達標投產(chǎn)檔案管理監(jiān)理實施細則

1、云南省 瀾滄江大灣水電站土建主體地下工程（合同編號：NZD2008/S02）達標投產(chǎn)檔案管理監(jiān)理實施細則（試行）2010 年 3 月審 查： 校 核： 編 寫： 信息管理監(jiān)理實施細則1 總 則1.1根據(jù)大灣水電站建設(shè)項目達標投產(chǎn)檔案管理考核標準和籌建處下發(fā)的“關(guān)于印發(fā)云南華能瀾滄江水電有限公司大灣水電建設(shè)項目前期工程文件材料立卷歸檔辦法的通知”（糯籌辦200516號）、“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)大灣水電站工程項目文件材料編制、歸檔要求及檔案整理辦法的通知”（糯籌辦20087號）文件要求，結(jié)合我部的工作實際，特制訂本細則。 1.2本細則適用于大灣水電站機電工程信息管理工作。1.3 本細則編寫的依據(jù)是：(1) 國

2、家和部委頒布的有關(guān)規(guī)程、規(guī)范；(2) 工程建設(shè)監(jiān)理合同；(3) 工程建設(shè)承包合同；(4) 大灣水電站工程籌建處有關(guān)工程資料整編的規(guī)定；1.4建設(shè)項目檔案：經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。包括建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設(shè)計、施工、生產(chǎn)準備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動中形成的各種形式與載體的文件材料。1.5 建設(shè)項目達標投產(chǎn)檔案管理工作，是指監(jiān)理部對工程建設(shè)中各信息源發(fā)出的工程信息的收集、加工處理、傳遞、使用及儲存等的全部管理工作。1.6建設(shè)項目達標投產(chǎn)檔案管理工作是監(jiān)理工作的一項重要內(nèi)容，貫穿于監(jiān)理工作的全過程。檔案管理的目的，是通過有組織的信息交流、使有關(guān)人

3、員能及時、準確的獲得相應的信息，作為分析、判斷、控制、決策的依據(jù)，也為工程建成后的運行、管理、缺陷修復積累資料。2檔案管理質(zhì)量要求根據(jù)達標投產(chǎn)檔案管理考核標準，檔案管理的質(zhì)量要求如下：2.1文件材料書寫的字跡、載體，清晰、耐久、印章齊全，具有法律效力。2.2工程建設(shè)依據(jù)性文件齊全并保存原件，做到無傳真件、復印件、無圓珠筆書寫。2.3 一般設(shè)備及管線安裝文件整潔完整，無重要空格缺項，重要數(shù)據(jù)涂改蓋有修改章。2.4 主設(shè)備及主要輔助設(shè)備文件資料齊全。2.5工程質(zhì)量監(jiān)督齊全。2.6 整套啟動試運及系統(tǒng)調(diào)試文件齊全、規(guī)范。2.7竣工圖的編制符合規(guī)范，與實際相符。2.8基建未完項目文件（如有未完項目時）

4、齊全。2.9 生產(chǎn)準備與試生產(chǎn)期間的文件齊全。2.10 全部歸檔資料，除能滿足檔案管理的“規(guī)范、齊全、系統(tǒng)、完整”等要求以外，每個項目的技術(shù)資料均能做到：完全符合質(zhì)量體系要求；專業(yè)驗收和簽字齊全；數(shù)據(jù)真實可信、結(jié)論明確；文件最終關(guān)閉；每件歸檔資料均可作為依法行事的可靠依據(jù)性文件。3歸檔范圍3.1監(jiān)理部歸檔范圍凡是監(jiān)理部在大灣水電站項目管理各階段監(jiān)理工作中形成的，反映與工程有關(guān)，具有查考利用價值的各種形式和載體的文件、材料均屬于歸檔范圍。根據(jù)大灣水電工程達標投產(chǎn)考核標準，詳見附表一。3.2所監(jiān)理施工單位歸檔范圍所監(jiān)理施工單位在大灣水電站項目施工工作中形成的，反映與工程有關(guān)的，具有查考利用價值的各

