辦公室開展5S的方法及標(biāo)準(zhǔn)

1、 綜合管理部綜合管理部20102010年年8 8月月一、一、5S5S的定義：的定義： 所謂所謂5S5S，是指對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)各生產(chǎn)要素（辦公現(xiàn)場(chǎng)主要是物，是指對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)各生產(chǎn)要素（辦公現(xiàn)場(chǎng)主要是物的要素）所處狀態(tài)不斷進(jìn)行整理、整頓、清掃、清潔和提高的要素）所處狀態(tài)不斷進(jìn)行整理、整頓、清掃、清潔和提高素養(yǎng)的活動(dòng)。由于整理（素養(yǎng)的活動(dòng)。由于整理（SEIRISEIRI）、整頓（）、整頓（SEITONSEITON）、清掃）、清掃（SEISOSEISO）、清潔（）、清潔（SEIKETSUSEIKETSU）、素養(yǎng)（）、素養(yǎng)（SHITSUKESHITSUKE）這五個(gè)）這五個(gè)詞日語(yǔ)的羅馬拼音均以詞日語(yǔ)的羅馬拼音均以

2、“S”S”開頭，因此簡(jiǎn)稱為開頭，因此簡(jiǎn)稱為“5S”5S”。1、整理：、整理：清除工作場(chǎng)所中不需要的一切物品。清除工作場(chǎng)所中不需要的一切物品?！叭绻q豫不決，即可馬如果猶豫不決，即可馬上扔掉。上扔掉?！?、整頓：、整頓：安置所有物件，做到舉手可得。安置所有物件，做到舉手可得?！懊恳晃锛加衅湮恢妹恳晃锛加衅湮恢? 每一每一物件都在其位置上。物件都在其位置上。”3、清掃：、清掃：清潔并根除骯臟的來(lái)源。清潔并根除骯臟的來(lái)源?！巴ㄟ^(guò)本質(zhì)上的清潔（消滅骯臟的根通過(guò)本質(zhì)上的清潔（消滅骯臟的根源）達(dá)到不需要清潔。源）達(dá)到不需要清潔?！?、清潔：、清潔：設(shè)定最佳日常工作程序和標(biāo)準(zhǔn)。設(shè)定最佳日常工作程序和標(biāo)準(zhǔn)

3、?！耙谎鄞_認(rèn)需要解決的問(wèn)題。一眼確認(rèn)需要解決的問(wèn)題?！?、素養(yǎng)：、素養(yǎng)：使使5S變成員工的第二本能。變成員工的第二本能?！靶枰淖月稍缴僭胶谩Ｐ枰淖月稍缴僭胶?。” 定義：定義：區(qū)分必需品和非必需品，現(xiàn)場(chǎng)不放置非必需品區(qū)分必需品和非必需品，現(xiàn)場(chǎng)不放置非必需品目的：目的：改善和增加作業(yè)面積；現(xiàn)場(chǎng)無(wú)雜物，通道通暢，提高工作效率；消除管理上的混放、混改善和增加作業(yè)面積；現(xiàn)場(chǎng)無(wú)雜物，通道通暢，提高工作效率；消除管理上的混放、混料等差錯(cuò)事故；有利于減少庫(kù)存，節(jié)約資金。料等差錯(cuò)事故；有利于減少庫(kù)存，節(jié)約資金。提示：提示：1.1.如果你的工作崗位堆滿了非必需物品如果你的工作崗位堆滿了非必需物品, ,就會(huì)導(dǎo)致

4、你的必需物品無(wú)處擺放就會(huì)導(dǎo)致你的必需物品無(wú)處擺放; ;你可能希望加一張工作臺(tái)（櫥）來(lái)你可能希望加一張工作臺(tái)（櫥）來(lái) 堆放堆放 必需品必需品, ,這樣一來(lái)就造成了浪費(fèi)這樣一來(lái)就造成了浪費(fèi), ,并形成惡性循環(huán)。并形成惡性循環(huán)。2.2.開展整理工作要有決心，不必要的物品應(yīng)斷然地加以處置，該丟的東西決不手軟！需對(duì)開展整理工作要有決心，不必要的物品應(yīng)斷然地加以處置，該丟的東西決不手軟！需對(duì)“留之無(wú)用，棄之留之無(wú)用，棄之可可 惜惜”的觀念予以突破，必須挑戰(zhàn)的觀念予以突破，必須挑戰(zhàn)“好不容易才做出來(lái)的好不容易才做出來(lái)的”、“丟了好浪費(fèi)丟了好浪費(fèi)”、“可能以后還有機(jī)會(huì)用到可能以后還有機(jī)會(huì)用到”等傳統(tǒng)觀等傳統(tǒng)觀

