公文的寫作(上)

1、第六章公文的寫作（上）公文寫作與一般文章的寫作有許多共性，比如它們都是作者沿著自己的思維軌道，運(yùn)用語(yǔ)言文字表達(dá)思想感情，反映客觀事物，并以一定的體式表達(dá)出來的精神產(chǎn)品。但公文寫作是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具，是特殊的文章，有特殊的格式、內(nèi)容、語(yǔ)體等要求。本章和下一章主要講解國(guó)家行政機(jī)關(guān)法定公文中請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、函、通知、通報(bào)、通告、會(huì)議紀(jì)要的寫作知識(shí)。請(qǐng)示的寫作一、請(qǐng)示的作用請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。具體而言，請(qǐng)示適用于如下一些情況：1對(duì)現(xiàn)行方針政策不了解，工作中遇到疑難，需要上級(jí)機(jī)關(guān)作出答復(fù)才能辦理的。2本單位無權(quán)決定，按規(guī)定必須請(qǐng)示上級(jí)主管部門審核批準(zhǔn)后才能辦理的事項(xiàng)。如

2、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、財(cái)政支出等。3工作中出現(xiàn)了新情況無章可循，有待上級(jí)機(jī)關(guān)明確批示后方可辦理的。4因情況特殊，對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的某項(xiàng)決定有不同看法，需要上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)在執(zhí)行時(shí)可視具體情況變通處理。5工作中遇到了人、財(cái)、物等方面的困難，需上級(jí)幫助解決的。6本單位雖可開展工作，但事關(guān)重大，為防止出現(xiàn)失誤，需上級(jí)審核把關(guān)的事項(xiàng)。二、請(qǐng)示的寫法請(qǐng)示由標(biāo)題、主送單位、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期構(gòu)成。（一）標(biāo)題標(biāo)題一般由請(qǐng)示單位、請(qǐng)示事由、文種組成。如國(guó)家科委關(guān)于建立中國(guó)工程院有關(guān)問題的請(qǐng)示，文件若有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，可省略請(qǐng)示單位。（二）正文正文一般由三個(gè)部分組成：1請(qǐng)示緣由。提出請(qǐng)示的原因和理由，即需要解決一個(gè)什么問題

3、、做什么樣的事情，完成的意義等。要求寫得簡(jiǎn)明、充分。2請(qǐng)示事項(xiàng)。提出解決問題的方法或途徑，拿出一個(gè)自己擬行的解決方案。要求寫得清楚、明白。3請(qǐng)示要求。向上級(jí)提出請(qǐng)求，希望上級(jí)在哪個(gè)問題上給予答復(fù)或在人、財(cái)、物方面給予幫助。常以“是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”、“妥否，請(qǐng)批示”、“如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等語(yǔ)結(jié)尾。三、請(qǐng)示寫作的注意事項(xiàng)1不多頭請(qǐng)示。一則請(qǐng)示只能向一個(gè)部門報(bào)送。2不越級(jí)請(qǐng)示。向自己的直接上級(jí)請(qǐng)示。3不向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人請(qǐng)示。請(qǐng)求的受文者應(yīng)該是機(jī)構(gòu)或組織。4不一文多事。一則請(qǐng)示中就能就一件事提出請(qǐng)示。5請(qǐng)示的理由要充分。要講清必要性和可能性。6請(qǐng)示的語(yǔ)言要謙恭，尊重上級(jí)，不能有要挾、命令或催促的

4、口吻。例一關(guān)于給我所調(diào)拔柴油機(jī)的請(qǐng)示中國(guó)科學(xué)院物資局：最近，地區(qū)電網(wǎng)負(fù)荷太大，市郊線路經(jīng)常停電，給我所科研、生產(chǎn)帶來得多困難和損失。為確保科研生產(chǎn)的正常進(jìn)行，在市郊線路停電時(shí)，我所應(yīng)自己發(fā)電。根據(jù)歷年我所用電情況，急需一臺(tái)××千瓦的柴油發(fā)電機(jī)組。在去年年底物資調(diào)劑會(huì)上，院屬長(zhǎng)春科儀廠處理積壓物資的清單上有6250型柴油發(fā)電機(jī)兩臺(tái)，江南科儀進(jìn)出口公司有××型柴油發(fā)電機(jī)組供應(yīng)。我們希望能從長(zhǎng)春科儀廠調(diào)拔給我所一臺(tái)6250型柴油發(fā)電機(jī)，若此處兩臺(tái)均已處理，請(qǐng)拔?？顝慕瞎举?gòu)進(jìn)一臺(tái)，以解燃眉之急。當(dāng)否，請(qǐng)批示。 ×年×月×日 評(píng)析

