會議的策劃與準(zhǔn)備

1、第三章 會議的策劃與準(zhǔn)備教學(xué)提示：教學(xué)提示：重點：會議項目策劃；重點：會議項目策劃；難點：會場布置難點：會場布置第一節(jié)第一節(jié) 會議策劃基本概念與作用會議策劃基本概念與作用 一、會議策劃的基本概念 1、不同的策劃定義 2、會議策劃，就是對會議產(chǎn)品進(jìn)行預(yù)測分析，使之發(fā)揮應(yīng)有的效能的理性行為。 3、會議的策劃必須反映出會議目標(biāo)及與會者的特點。二、會議策劃的作用 1、促使會議有序性、促使會議有序性 2、促使會議創(chuàng)新、促使會議創(chuàng)新 3、讓與會者產(chǎn)生舒適感和安全感、讓與會者產(chǎn)生舒適感和安全感 4、促使會議產(chǎn)生超值服務(wù)、促使會議產(chǎn)生超值服務(wù) 5、促進(jìn)會議商業(yè)化運作、促進(jìn)會議商業(yè)化運作 6、促使會議規(guī)范化、促

2、使會議規(guī)范化第二節(jié) 策劃的基本原理 一、奇正原理一、奇正原理 二、系統(tǒng)原理二、系統(tǒng)原理 三、博弈原理三、博弈原理 四、裂變原理四、裂變原理 五、整合原理五、整合原理 六、簡易原理六、簡易原理 七、定位原理七、定位原理 八、關(guān)聯(lián)理論八、關(guān)聯(lián)理論 一、奇正原理 孫子兵法第五篇勢篇曰：戰(zhàn)勢不過奇正，奇正之變，不可勝窮也。 奇正管理是策劃的第一大原理，它是思維創(chuàng)新的核心表現(xiàn)。策劃貴在用奇，奇在眾所不意，也就是在眾人所忽視或意料之外但是又在情理之中。我們策劃對手時，也正是對手在策劃我們的時候，奇于對方之外則勝；奇于對方之同則平；奇于對方之內(nèi)則敗。 二、系統(tǒng)原理 系統(tǒng)原理要求策劃人能夠高瞻遠(yuǎn)矚、深謀遠(yuǎn)慮，

3、能夠從整體上把握、控制和駕馭全局。 系統(tǒng)原理的是把策劃當(dāng)作一個完整的系統(tǒng)和過程，用控制論、信息論、系統(tǒng)論等方法中整體的、聯(lián)系的、結(jié)構(gòu)的、功能的、層次的、非線性的觀點，對某一策劃對象進(jìn)行分析、綜合、歸納、從而求得好的策劃方法，最終達(dá)成整體效益。三、博弈原理 管理學(xué)里關(guān)于決策的基本原則中，有一條叫做“滿意原則”，意思是不求最優(yōu)而求滿意。這也是博弈所追求的原則。 博弈原理的核心與著名的博弈論有關(guān)，顧名思義，就是研究沖突對抗等競爭條件下最優(yōu)決策問題和不同決策之間的均衡問題。博弈制勝，真正的難點，往往還不是技巧的運用，而是心態(tài)上對得失平衡的把握，是對代價、對損失的看法，對對手的正確分析判斷。世界永遠(yuǎn)是動

4、態(tài)的平衡，先舍后得，方為成就大事業(yè)的大智慧。四、裂變原理 裂變是現(xiàn)代物理學(xué)的概念，物理學(xué)家研究發(fā)現(xiàn)核能釋放基本上就是無休無止的核子碰撞與激發(fā)。原子核能夠發(fā)生裂變，其裂變原理有愛因斯坦的質(zhì)能公式給出。如同原子核的裂變的道理一樣，人的創(chuàng)意、智慧也能發(fā)生裂變。而且只有發(fā)生裂變，才能實現(xiàn)策劃的一箭雙雕、一箭多雕的意外效果。 當(dāng)策劃的能力發(fā)展到一定階段后，他所積累的聚集的各種主客觀資源及創(chuàng)新思維習(xí)慣、實戰(zhàn)經(jīng)驗就會發(fā)生核聚變，不斷衍生出新的創(chuàng)意，新的概念，新的模式。五、整合原理 整合原理與系統(tǒng)原理在分析問題方面有某些相近的思想，他要求策劃人把策劃對象所在系統(tǒng)可能涉及到的各元素、各層次、各結(jié)構(gòu)、各功能等，按

