出差日程計(jì)劃表的格式

1、出差日程方案表的格式 (1)年預(yù)定表。如果是總經(jīng)理辦公室分發(fā)的預(yù)定表大致都不會(huì)有問(wèn)題，但文秘人員自己制作時(shí)，那么要考慮上一年度的預(yù)定表，而關(guān)于時(shí)間、地點(diǎn)、主題等，也應(yīng)向上司或負(fù)責(zé)辦理該事項(xiàng)的部門確認(rèn)。通常制作年預(yù)定表時(shí)的考前須知如下： 由于預(yù)定表的注意目的在于一目了然，所以文字表達(dá)一定要概括、簡(jiǎn)要、明確。 因?yàn)樗涊d的事項(xiàng)大多數(shù)都屬于例行的事，因此詳細(xì)內(nèi)容在抄寫于月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表上時(shí)，應(yīng)該再補(bǔ)充記載。 完成之后即制作復(fù)印件，然后向上司提出。 (2)月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。在這三種表當(dāng)中，究竟以那一種為根底好呢?應(yīng)該根據(jù)一個(gè)企業(yè)的行業(yè)類別、上司所負(fù)責(zé)部門及上司的習(xí)慣來(lái)決定，并沒(méi)

2、有一定的標(biāo)準(zhǔn)。多數(shù)以月預(yù)定表為根底。至于日程安排方案表，目前在市場(chǎng)上有小筆記本式、日歷式或電子的如“掌上電腦”、“商務(wù)通”之類，而文秘人員一般都是以一年用的日程安排方案筆記本為主。每當(dāng)需要將日預(yù)定表及周預(yù)定表交給上司時(shí)，就從這里抄出有關(guān)內(nèi)容制作成表。文秘人員一定要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，即只能有一個(gè)主要的日程安排方案表，以及有事情就一定填寫在方案表上。 這個(gè)日程安排方案筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，也不要廢棄，而應(yīng)當(dāng)作為記錄保存下來(lái)，仍很有參考價(jià)值。保存期限大約3至5年。 一般說(shuō)來(lái)，上司都是把日程安排方案寫在自己的日歷式、電子式小筆記本上，并隨身攜帶。文秘人員應(yīng)該注意： 在替上司安排約會(huì)時(shí)間之前，必須先

3、對(duì)上司的工作時(shí)間表有全盤的了解，才不會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤。而且所有的日程安排方案都要在征詢上司意見(jiàn)之后再?zèng)Q定。 在決定日程安排方案時(shí)，應(yīng)立即填寫在上司的日程安排方案表上，或?qū)懺诒銞l上交給上司，再由上司自己填寫。 上司沒(méi)有經(jīng)過(guò)文秘人員而自己決定的日程安排方案，也必須填寫在主要方案表上，所以文秘人員應(yīng)請(qǐng)求上司假設(shè)有這種情況，應(yīng)主動(dòng)告知。 信息要盡量詳細(xì)，如果表上的空白處太少，可以使用速記符號(hào)或自己能夠了解的簡(jiǎn)單符號(hào)。 暫定的預(yù)約用鉛筆填寫，等決定以后要馬上用墨水筆改寫。 先將年預(yù)定方案抄寫在文秘人員的主要日程安排方案表上，時(shí)間、地點(diǎn)、及其他當(dāng)時(shí)已經(jīng)很清楚的信息，也要記錄下來(lái)。 然后再把每個(gè)月的會(huì)議、活動(dòng)等以

4、月為單位的的'例行安排方案填寫進(jìn)去。 在制作日程安排方案表時(shí)，要留意上司改變思考的時(shí)間，到下一個(gè)地方去所花費(fèi)的時(shí)間(充分考慮交通阻塞的程度)等，在時(shí)間的安排上應(yīng)寬裕些，這樣有事容易應(yīng)付。 如果不小心發(fā)生日程安排方案重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空擋，請(qǐng)上司決定優(yōu)先順序。 有時(shí)方案屬于機(jī)密事項(xiàng)，不便公開(kāi)。文秘人員只需表示“沒(méi)有空閑時(shí)段”即可。 從黃昏至夜晚的日程安排方案，經(jīng)常會(huì)有私事及不屬于業(yè)務(wù)的事項(xiàng)，必須先獲得上司的同意，再將時(shí)間、地點(diǎn)填寫進(jìn)去。 在日程安排方案表中，假設(shè)遇到上司(國(guó)內(nèi)或國(guó)外)時(shí)，要清楚地填寫出發(fā)和返回的時(shí)間、日期，并另外制作旅程表，必須先確認(rèn)出差日程、機(jī)票的日期、時(shí)間、班機(jī)名稱、起飛、降落的機(jī)場(chǎng)名稱、地名等等。 旅程表除了預(yù)定行動(dòng)以外，也要填寫： 旅店名稱、地址、 號(hào)碼; 當(dāng)?shù)芈?lián)絡(luò)者的姓名、地址、 號(hào)碼; 會(huì)面者的姓名、公司名稱、地址、 號(hào)碼; 當(dāng)?shù)氐谋緡?guó)大使館地址、 號(hào)碼等必要的信息。 另外，