5、：開頭一段簡(jiǎn)要地講明了請(qǐng)示的緣由和背景；第二段即“請(qǐng)示什么”。這份請(qǐng)示的特點(diǎn)是文字精練，所述理由充分，請(qǐng)示審批事項(xiàng)明確，結(jié)尾用語(yǔ)規(guī)范。批復(fù)的寫作一、批復(fù)的作用和特點(diǎn) 批復(fù)適用于上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)，是一種答復(fù)性公文。有請(qǐng)示就有批復(fù)。批復(fù)具有如下三個(gè)特點(diǎn)：1權(quán)威性。批復(fù)代表著上級(jí)機(jī)關(guān)的權(quán)力和意志，特別是那些關(guān)于重要事項(xiàng)或問題的批復(fù)，常常具有明顯的法規(guī)作用。2針對(duì)性。批復(fù)是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)而發(fā)，內(nèi)容單純。3指示性。批復(fù)目的是指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的工作，因此在表明態(tài)度以后，還應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)要地提示執(zhí)行中的注意事項(xiàng)。 二、批復(fù)的的寫法 1開頭。通常要引述來文作為批復(fù)的依據(jù)，引述的方法有四種：第一種是結(jié)合請(qǐng)

6、示的日期引述，如“×年×月×日來文收悉”；第二種是結(jié)合來文的日期和文號(hào)引述，如“×年×月×日×號(hào)文收悉”；第三種是引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日關(guān)于的請(qǐng)示收悉”；第四種是引述來文日期和請(qǐng)示事項(xiàng)，如“×年×月×日關(guān)于問題的請(qǐng)示收悉”。 2主體部分。針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示的事項(xiàng)，表示同意與否的態(tài)度，有時(shí)還要闡述同意或不同意的理由。明確具體，簡(jiǎn)明扼要，表達(dá)準(zhǔn)確無誤。 3結(jié)尾。有三種寫法。第一種，寫“此復(fù)”或“特此批復(fù)”；第二種，寫希望和要求，給執(zhí)行請(qǐng)求事項(xiàng)的答復(fù)指明方向

7、；第三種，禿尾，請(qǐng)示事項(xiàng)答復(fù)完畢就告結(jié)束，此種結(jié)尾方法使用的頻率越來越高。 三、批復(fù)寫作的注意事項(xiàng)1核實(shí)請(qǐng)示緣由的真實(shí)性，研究請(qǐng)示所提意見或建議的可行性，有些情況應(yīng)先作調(diào)查研究；2凡請(qǐng)示事項(xiàng)涉及其它部門或地區(qū)的問題，批復(fù)前都要與其協(xié)商，取得一致意見。3及時(shí)批復(fù)，以免貽誤工作。對(duì)不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請(qǐng)示，應(yīng)予以糾正，以免誤事。 例二關(guān)于2005年杭州市科技進(jìn)步獎(jiǎng)評(píng)選結(jié)果的批復(fù)市科技局:你局關(guān)于2005年杭州市科技進(jìn)步獎(jiǎng)授獎(jiǎng)的請(qǐng)示(杭科合2006103號(hào))收悉。經(jīng)研究,現(xiàn)批復(fù)如下:2005年,我市廣大科技工作者認(rèn)真貫徹落實(shí)“科教興市”戰(zhàn)略,克難攻堅(jiān),不斷創(chuàng)新,取得了一批科技成果。根據(jù)

