商務(wù)英語寫作課件chapter3__4

1、 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Chapter 3 Inquiries and Requests 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Reasons for writing a request letter:lto obtain information;lto receive printed matter;lto receive sample products;lto order merchandise;lto engage service;lto make reservations;lto seek special favors. 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社

2、General Plan for Direct Order1. Begin directly with the objectiveeither a specific question or a general request for information.2. Include necessary explanationwherever it fits.3. If a number of questions are involved, list the questions by numbers or bullets, or leave space between questions. 4. E

3、nd with goodwill words adapted to each particular situation. 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 What is an inquiry?lIn international trade, inquiries are usually made by the buyers to get information about the goods to be ordered. 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Generally a detailed inquiry includes many parts:lthe name and

4、 descriptions of commodity;lquality or specifications;lquantity;lterms of price (FOB, CFR, CIF, etc.)lterms of payment (by L/C, D/P, etc. )ltime of shipment;lpacking method;l 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 FOBl（Free On Board的首字母縮寫），也稱“離岸價”，是國際貿(mào)易中常用的貿(mào)易術(shù)語之一。按離岸價進行的交易，買方負責派船接運貨物，賣方應在合同規(guī)定的裝運港和規(guī)定的期限內(nèi)將貨物裝上買方指定的船只，并

5、及時通知買方。貨物在裝船時越過船舷，風險即由賣方轉(zhuǎn)移至買方。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 CFRl成本加運費(COST AND FREIGHT)lCFR/CNF 是COST AND FREIGHT三個單詞的其中一個字母組合而成,中文意思為成本加運費,指定目的港l是指賣方必須在合同規(guī)定的裝運期內(nèi)，在裝運港將貨物交至運往指定目的港的船上，負擔貨物的一切費用和貨物滅失或損壞的風險，并負責租船或訂艙，支付抵達目的港的正常運費。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 CIFlCost Insurance and Freight（成本、保險費加運費) 這一價格術(shù)語習慣上又稱為“到岸價格”

6、，按照國際貿(mào)易慣例的一般解釋，在C.I.F.條件下，買賣雙方的責任如下： l賣方責任：(1)負責租船或訂艙，在合同規(guī)定的裝運港期限內(nèi)，將貨物裝上船并支付到目的港的運費，裝船后通知買方；(2)負責貨物裝上船以前的一切費用和風險；(3)負責辦理保險，支付保險費；(4)負責辦理出口手續(xù)，提供出口國政府或有關(guān)方面簽發(fā)的證件；(5)負責提供有關(guān)貨運單據(jù)，包括正式的保險單據(jù)。買方責任：(1)負擔貨物裝上船以后的一切費用和風險；(2)接受賣方提供的有關(guān)貨運單據(jù)，并按合同規(guī)定支付貨款；(3)辦理在目的港收貨的進口手續(xù)。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Letter of Credit，L/Cl信用證

7、（Letter of Credit，L/C），是指開證銀行應申請人的要求并按其指示向第三方開立的載有一定金額的，在一定的期限內(nèi)憑符合規(guī)定的單據(jù)付款的書面保證文件。信用證是國際貿(mào)易中最主要、最常用的支付方式。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 D/Pl即是Documents against Payment 付款交單，分為即期和遠期兩種。 即期交單（D/P Sight）指出口方開具即期匯票，由代收行向進口方提示，進口方見票后即須付款，貨款付清時，進口方取得貨運單據(jù)。遠期交單（D/P after sight or after date),指出口方開具遠期匯票，由代收行向進口方提示，經(jīng)進口方承

8、兌后，于匯票到期日或匯票到期日以前，進口方付款贖單。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Patterns and Substitutionsl1. We visited your stand at the Canton Fair and are now writing you to inquire about your silk neckties.我們參觀了你方設(shè)在廣我們參觀了你方設(shè)在廣交會上的展位，現(xiàn)特致交會上的展位，現(xiàn)特致函向你方詢問有關(guān)絲制函向你方詢問有關(guān)絲制領(lǐng)帶的情況。領(lǐng)帶的情況。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Useful Sentence Patternsl1.

