采購與付款管理(共59頁).ppt

1、會計信息系統(tǒng)Accounting Information System 第五章 采購與付款核算與管理主要內容第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結構設計第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計分析企業(yè)從采購到付款要經歷的幾個步驟 請購請購需求確定需求確定選擇供應商選擇供應商確定訂單確定訂單訂單發(fā)布訂單發(fā)布貨物驗收貨物驗收發(fā)票確認發(fā)票確認貨款支付貨款支付MRP建議計劃手工追加計劃 認證供應商供應商文檔預算/權限審查請購單采購單生成合并處理打印

2、采購合同跟蹤采購單接受采購單檢驗/免檢退貨處理付款處理供應商業(yè)績評價審批？其它采購單？常規(guī)采購規(guī)范化的采購處理流程規(guī)范化的采購處理流程始終補充？質量？定單/質量/價格質量/交貨期/價格控制點計劃階段執(zhí)行階段財務及評價 一、采購與付款業(yè)務流程分析 涉及的部門涉及的部門請購部門、采購部門、驗收部門、財務部門，供應商。 基本流程描述基本流程描述行業(yè)不同，流程不同；管理方式不同，流程也不同。如圖5-2所示 流程說明流程說明（1）請購，（2）采購審批， （3）選擇供應商， （4）編制采購訂單， （5）發(fā)出訂單， （6）驗收， （7）處理采購發(fā)票， （8）付款。采購與付款流程角色扮演 根據(jù)上圖（業(yè)務流程圖

3、），5人組成一個小組，分別扮演“請購部門、采購部門、驗收部門、財務部門、供應商”的相應角色，體驗數(shù)據(jù)在各部門之間流動的過程，注意注意思考各部門對數(shù)據(jù)的處理及確認內容。思考各部門對數(shù)據(jù)的處理及確認內容。如：采購部門審批，審批對象是什么？如何選擇供應商，應該考慮哪些內容？在計算機系統(tǒng)中將如何體現(xiàn)這些信息？采購與付款業(yè)務核算與管理的特點 1數(shù)據(jù)存儲量大 2數(shù)據(jù)變化頻繁 3管理要求高 4與其他子系統(tǒng)聯(lián)系廣泛手工環(huán)境下采購與付款管理困惑的案例分析 福特北美公司在手工環(huán)境下的采購與付款流程 為什么要設置驗收報告與發(fā)票進行核對？為什么要設置訂單與發(fā)票進行核對？為什么會影響采購到付款流程的效率？第二節(jié) IT環(huán)

4、境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析采購與付款子系統(tǒng)的目標 1靈活、正確地反映企業(yè)個性化特征 2正確反映采購與付款日常業(yè)務，并進行實時控制 3加強對資金的管理 4提供各種核算和管理信息 5充分應用網(wǎng)絡技術實現(xiàn)無紙采購與付款系統(tǒng)采購與付款流程構建的原則 “數(shù)出一門，共同使用”， 整個流程采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫 在關鍵環(huán)節(jié)設計控制點，強化實時控制請購與采購管理流程 存貨驗收流程 當供應商將存貨送入企業(yè)，此時， 由檢驗崗位的人員對存貨進行檢驗： 從采購訂單文件中獲取信息，并將存貨信息與實物進行核對 如果檢驗合格，將檢驗合格信息寫入采購訂單文件，將自動生成入庫單傳遞到存貨子系統(tǒng)的入庫單文件中。請同學畫出流程圖發(fā)票

5、管理流程 1發(fā)票處理。當采購部門或財會部門收到供應商的發(fā)票時，從采購發(fā)票文件中獲取數(shù)據(jù)，自動生成采購發(fā)票的基本信息； 2發(fā)票管理崗位人員只將采購發(fā)票上的金額錄入計算機，并保存在臨時發(fā)票文件中。如果企業(yè)使用了EDI系統(tǒng)進行網(wǎng)上采購，那么可以通過EDI網(wǎng)絡系統(tǒng)自動定期獲取供應商發(fā)票并保存在臨時發(fā)票文件中，經過發(fā)票與采購訂單核對后的發(fā)票，才能保存在采購發(fā)票文件中。發(fā)票管理流程 3實時控制。對采購發(fā)票進行實時控制，計算機自動從采購訂單文件中獲取合同金額，從臨時采購發(fā)票文件中獲取錄入發(fā)票金額。如果發(fā)票金額大于合同金額，此發(fā)票不能處理，即對采購發(fā)票進行實時剛性控制；否則，生成采購發(fā)票，并將結果保存在采購發(fā)

