文秘的工作內(nèi)容要求(共19頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上現(xiàn)代企業(yè)秘書（文員）實(shí)務(wù)一、      秘書工作職能與素質(zhì)要求1、職業(yè)概述：專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施務(wù)的人員適用范圍：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)、涉外機(jī)構(gòu)組織中等級(jí)：初、中、高級(jí)職業(yè)環(huán)境：辦公室職業(yè)能力里傾向：具備較強(qiáng)的書面與口頭語言表達(dá)能力，綜合協(xié)調(diào)與合作能力，邏輯思維與分析能力等。2、秘書特性：輔助性對(duì)上司工作起輔助作用，不能自作決定。服務(wù)性為上司工作和上司本人服務(wù)。 3、應(yīng)處理好的幾個(gè)關(guān)系：工作的被動(dòng)性與主動(dòng)性的關(guān)系工作的經(jīng)常性與突擊性的關(guān)系工作的平凡性與重要性的關(guān)系工作的

2、原則性與靈活性的關(guān)系4、秘書的職責(zé)：接待工作日常、專門、團(tuán)組收發(fā)信息電話、電傳、傳真、郵件、電子郵件文書寫作使用電腦寫各類文件及制作文件時(shí)間管理自己、上司會(huì)議組織會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后信息管理存、管、取旅行安排吃、住、行對(duì)外公關(guān)聯(lián)絡(luò)（外事）、參與活動(dòng)商務(wù)活動(dòng)營銷、市場、稅務(wù)、法律-指派工作上司安排5、職業(yè)道德：愛本職愛崗敬業(yè)，歸屬服從，從點(diǎn)滴作起要謙虛刻苦學(xué)習(xí)，虛心求教，鉆研業(yè)務(wù)多動(dòng)腦主動(dòng)思考，機(jī)智敏銳，有商業(yè)意識(shí)守紀(jì)律遵紀(jì)守法，恪守信用，嚴(yán)保秘密6、工作作風(fēng)：熱情真心誠意，笑臉迎送，謙和友善扎實(shí)做事不飄，跟進(jìn)落實(shí)，檢查確認(rèn)細(xì)致準(zhǔn)確不粗，認(rèn)真不草，穩(wěn)重不浮敏捷干練守時(shí)，講究效率，商如戰(zhàn)場7、秘書的業(yè)

3、務(wù)素質(zhì)1）、秘書的知識(shí)、智力和能力是相互聯(lián)系、相互制約、相得益彰的整體知識(shí)是基礎(chǔ)；2）、智力是知識(shí)的結(jié)晶；3）、能力是知識(shí)和智力的最終體現(xiàn)和歸宿。8、通才型的知識(shí)結(jié)構(gòu)，其特點(diǎn)：1）、專與博的兼容性。既包容多學(xué)科的面，滿足綜合服務(wù)的需要；又具備專業(yè)的精深度，滿足當(dāng)智力助手的深層次需要。2）、廣泛的適應(yīng)性。知識(shí)結(jié)構(gòu)需隨領(lǐng)導(dǎo)工作的變化而不斷地調(diào)整，時(shí)時(shí)處在調(diào)整的動(dòng)態(tài)過程中。3）、強(qiáng)健的再生性。知識(shí)需不斷延伸、開拓、活化，使思路開闊、思維敏捷、 思想深刻，滿足高智能創(chuàng)造性勞動(dòng)。9、智力結(jié)構(gòu) 智力是賴以吸取外界知識(shí)的能力，包括：觀察力、注意力、記憶力、思維力、想象力。10、能力結(jié)構(gòu) 能力是知識(shí)與智力諸因