9、 Would you please/ Could you please/ Will you please?l2. We are interested in/ We are in the market for/ We would like tol3. We will appreciate it very much if 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Useful ExpressionslCanton Fair: Chinas (Spring / Autumn) Export Commodities Fair 廣交會：中國（春季廣交會：中國（春季/秋季）出口商品交易會秋季）出口商品交易

10、會 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Patterns and Substitutionsl2. We are interested in / in the market for / potential buyers of / considering buying / ready to purchase your mens shirts displayed in your showroom.我們對你方貨品展覽室里陳列的男式襯衫很感興趣。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Patterns and Substitutionsl3. Your advertisement in th

11、e latest issue of China Foreign Trade interests us, and we would like to receive full details of your commodities.我們對貴方在最新一期中國對外貿(mào)易上所刊登的廣告很感興趣，并希望得知該商品的詳細情況。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Patterns and Substitutionsl4. Please send us five copies of your latest catalogues at your earliest convenience.請盡早寄來最新目錄5

12、份。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Patterns and Substitutionsl5. Perhaps at the same time you could quote us your lowest / best / prevailing / competitive prices for the above-mentioned goods.也許與此同時你方能報給我們上述商品的最低價。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Patterns and Substitutionsl6. We would also like to know your terms of paym

13、ent.我們還想了解你方的支付條件。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Patterns and Substitutionsl7. Your products are of great interest to one of our clients in Tianjin, who wishes to have your quotations for the items specified below.我們一位天津的客戶對你方的產(chǎn)品很感興趣，并希望了解下列項目的報價。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Patterns and Substitutionsl8. If terms a

14、nd delivery date are satisfactory, we should expect to place regular / trial / large / considerable / substantial orders with you.如果交易條件和交貨日期合意的話，相信我們會定期向你方訂貨。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Patterns and Substitutionsl9. Please advise if you are able to offer / provide / supply / furnish this product and incl

15、ude lead time, packaging and price FOB China port and CIF Chicago.請告知你方是否能供應這種商品，包括訂貨與交貨之間的時間、包裝、FOB中國港口和CIF芝加哥的價格。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Translate the inquiry into English敬啟者：敬啟者： 紐約的瓊斯紐約的瓊斯 史密斯公司告知我們，你史密斯公司告知我們，你們是各類棉布床單和枕套的出口商。請你寄們是各類棉布床單和枕套的出口商。請你寄給我們各種產(chǎn)品的詳細資料，包括型號、顏給我們各種產(chǎn)品的詳細資料，包括型號、顏色和價格以及所用各種品

16、質(zhì)原料的樣品。色和價格以及所用各種品質(zhì)原料的樣品。 我們是本地最大的紡織品經(jīng)銷商。相信我們是本地最大的紡織品經(jīng)銷商。相信所提到的這種產(chǎn)品如在我地定價適當市場將所提到的這種產(chǎn)品如在我地定價適當市場將會看好。會看好。 報價時，請說明你方的支付條件和就每報價時，請說明你方的支付條件和就每種商品購買量不少于種商品購買量不少于100100打所能給予的折扣。打所能給予的折扣。所報的價格應包括保險和到利物浦的運費。所報的價格應包括保險和到利物浦的運費。誠摯問候。誠摯問候。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Sample versionDear Sirs, Messrs Johns & Smi

17、th of New York inform us that you are exporters of all cotton bed-sheets and pillowcases. We would like you to send us details of your various ranges, including sizes, colors and prices, as well as samples of the different qualities of material used. We are the largest dealer in textiles 外語教學與研究出版社外

18、語教學與研究出版社 Sample version page 2here and believe there is a promising market in our area for moderately priced goods of this kind mentioned When quoting, please state your terms of payment and discount you would allow on purchases of quantities of not less than 100 dozen of individual items. Price qu

19、oted should include insurance and freight to Liverpool. Yours faithfully, 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Messrs l收貨人 MessieurslMessrs后面的是寫公司的具體名稱和地址。是尊稱的 M/S在一般情況下是法語Messrs.的縮寫,其后可直接跟公司名或姓氏,但它有時也可表示Motor ship.從上述語意理解起來應取前意,即以Messrs.表示對對方的尊稱 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Chapter 4 Replies 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Direct pl

