高效會議管理技巧培訓講義(PPT 98頁)

1、我們需要會議會議需要管理管理需要技巧聆聽易于忘記；聆聽易于忘記；目睹方能記憶；目睹方能記憶；行動才能了解。行動才能了解。要求：要求：l給團隊命名給團隊命名l確定隊長確定隊長l認識成員認識成員l5分鐘完成分鐘完成n會議現(xiàn)狀分析會議現(xiàn)狀分析; ;n成功會議的準備工作成功會議的準備工作; ;n高效會議的標準流程；高效會議的標準流程；n影響會議的個人因素影響會議的個人因素; ;n高效會議的溝通與反饋；高效會議的溝通與反饋；n會議的領導藝術。會議的領導藝術。 會議難道就是一群毫無準備的人被一個不情愿的人召集在一起辦一些毫無必要的事？l經(jīng)理級干部與專業(yè)人員每周約花1/4的時間在開會上，中上級經(jīng)理約1周2天

2、，高級執(zhí)行官則多達1周4天；l開會時有一半以上的時間是浪費掉的；l針對500多個中型企業(yè)所作的調(diào)查，每年因無效會議導致的損失約1.43億美元。漠不關心漠不關心抱怨抱怨不認同不認同第二次會議主題：第二次會議主題：l離題，閑聊l無結論l無會議目標或議案l會議拖得太久l低效率的會議主持人與會者心不在焉與會者無準備過多或無組織的開會資料一言堂內(nèi)部或外部干擾1、會議是一個集思廣益的渠道2、會議顯示一個組織或一個部門的存在3、會議是一種群體溝通的方式會議目的會議內(nèi)容占1周開會時間的百分比信息傳布向員工簡報新資訊或公司的新決定傳達其他部門或個人的相關資訊說服員工相信公司的新計劃或決定指導員工適應新政策或步驟

3、30-40%解決問題與達成決議點明困難與問題所在引導大家集思廣益，尋找解決方法選擇最好的解決方法制定行動計劃，劃分責任歸屬40-50%開發(fā)創(chuàng)意讓與會者發(fā)表意見與自由討論證明新點子或新觀念的可行性5-8%激勵士氣表揚個人或團隊的特殊貢獻強化認同感8-10%迷失叢林迷失叢林 你們乘坐的飛機在飛越非洲叢林你們乘坐的飛機在飛越非洲叢林上空時飛機突然失事，這時你們必須跳上空時飛機突然失事，這時你們必須跳傘。跳傘前可以選擇傘。跳傘前可以選擇6樣認為最重要的樣認為最重要的物品，在非洲叢林中生存能夠有用，這物品，在非洲叢林中生存能夠有用，這時你們必須在時你們必須在10分鐘內(nèi)開會商議為生存分鐘內(nèi)開會商議為生存作

4、出一些選擇，并且推選一位隊員來宣作出一些選擇，并且推選一位隊員來宣布這個決定。布這個決定。1、2、打火機3、蠟燭4、5、一瓶驅(qū)蟲劑6、藥箱7、7個大的綠色垃圾袋大砍刀一張防水毛毯1、大砍刀2、打火機3、藥箱4、5、7個大的綠色垃圾袋6、一張防水毛毯l 如何理清開會的目的與訴求；如何理清開會的目的與訴求；l 會議形式與領導風格；會議形式與領導風格；l 如何選擇與會者；如何選擇與會者；l 會議規(guī)模；會議規(guī)模；l 會議地點；會議地點； 開會的目的與訴求，應盡可能開會的目的與訴求，應盡可能以一句話清楚地陳述出來。清楚以一句話清楚地陳述出來。清楚的程度至少要包括：為何開會、的程度至少要包括：為何開會、誰