5、種形式和載體的文件、材料均屬于歸檔范圍。根據(jù)國家達標投產(chǎn)標準和籌建處“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)大灣水電站工程項目文件編制、歸檔要求及檔案整理辦法的通知”（糯籌辦20087號）文件要求，具體歸檔范圍及保管期限詳見附表。3.3歸檔范圍劃分按照3.2的標準和要求列出的監(jiān)理及施工單位應歸檔的文件資料范圍，結(jié)合監(jiān)理中心和部門的工作范圍和工作實際將竣工檔案歸檔職責劃分如下：綜合技術(shù)部（1）負責監(jiān)理合同協(xié)議文件資料，負責索賠及支付款報審文件資料，負責變更價格審查、支付審批、索賠處理文件資料，負責主要材料及工程投資計劃、完成報表等檔案文件資料的收集、分類、鑒別、整理。（2）負責各項測量成果及復核文件、外觀、質(zhì)量文件、抽查、檢

6、查記錄文件資料，負責施工質(zhì)量檢查分析評估，施工監(jiān)理工作中記錄監(jiān)理、施工的聲像文件材料等檔案資料的收集、分類、鑒別、整理。（3）負責工程質(zhì)量事故、施工安全事故報告檔案資料的鑒別、收集、整理。（4）負責監(jiān)理部所有已發(fā)文件，負責監(jiān)理周（月、季、年）報檔案資料的收集、整理；負責監(jiān)理檔案的交接管理記錄及信息檔案的收集、整理。機械安裝監(jiān)理部、工地制造監(jiān)理部、電氣安裝監(jiān)理部負責各自部門所監(jiān)理項目監(jiān)理細則、施工及設(shè)備器材供應單位資質(zhì)審核、設(shè)備、材料報審文件資料，負責施工組織設(shè)計、施工方案、施工計劃、施工技術(shù)措施審核、施工進度、延長工期、索賠及付款報審文件資料，負責開（停、復、返）工令、許可證，隱蔽工程、分項、

7、分部、階段檢查驗收報告、記錄文件資料，負責設(shè)計變更、材料、零部件、設(shè)備代用審批文件資料，負責監(jiān)理通知、各種協(xié)調(diào)會議紀要、監(jiān)理工程師令、指示、來往函件、備忘錄，監(jiān)理日志文件資料，負責工程進度計劃、實施、分析統(tǒng)計文件，單元工程檢查及開工（開倉）簽證、工程分部分項質(zhì)量認證、評估文件資料，施工監(jiān)理工作中記錄監(jiān)理、施工的聲像文件材料等檔案資料的收集、分類、鑒別、整理向竣工辦移交工作。4 歸檔時間為達到工程達標投產(chǎn)檔案考核歸檔時間要求，“投產(chǎn)后45天內(nèi)將整理完畢的全部檔案（含竣工圖）向建設(shè)單位移交”，本細則對各部門要求如下：（1）各部門所產(chǎn)生的歸檔資料，如監(jiān)理通知單、協(xié)調(diào)會審紀要、來往函件監(jiān)理日志、監(jiān)理抽

8、檢資料等在自查、自檢后，按季度每季度向監(jiān)理部綜合技術(shù)部移交一次，對在自查、自檢中查出的不符合項要進行整改，待完成整改完全符合歸檔條件后再向竣工辦移交。(2) 各部門的專業(yè)資料立卷，各項目部要按照國家規(guī)范和籌建處糯籌辦20087號文要求組好卷達到預移交要求后向監(jiān)理部綜合技術(shù)部移交。(3) 對照片、影像檔案，要求各部門每月15日前要按要求進行整理后向綜合技術(shù)部移交（其中包含工程形象面貌、質(zhì)量優(yōu)秀照片、質(zhì)量問題照片、安全文明施工照片、管理活動照片）。（4）各部門對所監(jiān)理施工單位已完成竣工驗收的分部工程，要求在完成竣工驗收后的三個月進行移交，否則將予以處罰。(5) 監(jiān)理部各部門在進行竣工檔案資料移交時

