高效會議培訓(xùn)課件(ppt 29頁)

1、內(nèi)部資料 注意保密基礎(chǔ)管理能力建設(shè)之二基礎(chǔ)管理能力建設(shè)之二管理者素質(zhì)模型管理者素質(zhì)模型 （業(yè)界參考）（業(yè)界參考）管理者管理者基本素質(zhì)基本素質(zhì)10分分組織建設(shè)能力組織建設(shè)能力流程制定及推行能力流程制定及推行能力 12分分設(shè)設(shè)18分分組織與組織與流程建流程建會議、匯報能力會議、匯報能力經(jīng)營預(yù)警能力經(jīng)營預(yù)警能力5分分12分分決策及決策及分析能分析能力力15分分 任務(wù)分解及完成能力任務(wù)分解及完成能力10分分 計劃監(jiān)控能力計劃監(jiān)控能力5分分 成本控制能力成本控制能力45分分目標管目標管理及完理及完成能力成能力2分分危機意識危機意識2分分學(xué)習(xí)能力學(xué)習(xí)能力2分分系統(tǒng)思維系統(tǒng)思維人員培養(yǎng)能力人員培養(yǎng)能力績效管

2、理能力績效管理能力溝通能力溝通能力10分分3分分2分分6分分2分分自我批判自我批判資源配置能力資源配置能力決策信息收集及分決策信息收集及分析能力析能力決策能力決策能力10分分1分分8分分15分分團隊建團隊建設(shè)及人設(shè)及人員培養(yǎng)員培養(yǎng)3分分2分分成就導(dǎo)向成就導(dǎo)向企業(yè)對管理人員的要求v具有信息收集的意識，并在日常的生活工作中能夠培養(yǎng)、獎勵相關(guān)渠道，并掌握有效的信息收集、分析的工具及方法從而正確的收集、分析決策信息；能夠篩選和識別信息價值，并提煉有價值、合理的決策建議v會議時間安排及發(fā)布能夠及時并保障會議的順利召開（時間控制），與相關(guān)部門及人員進行會前的充分溝通；匯報重點是否突出（口頭及書面）企業(yè)常開

3、的兩類會議v工作例會工作例會 是團隊為了有效溝通與協(xié)同。針對某一周期（重點）工作與業(yè)務(wù)情況進行的溝通會議，重在分析與決策v主題會議主題會議 是企業(yè)針對影響公司及業(yè)務(wù)發(fā)展的相關(guān)問題進行的主題性研討會議，大到戰(zhàn)略、技術(shù)攻關(guān)、小到班組生產(chǎn)質(zhì)量、業(yè)績等等高效會議6大準則v明確的會議議題與目標明確的會議議題與目標v參會人員做好準備并準時出席與投入?yún)藛T做好準備并準時出席與投入v借助工具減少紙張，提高溝通效率借助工具減少紙張，提高溝通效率v嚴守時間：一小時或一單元時間一個議題嚴守時間：一小時或一單元時間一個議題v開放、平等的溝通與建設(shè)性意見開放、平等的溝通與建設(shè)性意見v當場形成會議紀要（共識、決策、計劃

4、、目標、當場形成會議紀要（共識、決策、計劃、目標、標準）標準）高效會議基本規(guī)則 不提出預(yù)定議題之外不提出預(yù)定議題之外的話題的話題 不使用職權(quán)力量不使用職權(quán)力量 積極地積極地“聽聽”、“說說”、“寫寫”、“行動行動” 嚴守時間嚴守時間 采用應(yīng)該要如何做采用應(yīng)該要如何做，才會才會等建設(shè)性等建設(shè)性的語言的語言 手機設(shè)手機設(shè)為為靜音靜音 休息時間才可吸煙休息時間才可吸煙正龍拍虎正龍拍虎墻上的管理墻上的管理高效會議四大要素致力于研究什么樣的問題致力于研究什么樣的問題研究與業(yè)績直接關(guān)聯(lián)的問題研究與業(yè)績直接關(guān)聯(lián)的問題使用何種工具解決問題使用何種工具解決問題采用什么有效方法來解決采用什么有效方法來解決誰來解決