8、杭州市科學(xué)技術(shù)進(jìn)步獎(jiǎng)勵(lì)辦法的有關(guān)規(guī)定,經(jīng)市科技進(jìn)步獎(jiǎng)評(píng)審委員會(huì)審核,市政府同意,授予新型高效冷凝蒸發(fā)器新技術(shù)等82項(xiàng)科技成果“2005年杭州市科技進(jìn)步獎(jiǎng)”。其中,新型高效冷凝蒸發(fā)器新技術(shù)等4項(xiàng)科技成果為科技進(jìn)步一等獎(jiǎng);半導(dǎo)體激光氣體分析系統(tǒng)等26項(xiàng)科技成果為科技進(jìn)步二等獎(jiǎng);MDC磁力傳動(dòng)化工流程泵等52項(xiàng)科技成果為科技進(jìn)步三等獎(jiǎng)。請(qǐng)你局認(rèn)真組織表彰和獎(jiǎng)勵(lì)的有關(guān)工作。具體獎(jiǎng)勵(lì)額度為:一等獎(jiǎng)各50000元,二等獎(jiǎng)各20000元,三等獎(jiǎng)各5000元。二六年七月七日評(píng)析：該例文先就請(qǐng)示的問題（即關(guān)于2005年杭州市科技進(jìn)步獎(jiǎng)授獎(jiǎng)的請(qǐng)示）引出批復(fù)的發(fā)文背景，接下來直接回答下級(jí)請(qǐng)示的事項(xiàng)（同意授予新型高效

9、冷凝蒸發(fā)器新技術(shù)等82項(xiàng)科技成果“2005年杭州市科技進(jìn)步獎(jiǎng)”）。態(tài)度明確，用語(yǔ)肯定。報(bào)告的寫作一、報(bào)告的作用報(bào)告屬陳述性公文，用于向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)反饋本單位的工作信息，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出意見和建議，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制定決策和指導(dǎo)工作提供依據(jù)。報(bào)告的作用如下：1將一定時(shí)期或一個(gè)階段的全面工作或單項(xiàng)工作的進(jìn)展情況、結(jié)果向上級(jí)書面匯報(bào)。2在社會(huì)出現(xiàn)值得注意的新情況、重大方針出臺(tái)后，將群眾的思想狀況和貫徹情況向上級(jí)反映。3在工作出現(xiàn)重大錯(cuò)誤后，向上級(jí)匯報(bào)所犯錯(cuò)誤的原因、過程、處理情況或意見、主要教訓(xùn)及改進(jìn)措施等。4答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某問題的詢問。5向上級(jí)報(bào)送公文、資料、物件。二、報(bào)告的寫法報(bào)告的內(nèi)容結(jié)構(gòu)為“三段式”

10、，但不同種類的報(bào)告寫法和要求也有所不同：1情況報(bào)告。先寫總體情況，再寫某些值得注意的問題，最后寫自己對(duì)解決這些問題的看法。即“情況問題意見”。2工作報(bào)告。先講工作背景，再工作過程和工作內(nèi)容，最后講工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。即“背景做法經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)”。3檢討報(bào)告。先概述事故的基本情況，再分析事故的主要原因，最后針對(duì)原因提出處理意見。即“情況原因意見”。三、報(bào)告寫作的注意事項(xiàng)1報(bào)告制發(fā)于工作任務(wù)完成或問題解決之后，并不一定需要上級(jí)批復(fù)。2報(bào)告在內(nèi)容上不象請(qǐng)示那樣有“一文一事”的要求，它可以在一件公文中綜合報(bào)告幾件事情。3報(bào)告與請(qǐng)示不能混合使用，報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。4材料要真實(shí)。應(yīng)該本著實(shí)事求是的態(tài)度，如

11、實(shí)匯報(bào)。四、請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別1請(qǐng)示是就某一問題請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)，并需上級(jí)批復(fù)；報(bào)告有的是匯報(bào)工作、反映情況，不一定需要批復(fù)。2請(qǐng)示是事先行文，報(bào)告一般在事后或進(jìn)行過程中行文。即事前請(qǐng)示，事后報(bào)告。3請(qǐng)示一事一文，報(bào)告可一事或數(shù)事。4請(qǐng)示只定一個(gè)主送機(jī)關(guān)，報(bào)告可一個(gè)或數(shù)個(gè)。例三××區(qū)防疫站關(guān)于個(gè)體飲食衛(wèi)生情況的報(bào)告××市防疫站衛(wèi)生科：最近，我們對(duì)本區(qū)個(gè)體熟食店的衛(wèi)生情況進(jìn)行了一次抽查，發(fā)現(xiàn)不講究衛(wèi)生的情況十分嚴(yán)重，現(xiàn)報(bào)告如下。被抽查的65家個(gè)體熟食店，其中一項(xiàng)或幾項(xiàng)不符合標(biāo)準(zhǔn)的為50家，近77%；食品不合格為60%?？偟膩砜矗@些熟食店的衛(wèi)生有“三差”：一、

