質(zhì)量記錄報(bào)表填寫要求教學(xué)提綱

1、質(zhì)量記錄報(bào)表填寫要求二二 質(zhì)量記錄的類型：質(zhì)量記錄的類型： 對(duì)需要控制的質(zhì)量記錄，可分為下列兩種類型：對(duì)需要控制的質(zhì)量記錄，可分為下列兩種類型：1)與質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)的記錄，與質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)的記錄， 包括：質(zhì)量體系審核報(bào)告；包括：質(zhì)量體系審核報(bào)告； 質(zhì)量成本報(bào)告；質(zhì)量成本報(bào)告； 設(shè)設(shè)計(jì)評(píng)審報(bào)告；計(jì)驗(yàn)訓(xùn)、考核記錄，等等。計(jì)評(píng)審報(bào)告；計(jì)驗(yàn)訓(xùn)、考核記錄，等等。 2)與產(chǎn)品有關(guān)的記錄；與產(chǎn)品有關(guān)的記錄； 包括：；包括：； 產(chǎn)品試驗(yàn)記錄；產(chǎn)品試驗(yàn)記錄； 不合格品處置報(bào)告；不合格品處置報(bào)告；產(chǎn)品讓步記錄，等等。產(chǎn)品讓步記錄，等等。質(zhì)量記錄的作用質(zhì)量記錄的作用質(zhì)量記錄是信息管理的重要內(nèi)容。離開及時(shí)、質(zhì)量記

2、錄是信息管理的重要內(nèi)容。離開及時(shí)、真實(shí)的質(zhì)量信息管理就沒有實(shí)際義。真實(shí)的質(zhì)量信息管理就沒有實(shí)際義。 質(zhì)量記錄是記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件。質(zhì)量記錄是記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件。 質(zhì)量記錄是一種客觀證據(jù)，是一個(gè)組織質(zhì)量保質(zhì)量記錄是一種客觀證據(jù)，是一個(gè)組織質(zhì)量保證的證實(shí)文件。證的證實(shí)文件。 質(zhì)量記錄為采取預(yù)防措施和糾正措施提供了依質(zhì)量記錄為采取預(yù)防措施和糾正措施提供了依據(jù)。據(jù)。 質(zhì)量記錄有利于產(chǎn)品標(biāo)識(shí)和可追溯性。質(zhì)量記錄有利于產(chǎn)品標(biāo)識(shí)和可追溯性。質(zhì)量記錄是質(zhì)量要素，其主要作用：質(zhì)量記錄是質(zhì)量要素，其主要作用：四四 記錄的設(shè)計(jì)和編制意義：記錄的設(shè)計(jì)和編制意義：（1） 記錄的充分性和必要性：記錄的

3、充分性和必要性： 記錄作為基礎(chǔ)性和依據(jù)性文件，應(yīng)盡可能記錄作為基礎(chǔ)性和依據(jù)性文件，應(yīng)盡可能全面地反映量形成的過程和結(jié)果以及質(zhì)量全面地反映量形成的過程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運(yùn)行狀態(tài)和結(jié)果。管理體系的運(yùn)行狀態(tài)和結(jié)果。 為此，組織既要從總體上評(píng)價(jià)記錄的充分為此，組織既要從總體上評(píng)價(jià)記錄的充分性，力求錄完整，同時(shí)又要對(duì)每一記錄的性，力求錄完整，同時(shí)又要對(duì)每一記錄的必要性進(jìn)行逐一評(píng)審和取舍，要注意并非必要性進(jìn)行逐一評(píng)審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。四四 記錄的設(shè)計(jì)和編制意義：記錄的設(shè)計(jì)和編制意義

4、：（2） 記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性：記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性：真實(shí)準(zhǔn)確的記載質(zhì)量信息，才能為有效地真實(shí)準(zhǔn)確的記載質(zhì)量信息，才能為有效地運(yùn)行組織的質(zhì)量管理體系并實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)運(yùn)行組織的質(zhì)量管理體系并實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)提供可靠的依據(jù)。提供可靠的依據(jù)。因此，在確定記錄的格式和內(nèi)容的同時(shí)，因此，在確定記錄的格式和內(nèi)容的同時(shí)，應(yīng)考慮使用者填寫方便并保證能夠在現(xiàn)有應(yīng)考慮使用者填寫方便并保證能夠在現(xiàn)有條件下準(zhǔn)確地獲取所需的質(zhì)量信息填寫記條件下準(zhǔn)確地獲取所需的質(zhì)量信息填寫記錄應(yīng)實(shí)事求是、嚴(yán)肅認(rèn)真。錄應(yīng)實(shí)事求是、嚴(yán)肅認(rèn)真。四四 記錄的設(shè)計(jì)和編制意義：記錄的設(shè)計(jì)和編制意義：（3） 記錄的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化：記錄的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化： 應(yīng)

