管理文秘 會(huì)務(wù)工作

1、1 1 會(huì)議概述會(huì)議概述2 2 會(huì)務(wù)工作流程會(huì)務(wù)工作流程3 3 會(huì)務(wù)工作具體內(nèi)容會(huì)務(wù)工作具體內(nèi)容4 4 會(huì)見與會(huì)談會(huì)見與會(huì)談5 5 技能訓(xùn)練技能訓(xùn)練 目目 的的 5.1.1 5.1.1 會(huì)議的涵義會(huì)議的涵義 會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達(dá)意愿的行為過程。信息、表達(dá)意愿的行為過程。5.1.2 5.1.2 會(huì)議的要素會(huì)議的要素、形式要素：、形式要素：名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。議方式。、內(nèi)容要素：、內(nèi)容要素：目的、任務(wù)、議題、作用。目的、任務(wù)、議題、作用。、程序要素：、程序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)

2、議開始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。、財(cái)務(wù)要素：、財(cái)務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。施。 5.1 5.1 會(huì)議概述會(huì)議概述 5.1.3 5.1.3 會(huì)議的作用及缺陷會(huì)議的作用及缺陷1 1會(huì)議作用會(huì)議作用 （）交流信息，互通情報(bào)（）交流信息，互通情報(bào) （）發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策（）發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策 （）增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)（）增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié) （）統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，協(xié)調(diào)行動(dòng)（）統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，協(xié)調(diào)行動(dòng) 2. 2. 會(huì)議缺陷會(huì)議缺陷 （）造成時(shí)間、精力的浪費(fèi)（）造成時(shí)間、精力的浪費(fèi)（）造成金錢的浪費(fèi)（）

3、造成金錢的浪費(fèi)（）造成信息的重復(fù)、浪費(fèi)（）造成信息的重復(fù)、浪費(fèi)（）滋長(zhǎng)不正之風(fēng)（）滋長(zhǎng)不正之風(fēng) 5.1.4 5.1.4 會(huì)議的種類會(huì)議的種類1. 1.按規(guī)模分：按規(guī)模分： 特大型（萬人以上）、特大型（萬人以上）、大型（上千人）、大型（上千人）、 中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。 2.2.按時(shí)間分：按時(shí)間分： 定期和非定期。定期和非定期。 3 3、按出席對(duì)象分：、按出席對(duì)象分： 聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì)聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì). . 4 4、按召開方式分：、按召開方式分： 電話會(huì)、電視會(huì)、廣播會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)。電話會(huì)、電視會(huì)、廣播會(huì)、網(wǎng)絡(luò)

4、會(huì)。5.1.5 5.1.5 會(huì)議成本意識(shí)會(huì)議成本意識(shí) 會(huì)議成本會(huì)議成本= 2ABT = 2ABT 式中式中 A A 與會(huì)者平均工資的與會(huì)者平均工資的3 3倍（以小時(shí)計(jì)）倍（以小時(shí)計(jì)）; ; B B 參加會(huì)議的人數(shù)參加會(huì)議的人數(shù); ; T T 會(huì)議的時(shí)間（以小時(shí)為單位）。會(huì)議的時(shí)間（以小時(shí)為單位）。 5.1.6 5.1.6 會(huì)議秘書工作的基本任務(wù)會(huì)議秘書工作的基本任務(wù) 1 1、組織的工作、組織的工作 2 2文書工作文書工作3 3生活管理工作生活管理工作4 4安全保衛(wèi)工作安全保衛(wèi)工作確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱確定會(huì)議名稱 確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和

5、工具明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知制發(fā)會(huì)議通知確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)確定會(huì)議規(guī)模與規(guī) 格格布置會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng) 準(zhǔn)備會(huì)議文件材料準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 制作會(huì)議證件制作會(huì)議證件 會(huì)場(chǎng)檢查會(huì)場(chǎng)檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu)明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 確定與會(huì)者名單確定與會(huì)者名單做好會(huì)議記錄做好會(huì)議記錄組織簽到組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作 報(bào)到及接待工作報(bào)到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作做好會(huì)議保密工作 會(huì)議信息工作會(huì)議信息