12、衛(wèi)生設(shè)施差。一些店家的操作專用間面積小于規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，其中絕大多數(shù)店家完全有條件擴(kuò)大操作專用面積，但店主不愿意，因此縮小店堂面積而影響盈利。如大里街十里香烤雞店，操作專用面積不到2m2而防疫站規(guī)定為3m2。新華路面店、順風(fēng)酒店、泰來小吃店33個(gè)店家都沒有專用洗碗池和消毒池。二、個(gè)人衛(wèi)生差。（內(nèi)容略）三、 操作工具衛(wèi)生差。（內(nèi)容略）造成個(gè)體飲食衛(wèi)生狀況差的原因，主要是我們重視不夠，管理工作抓得不好，還因?yàn)樯鐣?huì)商業(yè)股人員少面較大，抽不出專業(yè)人員負(fù)責(zé)個(gè)體的食品衛(wèi)生檢查監(jiān)督工作。為了改變個(gè)體飲食店的不衛(wèi)生狀況，保障人民群眾的健康，我們準(zhǔn)備與工商行政管理局聯(lián)合組成一支專門的隊(duì)伍對(duì)個(gè)體飲食店的衛(wèi)生情況進(jìn)行監(jiān)督

13、管理，聘請(qǐng)一些責(zé)任心強(qiáng)的退休人員參加這項(xiàng)工作。督促不符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)的個(gè)體飲食店盡快改善衛(wèi)生條件，達(dá)到衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。 ××年×月×日評(píng)析：開頭先交待了報(bào)告的背景（對(duì)本區(qū)個(gè)體熟食店的衛(wèi)生情況進(jìn)行了一次抽查，發(fā)現(xiàn)不講究衛(wèi)生的情況十分嚴(yán)重），然后用報(bào)告的慣用過渡句（現(xiàn)報(bào)告如下）引出下文。主體部分先介紹總體情況，再逐一將查出的問題一一匯報(bào)。最后，對(duì)造成的原因進(jìn)行了分析，并提出下一步改進(jìn)的措施。整個(gè)報(bào)告在寫作層次上表現(xiàn)為三段式，即情況問題意見。函的寫作一、函的作用函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的

14、公務(wù)聯(lián)系。函作為公文中唯一的一種平行文種，其適用的范圍相當(dāng)廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機(jī)關(guān)之間行文，而且可以在不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文，其中包括上級(jí)機(jī)關(guān)或者下級(jí)機(jī)關(guān)行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題外，也可以向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，向上級(jí)機(jī)關(guān)詢問具體事項(xiàng)，還可以用于上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的詢問或請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，以及上級(jí)機(jī)關(guān)催辦下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事宜，如要求下級(jí)機(jī)關(guān)函報(bào)報(bào)表、材料、統(tǒng)計(jì)數(shù)字等。此外，函有時(shí)還可用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某件原發(fā)文件作較小的補(bǔ)充或更正。不過這種情況并不多見。二、函的寫法函包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期等。（一）標(biāo)題標(biāo)題一般由發(fā)