5、盡量采用國際、國內(nèi)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，參考先進(jìn)組應(yīng)盡量采用國際、國內(nèi)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，參考先進(jìn)組織的系過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)行的進(jìn)行清理，廢除多織的系過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)行的進(jìn)行清理，廢除多余的記錄，修改不適用的記錄，沿用有價(jià)值的并余的記錄，修改不適用的記錄，沿用有價(jià)值的并增補(bǔ)必需的，應(yīng)使用適當(dāng)?shù)谋砀窕蛳到y(tǒng)和協(xié)調(diào)，增補(bǔ)必需的，應(yīng)使用適當(dāng)?shù)谋砀窕蛳到y(tǒng)和協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)記錄的標(biāo)準(zhǔn)化管理。對(duì)于同一種活動(dòng)的記錄實(shí)現(xiàn)記錄的標(biāo)準(zhǔn)化管理。對(duì)于同一種活動(dòng)的記錄格式應(yīng)當(dāng)是固定的，不能隨意變更，造成混亂，格式應(yīng)當(dāng)是固定的，不能隨意變更，造成混亂，即使需要修改，也應(yīng)規(guī)定一個(gè)統(tǒng)一的時(shí)間開始使即使需要修改，也應(yīng)規(guī)定一個(gè)統(tǒng)一的時(shí)間開始使用新表格。用新

6、表格。五五 在記錄過程中常見的問題：在記錄過程中常見的問題：盲盲亂亂散散松松空空錯(cuò)錯(cuò)（1） 盲：盲： 記錄的設(shè)置、設(shè)計(jì)目的、功能不明確，記錄的設(shè)置、設(shè)計(jì)目的、功能不明確，不是為管理、改進(jìn)所使用，而是為了應(yīng)不是為管理、改進(jìn)所使用，而是為了應(yīng)付檢查。付檢查。 （例如：我們在填寫質(zhì)量報(bào)表時(shí)，本來（例如：我們在填寫質(zhì)量報(bào)表時(shí)，本來該真實(shí)記錄的而為了應(yīng)付檢查而進(jìn)行更該真實(shí)記錄的而為了應(yīng)付檢查而進(jìn)行更改）改）（2） 亂：亂： 記錄的設(shè)置、設(shè)計(jì)隨意性強(qiáng)，缺乏體記錄的設(shè)置、設(shè)計(jì)隨意性強(qiáng)，缺乏體系考慮，記錄的填寫（字跡），保管系考慮，記錄的填寫（字跡），保管收集混亂，責(zé)任不清。收集混亂，責(zé)任不清。（3） 散：散

7、：o保存、管理分散，未作統(tǒng)一的規(guī)定。保存、管理分散，未作統(tǒng)一的規(guī)定。（4） 松：松： 記錄填寫、傳遞、保管不嚴(yán)，日常疏記錄填寫、傳遞、保管不嚴(yán)，日常疏于檢查，達(dá)不到要求，無人考核，且于檢查，達(dá)不到要求，無人考核，且丟失和涂改現(xiàn)象嚴(yán)重。丟失和涂改現(xiàn)象嚴(yán)重。（5） 空：空：o該填不填，空格很多，缺乏嚴(yán)肅性，該填不填，空格很多，缺乏嚴(yán)肅性，法定性。法定性。（6） 錯(cuò)：錯(cuò)： 寫錯(cuò)別字，語言表達(dá)不清，填寫錯(cuò)誤。寫錯(cuò)別字，語言表達(dá)不清，填寫錯(cuò)誤。（例如：豉油（例如：豉油 “豉豉”字寫成了字寫成了“鼓鼓”字字錯(cuò)別字錯(cuò)別字。）。）六六 記錄的填寫要求和注意事項(xiàng)：記錄的填寫要求和注意事項(xiàng)：（1）記錄用筆要求：）

8、記錄用筆要求： 記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應(yīng)用紅記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應(yīng)用紅筆，這些筆能夠筆，這些筆能夠 確保記錄永不褪色。用筆一定要考確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。慮其字跡的持久性和可靠性。（2）記錄的原始性：）記錄的原始性： 記錄要保持現(xiàn)場運(yùn)作，如實(shí)記錄，這就是原始性。記錄要保持現(xiàn)場運(yùn)作，如實(shí)記錄，這就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是當(dāng)天的運(yùn)作原始就是最初的第一手的。原始性就是當(dāng)天的運(yùn)作當(dāng)天記，當(dāng)周的活動(dòng)當(dāng)周記。做到及時(shí)和真實(shí)，不當(dāng)天記，當(dāng)周的活動(dòng)當(dāng)周記。做到及時(shí)和真實(shí)，不允許添加點(diǎn)滴水分，使記錄真實(shí)可靠。記錄保持其允許添加