5、來開、及工作何時該完畢。誰來開、及工作何時該完畢。 要求：要求：每組派出一人上前書寫，只能補充不能重復每組派出一人上前書寫，只能補充不能重復l開展有效的溝通l傳達資訊l監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾l達成協(xié)議與解決問題l資源共享l開發(fā)創(chuàng)意l激勵士氣l鞏固主管地位形式形式進行方式進行方式會議領導者會議領導者決策者決策者咨商咨商要建議，其余免談要建議，其余免談 主管主管主管主管決議提交式?jīng)Q議提交式 決議提報主管復核決議提報主管復核 與會者與會者主管主管責任完全交責任完全交付式付式 員工自決員工自決 ，主管附議，主管附議 與會者與會者與會者與會者如何選擇與會者 會議規(guī)模直接影響到互動會議規(guī)模直接影響到互動的狀況

6、。對于減少階層間的隔的狀況。對于減少階層間的隔閡，強調(diào)上級與部屬溝通暢通閡，強調(diào)上級與部屬溝通暢通的公司，控制會議規(guī)模（即與的公司，控制會議規(guī)模（即與會人數(shù)）更顯得格外重要。會人數(shù)）更顯得格外重要。 l一家工廠著火了，經(jīng)調(diào)查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以導致火災發(fā)生。 如果你是這家廠的經(jīng)理，你要采取哪種如果你是這家廠的經(jīng)理，你要采取哪種方式處理此事，一對一的批評，還是開方式處理此事，一對一的批評，還是開會當眾批評？你為什么這么選擇？會當眾批評？你為什么這么選擇？1、必須把信息同時傳達給很多人2、有些事情需要當眾表揚或批評3、要讓別人參與決策以集思廣益4、聽取部門匯報工作5

7、、給小組委派任務如果l一家工廠職工小王，經(jīng)考勤調(diào)查，平均每個月遲到11次。 如果你是這家廠的經(jīng)理，你要采取哪種如果你是這家廠的經(jīng)理，你要采取哪種方式處理此事，一對一的批評，還是開方式處理此事，一對一的批評，還是開會當眾批評？你為什么這么選擇？會當眾批評？你為什么這么選擇？1、已經(jīng)按慣例每周聚會2、會議成本太大3、還有比會議更好的方法4、沒有什么特別的事要討論5、你是唯一作決策并且知道該怎么做的人如果會議地點應考慮的因素：會議地點應考慮的因素： 找一個肯定不會受到打擾的地方 會前應確定電話已被免打擾 注意使與會者有足夠舒適以集中精 力開會，但不要讓他們舒服得想瞌睡 關注音響效果。你的辦公室：優(yōu)缺

8、點？你的辦公室：優(yōu)缺點？優(yōu)點：你的全部參考資料在手邊；你的權威性可能得到加強。缺點：可能會有電話干擾，或者有人打擾。 下級的辦公室下級的辦公室：優(yōu)缺點？：優(yōu)缺點？優(yōu)點：可能提高一位下級的地位和士氣。優(yōu)點：可能提高一位下級的地位和士氣。缺點：如果工作處狹小，可能會使雙方感到不適缺點：如果工作處狹小，可能會使雙方感到不適單位會議室：優(yōu)缺點？單位會議室：優(yōu)缺點？優(yōu)點：避免由于使用個人辦公室優(yōu)點：避免由于使用個人辦公室而引起的公司等級問題。而引起的公司等級問題。缺點：外人可能同與會者接觸而缺點：外人可能同與會者接觸而打擾會議。打擾會議。 外面的會議室：優(yōu)缺點？外面的會議室：優(yōu)缺點？優(yōu)點：保證沒有任何一

9、方占地主優(yōu)勢；如果保密優(yōu)點：保證沒有任何一方占地主優(yōu)勢；如果保密是重要的，這類會議室很有用。是重要的，這類會議室很有用。缺點：可能昂貴，并且每個人都不熟悉。缺點：可能昂貴，并且每個人都不熟悉。 會議中心會議中心：優(yōu)缺點？：優(yōu)缺點？優(yōu)點：具有開大會的設備；需要時能夠提供技術優(yōu)點：具有開大會的設備；需要時能夠提供技術支持和安全保衛(wèi)。支持和安全保衛(wèi)。缺點：可能缺少非正式的小規(guī)模聚會的機會。缺點：可能缺少非正式的小規(guī)模聚會的機會。 l會議時間l傳達開會通知l座位安排l議程設計l會議記錄l會議規(guī)范的制定 根據(jù)行為學家的研究，同樣目的的會議在不同時段召開，會有不同的結果，所以“因時制宜”來開會有其必要性。

