公司財務部經(jīng)理審核。 公司財務部經(jīng)理依據(jù)下列內(nèi)容審核： a) 倉庫實際庫存量； b) 當月實際消耗量； c) 庫存物品的限額標準； d) 下月預計消耗量； e) 下月資金預算。4.2.6 財務部經(jīng)理審核： a) 采購計劃不合理的，應及時予以調(diào)整申購計劃； b) 采購計劃合理的，財務部經(jīng)理應在財務審核欄內(nèi)簽署姓名、日期。

3、 采購計劃在每月30日前報公司總經(jīng)理審批。 總經(jīng)理審批同意后，交采購員按照采購管理標準作業(yè)規(guī)程中的相關規(guī)定進行采購。 物品的入倉程序 物品的入倉程序： a) 采購員原則上應在物品采購回來的當日，將物品送交倉庫驗收，特殊情況不能在當日入倉的，應報經(jīng)營部經(jīng)理批準后另行處理； b) 如采購員通知物品供應商送貨上門，采購員應陪同供應商一起到倉庫驗貨； c) 倉庫管理員應對符合購買計劃的物品按照物品驗收標準作業(yè)規(guī)程中的相關規(guī)定進行驗收； d) 經(jīng)驗收合格的物品，倉庫管理員應開具物品入庫單，并將物品分類存放； e) 倉庫管理員應根據(jù)當天的物品驗收單，及時登記物品明細帳； f) 倉庫管理員應在每日下班前，將

4、物品入庫單匯總后，交管理處財務會計根據(jù)會計核算標準作業(yè)規(guī)程中的相關規(guī)定進行帳務處理。4.3.2 退回物品的入倉程序： a) 相關人員將未使用完的物品送到倉庫； b) 倉庫管理員應根據(jù)核查結(jié)果，按照物品驗收標準作業(yè)規(guī)程中的相關規(guī)定進行驗收： 合格品，填寫物品入庫單，在備注欄內(nèi)填寫“退回物品入庫”字樣，存入合格品存放區(qū)內(nèi)； 不合格品，填寫不合格品處理表（詳見物品驗證標準作業(yè)規(guī)程）后存放在不合格品區(qū)等待處理。 c) 倉庫管理員應在每日下班前，根據(jù)退回的物品入庫單，登記倉庫物品明細帳，并將物品入庫單匯總后交管理處財務會計按照會計核算標準作業(yè)規(guī)程中的相關規(guī)定進行相關的帳務處理。 設備工具的入倉程序： a

5、) 新采購的工具按物品的入倉程序執(zhí)行； b) 以舊換新的設備工具入倉程序： 經(jīng)辦人應憑其所在管理處經(jīng)理簽名確認的工具借領單到倉庫辦理舊工具入倉手續(xù)； 倉庫管理員經(jīng)檢查無誤后予以辦理入倉手續(xù)，同時在使用工具登記卡上由經(jīng)辦人簽名確認； c) 退還的設備工具入倉程序： 倉庫管理員根據(jù)使用人的工具登記卡上的項目，逐項清點退還工具； 倉庫管理員應按照物品驗證標準作業(yè)規(guī)程中的相關規(guī)定對退回的設備工具進行驗收； 倉庫管理員應在工具登記卡上登記，并由使用人所在部門負責人簽名確認后存檔。 d) 借用工具入倉程序： 工具借用人在工具送還倉庫前必須把工具清理干凈； 倉庫管理員根據(jù)設備工具的領用記錄，按照物品驗收標準

6、作業(yè)規(guī)程中的相關規(guī)定進行驗收； 倉庫管理員應及時在工具領用登記卡上登記。 倉庫物品的存放管理 物品存放倉庫的自然條件： a) 有通風設備； b) 光線充足； c) 面積寬敞。 倉庫物品的存放分類： a) 易燃、易爆與揮發(fā)性強的物品； b) 吸水性強、容易發(fā)潮、發(fā)霉和生銹的物品； c) 常用工具、材料和配件等； d) 易碎、易損物品； e) 食品類。 物品存放倉庫的區(qū)域劃分： a) 合格物品存放區(qū)； b) 不合格物品存放區(qū)； c) 待檢物品存放區(qū)。 倉庫區(qū)域劃分的方法： a) 在貨架上標識并隔離； b) 劃線掛標牌。 倉庫物品的存放要求： a) 易燃、易爆與揮發(fā)性強的物品應單獨設置倉庫存放，存放

7、時應注意： 周圍無明火、遠離熱源； 擺放在地下； 配備滅火器； 保持包裝完好； 庫房結(jié)構堅固，門窗封閉牢固； 庫房門內(nèi)開。 b) 吸水性強、容易發(fā)潮發(fā)霉和生銹的物品存放時： 用經(jīng)過防水處理的貨架放置； 放在干燥的地上或貨架上； 配備防潮通風設施。 C) 常用工具、材料和配件等： 不規(guī)則物品，用盒或袋裝好后擺放； 規(guī)則的物品整齊地擺放在貨架或地上； 體積較大、體重較輕的可靠墻立放或掛在墻上。 d) 易碎易損的物品: 體積較小或瓶裝物品，放置貨架的底層、整齊的擺放在地上； 體積較大的，應靠墻立放，放置上方不懸掛物品； 放置位置有膠墊。 e) 食品: 放置在經(jīng)過防水處理的貨架上； 配備通風、防潮設施