6、票文件中。這是一個非常重要的控制點，為杜絕不合法的采購事件發(fā)生起到重要的控制作用。在IT環(huán)境下，發(fā)票管理崗位可以設在財務部門，也可以設在采購部門，但該崗位的人員必須是財務人員，并受財務部門管理。 4采購結算。根據(jù)采購發(fā)票等信息、入庫單信息確認采購成本，并根據(jù)財會人員預先設置憑證模版，自動生成轉賬憑證，傳遞到總賬系統(tǒng)的臨時憑證文件中。 請同學根據(jù)說明畫出流程圖 說明實時控制的重要性 根據(jù)企業(yè)的更高要求改進流程付款流程IT環(huán)境下與手工環(huán)境下其流程的比較分析 1、IT環(huán)境下實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享和及時傳遞 2、IT環(huán)境下保證數(shù)據(jù)一致性和工作高效性 3IT環(huán)境下加強了統(tǒng)計分析能力 4IT環(huán)境下使得無紙采購

7、、付款業(yè)務成為可能第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結構設計制定編碼原則供應商編碼設計原則：一致性原則、層次性原則、易用性原則 一致性原則：供應商是來自全面各地甚至不同國家，而國家、地區(qū)在在行政管理上國家已經給出了統(tǒng)一的編號，如北京區(qū)號：010，南京區(qū)號：025。因此，供應商編碼應該與國家行政區(qū)號保持一致。 層次性原則：供應商來自不同的省、市、縣等，因此，在編碼上要體現(xiàn)其層次性，便于按省、市進行統(tǒng)計和分析。 易用性原則：供應商是法人，每個法人都有區(qū)別與其他法人的電話號碼，因此，在編碼設計時可以采用電話號碼，便于使用和記憶。 選擇合理的編碼方法 1、順序編碼 2、位數(shù)編碼 3、分組編碼對供應商進行編碼

8、時可以采對供應商進行編碼時可以采用位數(shù)編碼、分組編碼相結用位數(shù)編碼、分組編碼相結合的方法。合的方法。XXXX - XXXXXXXX城市或地區(qū)城市或地區(qū)供應商編號供應商編號010，057488222222數(shù)據(jù)文件設計數(shù)據(jù)文件設計 請購單文件 采購發(fā)票文件 采購訂單文件（采購合同文件） 供應商檔案文件 采購價格文件（定期根據(jù)供應商提供的信息進行更新） 入庫單文件（與存貨子系統(tǒng)共享） 臨時憑證文件（與總賬子系統(tǒng)共享）供應商檔案文件供應商檔案文件數(shù)據(jù)結構存儲策略：存儲策略：供應商檔案文件作為查詢用的目錄文件，因此，可以采用一年一供應商檔案文件作為查詢用的目錄文件，因此，可以采用一年一個文件。個文件。存

9、儲方式：存儲方式：供應商檔案文件按供應商編碼建立索引文件。供應商檔案文件按供應商編碼建立索引文件。采購訂單文件采購訂單文件 作用作用：儲存企業(yè)確認的各種采購訂單的數(shù)據(jù)。是核心和基礎文件。 數(shù)據(jù)結構數(shù)據(jù)結構（教材P234） 存儲策略：存儲策略：一張采購訂單對應一個供應商；一張訂單可以包含數(shù)筆不同內容的采購業(yè)務；可以將文件分為訂單固定信息文件和訂單變動信息文件。訂單號為關鍵字。訂單號為關鍵字。 存儲方式：存儲方式：一年一個文件一年一個文件采購與付款子系統(tǒng)的功能結構 第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設置為什么要進行初始設置？ 由于現(xiàn)實企業(yè)采購的存貨、供應商檔案、付款條件、結算方式等都是實實在在存在的，