15、文機(jī)關(guān)、事由、文種或事由、文種組成。一般發(fā)函為關(guān)于××（事由）的函；復(fù)函為關(guān)于××（答復(fù)事項(xiàng)）的復(fù)函。 （二）正文正文一般包括三層：簡(jiǎn)要介紹背景情況，商洽、詢問、答復(fù)的事項(xiàng)和問題，希望和要求。如：“務(wù)希研究承復(fù)”，“敬請(qǐng)大力支持為盼”等。 根據(jù)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式，函在版頭等方面有特別的規(guī)定。三、函寫作的注意事項(xiàng)1只要受文單位和發(fā)文單位屬于平行或不相隸屬關(guān)系，無論是請(qǐng)求還是通知，都用函。2復(fù)函要寫清依據(jù)，說明自己的答復(fù)是針對(duì)對(duì)方何時(shí)的來函、所商洽的什么問題。3要體現(xiàn)平等坦誠(chéng)精神，文字懇切得體、簡(jiǎn)潔樸實(shí)，用語(yǔ)謙和有禮切不可盛氣凌人。 例四關(guān)于×&

16、#215;廠請(qǐng)求協(xié)助解決技術(shù)人員進(jìn)修外語(yǔ)的復(fù)函××廠：貴廠（2006）第1號(hào)函收悉?，F(xiàn)答復(fù)如下：經(jīng)與外語(yǔ)系研究，同意接受貴廠10名技術(shù)人員到我校英語(yǔ)強(qiáng)化班進(jìn)修。關(guān)于經(jīng)費(fèi)、時(shí)間安排等具體事宜，請(qǐng)貴廠速派人到我校與外語(yǔ)系有關(guān)人員具體商議。此復(fù)。2006年3月24日評(píng)析：首句引述來函的文號(hào)，表明已知來函之意（慣用寫法）；接著寫答復(fù)事項(xiàng)，表明自己的意見；最后說明辦理事項(xiàng)的要求；“此復(fù)”是慣用語(yǔ)，表明不求對(duì)方回答。 思考與練習(xí)一、請(qǐng)示與報(bào)告有什么不同？二、下列這則請(qǐng)示有一些問題，請(qǐng)修改。關(guān)于請(qǐng)求撥款的請(qǐng)示總公司：我公司總裝車間自建成至今已有25年了，這期間雖經(jīng)兩次大規(guī)模的擴(kuò)建，但仍無

17、法滿足我公司軍品生產(chǎn)和民用產(chǎn)品的生產(chǎn)。鑒于目前總裝車間面積的過小和設(shè)備的陳舊，為了保證我公司能保質(zhì)保量地按期完成今年的生產(chǎn)任務(wù)，須立即對(duì)總裝車間進(jìn)行擴(kuò)建和改造，經(jīng)測(cè)算，此項(xiàng)工程需經(jīng)費(fèi)200萬元。目前，我公司已自籌120萬元，還差80萬元。希望總公司撥給專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)60萬元，最好是80萬元，請(qǐng)閱知。另外，我公司離休干部的交通費(fèi)問題也亟待解決，請(qǐng)一并批準(zhǔn)。 ×分公司（公章） 2006年4月24日三、下列這則報(bào)告格式不正確，語(yǔ)言不夠準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練。請(qǐng)按公文格式和語(yǔ)言的要求進(jìn)行修改。 我廠不幸發(fā)生行車事故的請(qǐng)示報(bào)告 星治政字D989第25號(hào)7月25日我廠汽車駕駛員王志龍同志駕駛我廠廠車去金華執(zhí)行運(yùn)輸任務(wù)，因違章超車，結(jié)果與慶豐牙膏廠的汽車相撞。撞車后我廠的左前輪葉子板及對(duì)方的油箱被撞壞；雙方人員幸均未受傷。經(jīng)車管部門決定，肇事責(zé)任全在我方，對(duì)方油箱應(yīng)由我廠賠償。以上費(fèi)用，連同自己的修理費(fèi)用一起估計(jì)損失達(dá)800元整。事后我們對(duì)王志龍同志進(jìn)行了嚴(yán)肅的批評(píng)教育，他本人經(jīng)教育后，結(jié)果作了認(rèn)真的檢查，表示要從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，今后決不重犯。發(fā)生這一事故，說明我廠平時(shí)關(guān)于安全教育抓得不緊，應(yīng)負(fù)一定責(zé)任。我們擬對(duì)全廠職工、汽車班同志進(jìn)行一次安全生產(chǎn)的教育和交通規(guī)則的學(xué)習(xí)，做到行車安全，杜絕類似事故的不必要發(fā)生。特此請(qǐng)示報(bào)告此致 省冶金局 屋火