檔案管理及保密制度

1、加侖特石油化工（北京）有限公司檔案（保密資料）管理制度編制：張秀靜批準(zhǔn)：杜永勝執(zhí)行日期：2016 年 3 月目錄第一章總則第二章檔案管理機(jī)構(gòu)第三章檔案管理人員第四章庫(kù)房和設(shè)備第五章檔案管理第六章安全保密第七章檔案統(tǒng)計(jì)第八章檔案的利用第九章檔案人銷毀第十章附則第一章總則第一條 為規(guī)范測(cè)繪、設(shè)計(jì)成果及資料檔案的管理，確保測(cè)繪、設(shè)計(jì)成果、資料檔案的安全，為加強(qiáng)我公司檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、 中華人民共和國(guó)保密法、 中華人民共和國(guó)測(cè)繪成果管理?xiàng)l例和國(guó)家保密法，特制訂本條例。第二條適用范圍：測(cè)繪及設(shè)計(jì)成果資料及公司其它檔案的管理。第三條本制度所指的檔案是

2、：1、我公司從各項(xiàng)工作中直接形成的、反映我公司活動(dòng)歷史的、對(duì)我公司和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文件、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2、各類規(guī)章制度、辦法、人事資料、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)、業(yè)務(wù)合同。3、各類測(cè)繪成果、圖紙、地圖及其電子文件。4、添置工作軟件、設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料及各項(xiàng)說(shuō)明。第四條 檔案工作是辦好企業(yè)的重要基礎(chǔ)工作，要把檔案工作納入公司整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。第二章檔案管理機(jī)構(gòu)第五條 我公司檔案室由一名副總經(jīng)理分管，由辦公室領(lǐng)導(dǎo)，配備一名專職檔案人員。第六條檔案室是我公司檔案工作職能管理部

3、門，集中統(tǒng)一管理全公司檔案工作。第七條檔案室的基本任務(wù)貫徹執(zhí)行國(guó)家、省、市關(guān)于檔案工作法規(guī)、政策來(lái)規(guī)劃全公司1、檔案工作。2、 制定本公司關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況。3、 負(fù)責(zé)接受、分類、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管全公司各類檔案和有關(guān)資料。4、 負(fù)責(zé)協(xié)作各歸檔部門檔案工作。5、 開(kāi)展檔案利用工作。6、 編輯檔案參考資料。7、 開(kāi)展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。8、 負(fù)責(zé)全公司的綜合統(tǒng)計(jì)工作。9、 辦理公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)檔案、 文史、統(tǒng)計(jì)等方面的業(yè)務(wù)工作。第八條 我公司各設(shè)計(jì)工作室分別配備一名兼職檔案人員具體負(fù)責(zé)各部門檔案工作，各歸檔部門的檔案工作在公司檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)行。第三

4、章檔案管理人員第九條 我公司檔案工作人員必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策，熱愛(ài)檔案事業(yè)，忠于職守、遵守紀(jì)律，具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和一定的科學(xué)文化知識(shí)。第十條 檔案工作人員崗位職責(zé)1、 崗位要求：高中以上文化程度，經(jīng)過(guò)上崗資格培訓(xùn)，具備檔案專業(yè)知識(shí)。2、 加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作，遵守工作紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)工作制度。3、 積極參加各種檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和崗位工作質(zhì)量。4、 在辦公室的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)對(duì)各項(xiàng)測(cè)量、設(shè)計(jì)成果資料的收集、保管工作，按照上級(jí)有關(guān)主管部門的規(guī)定及要求，制定完善的各項(xiàng)檔案規(guī)章制度，使檔案管理工作能達(dá)到測(cè)量、設(shè)計(jì)資質(zhì)等級(jí)的要求。5、 加強(qiáng)檔案的管理，做好檔案分類

5、、檔案著錄、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計(jì)、庫(kù)房管理等工作。6、 對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出解決問(wèn)題的方案或改進(jìn)措施。7、 負(fù)責(zé)打字、復(fù)印等文秘工作；負(fù)責(zé)辦公用品、辦公消耗材料的采購(gòu)、入庫(kù)驗(yàn)收。第十一條分管檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1、 組織本公司人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入本公司的議事日程，每年度研究一次檔案工作。2、 加強(qiáng)與上級(jí)檔案部門聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔的質(zhì)量；3、 做好檔案人員的工作，提出具體要求并幫助他們解決工作中的實(shí)際困難。第四章庫(kù)房和設(shè)備第十二條我公司檔案工作所需經(jīng)費(fèi)，列入公司預(yù)算，在行政辦公費(fèi)用中統(tǒng)籌解決。第十三