10、而且是千差萬別的。因而，企業(yè)要實現(xiàn)用計算機完成采購與付款賬款核算和管理，在使用采購與付款子系統(tǒng)前，就要針對本企業(yè)的業(yè)務性質、會計核算和財務管理的具體要求進行具體設置，將企業(yè)個性化特征嵌入系統(tǒng)。初始設置內容 存貨檔案設置 供應商檔案設置 采購類型設置 付款條件設置 結算方式設置 增值稅稅率設置 期初余額處理等供應商檔案設置 解釋設置基本信息的目的 解釋設置信用信息的目的供應商檔案設置 期初余額設置期初余額設置 期初余額設置模塊的功能是將用戶輸入的采購、應付賬款等期初余額存入相應的文件中，為計算機系統(tǒng)核算和管理采購、應付賬款等業(yè)務提供基礎數(shù)據(jù)。期初余額模塊是會計業(yè)務連續(xù)的要求，是手工采購、應付賬款

11、核算向計算機核算和管理轉化的基礎。錄入的期初余額主要包括“采購初始業(yè)務”，即將手工采購業(yè)務送入計算機并保存在采購訂單文件中；“應付賬款初始業(yè)務”，即將各供應商的應付賬款期初數(shù)據(jù)送入計算機并保存在發(fā)票文件中。第五節(jié) 采購與入庫處理管理采購與入庫處理管理采購與入庫處理管理 采購與采購入庫管理是采購與付款子系統(tǒng)中的主要功能模塊。 為了做好采購管理又將采購管理模塊進一步劃分為：請購單處理采購價格管理選擇供應商采購訂單管理處理請購單處理請購單 1錄入請購單 2自動獲取請購單 3審核請購單采購價格管理采購價格管理采購價格管理模塊的功能是幫助用戶解決： 如何管理不同（相同）供應商在不同（相同）時期對不同（相

12、同）產品的報價； 如何隨時提供給采購部門最新最完整的存貨采購價格； 如何處理存貨的新老報價 等等問題采購價格獲取方法采購價格獲取方法 方法一：通過采購價格管理屏幕，將供應商提供的存貨采購價格信息（紙張）一一送入計算機，并將相應數(shù)據(jù)保存在采購價格文件中。 方法二：自動獲取，即充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡功能，管理者通過選擇系統(tǒng)提供的“自動獲取”功能指揮計算機自動從網(wǎng)上獲取供應商的存貨采購價格信息，并將相應數(shù)據(jù)存入采購價格文件。選擇供應商 選擇供應商的基本原理 一般來講，隨著管理軟件的不斷完善，在采購與付款子系統(tǒng)中應該設計選擇供應商模塊，幫助企業(yè)科學地選擇供應商。選擇供應商模塊主要包括兩個基本功能：供應商評

13、價指標體系設置自動生成供應商排名。 選擇供應商基本原理圖采購訂單管理采購訂單管理采購訂單是企業(yè)與供應商之間簽訂的一種協(xié)議或者經濟合同。主要包括：采購什么貨物采購多少由誰供貨什么時間到貨到貨地點運輸方式價格、運費等采購訂單是經濟活動中的重要組成部分，因此采購訂單管理是企業(yè)采購管理尤為重要的內容。（一）采購訂單示例 （二）采購訂單編制方法直接錄入采購單根據(jù)請購單編制根據(jù)供應商排名選擇供應商 （三）審核采購訂單審核通過以后正式進入訂單文件，成為正式采購訂單 入庫單類型進出倉庫方向分為：入庫單、出庫單按業(yè)務類型分為：普通業(yè)務入庫單、委托代銷入庫單（商業(yè)） 采購入庫單錄入方式直接錄入根據(jù)采購訂單生成入庫

14、單根據(jù)采購發(fā)票生成入庫單 采購入庫單入口采購子系統(tǒng)錄入時，存貨系統(tǒng)不需錄入，只需修改和審核。存貨子系統(tǒng)錄入時，就不用在采購系統(tǒng)錄入。采購入庫處理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結算與付款管理采購發(fā)票編制 采購發(fā)票編制模塊的功能是支持用戶在計算機上輸入和審核采購發(fā)票，并將結果保存在發(fā)票文件中。 采購發(fā)票分類采購發(fā)票分類專用發(fā)票普通發(fā)票（普通、農收、廢收、其他收據(jù)）運費發(fā)票采購發(fā)票實時控制方式的設計 在手工環(huán)境下，采購發(fā)票的控制受人為影響因素比較大，其結果是無效的采購發(fā)票進入企業(yè)，財會人員被動地編制憑證，記賬，導致采購過程失控，采購成本居高不下。 在IT環(huán)境下，由于財會人員能夠實時從數(shù)據(jù)庫中獲得采購訂單、入