10、20% 80% 20% 80% 20% 80% 20% 80% 努力努力效果效果原因原因結果結果日本企業(yè)日本企業(yè)50 - 60年代運用這一原則在眾多領域達到世界領先水平年代運用這一原則在眾多領域達到世界領先水平質(zhì)量革命質(zhì)量革命80 / 20思維思維50 / 50思維思維1. 超常的創(chuàng)造力超常的創(chuàng)造力2. 尋找解決問題的捷徑尋找解決問題的捷徑3. 有選擇地做有選擇地做4. 在少數(shù)領域卓越在少數(shù)領域卓越5. 盡量多放權盡量多放權6. 只做能做得最好，最有興趣做的只做能做得最好，最有興趣做的7. 在每個重要領域問：做哪些在每個重要領域問：做哪些20% 導致導致80%8. 少工作，多思考少工作，多思考

11、 1. 超出平均水平的努力超出平均水平的努力 2. 走完全程走完全程 3. 全面，找盡一切可能全面，找盡一切可能 4. 在許多領域良好在許多領域良好 5. 盡量自己做一切事情盡量自己做一切事情 6. 做一切必須做的做一切必須做的 7. 一份辛勤，一份收獲一份辛勤，一份收獲 8. 抓著每一個機會抓著每一個機會要求：要求：1、各隊長匯總小組討論結果、各隊長匯總小組討論結果 2、隊長碰頭會得出一個結果并公布、隊長碰頭會得出一個結果并公布 3、10分鐘之內(nèi)完成分鐘之內(nèi)完成注意事項： 1、 不能多，不能頻繁，否則容易形成 拖沓的不良習慣，造成沉重負擔； 2、不能過少，那只會讓公司陷入工作無序的可怕境地

12、； 3、會議長度最好不要超過一小時。 4、將會議時間記錄在筆記本上，以防疏忽造成工作上的被動； l每次開會時，總是把一個醒目的會議成本分每次開會時，總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本成本的算法是：會議成本= =每每小時平均工資的小時平均工資的3 3倍倍2 2開開會人數(shù)會人數(shù)會議時間會議時間( (小時小時) )。 開會通知應包括請他與會的理由、該準備哪些資料及會議召集人所期望的會議目標。 日日期期時間時間地點地點會議內(nèi)容會議內(nèi)容出席對象出席對象主辦主辦部門部門備注備注4.1114:0015:00304室全校教學資源管理職能劃分協(xié)調(diào)會后勤辦研究生部、成

13、教學院、后勤中心人事處 帶上各自建議4.128:309:004樓教育高地項目申報另行通知教務處請準備報告4.1310:0011:00304室各學院進人進展匯報會6學院院長及聯(lián)系人，人事處負責人潘迎捷4.1318:3020:00H樓校報讀者座談暨新聞寫作經(jīng)驗交流會另行通知宣傳部請準備相關資料4.1413:3015:00H樓思想與教育管理工作會議宣傳部、學生處學生處負責人黃晞建4.158:309:30304室維穩(wěn)安全會議總支書記機關處負責人校辦公室請做好記錄 與會者座位安排對會議的成功有很大的影響。預先考慮座位安排，如果必要，設一個座位安排方案，給會議創(chuàng)造一個良好的機會來達到目的。 主席坐在團隊