5、問題誰來解決問題由跨部門、崗位、組織層級、公司的小組來解決由跨部門、崗位、組織層級、公司的小組來解決4 4達成什么樣的共識達成什么樣的共識會議成果：會議成果：A.A.決策、決議；決策、決議； B. B.目標、行動計劃、標準；目標、行動計劃、標準；1 1、議題具有客觀性和現(xiàn)實性、議題具有客觀性和現(xiàn)實性: :u 領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注：領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注：該問題的存在已成為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（本部門和相關(guān)部門）該問題的存在已成為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（本部門和相關(guān)部門）的關(guān)注點，領(lǐng)導(dǎo)解決該問題的目的和目標均比較明確；的關(guān)注點，領(lǐng)導(dǎo)解決該問題的目的和目標均比較明確；u 大家共識：大家共識：相關(guān)人員（本部門和相關(guān)部門）對該問題的存在以及相關(guān)人員（本

6、部門和相關(guān)部門）對該問題的存在以及解決該問題的必要性均達成共識；解決該問題的必要性均達成共識；u 非一時性：非一時性：該問題的存在屬于非一時性的或非臨時性的；該問題的存在屬于非一時性的或非臨時性的； u 現(xiàn)實性：現(xiàn)實性：該問題的存在直接或間接地影響公司或部門該問題的存在直接或間接地影響公司或部門KPIKPI的完成或的完成或工作效率（質(zhì)量、效益工作效率（質(zhì)量、效益) )的提高；的提高；u 模糊性模糊性：對導(dǎo)致問題的確切原因或解決問題的方略尚不十分清楚：對導(dǎo)致問題的確切原因或解決問題的方略尚不十分清楚或明晰；或明晰； 2. 2. 關(guān)聯(lián)性關(guān)聯(lián)性u 與業(yè)績、目標具有較強的關(guān)聯(lián)性，屬于跨部門或跨職能的問

7、題，與業(yè)績、目標具有較強的關(guān)聯(lián)性，屬于跨部門或跨職能的問題，需要協(xié)同加以解決；需要協(xié)同加以解決；3.3.示范性示范性u 有利于積累活動經(jīng)驗和培養(yǎng)人才，且易于推廣和擴大領(lǐng)域。有利于積累活動經(jīng)驗和培養(yǎng)人才，且易于推廣和擴大領(lǐng)域。致力于研究什么樣的問題致力于研究什么樣的問題 高效會議選題要點高效會議選題要點高效會議四大要素致力于研究什么樣的問題致力于研究什么樣的問題研究與業(yè)績直接關(guān)聯(lián)的問題研究與業(yè)績直接關(guān)聯(lián)的問題采用什么有效方法來解決采用什么有效方法來解決誰來解決問題誰來解決問題由跨部門、崗位、組織層級、公司的小組來解決由跨部門、崗位、組織層級、公司的小組來解決4 4達成什么樣的共識達成什么樣的共識

8、會議成果：會議成果：A.A.決策、決議；決策、決議； B. B.目標、行動計劃、標準目標、行動計劃、標準; ;使用何種工具解決問題使用何種工具解決問題各成員的作用各成員的作用成員成員成員成員 促進者促進者角色名稱角色名稱在在V-FASTV-FAST活動中的作用活動中的作用領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)議題結(jié)果的責任人議題結(jié)果的責任人設(shè)定議題、決定方策、部署方策的執(zhí)行設(shè)定議題、決定方策、部署方策的執(zhí)行、排除方策執(zhí)行中的障礙、評價并確排除方策執(zhí)行中的障礙、評價并確認議題達成情況認議題達成情況牽頭人牽頭人議題執(zhí)行的責任人議題執(zhí)行的責任人推薦團隊成員、組織策劃活動、管理方略實施過程、固化改善成果推薦團隊成員、組織策劃活動、

9、管理方略實施過程、固化改善成果成員成員跨職能的小組成員跨職能的小組成員投身小組活動，圍繞議題目標，貢獻自己智慧，參與方策的提出與實施投身小組活動，圍繞議題目標，貢獻自己智慧，參與方策的提出與實施促進者促進者（主持）（主持）議題達成的促進支援人員議題達成的促進支援人員以專業(yè)知識與技能、立場中立地提供全程支援，促進問題解決與共識達成。以專業(yè)知識與技能、立場中立地提供全程支援，促進問題解決與共識達成。領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)牽頭人牽頭人成員成員成員成員（秘書）（秘書）誰來解決問題誰來解決問題與會成員構(gòu)成與會成員構(gòu)成各成員的作用各成員的作用成員：成員：成員：成員： 促進者：促進者：角色名稱角色名稱在在討論討論中的作用