6、條 配備檔案專用庫(kù)房20 m2以上，有足夠的檔案保管專用柜，加 設(shè)鐵門、鐵鎖等完善的工作條件。第十四條檔案庫(kù)房管理制度1、 按公司規(guī)定將檔案分類排放、排列整齊。2、 保持庫(kù)房清潔、干燥和衛(wèi)生，切實(shí)做好防盜、放火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)處理。3、 庫(kù)房?jī)?nèi)禁止存放易燃、易爆、雜物、食品等危險(xiǎn)產(chǎn)品，經(jīng)常檢查庫(kù)房消防器材。4、 非經(jīng)允許，外人不得隨便進(jìn)入庫(kù)房。5、 管理人員做到人走加鎖、關(guān)窗，妥善保管情況定期進(jìn)行檢查核對(duì)，做到帳物相符。對(duì)已破損和字跡褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)復(fù)制。6、 熟悉庫(kù)藏情況，對(duì)庫(kù)藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核對(duì)，做到帳物相符。對(duì)已破損和字跡褪色的

7、檔案，應(yīng)及時(shí)復(fù)制。7、 有庫(kù)房溫度記錄，掌握濕度變化情況，進(jìn)行分析，制定管理計(jì)劃。8、 未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫(kù)房，更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳，要嚴(yán)格遵守保密制度。9、 切實(shí)做好平時(shí)防范工作，做到人離燈熄，消滅火災(zāi)隱患，保證檔案安全。10、 經(jīng)常打掃庫(kù)房衛(wèi)生，保持庫(kù)房整潔，對(duì)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，使各種設(shè)備始終處于良好狀態(tài)。第五章檔案管理第十五條各部門要把反映本公司主要職能活動(dòng)的各種文字、圖表、聲像材料完整、系統(tǒng)地收集起來(lái)。第十六條我公司根據(jù)具體要求建立和完善相應(yīng)的歸檔制度，做到每項(xiàng)工作都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料、資料歸檔。第十七條檔案工作要與公司的各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展，要把各種文件材料的歸檔列入公

8、司各部門崗位責(zé)任制。第十八條我司文書(shū)、科技等檔案實(shí)行文件材料形成部門立卷制度，立卷人按文件材料的自然形成規(guī)律，加以系統(tǒng)整理組卷，交本部門主管領(lǐng)導(dǎo)審查后向檔案室辦理交接手續(xù)。第十九條歸檔制度1 文件材料的歸檔范圍1.1 文件檔案的歸檔范圍，包括本公司在公務(wù)活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書(shū)信、日記、會(huì)議材料等內(nèi)容。1.2 技術(shù)檔案的歸檔范圍，包括本公司在測(cè)量、設(shè)計(jì)、軟件采購(gòu)、設(shè)備 調(diào)試等活動(dòng)中形成的圖紙、產(chǎn)權(quán)、說(shuō)明書(shū)等內(nèi)容。1.3 專門檔案的歸檔范圍，包括本單位在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案， 如會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等。1.4 甲方交來(lái)的一切文字材料，發(fā)往公司外的一切圖紙及文字材料。1.5 修改后

9、圖紙。2 歸檔要求2.1 歸檔的文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國(guó)家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書(shū)寫(xiě)材料。2.2 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。2.3 歸檔文件必須是原件。2.4 保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號(hào)。2.5 案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限。2.6 修改圖紙的歸檔：2.6.1、 凡建設(shè)單位提出的圖紙修改要求，必須在圖紙上注明“本修改應(yīng)建設(shè)單位要求而作“字樣。2.6.2、 所有圖紙修改必須歸檔，用“修改意見(jiàn)”修改，“修改意見(jiàn)”單粘帖于已歸檔的有關(guān)圖紙上，用蘭圖、白圖修改須有我公司圖簽，蘭圖、白圖歸檔后須在圖紙目錄

10、上補(bǔ)注，由修改人操作。2.6.3、 修改圖必須用文字說(shuō)明修改原因和修改時(shí)間（標(biāo)明至年月日以防前后混淆）；要注意由此而起的其它圖紙或其它專業(yè)的變更。2.6.4、 其他人員代他人修改圖紙，須將修改意見(jiàn)通知負(fù)責(zé)人，修改責(zé)任由負(fù)責(zé)人承擔(dān)。2.6.5、 不是一個(gè)工程的修改不允許用同一份修改單。2.7 、補(bǔ)充繪圖，必須用電腦或其它手工繪圖工具，不能徒手繪圖。補(bǔ)充圖紙不論白圖或蘭圖均須有圖簽。2.8 、每一項(xiàng)工程必設(shè)“圖紙修改目錄表”由圖檔員根據(jù)發(fā)生的修改逐項(xiàng)登記。3 歸檔時(shí)間3.1 文書(shū)檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。3.2 測(cè)量、設(shè)計(jì)資料完成并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交甲方前正式歸檔。3.3 新購(gòu)設(shè)備在開(kāi)箱時(shí)必須會(huì)同