9、要辦理相關(guān)移交手續(xù)。5文件歸檔職責劃分5.1 綜合技術(shù)部（1）信息組負責對監(jiān)理部收、發(fā)文處理完成后的初歸檔工作。負責對監(jiān)理部文件資料運轉(zhuǎn)、初歸檔的管理控制工作。負責按照歸檔要求對內(nèi)部文件資料和所有外來文件資料進審核工作。負責對監(jiān)理的施工單位竣工檔案歸檔工作進行考核工作。負責監(jiān)理部所有歸檔文件檔案資料統(tǒng)一歸口進行整理、立卷后向籌建處檔案室移交工作。（2）商務組負責在對所監(jiān)理標段施工單位進行履約檢查的同時也要對其相應的有關(guān)合同方面應歸檔的檔案資料進行檢查。（3）安全環(huán)保組負責對所監(jiān)理標段施工單位的施工安全事故報告檔案資料的鑒別、收集、整理。（4）測量檢測組負責各項測量成果及復核文件、外觀、質(zhì)量文件

10、、抽查、檢查記錄文件資料，負責施工質(zhì)量檢查分析評估，施工監(jiān)理工作中記錄監(jiān)理、施工的聲像文件材料等檔案資料的收集、分類、鑒別、整理。5.2機械安裝監(jiān)理部、工地制造監(jiān)理部、電氣安裝監(jiān)理部負責按歸檔標準和要求對簽收的文件資料在本部門完成處理工作。負責對本部門文件資料在處理過程中的管理控制和處理完成后的歸檔工作。負責按規(guī)定按要求對本部門的發(fā)文定稿進行送印前的審定、檢查、校印、送簽工作，最后送交綜合技術(shù)部信息組完成打印送發(fā)。負責對本部門所產(chǎn)生工程資料的規(guī)范性及應歸檔文件資料的質(zhì)量進行管控工作。負責對本部門檔案資料進行規(guī)范性管理工作。負責將本部門按規(guī)定和要求整理好的竣工檔案資料向監(jiān)理部綜合技術(shù)部移交的工作

11、。負責對本部門所監(jiān)理標段施工單位竣工資料的專業(yè)審核、管理控制及建立檢查、管控工作臺帳工作。負責參加綜合技術(shù)部組織的對所監(jiān)理標段施工單位檔案資料的月、季度、年檢查，并在完成月例行檢查后寫出月檢查通報工作。負責所監(jiān)理標段施工單位最后竣工檔案資料專業(yè)驗收后，簽署專業(yè)審查簽證工作。負責對所監(jiān)理標段施工單位竣工檔案資料歸檔工作進行基礎(chǔ)考核工作。負責協(xié)助監(jiān)理部綜合技術(shù)部做好檔案歸檔管理工作。6文件資料的收集、傳遞6.1 一切工程信息，均以書面形式為準。6.2 凡送監(jiān)理部的文件，都必須經(jīng)監(jiān)理部綜合技術(shù)部簽收，統(tǒng)一填寫文件處理流程卡。填寫項目包括：發(fā)文單位、文件名稱、文號、簽收日期。該處理單連同文件交總（副總

12、）監(jiān)理工程師審閱后，批轉(zhuǎn)至監(jiān)理部有關(guān)部門予以處理。文件的收、發(fā)應錄入計算機存檔。6.3 凡我監(jiān)理部向有關(guān)參建單位發(fā)送的文件（除月報、周報等外），按文件去向分成：(1)長糯機監(jiān)/S02-B：送往業(yè)主有關(guān)部門的文件。(2)長糯機監(jiān)/標段（所監(jiān)標段合同編號）：送往施工承建單位的文件。(3) 監(jiān)理工作聯(lián)系單：為送往業(yè)主、設(shè)計單位或施工承建單位的非正式文件，用于對某些局部、具體事項進行協(xié)凋，提請注意或要求了解、要求配合等用途。所有正式文件在總（副總）監(jiān)審查批準后，由監(jiān)理部綜合技術(shù)部印制、登記、發(fā)送。對監(jiān)理聯(lián)系單，視內(nèi)容性質(zhì)也可由施工監(jiān)理部負責人簽字，由監(jiān)理工程師直接傳遞。6.4 各單位不負有信息管理職能