4、素的綜合表現(xiàn)，屬改造世界范疇。 1）、語言文字運(yùn)用能力 2）、協(xié)調(diào)能力 3）、管理能力 4）、處理信息能力 NVQ二級(jí)的13項(xiàng)能力考核 NVQ三級(jí)的10項(xiàng)能力考核21世紀(jì)的企業(yè)秘書全美秘書學(xué)會(huì)1） 、像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人2） 、像政治家一樣有靈敏的頭腦3） 、像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度4） 、有處理各種棘手問題的豐富經(jīng)驗(yàn)5） 、有良好的寫作能力和文字功夫6） 、熟練運(yùn)用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備7） 、熟識(shí)商務(wù)往來的法律、金融和稅務(wù)知識(shí)8） 、迅速對(duì)文件、信息歸類、整理和查詢二、時(shí)間管理和旅行1、時(shí)間管理：時(shí)間管理是效率的保障。愛迪生說：“世界上最重要的東西是時(shí)間?！瘪R克思說：“可支配的時(shí)間

5、，就是財(cái)富本身。” 2、秘書一天的工作 1）、     開門前后： a、取郵件報(bào)紙 b、開門，定格觀看辦公室（有，無） c、取傳真件，翻日歷，對(duì)時(shí)鐘，打開電器    2）、  常規(guī)工作：（迅速按優(yōu)先順序排列）a、查閱日志（準(zhǔn)備、提醒-）b、處理郵件、來件（拆封、分類、呈送、發(fā)出郵件-）c、聆聽上司指示（筆記-）d、接打電話、收發(fā)傳真、電子郵件e、制備文稿（起草、修改、審批-打印、裝訂）f、接待訪客 g、安排會(huì)議、約會(huì)h、處理辦公室事務(wù)（清潔，安全，購水、用品，訂票）3）、 日志項(xiàng)目：（當(dāng)日必完成）a、為上司外出，會(huì)

6、議，會(huì)客等（準(zhǔn)備，參與-結(jié)束）b、為自己外出，會(huì)議，會(huì)客等（準(zhǔn)備，參與-結(jié)束）4）、新增內(nèi)容：（立即調(diào)整先后次序，張而有序，忙而不亂）a、新加工作 b、應(yīng)急工作 c、突發(fā)事件5）、關(guān)門前后：a、查看日志（提醒上司，自己清晰）b、回顧當(dāng)日（是否結(jié)束，加班否）c、離前必做（清理辦公桌，存放信息，關(guān)閉機(jī)器，切斷電源，保密檢查，柜屜上鎖，關(guān)窗關(guān)門）3、秘書：化平凡為偉大每日記錄，一周統(tǒng)計(jì)，周志顯示：接電話500次，打電話380次，接訪客70位，做文件36份（5萬字），出外訪17家，參加會(huì)14個(gè)，處理事務(wù)68件-再加入分析、評(píng)價(jià)，送交上司結(jié)論：自己小結(jié)獲鼓舞，上司清楚受感動(dòng)，加強(qiáng)溝通近感情，平凡工作有偉

7、大4、如何管理時(shí)間¨ 明確目標(biāo)¨ 建立計(jì)劃，寫成清單¨ 設(shè)定先后順序，分清輕重緩急¨ 遇事馬上做，現(xiàn)在就做¨ 第一次就做好，次次做好¨ 專心致志，不要有頭無尾 ¨ 珍惜今天，當(dāng)日事當(dāng)日畢 ¨ 養(yǎng)成整潔和有條理的習(xí)慣 ¨ 養(yǎng)成快速的節(jié)奏感 ¨ 設(shè)定完成期限¨ 善用零碎時(shí)間ABCD法則： ¨ 先做A 既重而急¨ 次做B 重而不急¨ 再做C 急而不重¨ 不做D 不重不急5、如何制定計(jì)劃行動(dòng)計(jì)劃和時(shí)間表是用于管理時(shí)間和任務(wù)的文件，包括：¨ 任務(wù)