11、檔案進(jìn)行技術(shù)資料核對(duì)登記，并將說(shuō)明書(shū)等資料歸檔。3.4 各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，在去年上半年內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。4 歸檔份數(shù)4.1 各類文件材料一般歸檔一式一份，其電子文檔隨紙質(zhì)材料共存。4.2 重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸份數(shù)。5 不歸檔文件材料的范圍5.1 重份和無(wú)查考選用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。5.2 普發(fā)供參閱的文件材料。5.3 上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定搞的文件。5.4 未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、一般性文件的歷次改稿。5.5 從正式文件上摘錄的供工作參閱的非證明材料

12、。5.6 參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料。6 單位的檔案部門要求對(duì)本單位文件材料的形成、積累整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第二十條歸檔的具體要求和手續(xù)1 必須按照歸檔范圍將應(yīng)收集歸檔的文件材料收集齊全、完整、準(zhǔn)確、既不雜亂，也不短缺或遺漏。2 按照文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在區(qū)分簡(jiǎn)直、合理組卷。3 凡是歸檔的案卷、卷面、卷內(nèi)目錄、備考表等各項(xiàng)內(nèi)容，必須填寫(xiě)正確、規(guī)范，標(biāo)題簡(jiǎn)明、確切。4 凡裝訂的案卷要按“三孔一線”裝訂整齊、牢固、卷容美觀大方，不裝訂的案卷、文件、圖紙等要折疊整齊，編寫(xiě)件號(hào)與頁(yè)號(hào)。第二十一條文件的立卷（歸檔資料分類，編號(hào)規(guī)定和保管期限）1 立卷的

13、原則和方法：立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律性，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2 立卷可采用如下方法：工程技術(shù)文件可按單位，分部工程、專業(yè)、階段等分類。3 立卷過(guò)程中宜遵循下列要求：1.1 案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)40mm1.2 案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。4 卷內(nèi)文件的排列4.1 文件材料按事項(xiàng)、專業(yè)數(shù)學(xué)排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與附件不能分開(kāi)，并按批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；印本在前，定稿在后；主體在前，附件在后的順序排列。4.2 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。5 案卷的編目5.1 編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列

14、規(guī)定：5.1.1 卷內(nèi)文件均按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容頁(yè)面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從 “ 1開(kāi)始。5.1.2 編寫(xiě)位置：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)的文件在右下角，正面在右下角，背面在 左下角。折疊后的圖紙一律在下角。5.1.3 成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)碼。5.1.4 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。5.2 卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定。5.2.1 卷內(nèi)目錄的式樣宜符合本規(guī)范的要求。5.2.2 序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1 依次標(biāo)注。5.2.3 責(zé)任者：填寫(xiě)文件的直接形成單位、部門和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。5.2

15、.4 文件編號(hào)：填寫(xiě)工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。5.2.5 文件題名：填寫(xiě)文件標(biāo)題的全稱。5.2.6 日期：填寫(xiě)文件形成的日期。5.2.7 頁(yè)次：填寫(xiě)文件在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。5.2.8 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首面之前。5.3 卷內(nèi)備考表的式樣宜符合下列規(guī)定：5.3.1 卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)范要求。5.3.2 卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、各類文件頁(yè)數(shù)（照片張數(shù)） ，以及立卷單位對(duì)案卷情況的說(shuō)明。5.3.3 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后。（說(shuō)明：案卷備考表主要說(shuō)明卷內(nèi)文件復(fù)印件情況、頁(yè)碼犯錯(cuò)情況、文件的更換情況等。沒(méi)有需要說(shuō)明的事項(xiàng)可不必填寫(xiě)說(shuō)明。）5.4 案卷封面的編制應(yīng)符合下

16、列規(guī)定：5.4.1 案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合要求。5.4.2 案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔號(hào)、檔案館代號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、共幾卷、第幾卷。5.4.3 檔號(hào)應(yīng)由分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷號(hào)組成，檔號(hào)由檔案保管單位填寫(xiě)。5.4.4 案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、單位工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。5.4.5 編制單位應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)文件的形式單位或主要責(zé)任者。5.4.6 保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種期限；永久是指工程檔案需永久保存。長(zhǎng)期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期是指工