20、an for writing a reply1. Express thanks for receiving the inquiry.2. Supply all the information concerning the matter, and refer both to enclosures and to samples, catalogues and other items being sent by separate post.3. Provide additional information, such as market quotation and marketability of

21、the goods concerned, in order to attract the prospects.4. Finish the letter with hope by encouraging customers to place orders but not force them to. 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Guidelines for replying to a routine request1. Begin with the answer or state that you are complying with the request.2. Show tha

22、nks or sincere interest in the request and the person.3. Present the most important information in a positive way.4. Focus on the readers benefits associated with the information.5. Provide additional helpful information and tell the reader what actions you will take for him or her.6. End the letter

23、 with confidence and courtesy. 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Patterns and Substitutionsl1. We have received / are in receipt of / acknowledge / wish to thank you for your inquiry dated March 20, 2006.我們收到了你方我們收到了你方2006年年3月月20日的詢盤。日的詢盤。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Patterns and Substitutionsl2. We are enclosing / mai

24、ling to you / sending you with this letter / attaching to this letter our illustrated catalogue and export prices. 隨函附寄給貴方我們的產(chǎn)品插圖目錄及出口報價單。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Patterns and Substitutionsl3. We are pleased to forward you the samples of our products with their quotations and discounts for your referen

25、ce.很高興寄去我們產(chǎn)品的樣品、價格和折扣率，很高興寄去我們產(chǎn)品的樣品、價格和折扣率，供你方參考供你方參考。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Patterns and Substitutionsl4. We shall make delivery of the goods upon receipt of / immediately after we receive / as soon as we have / shortly after we receive / once we receive your order.一旦收到你方訂單，我們將立即發(fā)貨。一旦收到你方訂單，我們將立即發(fā)貨。

26、 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Patterns and Substitutionsl5. Please note that we can only accept payment by L/C in our business dealings with developing countries.請注意，我們與發(fā)展中國家做生意時只接受信用證付款方式。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Patterns and Substitutionsl6. In reply to / In response to / With respect to / With reference to

27、your letter dated October 17 inquiring about our “Zhonghua” pencils, we are sending you the samples you requested under separate cover.復你方復你方10月月17日詢問我日詢問我“中華中華”牌鉛筆的牌鉛筆的函，我們將另寄去你方所需的樣品。函，我們將另寄去你方所需的樣品。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Patterns and Substitutionsl7. We have the products of fine materials and high

28、 craftsmanship and shall be ready to grant / give / allow / make you a 20% special discount for a quantity of more than 100 dozen.我們的產(chǎn)品原料優(yōu)良，加工精細。如果訂貨超過100打，我們愿給你方20%的特別折扣。 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Homework: translation practice敬啟者：敬啟者： 感謝你公司感謝你公司8月月1日寄來的詢價單，該函及所日寄來的詢價單，該函及所附的樣品均已收悉。附的樣品均已收悉。 根據(jù)對該樣品檢驗的結(jié)果

29、，我們向你公司保根據(jù)對該樣品檢驗的結(jié)果，我們向你公司保證，我公司能夠制造與該樣品相同型號與品質(zhì)的證，我公司能夠制造與該樣品相同型號與品質(zhì)的產(chǎn)品。產(chǎn)品。 基于你公司每年基于你公司每年100 000雙的需求量，我報雙的需求量，我報盤如下：盤如下： 價格：價格：CIF大連每雙大連每雙25美元美元 包裝：塑料袋，外包裝紙板箱包裝：塑料袋，外包裝紙板箱 外語教學與研究出版社外語教學與研究出版社 Homework (continued)支付：即期的不可撤銷的保兌信用證支付：即期的不可撤銷的保兌信用證交貨：收到訂單后的交貨：收到訂單后的90天內(nèi)，即天內(nèi)，即11、 12月船期月船期我們可向你公司保證，此種價格是基于上述我們可向你公司保證，此種價格是基于上述數(shù)量的最低價。其他技術(shù)性事項可參閱我公司的數(shù)量的最低價。其他技術(shù)性事項可參閱我公司的商品手冊。商品手冊。希望盡早收到你方訂單。希望盡早收到你方訂單。誠摯問候。誠摯問候。附件：