業(yè)務部門日常管理制度10號文件

1、業(yè)務部門日常管理制度為了強化業(yè)務部門日常業(yè)務管理，規(guī)范業(yè)務部門經(jīng)營活動，杜絕不利于公司利益的經(jīng)營行為，合理規(guī)避風險，根據(jù)公司業(yè)務特點，特制定以下細則。一、 商品請購管理1、各部門按需進行商品請購的申請，填明請購的時間、要求到貨時間、請購產(chǎn)品的品牌、規(guī)格、型號、數(shù)量、建議價格，其中商品的建議價格為必填項。由部門經(jīng)辦人、產(chǎn)品經(jīng)理、部門經(jīng)理、采購部經(jīng)理簽字確認后上傳到經(jīng)營財務部進行審簽，單據(jù)生效后留存財務一份，由采購人員進行商品詢價。2、項目類產(chǎn)品在請購前需向采購部、經(jīng)營財務部提交各部門簽字確認后的開工報告方可申請采購。3、項目類產(chǎn)品在施工過程中如發(fā)生增項情況，需在請購單生成前對原開工報告進行變更，

2、經(jīng)各部門經(jīng)理簽字確認后，方可申請采購。4、請購單由業(yè)務部門經(jīng)理簽字后為生效確認，如需他人代簽，需部門負責人簽發(fā)“授權(quán)書” 同時經(jīng)主管副總經(jīng)理批準后方可代簽，并于當日傳于采購部及財務部。5、請購生效后，如發(fā)生請購變更，需進行請購單變更，不得在原單據(jù)進行修改，審簽流程與第一條類同。二、 實物庫存管理 1、 出庫管理：A.對入庫手續(xù)齊全的到貨商品，庫房保管員應及時通知業(yè)務人員，辦理出庫手續(xù)；B.尚未辦理入庫手續(xù)的到貨商品，庫房保管員不具有處置權(quán)，業(yè)務人員不得擅自提貨；C.直達商品及物資的出庫辦理程序等同于實物商品，庫房保管員應在出庫單據(jù)上標注“直達”字樣，并注明直達單位；2、 商品責任劃分：A.出庫

3、手續(xù)辦理完畢后，商品直接責任轉(zhuǎn)移至業(yè)務部門實物負責人。實物負責人應對所負責的商品及商品包裝妥善保管，保證其安全性、完好性，不得擅自將商品借于他人及其他部門，不得擅自開封損壞，出現(xiàn)非人為損壞及質(zhì)量問題的商品應及時返還物流中心，并辦理相關(guān)手續(xù)；B.如發(fā)生人為損壞，由行為人按價賠償；C.出庫手續(xù)辦理后，庫房保管員對庫房內(nèi)暫存商品仍負有監(jiān)管職責，有義務與業(yè)務部門實物負責人配合，保證商品存放安全；3、 其他業(yè)務管理A.調(diào)撥：公司間各業(yè)務部門因業(yè)務需要，可進行商品調(diào)撥。由調(diào)出部門實物負責人填寫調(diào)撥單，調(diào)撥單上應寫明商品名稱、數(shù)量、成本價。雙方實物負責人簽字確認后，調(diào)撥單生效，實物責任轉(zhuǎn)移至調(diào)入方；B.領(lǐng)用

4、：1、內(nèi)部領(lǐng)用 由領(lǐng)用部門出具領(lǐng)用單，領(lǐng)用單注明商品名稱、數(shù)量、進價。由領(lǐng)用人部門經(jīng)理、辦公室主任簽字許可后，領(lǐng)用單生效； 2、贈送領(lǐng)用 公司發(fā)生贈送行為時，由實物負責人出具領(lǐng)用單，注明商品名稱、數(shù)量、進價及對方單位。由領(lǐng)用人部門經(jīng)理、主管副總經(jīng)理、營銷總監(jiān)、公司總經(jīng)理簽字許可后，領(lǐng)用單生效，方可付出商品；4、 月末庫存管理A經(jīng)營財務部每月最后一天協(xié)助業(yè)務部門實物負責人進行實物盤點，盤點表應按實物填寫；B盤點后實物負責人應在二天內(nèi)，完成自行對帳及與財務人員的對帳工作；C盤點日后二天內(nèi)，業(yè)務部門實物負責人應出具盤點匯總表、當月賒銷表、應收及質(zhì)保金表。庫存表需注明庫存原因，存在三超數(shù)據(jù)的說明超期原