17、程檔案保存20 年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。5.4.7 密級(jí)分為絕密級(jí)、機(jī)密、秘密三種，同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。6 案卷裝訂6.1 案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。6.2 裝訂時(shí)必須剔除金屬物。7 卷盒、卷夾兩種形式。7.1 案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。7.1.1 卷盒的外表尺寸為 310mm*220mm,厚度分別為20、30、40、50mm。7.1.2 卷夾的外表尺寸為 310mm*220mm,厚度一般為20-3

18、0mm。7.1.3 卷盒、卷夾應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。7.2 案卷脊背：案卷脊背的內(nèi)容包括檔號(hào)、案卷題名。第六章安全保密第二十二條檔案保密制度1 按照有關(guān)檔案驗(yàn)收、保管、查閱利用制度，認(rèn)真履行核對(duì)、簽字、登記、注銷手續(xù)。2 檔案工作人員要嚴(yán)守國(guó)家秘密，不得私自摘抄、復(fù)印、傳播密級(jí)檔案內(nèi)容。單位主要負(fù)責(zé)人承擔(dān)保密管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，保密管理人員承擔(dān)涉密的保密管理責(zé)任。3 查閱密級(jí)檔案，必須履行批準(zhǔn)手續(xù)，一般情況下，不允許摘抄、借閱密級(jí)檔案。對(duì)涉密文件的使用、傳遞、復(fù)制、保存等情況實(shí)行登記管理，凡使用涉密文件須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理批準(zhǔn)，并予登記后，方可提供。涉密文件使用后應(yīng)及時(shí)歸檔。登記清冊(cè)須存檔保存，要求帳物

19、相符、記錄清晰。任何個(gè)人不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)讓或轉(zhuǎn)借涉密文件，不得拷貝、對(duì)外傳送涉密文件。確需復(fù)制的，應(yīng)報(bào)原提供成果的測(cè)繪、設(shè)計(jì)行政部門批準(zhǔn)，并向原測(cè)繪、設(shè)計(jì)成果提供部門登記備案。4 需要銷毀的檔案材料，按規(guī)定造冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上監(jiān)銷。5 檔案室在工作中形成的廢紙應(yīng)即時(shí)銷毀。6 一切密級(jí)檔案，都應(yīng)當(dāng)存放在有保密設(shè)施的保密柜中。7 檔案室每年進(jìn)行一次全面的保密工作檢查，執(zhí)行好的部門給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)，違反者視情節(jié)輕重，按規(guī)定給予處理。8 成果檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案管理人員承擔(dān)涉密日常管理工作。檔案管理人員發(fā)生工作調(diào)動(dòng)時(shí)應(yīng)辦理資料管理交接手續(xù)。9 使用基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)，須嚴(yán)格遵守計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密

20、管理暫行規(guī)定 、 計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)保密管理規(guī)定等計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理的有關(guān)規(guī)定，杜絕外傳、丟失、泄密事件的發(fā)生。10 處理、傳輸、存儲(chǔ)涉密文件的計(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)必須采取安全保密防護(hù)措施，設(shè)置進(jìn)入登陸密碼和屏幕保護(hù)密碼，密碼應(yīng)超過(guò)八位；安裝加密防毒軟件。涉密計(jì)算機(jī)及信息系統(tǒng)應(yīng)采取物理隔離措施，不得與互聯(lián)網(wǎng)、外部網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)，不使用無(wú)線網(wǎng)卡等無(wú)線聯(lián)網(wǎng)裝置。涉密計(jì)算機(jī)和載體介質(zhì)未經(jīng)批準(zhǔn)不得帶出保密檔案室。使用和維修涉密計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，須有成果資料專管人員監(jiān)督。11 涉密文件只能用于被許可的使用目的和范圍。因使用目的或應(yīng)用項(xiàng)目結(jié)束等原因，須銷毀涉密文件，必須報(bào)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批，并報(bào)原提供

21、單位備案。12 如發(fā)現(xiàn)涉密測(cè)繪成果泄密、失密事件，應(yīng)及時(shí)報(bào)告單位主管領(lǐng)導(dǎo)和國(guó)家保密管理部門，及時(shí)查清事件發(fā)生的原因及責(zé)任，將事件調(diào)查處理到位。第二十三條檔案保密崗位職責(zé)1 檔案人員必須遵守保密守則，要嚴(yán)守秘密，嚴(yán)防泄露、失密，否則要追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理。2 檔案人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查借閱制度，借出的檔案要及時(shí)歸檔、核實(shí)。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3 檔案人員要隨時(shí)檢查庫(kù)房安全、保密設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即報(bào)告，及時(shí)解決，離開(kāi)檔案室時(shí)，必須鎖好門窗。4 銷毀檔案要登記造冊(cè)，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方能進(jìn)行，銷毀時(shí)要有監(jiān)銷人，并履行簽字手續(xù)。5 入庫(kù)的檔案要根據(jù)國(guó)家檔案法和保密法的有關(guān)規(guī)定，確定密級(jí)、變更密級(jí)和解除密級(jí)

