OA運行管理制度

1、OA系統(tǒng)運行管理制度第一章 總則一、目的：1. 加強0A系統(tǒng)運行管理，保證系統(tǒng)有序、安全運行；2. 理清流程、分清責任、明確權限及辦理時限，提高工作效率、減少推諉扯皮；3. 建立信息集成平臺，增強領導監(jiān)控能力；4. 強力推行無紙化辦公，實現0A系統(tǒng)價值的最大化。二、適用圍：本制度適用于XX公司（以下簡稱股份公司）下屬公司及控股公司參照 執(zhí)行。三、職責：（一）股份公司X部1. 負責0A系統(tǒng)的建設、維護和服務支撐工作；2. 負責0A系統(tǒng)規(guī)章制度制定，以及對制度執(zhí)行情況進行檢查、考核；3. 負責股份公司OA流程設計、修改；（二）公司領導（各部門部長、分管副總、股份公司總經理，下屬公司總經理）1. 支

2、持OA系統(tǒng)建設，在分管單位強力推行無紙化辦公、減少紙質文稿審批。2. 按時限及表單要求審批各項業(yè)務流程；對分管單位發(fā)起的業(yè)務流程把關，嚴禁不 合理、不合規(guī)的流程進入下道工序。3. 對分管的業(yè)務流程實施檢查、考核，確保每項流程按時完成，杜絕超期辦理。（三）OA系統(tǒng)管理員1. 維護OA系統(tǒng)運行，不破壞系統(tǒng)安全，不私自串改、刪除他人賬戶信息。2. 及時處理OA系統(tǒng)運行過程中的各種問題，必要時組織操作培訓。3. 對固定業(yè)務流程檢查，對超期辦理、違規(guī)簽批的行為通報、考核，每周一次。（四）其他使用人員1. 流程發(fā)起人：按時限要求提交各項業(yè)務流程，并對辦理業(yè)務流程的后續(xù)節(jié)點進行 跟蹤、催辦。2. 按時處理待

3、辦事項，盡量保證待辦流程數量為。3. 系統(tǒng)使用人員應自覺遵守系統(tǒng)運行的規(guī)章制度，按照崗位職責、工作權限、時限 要求，認真完成本人在系統(tǒng)中所承擔的工作任務。4. 線上審批要以線下溝通為基礎，各部門在發(fā)起業(yè)務流程前應事先充分溝通。（五）控股公司及其下屬子公司負責制定本單位OA系統(tǒng)相應的管理辦法，并向股份公 司報備，管理辦法不能與本制度相沖突。四、運行基礎（一）用戶開戶與注銷1. 開通：按工作需要，需開通0A賬戶的需經部門部長同意后由系統(tǒng)管理員開通。2. 注銷：人員離職后一周，行政人事部人事管理科通知系統(tǒng)管理員完成離職人員賬 戶注銷。（二）賬戶安全1. 系統(tǒng)使用人員的賬號初始密碼為123456,使用

4、人員登陸后必須修改密碼,并避免 他人使用。禁止使用ABCDEF或“AAAAAA”形式的密碼。2. 若密碼丟失，由本人提出申請，部門負責人或上級領導同意后，系統(tǒng)管理員恢復 初始密碼。（三）使用規(guī)1. 登陸地址：公司網地址：http:/XXXX，外網地址：XXXX，手機端普通連接： http:/XXX2. 在線要求：為保證各項業(yè)務辦理及響應時間，以下為強制要求。A. 有辦公電腦、或有共用的辦公電腦的用戶每天至少登陸A系統(tǒng)2次（上午1 次，下午1次），休息時間不作要求；B. 配備手機0A的用戶，在休息時間也要登陸0A處理待辦事項，要求每天至少 登陸2次；C. 其他因辦公條件限制，不能保證每天登陸）A

5、系統(tǒng)的用戶，至少要每周登陸1 次0A，對待辦流程進行處理。3. OA系統(tǒng)使用實行實名制，任何人不得在0A系統(tǒng)上發(fā)布與公司工作無關的容言 論應遵守公司各項規(guī)章制度。第二章業(yè)務流程管理五、流程管理（一）管理原則1. 層級管理：按崗位職責與職務級別層層審批，嚴禁跳躍主管領導、分管領導。層級管理原則的補充說明:各級領導批閱0A除了審查正文還需對流程把關,流程設 置要符合管理原則,由部門報出的流程必須經部門負責人簽字審閱經分管領導協(xié)調簽字， 經相關部門會簽，在各單位明確意見后再報公司審批。2. 跟蹤督辦：是誰發(fā)起由誰跟蹤，為誰服務就由誰督辦，歸誰管理由誰負責；跟蹤督辦要求的補充說明經公司領導批閱的0A由