10、中的作用領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)議題結(jié)果的責任人議題結(jié)果的責任人設(shè)定議題、決定方策、部署方策的執(zhí)行設(shè)定議題、決定方策、部署方策的執(zhí)行、排除方策執(zhí)行中的障礙、評價并確排除方策執(zhí)行中的障礙、評價并確認議題達成情況認議題達成情況牽頭人牽頭人議題執(zhí)行的責任人議題執(zhí)行的責任人推薦團隊成員、組織策劃活動、管理方略實施過程、固化改善成果推薦團隊成員、組織策劃活動、管理方略實施過程、固化改善成果成員成員跨職能的小組成員跨職能的小組成員投身小組活動，圍繞議題目標，貢獻自己智慧，參與方策的提出與實施投身小組活動，圍繞議題目標，貢獻自己智慧，參與方策的提出與實施促進者促進者（主持）（主持）議題達成的促進支援人員議題達成的促進支援人

11、員以專業(yè)知識與技能、立場中立地提供全程支援，促進問題解決與共識達成。以專業(yè)知識與技能、立場中立地提供全程支援，促進問題解決與共識達成。領(lǐng)導(dǎo)：領(lǐng)導(dǎo)：牽頭人：牽頭人：成員：成員：成員：成員：秘書：秘書：留智工程研討會留智工程研討會與會成員構(gòu)成與會成員構(gòu)成高效會議四大要素致力于研究什么樣的問題致力于研究什么樣的問題研究與業(yè)績直接關(guān)聯(lián)的問題研究與業(yè)績直接關(guān)聯(lián)的問題使用何種工具解決問題使用何種工具解決問題采用什么有效方法來解決采用什么有效方法來解決誰來解決問題誰來解決問題由跨部門、崗位、組織層級、公司的小組來解決由跨部門、崗位、組織層級、公司的小組來解決4 4達成什么樣的共識達成什么樣的共識會議成果：會

12、議成果：A.A.決策、決議；決策、決議； B. B.目標、行動計劃、標準目標、行動計劃、標準高效會議工具先進工具先進工具 工作工作模板模板 2.2.先進設(shè)施先進設(shè)施 視頻會議視頻會議/ /電話會議電話會議3.3.高效高效方法方法 促進技巧等促進技巧等工作會議溝通模板v本階段工作及執(zhí)行情況匯報本階段工作及執(zhí)行情況匯報主要工作目標達成情況存在問題v下階段（下一步）的主要任務(wù)與目標下階段（下一步）的主要任務(wù)與目標下階段主要任務(wù)與目標 需支持的資源與協(xié)同事項（需跨多部門）只匯報與公司整體目標關(guān)聯(lián)任務(wù)執(zhí)行情況只匯報與公司整體目標關(guān)聯(lián)任務(wù)執(zhí)行情況只提需跨多部門系統(tǒng)與關(guān)鍵支持資源事項只提需跨多部門系統(tǒng)與關(guān)鍵

13、支持資源事項會議工具模板分析問題的方法橫向考慮相關(guān)因素橫向考慮相關(guān)因素魚骨圖魚骨圖分析問題的方法縱向?qū)ふ覇栴}根源縱向?qū)ふ覇栴}根源5W2Hv連問5個WHYv再問HOW TO和HOW MUCH 練習(xí)：新員工為什么離職？ 先進設(shè)備先進設(shè)備投影儀、視頻、電話會議投影儀、視頻、電話會議開會前要先檢查會議室的這些設(shè)施儀器。開會前要先檢查會議室的這些設(shè)施儀器。促進討論促進討論高效高效方法方法會議促進技巧會議促進技巧會前，會議主持人要和促進者探討確認會議討論要點，進行方式等。會前，會議主持人要和促進者探討確認會議討論要點，進行方式等。借助促進者和他（她）的促進技巧有效地推進會議進程。借助促進者和他（她）的促進