5、 念。念?！罢碚怼币幸小吧釛壣釛墶钡闹腔?！的智慧！必須品：必須品：是指經(jīng)常使用的物品，如果沒(méi)有它就必須購(gòu)入替代品，否則影響正常工作的物品。是指經(jīng)常使用的物品，如果沒(méi)有它就必須購(gòu)入替代品，否則影響正常工作的物品。非必須品：非必須品：一種是使用周期較長(zhǎng)的物品；另一種是對(duì)目前的生產(chǎn)或工作無(wú)任何作用的，需要報(bào)廢的物品。一種是使用周期較長(zhǎng)的物品；另一種是對(duì)目前的生產(chǎn)或工作無(wú)任何作用的，需要報(bào)廢的物品。1 1、整理、整理第四步第四步: :每天循環(huán)整理每天循環(huán)整理第一步第一步: :現(xiàn)場(chǎng)檢查現(xiàn)場(chǎng)檢查第二步第二步: :區(qū)分必需品和區(qū)分必需品和非必需品非必需品第三步第三步: :處理非必需處理非必需品品推行

6、步驟推行步驟 2.2.整頓整頓定義：定義：要的東西依規(guī)定定位、定量擺放整齊，明確標(biāo)示。要的東西依規(guī)定定位、定量擺放整齊，明確標(biāo)示。目的：目的：排除尋找的浪費(fèi)。排除尋找的浪費(fèi)。提示：提示：1.整頓其實(shí)也是研究提高效率的科學(xué)。它研究怎樣才可以立即取得物品，以及如何立即放回原位。整頓其實(shí)也是研究提高效率的科學(xué)。它研究怎樣才可以立即取得物品，以及如何立即放回原位。任意決定物品的存放并不會(huì)讓你的工作速度加快，它會(huì)讓你的尋找時(shí)間加倍。我們必須思考分析任意決定物品的存放并不會(huì)讓你的工作速度加快，它會(huì)讓你的尋找時(shí)間加倍。我們必須思考分析怎樣拿取物品更快，并讓大家能理解這套系統(tǒng)，遵照?qǐng)?zhí)行。怎樣拿取物品更快，并讓

7、大家能理解這套系統(tǒng)，遵照?qǐng)?zhí)行。2.整頓的關(guān)鍵是要做到定位、定品、定量。抓住了上述三個(gè)要點(diǎn)，就可以制作看板，做到目視管整頓的關(guān)鍵是要做到定位、定品、定量。抓住了上述三個(gè)要點(diǎn)，就可以制作看板，做到目視管理，從而提煉出適合本企業(yè)（部門）物品的放置方法，進(jìn)而使該方法標(biāo)準(zhǔn)化。生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)物品的合理，從而提煉出適合本企業(yè)（部門）物品的放置方法，進(jìn)而使該方法標(biāo)準(zhǔn)化。生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)物品的合理擺放使得工作場(chǎng)所一目了然，創(chuàng)造整齊的工作環(huán)境有利于提高工作效率，提高產(chǎn)品質(zhì)量，保障理擺放使得工作場(chǎng)所一目了然，創(chuàng)造整齊的工作環(huán)境有利于提高工作效率，提高產(chǎn)品質(zhì)量，保障生產(chǎn)安全。對(duì)這項(xiàng)工作有專門的研究，又被稱為定置管理，或者被稱為工作

8、地合理布置。生產(chǎn)安全。對(duì)這項(xiàng)工作有專門的研究，又被稱為定置管理，或者被稱為工作地合理布置。3.“整頓整頓”是一門擺放、標(biāo)示的技術(shù)。是一門擺放、標(biāo)示的技術(shù)。推行步驟推行步驟 第一步：第一步：分析現(xiàn)狀：分析現(xiàn)狀：取放物品時(shí)間長(zhǎng)原因取放物品時(shí)間長(zhǎng)原因在于：物品在哪里？叫什么？有多遠(yuǎn)？是否太分散？在于：物品在哪里？叫什么？有多遠(yuǎn)？是否太分散？是否太多？是否用完？必須物品管理狀況如何？物品的名稱、分類、放置等規(guī)范情況調(diào)查？找是否太多？是否用完？必須物品管理狀況如何？物品的名稱、分類、放置等規(guī)范情況調(diào)查？找出問(wèn)題，對(duì)癥下藥。出問(wèn)題，對(duì)癥下藥。 第二步：第二步：物品分類：制定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；確定物品的名稱；標(biāo)示