9、點(diǎn)滴水分，使記錄真實(shí)可靠。記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和復(fù)印，更不可以在過程原始性，不可以重新抄寫和復(fù)印，更不可以在過程進(jìn)行完后加以修飾和裝點(diǎn)。進(jìn)行完后加以修飾和裝點(diǎn)。 六六 記錄的填寫要求和注意事項(xiàng)：記錄的填寫要求和注意事項(xiàng)：（3）記錄的清晰準(zhǔn)確：）記錄的清晰準(zhǔn)確： 記錄是作為闡明質(zhì)量管理體系所取得結(jié)果或提供體記錄是作為闡明質(zhì)量管理體系所取得結(jié)果或提供體系所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件而策劃設(shè)置的，即是證系所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件而策劃設(shè)置的，即是證據(jù)，首先要屬實(shí)，要做到屬實(shí)，就要將過程做到位據(jù)，首先要屬實(shí)，要做到屬實(shí)，就要將過程做到位并運(yùn)作事實(shí)記得正確和清晰，語言和用字都要規(guī)范。并運(yùn)作事實(shí)記得正

10、確和清晰，語言和用字都要規(guī)范。不但使自己能看清楚，也能使別人都看清楚。不但使自己能看清楚，也能使別人都看清楚。 （4）筆誤的處理：）筆誤的處理： 在填寫記錄出現(xiàn)筆誤后，不要在筆誤處亂寫亂畫，在填寫記錄出現(xiàn)筆誤后，不要在筆誤處亂寫亂畫，甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋，正確的處理筆甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋，正確的處理筆誤的方法，是在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上，用原使用的誤的方法，是在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上，用原使用的筆墨畫一橫線，再在筆誤處的上行間或下行間填上筆墨畫一橫線，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值。正確的文字和數(shù)值。六六 記錄的填寫要求和注意事項(xiàng)：記錄的填寫要求和注意事項(xiàng)：（5）空

11、白欄目的填寫：）空白欄目的填寫： 有些記錄在運(yùn)作的情況下所有的欄目無內(nèi)容可填。有些記錄在運(yùn)作的情況下所有的欄目無內(nèi)容可填。怎么處置呢？空白欄目不能不填，其填寫的方法是怎么處置呢？空白欄目不能不填，其填寫的方法是在空白的適中位置畫一橫線，表示記錄者已經(jīng)關(guān)注在空白的適中位置畫一橫線，表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目，只是無內(nèi)容可填，就以一橫線代之，到這一欄目，只是無內(nèi)容可填，就以一橫線代之，如果縱向有幾行均無內(nèi)容填寫，亦可用一斜線代之。如果縱向有幾行均無內(nèi)容填寫，亦可用一斜線代之。 （6）簽署要求：）簽署要求： 記錄中會(huì)包含各種類型的簽署，有作業(yè)后的簽署，記錄中會(huì)包含各種類型的簽署，有作業(yè)后的簽署，有

12、認(rèn)可、審定、批準(zhǔn)等簽署，這些簽署都是這原則、有認(rèn)可、審定、批準(zhǔn)等簽署，這些簽署都是這原則、權(quán)限和相互關(guān)系的體現(xiàn)，是記錄運(yùn)作中不可少的組權(quán)限和相互關(guān)系的體現(xiàn)，是記錄運(yùn)作中不可少的組成部分，任何簽署都應(yīng)簽署全名，同時(shí)盡可能的清成部分，任何簽署都應(yīng)簽署全名，同時(shí)盡可能的清晰易辨，不允許有姓無名或有名無姓情況存在。晰易辨，不允許有姓無名或有名無姓情況存在。 七七 質(zhì)量記錄報(bào)表填寫注意事項(xiàng)：質(zhì)量記錄報(bào)表填寫注意事項(xiàng)： 1報(bào)表填寫必須完整，盡可能詳細(xì)（可按照?qǐng)?bào)表填寫必須完整，盡可能詳細(xì)（可按照“6W2H”的表述方式進(jìn)行描述），對(duì)所列示的的表述方式進(jìn)行描述），對(duì)所列示的所有內(nèi)容均要填寫清楚，如不能填寫的內(nèi)容