8、的名稱和摘要；¨ 衡量進(jìn)度的目標(biāo)、最終期限和階段任務(wù)；¨ 需要來完成該工作的物質(zhì)資源的信息；¨ 任務(wù)的分配已經(jīng)分配特定任務(wù)的人員和部門的細(xì)節(jié)；¨ 意外情況的處理萬一有時(shí)間拖延如何處理，例如設(shè)備發(fā) 生故障¨ 進(jìn)展信息報(bào)告報(bào)告何人、何時(shí)和怎樣報(bào)告¨ 監(jiān)督和管理何人、如何監(jiān)督工作的進(jìn)展和質(zhì)量；¨ 當(dāng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)時(shí)，有明確的標(biāo)記的方法，例如在方框打勾6、如何進(jìn)行日志管理日志管理要做到：¨ 輸入會(huì)議的完整準(zhǔn)確的信息，最終期限等，立即標(biāo)上開始和結(jié)束的時(shí)間¨ 在每月或年的開始，輸入固定的會(huì)議，約會(huì)¨ 在一周的開始

9、和一天的開始查看日志，及時(shí)更新¨ 需要取消時(shí)，清楚和立即輸入取消記號(hào)。¨ 安排隔開假日7、如何安排旅游¨ 計(jì)劃：包括 日期、時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具、具體工作和活動(dòng)、相關(guān)信息、聯(lián)絡(luò)方法¨ 交通工具：包括選擇、如何訂票、再確認(rèn)以及國際旅行中的國際時(shí)差換算¨ 訂賓館：包括賓客要求、選擇、確認(rèn)¨ 辦理邀請(qǐng)函、護(hù)照、簽證、黃皮書等旅行文件三、會(huì)議安排1、會(huì)議安排會(huì)前籌備工作：¨ 確立議題：（多由領(lǐng)導(dǎo)定）主題、內(nèi)容、時(shí)間、會(huì)期、方式、組織、范圍、主辦、主持人、籌備組等。¨ 選擇場地：大小會(huì)場、食宿地、級(jí)別標(biāo)準(zhǔn)、活動(dòng)地等。

10、8; 發(fā)送請(qǐng)柬和通知。¨ 準(zhǔn)備資料 ：會(huì)議日程、各類文件、聲像資料、廣告、報(bào)導(dǎo)、證件類、表格、材料袋等。¨ 會(huì)務(wù)工作：會(huì)場布置、設(shè)備物資準(zhǔn)備、車輛安排、報(bào)到登記、餐飲安排、安全保衛(wèi)等。¨ 經(jīng)費(fèi)預(yù)算：來源、計(jì)劃、審批等。2、會(huì)議安排會(huì)中責(zé)任¨ 提前到會(huì)，檢查設(shè)備和安排（設(shè)施、座位、標(biāo)簽、存衣架等）¨ 需要時(shí)，實(shí)施備用方案（如人員、地點(diǎn)、設(shè)備等出現(xiàn)意外）¨ 做好迎客、簽到工作（迎接佳賓和與會(huì)者、辦理簽到手續(xù)等）¨ 做好會(huì)議記錄、錄音、錄象工作（摘要記錄、詳細(xì)記錄、代表名冊(cè)等）¨ 輔助會(huì)議正常進(jìn)行（提供材料、復(fù)印，協(xié)助主

11、持人掌握會(huì)場情況、控制會(huì)議進(jìn)程、觀注會(huì)議動(dòng)態(tài)、做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、處理電話應(yīng)急等）¨ 安排好會(huì)中的后勤服務(wù)（會(huì)議休息、飲料、用餐、住宿、娛樂、車輛、照相、衛(wèi)生、醫(yī)療等）¨ 集會(huì)議的信息（發(fā)新聞、寫簡報(bào)、會(huì)議調(diào)查、反饋等）¨ 妥善做好送客工作（購票、車輛、留宿等）3、會(huì)中責(zé)任會(huì)議 簡報(bào)¨ 目的-反映會(huì)議情況、進(jìn)程，介紹會(huì)議討論、爭論的問題，摘錄會(huì)議發(fā)言要點(diǎn)（規(guī)模大、會(huì)期長的常編發(fā)簡報(bào)以交流信息）類別-¨ 摘要式將有代表性、啟發(fā)性的發(fā)言摘錄整理，讓其他組了解。¨ 概括式-根據(jù)會(huì)議記錄分析綜合，概括大會(huì)、小組情況，供閱。¨ 綜合式-包容