6、對口部門跟蹤落實要明確時限、 落實到人，不能有遺漏；所有轉經行政人事部ftOA流程由行政人事部跟蹤督辦，未轉經 行政人事部的OA流程由發(fā)起部門跟蹤督辦。3. 統(tǒng)一管理：跨部門屬公司級的業(yè)務流程，由行政人事部統(tǒng)一制定、統(tǒng)一模板、統(tǒng) 一辦理時限。屬部門級的業(yè)務流程，由各部門統(tǒng)一管理。（二）流程的辦理時限1. 流程辦理的各個節(jié)點時限超出設置的時限即為超時；2. 流程發(fā)起在簽批過程中另涉及其他業(yè)務，需制定方案、開展調查、核算成本的， 辦理時限可再增加1-2個工作日。若預估在增加2個工作日后仍不能完成的，應在意見欄 說明原因，寫明完成時限后讓流程繼續(xù)流轉（或寫明原因后暫存待辦），并在承諾的截止 日期前對

7、流程完成處理；3. 配備了手機OA的用戶，在請假休息時也要對簽批時限進行考核。（三）超期督辦1. 在制作表單模板時，由系統(tǒng)管理員依據工作需要針對不同的流程模板指定不同的督 辦者，一個流程模板僅能授權一位督辦者。2. 督辦者的權限：督辦者可以在“協(xié)同工作”下拉的“超期督辦”菜單欄中對督辦的 流程進行進度檢查，可以查看流程信息，可以對各節(jié)點發(fā)送跟催消息，可以對超期的節(jié)點 進行換人處理，可以依據制度對流程審批中的違規(guī)提出考核。3. 督辦者的職責：定期檢查、跟蹤流程進度，根據需要對超時節(jié)點換人處理，對流程 審批中的違規(guī)進行考核。（對流程的跟蹤檢查原則上每天至少登陸OA檢查一次，若休假、 工作外出或無法

8、登陸OA時可適當放寬要求）六、簽批要求（一）表態(tài)說明1. “已閱”僅指已閱讀或知悉相關容。2. “不同意”指對當前處理容不同意，或有其他意見，選擇不同意要注明原因。3. “同意”對當前處理的容全部同意，且無其他異議。（二）表態(tài)要求1. 業(yè)務流程中明確要求會簽人表明觀點、簽署意見、審核容的，會簽時要明確“同 意”或“不同意”若選擇“已閱”要說明不表態(tài)原因。2. 上級審批下級業(yè)務流程，要明確“同意”或“不同意”不能選擇“已閱”3. 業(yè)務流程中已存在2種觀點態(tài)度的，會簽人不管簽署“同意”或“不同意”還需 在意見欄明確“同意”或“不同意”的具體容。4. 能選擇已閱的三種情況：A. 流程最后一節(jié)點的會簽

9、人。（如：周例會紀要審批下發(fā)流程的最后節(jié)點為所有參會 人，參會人處理下發(fā)的紀要可點“已閱”女口：報告可能繼續(xù)加簽后續(xù)節(jié)點，當前節(jié)點不 能確定是否為最后一個節(jié)點時，不能只點“已閱）B. 流程中已說明只需后續(xù)節(jié)點知悉的可點“已閱”C. 流程中轉會簽人（如：合同流程發(fā)起人、報告會簽人、制度發(fā)布會簽人）（三）流程簽批把關1、標題不詳細，不能簡單概述正文容的流程，在會簽時要予以回退；2、流程設置不符合層級管理原則的，在會簽時要予以回退；3、正文述不清楚，訴求不明，意見不明，表述不清的流程，在會簽時要予 以回退；4、發(fā)起人不正確的流程，在會簽時要予以回退；5、選用模板不正確的流程，在會簽時要予以回退。七、

10、固定模板的分類、適用圍、時限要求分類名稱適用圍發(fā)起時限完結時限流程督辦者人 力培訓計劃部門培訓計劃申報每月23號1工作日公司培訓計劃審批每月26號3工作日資 源 類培訓記錄表填報培訓實施情況培訓后三日2工作日辭職審批表辭職申請表的審批2工作日離職人員周報表申報部門離職信息1工作日面試審批表人員入職審批2.5工作日試用期轉正審批表新員工試用期滿轉正4工作日干部轉正審批表干部試用期滿轉正5.5工作日加班審批單申報加班加班2小時前:5.5工作日工傷申請審批表申請工傷認定或工傷 鑒定5.5天績效考核數據提交 表填報績效考核數據每月8號1工作日供 應 類臨時采購申請單申報臨時采購計劃3.5工作日月度采購