5、照創(chuàng)意目標(biāo)的主線整合起來，揚長避短，避實擊虛，以實現(xiàn)1+12的系統(tǒng)整體功能。整合有圍繞功能、目標(biāo)為主的整合，有以結(jié)構(gòu)層次元素為基點的整合。具體整合的方式有很多種。 整合是一個優(yōu)劣互補，智能匹配、功能放大的再造過程。整合出效益，整合出奇跡。有些看似不可能的事，一經(jīng)整合就會產(chǎn)生意想不到的效果，甚至完全改變了世界。策劃如能將市場各種要素巧妙地進(jìn)行整合，就會變不可能為可能，變?nèi)跣閺姶?。六、簡易原?簡易原理即要求策劃方案簡便、易行。大道至簡，越是深刻的往往越是簡單的。一套策劃方案是否簡單明了，是否切實可行，最能反映策劃者的策劃水平。復(fù)雜而牽強的策劃方案不但難以操作，而且會大大增加實現(xiàn)的成本。 高水平

6、的策劃者，能夠從成千上萬的參變量、變化因素、限制因素中迅速抽象出具有創(chuàng)造性的簡單可行的決策方案。高水平的策劃案是至簡至易的，所以，策劃要盡量做到環(huán)節(jié)、工序少，人員、職責(zé)分工明確，文字表達(dá)通俗易懂，不反復(fù)勞工費時。大策劃不一定都復(fù)雜。七、定位原理 定位就是企業(yè)找到自己最能贏得競爭優(yōu)勢的位置。企業(yè)策劃的設(shè)限定位就是通過對宏觀環(huán)境、外部市場條件、競爭對手、企業(yè)產(chǎn)品、企業(yè)發(fā)展趨勢進(jìn)行綜合性的分析，結(jié)合專家的意見，論證設(shè)計后，最終確定一條最能體現(xiàn)企業(yè)特色和核心能力的經(jīng)營策略。設(shè)限定位就是企業(yè)“創(chuàng)造別人無可取代的產(chǎn)品”。 定位（Positioning），是由著名的美國營銷專家艾爾列斯（AlRies）與杰克

7、特羅（Jack Trout）于70年代早期提出來的。 八、關(guān)聯(lián)理論 策劃的精髓在于關(guān)聯(lián)。 （一）、第一輪通知（一）、第一輪通知（first announcement） 主要告示大家關(guān)于舉辦會議的基本信息，讓各地 相 關(guān) 人 士 知 道 這 個 會 議 所 舉 辦 的 時 間（when）地點(where)、內(nèi)容（what）,誰（who）何故（why） 至少有如下內(nèi)容： 會議的目的與主題（what） 會議的日期（when） 會議的地點（where） 會議的聯(lián)絡(luò)途徑，如秘書處的通訊地址、電話、傳真等（二）、第二輪通知 主要內(nèi)容： 1. 大會主席邀請函； 2. 組織機(jī)構(gòu) 3. 學(xué)術(shù)題目； 4. 征文要