12、上兩式，加上其他，如上級(jí)指示、賀信、花絮等。4、會(huì)中責(zé)任簡報(bào)寫作要求¨ 快-搶時(shí)間，不拖拉，邊聽、邊記、邊分析、邊整理，滿足時(shí)限性。¨ 新-提出新情況、新問題、新經(jīng)驗(yàn)，引人注目，滿足交流性和指導(dǎo)性。¨ 實(shí)-內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確可靠，數(shù)字、事實(shí)核對(duì)清楚，不夸大縮小。¨ 短-行文簡明扼要，開門見山，樸實(shí)無華，一語中的 5、會(huì)議簡報(bào)例¨ 格式-報(bào)頭 XXX會(huì)議簡報(bào)（第X期） XXX會(huì)議秘書處編 XXXX年X月X日¨ 正文 XXXXXX（標(biāo)題） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX

13、XXXXXXXXXXXX¨ 報(bào)尾 送：XXXXXXX（上級(jí)）¨ 發(fā)：與會(huì)代表 （共印XX份）6、會(huì)議紀(jì)要¨ 定義-按會(huì)議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點(diǎn)，以上報(bào)和下達(dá)貫徹執(zhí)行。¨ 寫作-1、忠實(shí)會(huì)議實(shí)際，準(zhǔn)確反映會(huì)議情況和意見。 2、突出會(huì)議中心，內(nèi)容概括，有取有舍，有主有次，言語精練。 3、邏輯條理清楚，觀點(diǎn)鮮明，不堆砌拼湊，必要時(shí)加理論說明。 4、及時(shí)印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、約束作用。¨ 格式-列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，可不蓋公章。¨ 本體：標(biāo)題-公文式或簡式（會(huì)議名稱+紀(jì)要）時(shí)間-標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時(shí)間

14、，署名下寫成文時(shí)間正文-概況： 會(huì)期、會(huì)址、主持、參會(huì)、議題、結(jié)果六要素 主體：具體反映會(huì)議的主要情況、內(nèi)容與成果。 ¨ 結(jié)尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希望、號(hào)召¨ 簽署-正文右下方署明主辦單位或會(huì)議名稱 主體：具體反映會(huì)議的主要情況、內(nèi)容與成果。表達(dá)方式有:¨ 概述式；綜合原始材料，圍繞議題概述多用小型會(huì)議 ¨ 條塊式；規(guī)模大，議題多的會(huì)根據(jù)不同內(nèi)容分塊表達(dá)獨(dú)立意思，或分條列項(xiàng)歸納會(huì)議內(nèi)容，或先塊后條混合使用，層次明確¨ 記錄式：有重要講話時(shí)用記錄方式構(gòu)成記要主體7、會(huì)議安排會(huì)后工作1）、  收回所有單位（部門

15、）物品（文件材料、設(shè)備文具物品等）2）、  清潔、檢查會(huì)議地點(diǎn)、場所（借用還回、移動(dòng)恢復(fù)等）3）、  向有關(guān)提供幫助者告辭致謝4）、 結(jié)請(qǐng)帳目（場地、住宿、設(shè)備、餐飲、服務(wù)、文具復(fù)印費(fèi)等與預(yù)算比較，并檢查訂金最后結(jié)算。現(xiàn)金、支票、信用卡索要發(fā)票憑證）5）、 會(huì)議分析和評(píng)估（統(tǒng)計(jì)、分析調(diào)查、問卷等，包含對(duì)會(huì)議內(nèi)容、展示、管理、地點(diǎn)、設(shè)施、材料、服務(wù)等評(píng)估）6）、 整理會(huì)議文件材料（如記錄的整理、會(huì)議材料的存檔）7）、 編制會(huì)議報(bào)告、紀(jì)要、通訊8）、 進(jìn)行會(huì)議催辦和備忘（執(zhí)行催辦會(huì)議交辦決定，整理待做工作表等）8、會(huì)后工作會(huì)議紀(jì)要定義-按會(huì)議宗旨，