5、因及處理辦法；D盤點表中要將零成本及取得的贈送商品列入其中，其銷售及領(lǐng)用、調(diào)撥手續(xù)等同于其他商品。5、 送貨管理A為保障公司資金正常運轉(zhuǎn)，各業(yè)務部門不允許出現(xiàn)實物庫存，除因到貨時間較晚、天氣原因或甲方特別要求等客觀因素外，當日到貨商品要求當日送出；B為規(guī)范、規(guī)避、統(tǒng)一送貨流程，公司所有業(yè)務部門需送客戶的商品均由技服中心統(tǒng)一提貨、送貨，技服中心按照比率對所需部門收取送貨費。C各部需送貨時，由業(yè)務人員簽寫送貨簽收單，注明單位、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、商品名稱、型號、序列號、數(shù)量等，交由技服中心送貨人員，送貨人員持單去庫房提貨；D提貨過程需認真仔細，保管員有檢查、驗貨的責任；E送貨活動發(fā)生后，送貨簽收單應

6、當日返回，偏遠單位的單據(jù)返還日期不超過二天；F送貨人員應保證商品的安全送達及對方簽收人的真實性；6、 超期管理商品出庫日后二個月，納入超期庫存范圍，管理辦法參照三超管理規(guī)定。三、 賒銷業(yè)務管理1、 送貨簽收單返還公司后，賒銷業(yè)務即確認發(fā)生。業(yè)務部門帳務負責人與財務人員按送貨簽收單內(nèi)容及時登記賒銷明細；2、 特殊業(yè)務發(fā)生的送貨行為，無法取得買方簽字的，必須向部門經(jīng)理及財務人員說明原因。正常填寫送貨簽收單，得到業(yè)務部門經(jīng)理簽字、主管副總經(jīng)理、營銷總監(jiān)簽字確認后，賒銷行為方可生效；3、 項目類、工程類發(fā)生的送貨行為，不能一一取得送貨簽收單的，需經(jīng)辦人員填制進場簽收單，按批次取得甲方人員簽字后，及時上

7、傳財務，賒銷生效；4、 因業(yè)務結(jié)算需求，需要對賒銷進行部門間調(diào)撥的，調(diào)撥手續(xù)等同于實物調(diào)撥，調(diào)撥單生效后，賒銷業(yè)務轉(zhuǎn)入調(diào)入部門，調(diào)入部門帳務負責人對其登記仍以該賒銷初次發(fā)生日期為準；5、 因業(yè)務需求，需要對賒銷內(nèi)商品進行領(lǐng)用的，領(lǐng)用簽字流程等同于實物領(lǐng)用，領(lǐng)用單生效后，如屬部門自用商品以進價計入部門運行費，如屬客戶所需商品以進價計入部門日常營銷費；6、超期管理：A：商品銷售業(yè)務：送貨之日起二個月后納入三超范圍； B：工程施工項目：公司內(nèi)驗結(jié)束一個月后，項目內(nèi)所有工程物料納入三超范圍。C: 針對長城公司、遼河區(qū)單位無計劃運行項目（提前供貨的情況）由營銷總監(jiān)批準后適當調(diào)整為送貨之日起三個月后納入三

8、超范圍。管理辦法參照三超管理規(guī)定。四、銷售業(yè)務管理1、業(yè)務人員在開具發(fā)票前，對已供貨商品填制銷貨單。開具時要認真、準確填寫商品的規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、金額、客戶信息，已簽合同的注明合同號，沖預交款的要標注預交款的發(fā)生日期；2、合同內(nèi)商品銷貨時，銷貨單要與合同單項一一對應；3、零星采購銷售毛利率不能低于25%，低于此毛利率的需經(jīng)其部門經(jīng)理簽字批準，平價銷售的需經(jīng)部門經(jīng)理簽字批準，銷貨單方可生效；工程類項目銷貨允許平價填制銷貨單，毛利統(tǒng)一加在一項商品內(nèi);4、對于不符合合同供貨明細的銷貨單，財務部不予審核，合同變更單提交后，方予以計入業(yè)務部門收入；5、對于前期已收預交款，后續(xù)供貨的業(yè)務，要求業(yè)務人

9、員及時與甲方核對帳目，及時對帳內(nèi)相應商品進行銷貨處理，沖銷預交款；6、對發(fā)生退貨的，要及時填具紅字銷貨單，由其部門經(jīng)理確認后，財務部方予以審核，沖減其收入。五、應收帳款管理1、發(fā)票開出之日，應收款形成。由業(yè)務人員及財務人員予以登記，保證每筆款項的發(fā)生日期、金額、單位、性質(zhì)準確無誤；2、公司資金申報例會所形成數(shù)據(jù)，業(yè)務部門結(jié)算人員要做到清晰明了，據(jù)以合理安排結(jié)算業(yè)務；3、按合同規(guī)定比率、日期及甲方掛帳憑證，對質(zhì)保金做以準確登記，結(jié)算人員需在質(zhì)保金到期日前一個月，熟知應結(jié)質(zhì)保金情況，并進行結(jié)算手續(xù)的辦理；4、超期管理：A：應收款：開發(fā)票日期起一個月后納入三超范圍； B：質(zhì)保金：合同規(guī)定到期日后納入