13、要所有內(nèi)容均要填寫清楚，如不能填寫的內(nèi)容要用斜線（用斜線（/）劃掉，特別是簽名欄的填寫，要）劃掉，特別是簽名欄的填寫，要寫全名；寫全名； 2記錄要求準(zhǔn)確清晰，不得潦草，更不得隨記錄要求準(zhǔn)確清晰，不得潦草，更不得隨便在記錄上亂涂亂畫，記錄背面也一樣，特別便在記錄上亂涂亂畫，記錄背面也一樣，特別注意的是要檢查最后填寫的清晰度，不清晰者注意的是要檢查最后填寫的清晰度，不清晰者要進(jìn)行重填；要進(jìn)行重填；什么是什么是6W2H ？ Who誰（誰填寫這個(gè)記錄、內(nèi)容）誰（誰填寫這個(gè)記錄、內(nèi)容） What什么（要填寫什么內(nèi)容）什么（要填寫什么內(nèi)容） Which為誰（為了誰填寫這些內(nèi)容）為誰（為了誰填寫這些內(nèi)容）

14、Why為什么（記錄這些內(nèi)容的目的是什為什么（記錄這些內(nèi)容的目的是什么？）么？） When什么時(shí)間（什么時(shí)間填寫的記錄什么時(shí)間（什么時(shí)間填寫的記錄-年年/月月/日）日） Where什么地方（需填寫在記錄的什么地方）什么地方（需填寫在記錄的什么地方） How怎樣怎樣/如何（填寫完記錄后會(huì)怎樣？）如何（填寫完記錄后會(huì)怎樣？） How much多少（數(shù)量怎樣）多少（數(shù)量怎樣） 七七 質(zhì)量記錄報(bào)表填寫注意事項(xiàng)：質(zhì)量記錄報(bào)表填寫注意事項(xiàng)： 3記錄不得隨便進(jìn)行更改，需要更改時(shí)正確的做法是記錄不得隨便進(jìn)行更改，需要更改時(shí)正確的做法是先將錯(cuò)誤的地方用一條橫線劃掉，然后在旁邊寫上正先將錯(cuò)誤的地方用一條橫線劃掉，然

15、后在旁邊寫上正確的內(nèi)容，同時(shí)在旁邊進(jìn)行簽名，并寫上日期。值得確的內(nèi)容，同時(shí)在旁邊進(jìn)行簽名，并寫上日期。值得注意的是：注意的是： （1） 如果是數(shù)字錯(cuò)誤，應(yīng)將整個(gè)數(shù)字劃掉，不能僅將如果是數(shù)字錯(cuò)誤，應(yīng)將整個(gè)數(shù)字劃掉，不能僅將數(shù)字中寫錯(cuò)的位數(shù)劃掉，如：將數(shù)字中寫錯(cuò)的位數(shù)劃掉，如：將9002該為該為9001時(shí)，應(yīng)時(shí)，應(yīng)為為 9002 9001而不是而不是900 2 1。（2） 簽名時(shí)要注意寫全名，不能僅寫一個(gè)字或?qū)懩持骱灻麜r(shí)要注意寫全名，不能僅寫一個(gè)字或?qū)懩持魅?、某?jīng)理、某先生、某女士等。任、某經(jīng)理、某先生、某女士等。（3） 填寫日期時(shí)要寫全（年月日）；填寫日期時(shí)要寫全（年月日）； 例如：文件的起草日

16、期為例如：文件的起草日期為2004年年2月月1日可寫為日可寫為1/2.04或或2004/2/1或或2004.2.1等。等。七七 質(zhì)量記錄報(bào)表填寫注意事項(xiàng)：質(zhì)量記錄報(bào)表填寫注意事項(xiàng)： 4不準(zhǔn)使用涂改液，也不能使用修正紙等，不準(zhǔn)用不準(zhǔn)使用涂改液，也不能使用修正紙等，不準(zhǔn)用鉛筆填寫，一般不準(zhǔn)用鉛筆填寫，一般不準(zhǔn)用紅色筆跡紅色筆跡填寫，尤其是簽名；填寫，尤其是簽名； 5記錄報(bào)表的日期和流水號(hào)要寫全，便于追溯和管記錄報(bào)表的日期和流水號(hào)要寫全，便于追溯和管理。日期填寫要寫全（年月日），如理。日期填寫要寫全（年月日），如2004年年2月月1日；日；流水號(hào)的填寫必須按固定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行，流水號(hào)流水號(hào)的填寫必須