15、庫單等控制依據(jù)，因此，對采購發(fā)票進行實時控制成為可能。在設計采購與付款子系統(tǒng)時，應該改變觀念，將事后控制轉變?yōu)閷崟r控制，并用實時控制的方法控制采購活動。實時控制原理實時控制原理 案例采購結算采購結算 采購結算也叫采購報賬，在手工業(yè)務中，采購業(yè)務員拿著經主管領導審批過的采購發(fā)票和倉庫確認的入庫單到財務部門，由財務人員確認采購成本。 在IT環(huán)境下，由于各子系統(tǒng)之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，因此，系統(tǒng)提供：“自動采購結算”“人工輔助采購結算”自動采購結算將發(fā)票中的單價與采購訂單文件中訂貨單價和暫估入庫單價相核對發(fā)票中的數(shù)量與入庫單文件中收貨數(shù)量相核對如果核對結果完全相符，生成結算表，并在入庫單文件、采購發(fā)票文件

16、、采購訂單文件中做采購結算標志如果不完全相符，提示采用手工輔助采購結算手工輔助采購結算 手工輔助采購結算模塊的功能是計算機根據(jù)采購訂單號自動從采購訂單文件、存貨子系統(tǒng)中的入庫單文件中選擇出與正在錄入的發(fā)票相關的數(shù)據(jù)進行核對。當發(fā)現(xiàn)暫估入庫貨物的暫估單價與發(fā)票單價不相符時，將反映該筆先入庫后報銷的采購入庫業(yè)務的入庫單、采購發(fā)票、以及采購訂單數(shù)據(jù)顯示在屏幕上進行審核 。 如果發(fā)票單價超出訂貨單價和暫估入庫單價，及時查明原因 如果認為原因合理，審核人員發(fā)出“審核通過”命令，系統(tǒng)自動根據(jù)該張入庫單生成一張紅字入庫單（單到回沖），并根據(jù)采購發(fā)票結算出存貨成本，生成一張藍字入庫單，自動傳入存貨子系統(tǒng)；同時

17、在入庫單文件、采購發(fā)票文件、采購訂單文件中做采購結算標志，生成采購結算表，并將其轉換為記賬憑證：借：材料或材料采購等 應交稅金應交增值稅（進項稅額） 貸：應付賬款 傳遞到總賬子系統(tǒng) 付款管理 付款管理模塊的功能：從采購發(fā)票文件中篩選出特定付款到期日未付款發(fā)票用戶根據(jù)企業(yè)情況選擇將要付款的發(fā)票系統(tǒng)自動生成準備付款通知書，供出納使用自動付款自動付款 有些先進的應付處理模塊根據(jù)付款準備通知書文件自動開支票，并生成付款憑證： 借：應付賬款XX供應商 貸：銀行存款 傳遞到總賬子系統(tǒng)，記賬時自動更新發(fā)票文件的已付金額字段。一般付款一般付款 一般情況下，出納接到準備付款通知書后，手工簽發(fā)支票，編制付款憑證，再通過總賬子系統(tǒng)的憑證錄入模塊將付款憑證送入計算機，記賬時自動更新總賬子系統(tǒng)中相應數(shù)據(jù)文件，同時更新發(fā)票文件中該張發(fā)票的已付金額。采購、付款業(yè)務和財務的一體化策略 總賬子系統(tǒng)是總括反映企業(yè)經營活動全過程信息的子系統(tǒng)，因此，采購與付款業(yè)務都必須轉化為會計信息-記賬憑證，傳遞到總賬子系統(tǒng)。 為了實現(xiàn)采購與付款業(yè)務與財務的一體化策略：首先應該建立采購與付款業(yè)務和財務聯(lián)系的紐帶-憑證模板，并將其保存在動態(tài)會計平臺中；在日常采購