14、成員之間 面對面就座主席坐在長桌的項端資歷最淺者坐在離主席最遠處 顯示等級主席可坐在任何一個座位 自由討論意見未定者可清楚地看到和聽到與會者全部觀點動議的支持者坐在其他支持者的斜對面，可以直接看到其他支持者動議的反對者、被支持者的座位隔開支持者在此位置有利于把情況傳給意見未定的出席者主席與大部分與會者尤其是意見未定者保持目光接觸反對者坐在主席旁邊以“平衡”會議桌意見未定者看著主席尋求引導反對者坐在主席對面，在討論中起很大作用支持者可以影響那些反對者分散對抗分散對抗 好的議程設計有助于討論上軌道，避免討論離題，有系統(tǒng)地幫助與會者一步步達到目標。 中國互聯(lián)網(wǎng)政策與發(fā)展研討會中國互聯(lián)網(wǎng)政策與發(fā)展研討

15、會 會議議程會議議程8:30 - 8:55 來賓簽到來賓簽到9:00 - 10:10 主題發(fā)言主題發(fā)言 主持人：主持人：海聞海聞，北京大學中國經(jīng)濟研究中心副主任，北京大學中國經(jīng)濟研究中心副主任 致辭：致辭：林毅夫林毅夫, 北京大學中國經(jīng)濟研究中心主任北京大學中國經(jīng)濟研究中心主任9:10 - 9:40 中國互聯(lián)網(wǎng)的未來中國互聯(lián)網(wǎng)的未來 凱瑟琳凱瑟琳 曼曼美國國際經(jīng)濟研究所高級研究員美國國際經(jīng)濟研究所高級研究員9:40 - 10:10 數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展政策：美國的經(jīng)驗數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展政策：美國的經(jīng)驗 羅伯特羅伯特 佩珀佩珀美國聯(lián)邦通訊委員會主任美國聯(lián)邦通訊委員會主任10:10 - 10:30 休息休息10

16、:30 - 12:00 專題討論一專題討論一: 互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展與政府管理互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展與政府管理 劉鶴，國家信息中心副主任劉鶴，國家信息中心副主任12:00-1:30 午餐午餐(勺園勺園)(午餐為自助餐，在勺園一層大廳舉行，請您佩戴胸卡就餐。午餐為自助餐，在勺園一層大廳舉行，請您佩戴胸卡就餐。)1:30 - 2:00 主題發(fā)言主題發(fā)言1:30 2:00 中國互聯(lián)網(wǎng)的現(xiàn)狀和政策中國互聯(lián)網(wǎng)的現(xiàn)狀和政策周其仁周其仁, 北京大學中國經(jīng)濟研究中心教授北京大學中國經(jīng)濟研究中心教授2:00 - 3:30 專題討論二專題討論二: 互聯(lián)網(wǎng)的投資政策互聯(lián)網(wǎng)的投資政策 主持人：林毅夫，中國經(jīng)濟研究中心主任主持人：林毅夫，中

17、國經(jīng)濟研究中心主任3:30 - 3:50 休息休息3:50 - 5:30 專題討論三專題討論三: 互聯(lián)網(wǎng)的商務應用互聯(lián)網(wǎng)的商務應用 主持人：馬云，阿里巴巴主持人：馬云，阿里巴巴 創(chuàng)始人創(chuàng)始人5:30-6:30 酒會酒會(您所領取的同聲傳譯接收設備及耳機請在會后歸還。您所領取的同聲傳譯接收設備及耳機請在會后歸還。)案例案例交互作用法的角色分配能保證會議的秩序順暢l會議主席會議主席/經(jīng)理（經(jīng)理（M/C）l會議主持人（會議主持人（F）l記錄員（記錄員（R）l小組記憶人員（小組記憶人員（GM）l記時員（記時員（TK）l會議紀要員（會議紀要員（MT） 與會者的重要發(fā)言及決議都應正確地記錄下來，并在會后發(fā)

18、給與會者。 l反應快l寫字快l知識面廣l記憶力強l組織能力強l傾聽能力強l總結能力強 會議規(guī)范指的是大家達到共識的會議守則，每次開會就照此守則來進行。p了解會議的目的p是否一定要開會p確定會議的形式p安排會議的議程p決定會議的時間p確定會議的主持人p決定會議的地點p研究會場如何布置p確定出席人數(shù)p安排出席者座位p 是否準備會議名簽p 是否安排交通工具p 是否安排與會者住宿p 是否發(fā)出了會議通知p 確定視聽教材p 確定輔助教材p 準備會場周邊的位置圖p 是否要求與會者準備資料p 確定自己人的相關資料p 是否安排會后娛樂項目并做 好事先通知 l會議流程要固定l會議流程要公開l開始： 歡迎 會議目的