16、精練準(zhǔn)確記述其要點(diǎn)，以上報(bào)和下達(dá)貫徹執(zhí)行。寫作-1）、忠實(shí)會(huì)議實(shí)際，準(zhǔn)確反映會(huì)議情況和意見。2）、突出會(huì)議中心，內(nèi)容概括，有取有舍，有主有次言語精練。3）、邏輯條理清楚，觀點(diǎn)鮮明，不堆砌拼湊，必要時(shí)加理論說明。4）、及時(shí)印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、約束作用。9、會(huì)后工作會(huì)議紀(jì)要格式列為法定公文，版面編排由版頭、本體、版尾三部分，可不蓋公章。¨ 本體：¨ 標(biāo)題-公文式或簡式（會(huì)議名稱+紀(jì)要） ¨ 時(shí)間-標(biāo)題下寫紀(jì)要印發(fā)時(shí)間，署名下寫成文時(shí)間 ¨ 正文-概況：會(huì)期、會(huì)址、主持、參會(huì)、議題、結(jié)果六要素 主體：具體反映會(huì)議的主要情況、內(nèi)容與成果。

17、68; 表達(dá)方式有： ¨ 概述式：綜合原始材料，圍繞議題概述多用小型會(huì)議¨ 條塊式：規(guī)模大，議題多的會(huì)根據(jù)不同內(nèi)容分塊表達(dá)¨ 獨(dú)立意思，或分條列項(xiàng)歸納會(huì)議內(nèi)容，或先塊后條混合使用，層次明確¨ 記錄式：有重要講話時(shí)用記錄方式構(gòu)成記要主體¨ 結(jié)尾：可用簡短、明確、有力的語句提出要求、希望、號(hào)召¨ 簽署-正文右下方署明主辦單位或會(huì)議名稱四、信息管理國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人從事政、軍、經(jīng)、科、技、文、宗等活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家、社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像記錄（行政管理類、經(jīng)營管理類、科研類、工藝技術(shù)類、法律類、財(cái)會(huì)金融類、基建設(shè)備類

18、、人事類等）。¨ 檔案特點(diǎn)-1）、社會(huì)實(shí)踐中的原始記錄；2）、是有條件轉(zhuǎn)化來的文件3）、 來源廣泛、內(nèi)容豐富、形式多樣¨ 檔案作用-1）、憑證作用；2）、參考及情報(bào)作用1、信息管理檔案業(yè)務(wù)6個(gè)環(huán)節(jié)1）、收集工作-獲取積累檔案的手段，統(tǒng)一管理的措施，力求豐富完整高質(zhì)2）、整理工作-按一定原則分類、組合、排列、編號(hào)、編目的有序化過程3）、鑒定工作-對(duì)庫存進(jìn)行鑒別、挑選、去 粗取精，最佳優(yōu)化，發(fā)揮價(jià)值4）、保管工作-采取保護(hù)措施，妥善管理延長壽命，加強(qiáng)保密，確保安全5）、統(tǒng)計(jì)工作-進(jìn)行收進(jìn)、移出、利用數(shù)量登記、統(tǒng)計(jì)和分析，掌握情況6）、提供利用-開發(fā)和直接提供檔案，為事