14、技巧有效地推進會議進程。會前，要確認會議討論要點，會前，要確認會議討論要點，進行方式等。進行方式等。 對領(lǐng)導(dǎo)的建議對領(lǐng)導(dǎo)的建議v你的主要任務(wù)是幫助確定問題、組建團隊、最終決策，你的主要任務(wù)是幫助確定問題、組建團隊、最終決策，并為團隊行動提供必要支持并為團隊行動提供必要支持v你應(yīng)該直接并充分授權(quán)給牽頭人你應(yīng)該直接并充分授權(quán)給牽頭人v會議活動中（如果你參與），你的主要工作是傾聽及會議活動中（如果你參與），你的主要工作是傾聽及對結(jié)論做出決策，而非指導(dǎo)與主持；因此你應(yīng)該熱烈對結(jié)論做出決策，而非指導(dǎo)與主持；因此你應(yīng)該熱烈的參與討論，并對結(jié)論明確表態(tài)的參與討論，并對結(jié)論明確表態(tài)v盡量等大家都表達了他們的意

15、見之后，你才表達你的盡量等大家都表達了他們的意見之后，你才表達你的個人意見個人意見v指定一個或一個委員會來督導(dǎo)與評價，確保實施指定一個或一個委員會來督導(dǎo)與評價，確保實施 對會議成員活動建議對會議成員活動建議 對牽頭人（會議主持）對牽頭人（會議主持）的建議的建議v會前準備會前準備加強同領(lǐng)導(dǎo)加強同領(lǐng)導(dǎo)的溝通，把握問題實質(zhì)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通，把握問題實質(zhì)與領(lǐng)導(dǎo)意圖意圖加強同參與者溝通，確定會議議題、議程加強同參與者溝通，確定會議議題、議程v會中參與、引導(dǎo)會中參與、引導(dǎo)開始時簡要說明問題所在，然后詢問大家開始時簡要說明問題所在，然后詢問大家對問題是否都了解對問題是否都了解 會中作為成員，對造成問題的原因，解

16、決會中作為成員，對造成問題的原因，解決問題的可能辦法進行開放、建設(shè)性探討問題的可能辦法進行開放、建設(shè)性探討形成共識并決策形成共識并決策v會后實施會后實施: :根據(jù)會議方案，組織、督促實施，并達成根據(jù)會議方案，組織、督促實施，并達成目標目標n確保按會議議程進行確保按會議議程進行n明確會議議題與目標明確會議議題與目標n引導(dǎo)成員參與討論引導(dǎo)成員參與討論n解決沖突解決沖突n形成團隊決議形成團隊決議n確保工作責任到人確保工作責任到人 對參與成員的建議對參與成員的建議v根據(jù)會議要求，積極做好準備與時間安排根據(jù)會議要求，積極做好準備與時間安排v注意積極聆聽所有人的發(fā)言。注意積極聆聽所有人的發(fā)言。v不可打斷別

17、人的發(fā)言。不可打斷別人的發(fā)言。v參與會議發(fā)言要有重點，并且能有效說服他人。參與會議發(fā)言要有重點，并且能有效說服他人。v發(fā)言要慎重、負責任發(fā)言要慎重、負責任 v會議中提出任何問題時，同時要提出解決方案。會議中提出任何問題時，同時要提出解決方案。v不要作直接的斷言，可用發(fā)問的方式。如：請問這樣不要作直接的斷言，可用發(fā)問的方式。如：請問這樣做為什么做為什么？v對會議結(jié)論積極進行明確表態(tài)對會議結(jié)論積極進行明確表態(tài)對會議成員活動建議高效會議四大要素致力于研究什么樣的問題致力于研究什么樣的問題研究與業(yè)績直接關(guān)聯(lián)的問題研究與業(yè)績直接關(guān)聯(lián)的問題使用何種工具解決問題使用何種工具解決問題采用什么有效方法來解決采用什么有效方法來解決誰來解決問題誰來解決問題由跨部門、崗位、組織層級、公司的小組來解決由跨部門、崗位、組織層級、公司的小組來解決4 4達成什么樣的共識達成什么樣的共識會議成果：會議成果：A.A.決策、決議；決策、決議； B. B.目標、行動計劃、標準目標、行動計劃、標準達成什么樣的共識決議的評價要素決