19、 議程 具體時間安排 規(guī)章制度l議程： 分享話題及目標 交換信息 產(chǎn)生注意/作決定/確認行動 總結l會議結束： 總結 安排下次會議l跟蹤： 備忘錄 跟蹤計劃l事先了解所有與會者的工作時間，以找出最適宜的開會時間；l超過一小時的會議應有書面通知、議程表及相關資料；l所有與會者都要準備會上發(fā)言；l準時開始，準時結束；l維護他人的尊嚴；l各單位負責人對決議能否達成負直接責任；l存同求異，存異求同；l會議結束3天內(nèi)與會者能夠得到會議記錄；l所有與會者具有對會議質(zhì)量進行反饋的職責；l必要時請第三方監(jiān)控，保證會議質(zhì)量。l性格因素 l能力因素l會議中的個性對策1234l人以群分l見人說人話l知己知彼開會是為

20、參加者做些開會是為參加者做些他們所需要的事。他們所需要的事。 柳傳志柳傳志直面與會者直面與會者 ，一切盡在掌握！，一切盡在掌握！l蟬的癥狀：講無關的故事；講很長時間不進入主題；講得模糊沒有具體事例；拒絕傾聽別人的觀點。VSl對策：非語言性暗示；探詢、總結、測試其理解程度；善意提醒關于程序及時間限制；帶入別人發(fā)言。l癥狀：有攻擊別人的傾向；總是給與消極的、否定的意見。VSl對策：l理解對方的想法和情緒；l重申什么意見都可以提，但正面的建議會更受歡迎；l非語言性打斷。l癥狀：過于敏感；防衛(wèi)性很強，心中有“墻”;不能站在別人的立場看問題。VSl對策：l突出他的貢獻；l重復問題；l短暫沉默。l癥狀：質(zhì)

21、疑正在使用的程序；總是提議不同的程序或建議。VSl對策：l肯定他的貢獻；l重申可以使用現(xiàn)在的程序，如不奏效，則馬上按他的方法實施。l癥狀：開會的同時亦并做別的工作；私自進入小團體討論；時常接電話；瞌睡；以筆敲桌、背對發(fā)言者，故意看別處等。VSl對策：l主持人停止說話或示意發(fā)言者暫停，讓會場突然靜下來；l問是否該分組討論等；l休息五分鐘；l把會議進程加快；l短暫沉默。溝通的定義溝通的定義l溝通的雙向性l溝通的雙語性l溝通的問聽說l發(fā)出信息要反復確認發(fā)出信息要反復確認l少說多聽，少說多問少說多聽，少說多問l多書面，少口頭多書面，少口頭l只解決，不爭論只解決，不爭論l先解決心情，再解決事情先解決心情

22、，再解決事情l多贊美，少批評多贊美，少批評l只對事，不對人只對事，不對人l態(tài)度比技巧更重要態(tài)度比技巧更重要l春秋戰(zhàn)國時期，耕柱是一代宗師墨子的得意門生，不過，他老是挨墨子的責罵。有一次，墨子又當著眾門生的面責備了耕柱，耕柱覺得自己真是非常委屈，便憤憤不平地問墨子：“老師，難道在這么多學生當中，我竟是如此的差勁，以致于要時常遭您老人家責罵嗎？”墨子聽后，毫不動肝火：“假設我現(xiàn)在要上太行山，依你看，我應該要用良馬來拉車，還是用老牛來拖車？”耕柱回答說：“用良馬?！蹦佑謫枺骸盀槭裁床挥美吓Ｄ兀俊备卮鹫f：“因為良馬足以擔負重任，值得驅(qū)遣。”墨子說：“你答得一點也沒有錯，我之所以時常責罵你，也只因