22、。6 庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，以防火災(zāi)。7 加強(qiáng)保密觀念，每逢節(jié)假日進(jìn)行一次安全、保密檢查，及時(shí)消除不安全因素。第七章檔案統(tǒng)計(jì)第二十四條檔案統(tǒng)計(jì)制度1 建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和室內(nèi)各情況數(shù)據(jù)，按國(guó)家、省、市等部門要求及時(shí)報(bào)送各種報(bào)表。2 檔案統(tǒng)計(jì)包括檔案數(shù)量、保管狀況、鑒定情況、利用情況及檔案部門基本情況的統(tǒng)計(jì)，檔案部門要建立上述各種情況的登記簿，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。3 按上級(jí)和公司要求進(jìn)行定期的綜合和專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析。要保證統(tǒng)計(jì)資料的準(zhǔn)確性，系統(tǒng)性和及時(shí)性，做到完整、連續(xù)、報(bào)送及時(shí)。4 對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)字進(jìn)行綜合分析，找出存在問(wèn)題，提出改進(jìn)措施、建議、報(bào) 告公司領(lǐng)導(dǎo)。5 定期統(tǒng)計(jì)

23、檔案利用情況，每年年末統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借閱人次、卷數(shù)，總結(jié)檔案利用效果。6 各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表及綜合統(tǒng)計(jì)表，均要保留一份存檔備查。7 檔案工作人員要加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作責(zé)任心，認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案統(tǒng)計(jì)方面的基本知識(shí)，建立科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)。8 搞好檔案統(tǒng)計(jì)分析，提高檔案工作的管理水平。第八章檔案的利用第二十五條檔案室保存的檔案，主要供本公司利用，執(zhí)行借閱制度第二十六條檔案借閱制度1 本公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。2 本公司人員在檔案室內(nèi)查閱檔案，須辦理登記手續(xù)。3 在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：3.1 按規(guī)定辦理登記手續(xù)，填寫(xiě)借閱登記表。3.2 對(duì)各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用，

24、查閱人員要如實(shí)說(shuō)明查檔的目的和內(nèi)容，符合查閱條件的辦理手續(xù)后，方可查閱，且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出閱覽者，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.3 本單位工作人員借閱本人職能范圍內(nèi)的檔案，辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱； 借閱本人職能范圍外的檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門負(fù)責(zé)人，報(bào)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。3.4 如摘抄、拍照、復(fù)制所查檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理人員同意，其中涉密內(nèi)容需抄錄、復(fù)制，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)及主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，且只能在檔案閱覽室內(nèi)進(jìn)行，利用者對(duì)涉密內(nèi)容要負(fù)責(zé)保密。3.5 借閱機(jī)密、絕密檔案材料，需經(jīng)保密責(zé)任人簽署意見(jiàn)，報(bào)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.6 測(cè)繪、設(shè)計(jì)成果及資料檔案利用者，對(duì)所借檔

25、案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆散或損毀檔案，不準(zhǔn)拆卷、抽頁(yè)，不得在檔案原件上劃線、加注、勾抹、涂改、圈劃、污損等，未經(jīng)許可，不得摘抄或復(fù)制檔案，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。3.7 借閱國(guó)家密級(jí)測(cè)繪成果，不得擅自復(fù)制。確因工作需要復(fù)制的，須經(jīng)國(guó)家密級(jí)測(cè)繪成果提供部門批準(zhǔn)，并按原密級(jí)進(jìn)行管理。3.8 要愛(ài)護(hù)檔案，不得丟失。3.9 所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě)。4 借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。5 檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。6 借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫(xiě)檔案利用效果記錄。以總結(jié)規(guī)律、擴(kuò)大檔案宣傳積累素材，為更好地提供利用公司檔案。7 調(diào)離本公司的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。8 外單位人同借閱本室檔案需經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。9 對(duì)于重要珍貴的檔案，一般不提供原件使用。第二十七條要編制檔案檢索工具，為檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化打好基礎(chǔ)。第二十八條積極開(kāi)展檔案編研工作，為各項(xiàng)工作服務(wù)。第二十九條積極開(kāi)展檔案的宣傳工作。第九章