10、三超范圍管理辦法參照三超管理規(guī)定六、發(fā)票管理1、開具發(fā)票經(jīng)辦人必須持有效單據(jù)包括：已簽訂生效的合同、銷貨單等開發(fā)票。2、經(jīng)辦人需正確提供甲方單位的開票信息，有需要在備注中注明的要提前說明。3、資料提供不全時，財務人員有權(quán)拒開發(fā)票。4、業(yè)務人員申請開具發(fā)票時，需同時提交與發(fā)票等額的銷貨單；如為預交款，則應提交其他應收單，由部門經(jīng)理簽字批準，財務人員方可予以開具，以減少先預交后走帳的行為。七、合同管理1、合同上傳管理要求業(yè)務人員在合同簽訂后，即刻提交合同原件一份，交由財務留存；2、合同變更管理A本著不損害公司利益的原則，需變項供貨的商品，在與甲方協(xié)商后，需及時填寫合同變更單；B合同變更單需注明合同

11、名稱、甲方單位、變更金額、變項內(nèi)容及原因等，由甲方人員、業(yè)務部門經(jīng)理、主管副總經(jīng)理、營銷總監(jiān)、經(jīng)營財務部、項目管理部、公司總經(jīng)理審簽后，變更單生效；C經(jīng)營財務部要嚴格對合同變更單進行審核，包括變更原因、變更前后成本差異等，無異常情況，方可予以審批；D業(yè)務人員按期與財務人員核對項目變更的履行情況。八、收款管理 A交款單需正確寫明交款日期、合同編號、交款單位、交款金額、款項性質(zhì)按照結(jié)算單位具體劃分回款情況；B各部門交款應日清，現(xiàn)金款項必須當日提交財務出納處。C轉(zhuǎn)帳方式回款的交款單應在回款后當日內(nèi)送至經(jīng)營財務部。九、特殊帳務管理1、經(jīng)營過程中，甲方人員有特殊帳務需求時，業(yè)務人員要合理安排，如實填寫走

12、帳申請單，經(jīng)部門經(jīng)理、主管副總經(jīng)理、營銷總監(jiān)、經(jīng)營財務部、公司總經(jīng)理審簽批準后，方允許進行走帳行為，開具發(fā)票等；2、走帳申請單需列明：走帳單位、人員、聯(lián)系電話、走帳金額、提款方式、開票種類、稅金及管理費扣取比率等；3、稅金及管理費扣取比率規(guī)定：A如甲方提供等額進項發(fā)票時，不另扣稅金，管理費收取比率為8%-20%; B如甲方不能提供等額進項發(fā)票時，稅金扣取比率為17%，收管理費取比率為8%；4、合同外走帳業(yè)務，需待發(fā)票回款后，方準按申請單簽訂比率辦理結(jié)算；5、合同內(nèi)走帳業(yè)務，依情況可予以先行辦理款項的提取，但必須經(jīng)過部門經(jīng)理、主管副總經(jīng)理、營銷總監(jiān)、經(jīng)營財務部、公司總經(jīng)理審簽批準后方可提?。?、

13、合同中變項走帳部份的利潤率不得低于同單位其他合同的利潤率；7、預交業(yè)務事后轉(zhuǎn)為走帳業(yè)務的，補提走帳申請單，須經(jīng)部門經(jīng)理、主管副總經(jīng)理、營銷總監(jiān)、經(jīng)營財務部、公司總經(jīng)理審簽批準后方可辦理；十、罰則1. 對銷售人員銷貨單填寫不全或填寫不準確按10元/次，從工資中扣除。2. 不按規(guī)定時間將銷售款項交至公司財務按10元/次從工資中扣除。3. 出現(xiàn)未入庫先取貨的情況，從保管員及取貨經(jīng)辦人工資中分別按20元/次扣除。4. 對于盤點表、賒銷明細表、盤點金額匯總表不認真填寫、核對，按10元/次從工資中扣除。5. 在盤點中出現(xiàn)的商品短缺及物品丟失等情況，由實物負責人確認簽字后， 按商品成本金額扣除工資（過后查出者不予補發(fā)）。6. 經(jīng)辦人員擅自商品外借、不愛惜商品、未辦理手續(xù)擅自開封使用、不及時返廠等情況造成商品滯銷，發(fā)現(xiàn)一次按10元/次從工資中扣除。7. 賒銷商品未辦理賒銷單或送貨單的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按20元/次從工資中扣除。