6、工作撰寫會(huì)議紀(jì)要撰寫會(huì)議紀(jì)要 催辦與反饋工催辦與反饋工 作作 安排與會(huì)人員離會(huì)安排與會(huì)人員離會(huì) 會(huì)議總會(huì)議總 結(jié)結(jié)會(huì)議文書的立卷歸會(huì)議文書的立卷歸 檔檔會(huì)議的宣傳報(bào)道會(huì)議的宣傳報(bào)道 會(huì)議名稱一般由會(huì)議名稱一般由“單位單位+ +內(nèi)容內(nèi)容+ +類型類型”構(gòu)成構(gòu)成, ,應(yīng)根據(jù)會(huì)應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來確定。議的議題或主題來確定。確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同時(shí)，本著精簡(jiǎn)效能的原則。時(shí)，本著精簡(jiǎn)效能的原則。 會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。 會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

7、會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。 會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、 接待組、保衛(wèi)組。接待組、保衛(wèi)組。出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會(huì)人員。議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會(huì)人員。n會(huì)議飲食管理本著會(huì)議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營(yíng)養(yǎng)、衛(wèi)生第一、保證營(yíng)養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.

8、 .n 會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會(huì)人員住宿上的要標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會(huì)人員住宿上的要求。求。n 安排好會(huì)議用車，為會(huì)議提供完備的交通安排好會(huì)議用車，為會(huì)議提供完備的交通服務(wù)。服務(wù)。A 領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)調(diào)查B 側(cè)重困難和問題C 時(shí)間恰當(dāng)D 關(guān)鍵重點(diǎn) （1）人員問題人員問題 （2 2）場(chǎng)地問題）場(chǎng)地問題 （3 3）設(shè)備問題）設(shè)備問題 （4 4）資料問題）資料問題 （5 5）健康與安全問題）健康與安全問題 （6 6）行為問題）行為問題 記錄記錄譯員譯員主客主客主人主人客方人員客方人員主方人員主方人員譯員譯員主客主客 主人主人客方人員客方人員

9、主方人員主方人員正門正門客方客方主方主方13576421246753 譯員譯員 主賓主賓 譯員譯員 主人主人（一）（二）61-主人主人 2-主賓主賓 3-第二主賓第二主賓 4-客方人員（或客方人員（或主客插排）主客插排）5-主方人員主方人員 6-攝影師攝影師一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會(huì)談，會(huì)上欲一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會(huì)談，會(huì)上欲就雙方技術(shù)合作事項(xiàng)達(dá)成協(xié)議。初萌作為該公司的秘書事就雙方技術(shù)合作事項(xiàng)達(dá)成協(xié)議。初萌作為該公司的秘書事前做了大量準(zhǔn)備工作。但就在這天臨近中午時(shí)，初萌發(fā)現(xiàn)前做了大量準(zhǔn)備工作。但就在這天臨近中午時(shí)，初萌發(fā)現(xiàn)有關(guān)質(zhì)量監(jiān)督管理方面的資料沒有準(zhǔn)備。她急忙通過各種有關(guān)質(zhì)量監(jiān)督管理方面的資料沒有準(zhǔn)備。她急忙通過各種方式查找這類資料。資料終于找到了，可會(huì)談也開始了，方式查找這類資料。資料終于找到了，可會(huì)談也開始了，初萌只好提心吊膽地等待會(huì)談結(jié)果。會(huì)談開始后，雙方就初萌只好提心吊膽地等待會(huì)談結(jié)果。會(huì)談開始后，雙方就事先準(zhǔn)備好的協(xié)議草案展開了充分的討論。最后，外地某事先準(zhǔn)備好的協(xié)議草案展開了充分的討論。最后，外地某企業(yè)代表提出了質(zhì)量監(jiān)督管理方面的問題，因?yàn)檫@對(duì)于合企業(yè)代表提出