19、業(yè)服務(wù)，達(dá)到建檔根本目的2、信息管理分類¨ 按字母排列-以英文姓氏順序排，同姓再按名的首字，中文按拼音如客戶名單李L在前，張Z在后¨ 按主題內(nèi)容-同類內(nèi)容的文件歸在一起，建立一個(gè)易區(qū)分的主題如建立供應(yīng)類文件和銷售類文件不同主題¨ 按形成時(shí)間-文件形成時(shí)間年、月、日的先后，看發(fā)展變化如將財(cái)務(wù)發(fā)票本按年、月分類¨ 按地區(qū)范圍-業(yè)務(wù)活動(dòng)以地區(qū)更顯重要和方便時(shí)，確定地區(qū)名如西北分公司、東北分公司¨ 按數(shù)字規(guī)律-按規(guī)律用數(shù)字給文件編號(hào)歸檔，便于增添和查找如人事檔案的編號(hào)，病歷，微機(jī)管理¨ 按檔案來源-保持文件形成的來源地的清晰，不隨意拆散、搬家

20、如市辦公廳文件、市經(jīng)貿(mào)委文件¨ 按載體形式-根據(jù)檔案載體的不同而分類如紙質(zhì)類，音像類，電子類，縮微膠卷¨ 綜合應(yīng)用各類，如先時(shí)間，后主題，再地區(qū) 五、人際交往¨ 人際關(guān)系¨ 氣質(zhì)類型¨ 約哈里窗戶¨ 與同事相處¨ 與上司相處1、人際關(guān)系是指在社會(huì)活動(dòng)中，人們相互間所結(jié)成的各種關(guān)系，也可以說是反映人與人之間心理上的距離。人際關(guān)系圖我主管朋友同事家人客戶供應(yīng)商2、促進(jìn)人際吸引的形式接近性吸引空間距離近，見面機(jī)會(huì)多相似性吸引處事態(tài)度相似，感情融合互補(bǔ)性吸引滿足需要，我無換他有報(bào)答性吸引他對(duì)你好，報(bào)之以瓊瑤儀表性吸引儀表誘人，第一印

21、象好3、氣質(zhì)類型圖過敏內(nèi)向外向穩(wěn)定抑郁質(zhì)（弱型）膽汁質(zhì)（不可抑制型）粘液質(zhì)（安靜型）多血質(zhì)（活潑型）4、約哈里窗戶圖5、與人相處之道尊重他人感謝他人的幫助關(guān)心他人，提供幫助、配合與支持，表現(xiàn)溫情與愛心不強(qiáng)加于人，體諒他人謙虛謹(jǐn)慎，戒驕戒躁準(zhǔn)確扮演自己的角色保持溝通與交流正確對(duì)待他人的成績6、與同事關(guān)系的自我評(píng)價(jià)¨ 每天上班見了同事，你主動(dòng)問好，表示致意嗎？¨ 你能細(xì)心察覺同事的情感變化，主動(dòng)詢問表示關(guān)切嗎？¨ 在與同事共同工作時(shí)，你采?。糊R心協(xié)力、漫不精心、推委、拆臺(tái)？¨ 同事遇到困難，你是：熱心幫助、表面應(yīng)付、不聞不問？¨ 遇到難以分清的工作，你是主動(dòng)去做，還是推給別人？7、與同事關(guān)系的自我評(píng)價(jià)¨ 當(dāng)你需要同事的幫助，你能禮貌的提出請(qǐng)求嗎？¨ 你認(rèn)為同事幫助你是應(yīng)該的，而不需要感謝嗎？¨ 同事外出，有訪客找他，你能代同事熱情接待和處理事由嗎？¨ 同事外出，有電話找他，你是怎樣接應(yīng)電話的？¨ 當(dāng)你了解工作中的信息，你在同事面前是神秘兮兮，還是共同分享？¨ 你怎樣給同事留言和寫備忘條？¨ 當(dāng)你取得一些成績時(shí)，你會(huì)在同事面前流露、炫耀，甚至吹噓嗎？¨ 對(duì)待同事的缺點(diǎn)或毛病，你是看笑話、夸大、喧揚(yáng)，還