9、物品名稱。物品分類：制定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；確定物品的名稱；標(biāo)示物品名稱。 第三步：第三步：決定儲(chǔ)存方法（三要素即：地點(diǎn)、方法、標(biāo)識(shí)）決定儲(chǔ)存方法（三要素即：地點(diǎn)、方法、標(biāo)識(shí)）3.3.清掃清掃定義：定義：清除工作場(chǎng)所內(nèi)的臟污，并防止污染的發(fā)生。清除工作場(chǎng)所內(nèi)的臟污，并防止污染的發(fā)生。目的：目的：使不足、缺點(diǎn)顯現(xiàn)出，是品質(zhì)的基礎(chǔ)。使不足、缺點(diǎn)顯現(xiàn)出，是品質(zhì)的基礎(chǔ)。提示：提示：1.經(jīng)過(guò)整理、整頓經(jīng)過(guò)整理、整頓,必需物品處于立即能取到的狀態(tài)必需物品處于立即能取到的狀態(tài),但取出的物品還必須完好可用但取出的物品還必須完好可用,這是清掃最大的這是清掃最大的作用。所以作用。所以,清掃就是對(duì)環(huán)境和設(shè)備的維護(hù)和點(diǎn)檢。清

10、掃就是對(duì)環(huán)境和設(shè)備的維護(hù)和點(diǎn)檢。2.清掃活動(dòng)的重點(diǎn)是必須按照企業(yè)或部門具體情況決定清掃對(duì)象，清掃人員，清掃方法，準(zhǔn)備清掃清掃活動(dòng)的重點(diǎn)是必須按照企業(yè)或部門具體情況決定清掃對(duì)象，清掃人員，清掃方法，準(zhǔn)備清掃器具，實(shí)施清掃的步驟，方能真正起到效果。器具，實(shí)施清掃的步驟，方能真正起到效果。3. 現(xiàn)場(chǎng)在生產(chǎn)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生灰塵、油污、鐵屑、垃圾等，從而使現(xiàn)場(chǎng)變得臟亂。臟亂會(huì)使設(shè)備精度現(xiàn)場(chǎng)在生產(chǎn)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生灰塵、油污、鐵屑、垃圾等，從而使現(xiàn)場(chǎng)變得臟亂。臟亂會(huì)使設(shè)備精度喪失，故障多發(fā)，從而影響產(chǎn)品質(zhì)量，使安全事故防不勝防；臟亂的現(xiàn)場(chǎng)更會(huì)影響人們的工作情緒喪失，故障多發(fā)，從而影響產(chǎn)品質(zhì)量，使安全事故防不勝防；臟

11、亂的現(xiàn)場(chǎng)更會(huì)影響人們的工作情緒因此，必須通過(guò)清掃活動(dòng)來(lái)清除那些雜物，創(chuàng)建一個(gè)明快、舒暢的工作環(huán)境，以保證安全、優(yōu)質(zhì)因此，必須通過(guò)清掃活動(dòng)來(lái)清除那些雜物，創(chuàng)建一個(gè)明快、舒暢的工作環(huán)境，以保證安全、優(yōu)質(zhì)、高效率地工作。、高效率地工作。4.清掃活動(dòng)應(yīng)遵循下列原則：清掃活動(dòng)應(yīng)遵循下列原則：自己使用的物品，如設(shè)備、工具等，要自己清掃，而不要依賴他人，不增加專門的清掃工；自己使用的物品，如設(shè)備、工具等，要自己清掃，而不要依賴他人，不增加專門的清掃工；對(duì)設(shè)備的清掃要著眼于對(duì)設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，清掃設(shè)備要同設(shè)備的點(diǎn)檢和保養(yǎng)結(jié)合起來(lái)；對(duì)設(shè)備的清掃要著眼于對(duì)設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，清掃設(shè)備要同設(shè)備的點(diǎn)檢和保養(yǎng)結(jié)合起來(lái)；清掃的

12、目的是為了改善，當(dāng)清掃過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有油水泄露等異常狀況發(fā)生時(shí)，必須查明原因，并采清掃的目的是為了改善，當(dāng)清掃過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有油水泄露等異常狀況發(fā)生時(shí)，必須查明原因，并采取措施加以排除，不能聽之任之。取措施加以排除，不能聽之任之。推行要領(lǐng)：推行要領(lǐng)：建立清掃責(zé)任區(qū)（室內(nèi)、外）。執(zhí)行例行掃除，清理臟污；調(diào)查污染源，予以杜絕；建立清掃基建立清掃責(zé)任區(qū)（室內(nèi)、外）。執(zhí)行例行掃除，清理臟污；調(diào)查污染源，予以杜絕；建立清掃基準(zhǔn)，作為規(guī)范。準(zhǔn)，作為規(guī)范。4.4.清潔清潔定義：定義：將將3S實(shí)施制度化、規(guī)范化、并維持成果。實(shí)施制度化、規(guī)范化、并維持成果。目的：目的：通過(guò)制度化來(lái)維持成果，并顯現(xiàn)通過(guò)制度化來(lái)維持成果，