8、求 5. 會議初步日程； 6. 初步旅游線路 7. 會議秘書處聯(lián)系辦法：姓名、通訊地址、郵編、電話、傳真、網(wǎng)址、E-mail等 8. 重要日期 9. 論文摘要表（Abstract Form） 10. 反饋表（reply form）(第六章)3.3.特邀的大會報告人、發(fā)言人、會議主持特邀的大會報告人、發(fā)言人、會議主持人、嘉賓的身份和報告題目人、嘉賓的身份和報告題目4.4.會議的詳細(xì)議程（會議的詳細(xì)議程（conference agendaconference agenda）5.5. 會議信息會議信息6.6. 會議注冊會議注冊 注冊表包括注冊表包括姓名、單位、頭銜、詳細(xì)地址、身份證姓名、單位、頭銜、

9、詳細(xì)地址、身份證（護(hù)照）號碼、參會人數(shù)（代表、陪同）、（護(hù)照）號碼、參會人數(shù)（代表、陪同）、住宿賓館（標(biāo)準(zhǔn)房、單人房、商務(wù)房、房住宿賓館（標(biāo)準(zhǔn)房、單人房、商務(wù)房、房價）、價）、會議注冊表會議注冊表深圳中國生命科技高峰論壇深圳中國生命科技高峰論壇2006年1月20日 主辦單位：美國博樂集團(tuán)（主辦單位：美國博樂集團(tuán)（Burrill & CompanyBurrill & Company） 姓名: _職稱: _工作單位:_地址: _城市: _郵政編碼: _國家地區(qū): _ 電子郵箱:_電話: _ 傳真:_午餐特殊要求: _注冊費注冊費: 2006年年1月月10日以前：日以前：￥800 人

10、民幣人民幣 匯款號碼匯款號碼 _ 或或100美元美元 匯款號碼匯款號碼 _ 2006年年1月月10日以后：日以后：￥1000 人民幣人民幣 匯款號碼匯款號碼 _ 或或125美元美元匯款號碼匯款號碼 _付費方式付費方式： 銀行卡轉(zhuǎn)賬或銀行匯款，請在款項最后加上小數(shù)(比如800.03元), 匯款時請注明”中國生命科技高峰論壇”,并將匯款（轉(zhuǎn)帳）憑條或號碼傳到（郵寄或電子郵件）注冊地址,以方便我們區(qū)分你的款項1人民幣賬戶開戶行: 中國銀行上地支行賬號.:戶名: 2 美元賬戶開戶行: 中國銀行上地支行賬號: 戶名:注冊方式：注冊方式：請認(rèn)真填寫此表，然后以郵件或電子郵件的方式寄到以下地址：郵編:收件人

11、:電話: 電子郵箱：（2）會議文件的管理檢查文件的準(zhǔn)確性時一定要認(rèn)真核對每一項細(xì)節(jié)，尤其是時間、地點、活動內(nèi)容、與會人員名單、車輛、會議名稱、出席人數(shù)、主持人名字等，要確保每一項都與實際相符。會議的日程要盡快檢查核對，印發(fā)給與會者，以便主辦單位人員同與會者能盡快熟悉，互相溝通。制定會議生活管理的計劃，必須了解將要召開的會議的基本情況和要求，如會議日期、會議規(guī)模、會議日程（或議程）、會議通知、主席日程及報告等，根據(jù)掌握的總體情況制定出詳細(xì)的計劃和實施方案，然后報請會議主管領(lǐng)導(dǎo)審批，計劃一經(jīng)批準(zhǔn)就要立即著手實施。各項準(zhǔn)備工作基本完成后，應(yīng)對準(zhǔn)備工作進(jìn)行一次詳細(xì)的檢查，確認(rèn)沒有問題之后，把準(zhǔn)備情況向

12、會議主管領(lǐng)導(dǎo)報告，并將計劃印制成圖表分發(fā)大會使用。印制講話稿、會議日程安排表、會場指示圖、賓館內(nèi)部示意圖，并將以上文件及附送的本市交通圖等裝訂成冊，注意不要缺頁，要便于與會者攜帶和查閱。印制這些文件要根據(jù)與會人員不同的單位、部門、級別整理好，以便分發(fā)。三、制作會議簡報 1、會議簡報 會議簡報是以書面形式寫出的關(guān)于會議的情況。簡明扼要的報告，它是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位廣泛使用的一種比較特殊的文種。2、簡報制作 會議簡報通常由報頭、報身會議簡報通常由報頭、報身(正文正文)、報尾三部分構(gòu)成。、報尾三部分構(gòu)成。 第一部分，報頭。報頭多有一套專門設(shè)計的固定版式，上面正中用醒目大字標(biāo)明簡報名稱，報