11、計劃申報申報月度采購計劃每月23號1工作日委外維修加工申請部門申請委外維修5工作日簡易合同流程米購金額不超過萬 元的合同評審2工作日合同歸檔7工作日合同評審單米購金額咼于1萬兀 的合同評審4.5工作日合同歸檔15工作日企 劃 管 理報告需向公司報告、申請 請示、匯報工作時， 固定模板無固定流程 的事務皆可用報告流 程無5工作日整改通知書向其他部門下達整改 要求7工作日制度檢查報告制度檢查后提交檢查 報告1工作日制度發(fā)布會簽單制度會簽5工作日檢杳通報下達檢查通報2工作日重點工作計劃重點工作計劃申報表每月23號1工作日重點工作計劃審批表每月26號3工作日工作總結提交重點工作總結每月8號2工作日自查

12、報告部門工作自查每周六1工作日工作聯絡單向其他部門聯絡事務 告知、申述3工作日會議紀要會議紀要審批會后1天1工作日整改通知單下達整改通知7工作日經 營 計 劃資金支付計劃申報月度資金支付計 劃每月23號1工作日生產計劃申報生產計劃每月23號1工作日銷售計劃申報銷售計劃每月23號1工作日大宗物資采購計劃申報采購計劃每月23號1工作日生產經營計劃生產經營計劃報批每月26號3工作日安 全 管 理動火證易燃或安全隱患部位 動火'動火前 1天3.5工作日事故報告事故發(fā)生后的分析調 查、處理事故發(fā)3天2.5工作日生 產產質量日報表填報每天產質量每天1工作日工藝指標變更通知 單一級工藝指標變更申 請

13、變更前 1天1工作日質 量 管 理 類材料報檢單材料報檢1工作日材料驗收評審單材料驗收結果評審驗收完3天4工作日工程項目驗收申請申請工程項目驗收1工作日工程項目驗收報告工程項目驗收結果評 審驗收完3天7工作日原料進廠驗收單原燃材料驗收結果評 審驗收完3天3工作日其 他超期玻璃庫存表報送超期玻璃明細月中、月底2工作日檔案借閱申請單借閱檔案2工作日用印審批單申請用印4工作日物資報廢鑒定表報廢物資鑒申請定、 庫、處理7工作日注：各表單模板的具體流程i以系統(tǒng)中表單模板的備注說明為準。人員變更調整后，由系統(tǒng)管理員 對督辦者進行調整八、單位文檔管理（一）文件歸檔1. 所有使用固定模板發(fā)起的業(yè)務流程，業(yè)務文

14、檔及流程痕跡自動歸檔在單位文檔對 應的子文件夾中。2. 所有公文收文、簽報、發(fā)文文檔自動歸檔在公文文檔中。3. 所有公司制度由“文檔管理員”手動歸集在單位文檔對應的子文件夾中。（二）文檔消息訂閱：所有采用固定模板發(fā)起的業(yè)務流程在單位文檔中自動歸檔，同時 自動生成訂閱消息，知會消息訂閱人。（三）文件共享：單位文檔按崗位職責對指定的人員開放共享權限，擁有共享權限的人 員可監(jiān)控對應流程從發(fā)起到結束的全部動態(tài)。第三章 公共信息管理九、公告分類及發(fā)布管理（一）公告分類及發(fā)布權限1. 行政管理公告，發(fā)布權限：2. 制度檢查公告，發(fā)布權限3. 財務公告，發(fā)布權限：4. 檢查通報欄，發(fā)布權限：5. 生產公告，

15、發(fā)布權限：6. 安全專欄，發(fā)布權限：安全專員（二）公告發(fā)布要求：1. 公告發(fā)布人對所發(fā)布的容負直接責任，部門領導負管理責任。2. 公告需報經分管領導審批后方可發(fā)布。第四章 應急處理十、系統(tǒng)故障應急處理，1. 系統(tǒng)故障導致電子公文與信息無法在系統(tǒng)中進行正常交換的，應及時通知行政人 事部，行政人事部盡快組織有關單位查明原因，排除故障；2. 系統(tǒng)管理員確認系統(tǒng)故障無法在24小時恢復正常的,相關業(yè)務流程以紙質文稿審 批；3. 所有表單文件對應紙質文件由行政人事部負責收集、保留。第五章考核管理十一、考核1. 超時辦理，每次扣款20元；2. 出現違規(guī)簽批，每次扣款20元；3. 未按時限要求發(fā)起流程，每次扣款20元；4. 主管領導、分管領導對業(yè)務流程把關不嚴，讓不合理、不合規(guī)的流程進入下道工 序的，每次扣款20元；5. 在線時長或次數未達要求，一周超過1次的每，每次