13、的個人或業(yè)務部門之間傳遞的信息，不能視為代表單位的正式傳輸信息。緊急情況或特殊情況下，必須立即由個人或各單位業(yè)務部門間直接傳輸信息時，事后應盡快按正常程序正式補傳該信息。6.5 除合同文件有專門規(guī)定或業(yè)主另有指示外，業(yè)主各部門對承建單位有關(guān)質(zhì)量的指示、規(guī)定、要求等，都應經(jīng)由監(jiān)理部轉(zhuǎn)發(fā)至承建單位。6.6 除合同文件有專門規(guī)定或業(yè)主另有指示外，承建單位向業(yè)主報送的有關(guān)工程質(zhì)量的文件、表報和要求，都須經(jīng)監(jiān)理單位審核，并轉(zhuǎn)發(fā)，一般情況不得跨越。6.7 監(jiān)理部在收到業(yè)主轉(zhuǎn)發(fā)的設(shè)計文件后，應盡快指派監(jiān)理工程師按照程序進行審核后，并將審核意見上報業(yè)主單位。6.8 監(jiān)理部在收到設(shè)計文件后，應盡快指派監(jiān)理工程師

14、按照操作程序進行審核后，加蓋監(jiān)理審簽章，發(fā)至施工單位執(zhí)行。對施工詳圖，負責審核的監(jiān)理工程師尚應填寫審核登記表。對可能出現(xiàn)的疑問、問題、或差錯，以及建議、意見等，就通過設(shè)計交底會議與設(shè)計單位、施工單位、業(yè)主單位，協(xié)商研究予以解決。6.9 對于工程質(zhì)量事故或質(zhì)量缺陷，承建單位、設(shè)計單位、業(yè)主單位和監(jiān)理部的四方中，不管誰先發(fā)現(xiàn)，都不得隱瞞，應盡快通知其他各方。不管何種原因造成質(zhì)量事故或質(zhì)量缺陷，承建單位應盡快報這事故情況報告或缺陷表報，為事故類型、原因的分析判斷，處理措施研究提供信息。6.10 為確保文件檔案的質(zhì)量，承建單位報送的施工組織設(shè)計、各種報告、文函及各種表報等，應嚴格按照合同要求及監(jiān)理細則

15、以及業(yè)主單位的規(guī)定、通知等文件的要求整理、編制。若文件編制粗糙、資料不全，信息不準或重要內(nèi)容欠缺的，監(jiān)理單位有權(quán)要求補充、增加信息數(shù)量，直至將其退回，重新報送。6.11 監(jiān)理工程師應準確、及時做好監(jiān)理日記、現(xiàn)場旁站記錄，全面收集現(xiàn)場環(huán)境條件、施工單位資源投入（注意各級責任人員在崗情況）、設(shè)備運行情況、施工中存在的問題、以及可能影響施工質(zhì)量、進度的其他事項等信息，并做好必要的分析、加工、交流和存儲工作。6.12 凡需要存儲的文件資料，必須按規(guī)定進行分類，按文件類型編碼建檔存儲。已存儲的文件檔案，應管理有序，便于檢索。7借閱制度為使監(jiān)理部的檔案管理工作下一步工程管理工作服務，發(fā)揮檔案應有的作用，監(jiān)

16、理部對文件資料執(zhí)行借閱制度。（1）各監(jiān)理部門內(nèi)的監(jiān)理人員，需查閱本部門的歸檔材料，在其部門領(lǐng)導批準后均可直接查閱本部門歸檔的文件材料。（2）監(jiān)理人員在查閱和使用其他部門的歸檔材料時，須經(jīng)其部門領(lǐng)導同意，方可辦理借閱。（3）凡借閱檔案的監(jiān)理人員，都應辦理借閱手續(xù)。（4）凡借出檔案資料不得中途轉(zhuǎn)借，退場或休假的監(jiān)理人員，必須把借出檔案歸還，方可辦理退場或休假手續(xù)。（5）檔案借閱者對所借的檔案資料要妥善保管，嚴禁拆卷、抽頁、涂改、圈劃、污損、批注等，嚴禁亂丟、亂放；要保證檔案的安全、完整、潔凈。如發(fā)現(xiàn)借出檔案被人為損害，要追究其責任，嚴肅處理。（6）借出的檔案資料原則上要在一周內(nèi)歸還，如有特殊情況，