13、名下面標(biāo)明編印機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、編號。簡報名稱可由會議全稱和文種(簡報)組成，也有的只標(biāo)“會議簡報”字樣。編號常用括號標(biāo)在標(biāo)題正下方靠近標(biāo)題的地方。 第二部分，報身。又稱正文，報身是會議簡報的主體。通常的寫法有三種： 綜述法：即由編者采集各方面的言論、意見加以概括而成，相當(dāng)于會議的綜合報道，將會議的進(jìn)程、出席情況、會議的發(fā)言和議程一一加以反映。 重點報道法：重點反映會議的某個重要報告的內(nèi)容，小組討論情況或一個與幾個人的發(fā)言等。 摘要法：摘錄代表發(fā)言的概要，供與會者參閱。 第三部分，報尾。報尾寫在簡報最后一頁的下方，注明主送單位或個人姓名、抄送單位、增發(fā)單位和印發(fā)份數(shù)。 會議簡報的編寫，要求及時、

14、簡明，要抓住有指導(dǎo)意義、能引導(dǎo)會議健康發(fā)展的內(nèi)容加以報送。涉及各級機(jī)密事項的內(nèi)容不應(yīng)報道。第五節(jié)會議設(shè)施與會場布置準(zhǔn)備 一、會場二、會議場地的設(shè)備布置三、會議基本設(shè)施的布置二、會議室的布置二、會議室的布置 （一）會議是布置的模式 劇場一層會議室設(shè)備完備的大劇場-二層杏壇劇場杏壇劇場北青盈之寶劇場中空形 圓形中空-正方形中空長方形.中空-橢圓形董事會長方形會議室 U形于馬蹄鐵形疊層U形 E教室形 教室型討論會（宴會）形三、會議基本設(shè)施的布置 （1）講臺 桌式、立架式或者其他配有音響系統(tǒng)的優(yōu)質(zhì)講臺。水杯、文具筆、紙張、鐳射筆。通道的照明問題，線纜隱密性。講臺中間掛會議名稱站立式講臺。有燈光的講臺。

15、（2）. 話筒話筒 無線話筒；微型話筒；固定立式話筒無線話筒；微型話筒；固定立式話筒（3）.寫字板及水筆 配合投影儀，也要備有彩色水筆配合投影儀，也要備有彩色水筆產(chǎn)品名稱：EP-1 系列電腦投影儀 KT-9000 數(shù)字展示臺 采用專用芯片對所有的接入信號進(jìn)行處理，使圖像具有更高的清晰度，無噪聲，無閃爍，色彩還原好等特點,更真實地把講稿和其它文件、圖表、實物、底片、透明片、幻燈片等轉(zhuǎn)成視頻和XGA信號，輸送到電視或投影機(jī)等設(shè)備。 3M 2660便攜式膠片投影儀便攜式膠片投影儀3M 1720膠片投影膠片投影儀儀幻燈投影儀（standard projector for 35mm slides）(4)屏幕n尺寸：根據(jù)會議室而定，最低邊沿高于1.5，房間高度6米，那么最大尺寸4.5m。寬度：會議室的長度1/6n屏幕材料:白色與珠光n白色粗面屏幕n白色無光澤的粗面擴(kuò)散型廣角屏幕的增益為1左右(常常以“增益”來表示屏幕對光線的增強作用)，這種屏幕的特點是當(dāng)光照射時反射無方向性，視野角度在幾種屏幕中最大，從各個不同角度看都能呈