17、按固定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行，流水號(hào)的填寫位置在報(bào)表的右上角。的填寫位置在報(bào)表的右上角。 例：例：品證部推薦的編號(hào)格式為：年份品證部推薦的編號(hào)格式為：年份/月份月份/流水流水號(hào)，如號(hào)，如2004年年2月的第月的第15份報(bào)表的流水號(hào)為份報(bào)表的流水號(hào)為04/02/015。八八 記錄的管理和控制：記錄的管理和控制：（1） 記錄的標(biāo)識(shí)：記錄的標(biāo)識(shí)： 應(yīng)具有唯一性標(biāo)識(shí)，為了便于歸檔和檢索，記應(yīng)具有唯一性標(biāo)識(shí)，為了便于歸檔和檢索，記錄應(yīng)具有分類號(hào)和流水號(hào)。錄應(yīng)具有分類號(hào)和流水號(hào)。 標(biāo)識(shí)的內(nèi)容應(yīng)包括：記錄表格所屬的質(zhì)量管理標(biāo)識(shí)的內(nèi)容應(yīng)包括：記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件的編號(hào)、版本號(hào)、表號(hào)、頁號(hào)、沒有標(biāo)識(shí)文件的編號(hào)、版

18、本號(hào)、表號(hào)、頁號(hào)、沒有標(biāo)識(shí)或不符合標(biāo)識(shí)要求的記錄表格是無效的表格。或不符合標(biāo)識(shí)要求的記錄表格是無效的表格。八八 記錄的管理和控制：記錄的管理和控制：（2） 記錄的貯存和保管：記錄的貯存和保管： 記錄應(yīng)當(dāng)按照檔案要求立卷貯存和保管；記錄應(yīng)當(dāng)按照檔案要求立卷貯存和保管； 記錄的保管由專人或?qū)ｉT的主管部門負(fù)責(zé)，應(yīng)建立必要記錄的保管由專人或?qū)ｉT的主管部門負(fù)責(zé)，應(yīng)建立必要的保管制度，保管方式應(yīng)便于檢索合存?。坏谋９苤贫?，保管方式應(yīng)便于檢索合存??； 保管環(huán)境應(yīng)適宜可靠，干燥、通風(fēng)，并有必要的架、箱，保管環(huán)境應(yīng)適宜可靠，干燥、通風(fēng)，并有必要的架、箱，應(yīng)做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、變質(zhì)和丟失；應(yīng)做到防潮、

19、防火、防蛀、防止損壞、變質(zhì)和丟失； 關(guān)于記錄的保存期限問題，如果外部沒有要求的，組織關(guān)于記錄的保存期限問題，如果外部沒有要求的，組織可針對(duì)不同產(chǎn)品的特點(diǎn)合法規(guī)要求做出相應(yīng)規(guī)定，如果可針對(duì)不同產(chǎn)品的特點(diǎn)合法規(guī)要求做出相應(yīng)規(guī)定，如果合同對(duì)記錄提出要求，則按照顧客的要求確定保存期限。合同對(duì)記錄提出要求，則按照顧客的要求確定保存期限。一般情況下，記錄的保存期限為一般情況下，記錄的保存期限為2年，主要的記錄應(yīng)保年，主要的記錄應(yīng)保存存3年，重要的記錄應(yīng)長期保存。年，重要的記錄應(yīng)長期保存。八八 記錄的管理和控制：記錄的管理和控制：（3） 記錄的檢索：記錄的檢索： 一項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)往往涉及到多項(xiàng)記錄的內(nèi)容和表格，

20、為了一項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)往往涉及到多項(xiàng)記錄的內(nèi)容和表格，為了避免漏項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)對(duì)記錄進(jìn)行編目，編目具有引導(dǎo)和路徑避免漏項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)對(duì)記錄進(jìn)行編目，編目具有引導(dǎo)和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對(duì)該項(xiàng)質(zhì)量作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對(duì)該項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)的記錄能有一個(gè)整體的了解?；顒?dòng)的記錄能有一個(gè)整體的了解。 對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目，合同或是產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)后過程，可以考慮建對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目，合同或是產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)后過程，可以考慮建立一個(gè)總編目，按產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的進(jìn)度進(jìn)行排列。立一個(gè)總編目，按產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的進(jìn)度進(jìn)行排列。 對(duì)于記錄內(nèi)容較多，質(zhì)量活動(dòng)聯(lián)系復(fù)雜的記錄，也可設(shè)對(duì)于記錄內(nèi)容較多，質(zhì)量活動(dòng)聯(lián)系復(fù)雜的記錄，也可設(shè)置分項(xiàng)編目。置分項(xiàng)編目。 記錄在歸檔前經(jīng)主管部門驗(yàn)收合格后方可進(jìn)行，如果歸記錄在歸檔前經(jīng)