17、應在借閱時說明原因，并經(jīng)領(lǐng)導批準方可。8歸檔立卷(1) 綜合技術(shù)部立卷歸檔須嚴格按照籌建處“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)大灣水電站工程項目文件編制、歸檔要求及檔案整理辦法的通知”（糯籌辦20087號）要求執(zhí)行。(2) 做好檔案立卷歸檔工作，各部門首先要做好檔案整理的基礎(chǔ)工作，從收集、重視基礎(chǔ)檔案質(zhì)量做起。(3) 在立卷歸檔前首先要保證檔案資料的齊全，在齊全的基礎(chǔ)上進行分類、整理，在整理的過程中要認真的鑒別，保證所存檔案資料的有價值性。（4）各部門的專業(yè)資料立卷，各項目部要按照國家規(guī)范和籌建處糯籌辦20087號文要求組好卷達到預移交要求后向監(jiān)理部竣工辦移交。 (5) 綜合技術(shù)部對沒有按要求進行整理和經(jīng)檢查不符合初歸

18、檔要求的檔案資料有權(quán)不予以接收。7驗收(1) 監(jiān)理部各部門對準備向竣工辦進行預移交的竣工檔案資料首先要完成自檢、自查，然后向竣工辦移交。(2) 竣工辦負責對監(jiān)理部各部門完成整理的竣工檔案資料進行預移交的審查、驗收。(3) 施工單位如需監(jiān)理對其竣工檔案進行驗收，除了首先做好自查、自檢和完成必要的整改外，還要按籌建處糯籌辦20087號文件要求的程序來完成報驗、簽證工作。(4) 對所監(jiān)理標段施工單位竣工檔案的驗收，監(jiān)理部竣工辦將組織其對應的項目管理部共同完成審驗、驗收工作，共同從專業(yè)審查和歸檔要求審查兩方面對報驗的竣工檔案資料填寫簽審意見。8考核(1)綜合技術(shù)部將一季度組織一次內(nèi)部資料歸檔工作的檢查

19、、考核工作，考核結(jié)果將納入年終對各部門總體考核評分。(2) 綜合技術(shù)部將協(xié)同監(jiān)理部相應的部門，組織對所監(jiān)理標段施工單位的竣工檔案管理工作進行檢查和考核。檢查定于每月510號進行?？己硕ㄓ诿考径饶┑?10號與月檢查合并進行。9罰責(1) 監(jiān)理部任何人離開自己的工作崗位或退場，必須將自己工作范圍內(nèi)的竣工檔案資料向自己的接替人或本部門移交，否則將視情況進行處罰。(2) 監(jiān)理部所有檔案管理人員離開自己的工作崗位或退場，必須將自己的工作向自己工作的接替人進行移交，否則也將視情況進行處罰。(3) 各部門檔案資料必須按規(guī)定和要求完成，對不按要求和規(guī)定完成的，綜合技術(shù)部有權(quán)退回重整同時對此工作作出評價并與部門獎金掛鉤。(4) 各部門對所監(jiān)理施工單位的檔案管理工作也必須有足夠的重視，提到自己本部門監(jiān)理工作的議事日程上來，否則如所監(jiān)理的施工單位被罰款監(jiān)理部被連罰，監(jiān)理部也將對該部門進行處罰。(5) 以上處罰一但成立，綜合技術(shù)部將通知財務從個人工資中扣減。10附則(1) 本辦法由監(jiān)理部綜合技術(shù)部負責解釋。(2) 各部門如需要可根據(jù)本辦法，結(jié)合本部門的實際情況，制定管理