23、為你能夠擔負重任，值得我一再地教導與匡正你。” l耕柱為什么會感到憤憤不平？l墨子是如何解決的？l在工作中給我們帶來什么啟示？要求：每組討論推選代表發(fā)言要求：每組討論推選代表發(fā)言l啟示一：員工應該主動與管理者溝通啟示一：員工應該主動與管理者溝通 l啟示二：溝通要講究場合和技巧啟示二：溝通要講究場合和技巧 l啟示三：企業(yè)忽視溝通管理就會造就無啟示三：企業(yè)忽視溝通管理就會造就無所謂的企業(yè)文化所謂的企業(yè)文化 l發(fā)出準備聆聽的信息發(fā)出準備聆聽的信息l在溝通過程中采取積極的行動在溝通過程中采取積極的行動l準確理解對方全部的信息準確理解對方全部的信息1.下面的傾聽誤區(qū)，你是否經(jīng)常涉入？(1)別人說話時，你

24、在想自己的事是否(2)邊聽邊與自己的不同觀點對照是否(3)經(jīng)常打斷別人的談話是否(4)為演講者結束他的演講是否(5)忽略過程只要結果是否(6)僅聽自己想聽或愿聽的東西是否(7)精力不集中，易被其它東西干擾是否2.建議改進的內(nèi)容A點頭且微笑是否B眼神接觸是否C身子前傾是否D重復/總結是否E做記錄是否l問對問題問對問題l問好問題問好問題探詢是決定你能否聽到探詢是決定你能否聽到l正面的反饋（表彰鼓勵）正面的反饋（表彰鼓勵）l建設性的反饋（改進建議）建設性的反饋（改進建議）（一）（一）反饋的類型反饋的類型1、指出對錯不是反饋；2、對于他人的言行的解釋，也不是反饋；3、對于將來的希望和建議，也不是反饋。

25、 目的：目的：反饋是你給對方目前行為的鼓勵反饋是你給對方目前行為的鼓勵和建議，為了使他做得更好。和建議，為了使他做得更好。（二）（二）反饋的運用反饋的運用1、會中反饋要簡短，會后反饋要及時2、首先要肯定，肯定要充分3、觀察要仔細，重點要重復4、提建議先啟發(fā)，探詢要積極5、建議后要讓對方復述，確定對方理解6、最后落實在行動（三）（三）管理者反饋原則管理者反饋原則1.對事不對人對事不對人2. 更多地采取建議的方式更多地采取建議的方式3.采取采取“三明治三明治”式的批式的批評方式評方式驗證“漢堡原則”指導表定義問題定義問題收集相關信息收集相關信息分析癥狀分析癥狀/原因原因/目標目標/條件條件開發(fā)解決

26、方案開發(fā)解決方案選擇最佳解決方案選擇最佳解決方案實施解決方案并衡量結果實施解決方案并衡量結果日本狩野博士的“深耕法”即中國的“打破沙鍋問到底” 問題的層次 相對應的改善層次車間有一灘油為什么因為機器漏油因為墊圈劣化了因為所購的墊圈原料為次貨因為它的價碼不錯因為采購人員的績效是依其與正常價的節(jié)余而定把它清理掉換墊圈買更好的墊圈改變采購政策為什么為什么為什么為什么頭腦風暴（BRAINSTORMING）：頭腦風暴又稱頭腦激蕩或各抒己見，是目前運用十分廣泛的集思廣益的方法。其特點是能在很短的時間內(nèi)產(chǎn)生大量的主意與方法，重量而不重質(zhì)。頭腦風暴規(guī)則頭腦風暴規(guī)則w 不斷鼓勵與會者提出意見和新的想法不斷鼓勵與會者提出意見和新的想法w 對產(chǎn)生的意見和想法不加評判對產(chǎn)生的意見和想法不加評判w 不要受邏輯，經(jīng)驗與現(xiàn)實束縛不要受邏輯，經(jīng)驗與現(xiàn)實束縛w 由記錄員記錄下所有的想法由記錄員記錄下所有的想法旁觀者清（OBSERVATION）：