8、。 倉庫物品的領用管理 物品領用程序: a) 物品領用人應憑其所在管理處經(jīng)理簽字確認的領料單到倉庫辦理材料領用手續(xù)； b) 倉庫管理員根據(jù)領料單上所列品種，逐一發(fā)放； c) 倉庫管理員根據(jù)領料單內(nèi)容登記倉庫物料發(fā)放明細登記； d) 倉庫管理員應于每日下班前，將領料單匯總后交管理處財務會計核對，并根據(jù)會計核算標準作業(yè)規(guī)程中的相關規(guī)定進行相關的帳務處理。 工具的領用管理: a) 工具使用人應憑其所在管理處經(jīng)理簽名確認的領料單到倉庫領用工具； b) 倉庫管理員應根據(jù)使用人工具領用卡的記錄，核對原卡上的領用工具是否有重復現(xiàn)象： 如經(jīng)核對，已有領用記錄，但沒有報廢或其他處理記錄，倉庫管理員應拒絕發(fā)放；

9、如經(jīng)核對沒有該工具的領用記錄，將工具發(fā)放給領用人后，并在工具領用卡上登記。 c) 倉庫管理員應在每日下班前將工具領料單，匯總后交管理處財務會計核對，財務部會計根據(jù)會計核算標準作業(yè)規(guī)程中的相關規(guī)定進行相關的帳務處理。 借用工具的領用程序： a) 凡因工作需要借用工具的人員，應憑其所在管理處經(jīng)理簽名確認的工具借領單，到倉庫辦理工具借用手續(xù)； b) 維修人員也可憑有效的維修單借用工具； c) 倉庫管理員根據(jù)工具借領單，與倉庫建立的借用工具登記卡核對無誤后發(fā)放； d) 倉庫管理員對借用的工具應根據(jù)規(guī)定的歸還期限督促借用人按時歸還。 倉庫物品報廢的管理 報廢的標準： a) 物品到有效期； b) 客觀原因

10、造成物品工具已無使用價值的； c) 按其他有關規(guī)定需報廢。 物品報廢的程序： a) 報廢物品經(jīng)辦人憑其所在管理處經(jīng)理簽名確認的物品報廢單到倉庫辦理物品報廢手續(xù)； b) 倉庫庫存的物品報廢，由倉庫管理員負責填寫物品報廢單； c) 倉庫管理員準備好報廢物品的有關原始資料： 入庫時間； 物品性能介紹； 使用時間； 使用說明； 其他有關資料。 d) 公司財務部經(jīng)理或管理處會計，應組織相關人員驗證，并填寫物品驗證記錄； e) 報廢物品單位價值在1000元以上的，由倉庫管理員填寫不合格品處理表附物品驗證記錄報公司總經(jīng)理審批； f) 報廢物品單位價值在1000元以內(nèi)的，由倉庫管理員填寫不合格品處理表附物品驗

11、證記錄交管理處經(jīng)理審批； g) 倉庫管理員根據(jù)審批意見，將報廢物品的相關財務資料交管理處財務會計按照會計核算標準作業(yè)規(guī)程中的相關規(guī)定進行相關的帳務處理。4.7 倉庫物品的清點4.7.1 每月25日前，倉庫管理員應對倉庫內(nèi)物品進行逐一清點。4.7.2 根據(jù)清點結(jié)果，填寫庫存物品盤點表。4.7.3 倉庫管理員應將庫存物品明細帳的余額和盤點表上的實物余額進行核對： a) 經(jīng)核對無誤的，倉庫管理員應根據(jù)當月發(fā)生的入庫單及出庫單，編制庫存物品進、耗、存表，同時編制下月采購計劃； b) 如經(jīng)核對有誤： 實物多于帳面余額的，應報管理處財務會計根據(jù)會計核算標準作業(yè)規(guī)程中的相關規(guī)定進行帳務處理； 如實物少于帳面

12、余額的，原則上視具體情況依據(jù)公司相關規(guī)程處理。4.7.4 倉庫管理員應在28日前將當月物品盤點表、物品進、耗、存表、物品申購計劃表報送公司財務部經(jīng)理審核。4.7.5 公司財務部會計應于每月25日31日對倉庫物品進行抽樣或全部核對，并在當月31日前將核對結(jié)果報財務部經(jīng)理。4.8 倉庫物品管理資料的保管4.8.1 管理處財務會計應在每月末將倉庫物品的財務原始單據(jù)編制記帳憑證、登記帳簿，并根據(jù)會計核算標準作業(yè)規(guī)程中的相關規(guī)定進行帳務處理。4.8.2 倉庫物品管理的財務資料交財務部經(jīng)理審核無誤后，加密在管理處財務部長期保存。4.9 倉庫物品的管理情況，作為財務部相關人員績效考評的依據(jù)之一。5.0 記錄5.1 物品入庫單5.2 領料單5.3 工具借領單5.4 工具登記卡5.5 物品盤點表5.6 倉庫物品進、耗、存報表6.0 相關支持性文件6.1 采購管理標準作業(yè)規(guī)程6.2 物品驗收標準作業(yè)規(guī)程6.3 行政處罰標準作業(yè)規(guī)程物品入庫單 年 月 日 NO：物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價金額備注倉庫管理員： 采購員：領 料 單領料部門： 年 月 日 NO：物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價金額用途領料人： 部門負責人： 倉庫管理員：工具借領單部門： 借領日期：