13、并顯現(xiàn)“異常異?！敝?。之所在。提示：提示：1.要成為一種制度，必須充分利用創(chuàng)意改善和全面標(biāo)準(zhǔn)化，從而獲得堅(jiān)持和制度化的條件，提要成為一種制度，必須充分利用創(chuàng)意改善和全面標(biāo)準(zhǔn)化，從而獲得堅(jiān)持和制度化的條件，提高工作效率；高工作效率；2.清潔是在整理、整頓、清掃之后，認(rèn)真維護(hù)、保持完善和最佳狀態(tài)。在產(chǎn)品的生產(chǎn)過(guò)程中，清潔是在整理、整頓、清掃之后，認(rèn)真維護(hù)、保持完善和最佳狀態(tài)。在產(chǎn)品的生產(chǎn)過(guò)程中，永遠(yuǎn)會(huì)伴隨著沒(méi)用的物品的產(chǎn)生，這就需要不斷加以區(qū)分，隨時(shí)將它清除，這就是清潔的目的。永遠(yuǎn)會(huì)伴隨著沒(méi)用的物品的產(chǎn)生，這就需要不斷加以區(qū)分，隨時(shí)將它清除，這就是清潔的目的。3. 清潔并不是單純從字面上進(jìn)行理

14、解，它是對(duì)前三項(xiàng)活動(dòng)的堅(jiān)持和深入，從而消除產(chǎn)生安全事清潔并不是單純從字面上進(jìn)行理解，它是對(duì)前三項(xiàng)活動(dòng)的堅(jiān)持和深入，從而消除產(chǎn)生安全事故的根源，創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，使員工能愉快地工作。這對(duì)企業(yè)提高生產(chǎn)效率，改善整故的根源，創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，使員工能愉快地工作。這對(duì)企業(yè)提高生產(chǎn)效率，改善整體的績(jī)效有很大幫助。清潔是一種隨時(shí)隨地的工作，而不是上下班前后的工作。體的績(jī)效有很大幫助。清潔是一種隨時(shí)隨地的工作，而不是上下班前后的工作。推行要領(lǐng)：推行要領(lǐng)： 落實(shí)前面的落實(shí)前面的3S工作；工作； 2.制定目視管理實(shí)施辦法；制定目視管理實(shí)施辦法； 3.制定考評(píng)方法；制定考評(píng)方法； 4.制定獎(jiǎng)懲制度，加

15、強(qiáng)執(zhí)行；制定獎(jiǎng)懲制度，加強(qiáng)執(zhí)行； 5.高層領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常帶頭巡查，以表重視。高層領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常帶頭巡查，以表重視。5.5.素養(yǎng)素養(yǎng)定義：定義：人人依規(guī)定行事，從心態(tài)上養(yǎng)成好習(xí)慣。人人依規(guī)定行事，從心態(tài)上養(yǎng)成好習(xí)慣。目的：目的：養(yǎng)成遵章守紀(jì)的好習(xí)慣。養(yǎng)成遵章守紀(jì)的好習(xí)慣。提示：提示：1.公司應(yīng)向每一位員工灌輸遵守規(guī)章制度、工作紀(jì)律的意識(shí)；此過(guò)程有助于人們養(yǎng)成制定和遵公司應(yīng)向每一位員工灌輸遵守規(guī)章制度、工作紀(jì)律的意識(shí)；此過(guò)程有助于人們養(yǎng)成制定和遵守規(guī)章制度的習(xí)慣。堅(jiān)持不懈地教育、考評(píng)，才能養(yǎng)成良好的習(xí)慣。守規(guī)章制度的習(xí)慣。堅(jiān)持不懈地教育、考評(píng)，才能養(yǎng)成良好的習(xí)慣。2.5S最終是為了提高員工素質(zhì)，養(yǎng)成嚴(yán)格遵守規(guī)

16、章制度的習(xí)慣和作風(fēng)，營(yíng)造團(tuán)隊(duì)精神，這是最終是為了提高員工素質(zhì)，養(yǎng)成嚴(yán)格遵守規(guī)章制度的習(xí)慣和作風(fēng)，營(yíng)造團(tuán)隊(duì)精神，這是5S活動(dòng)的核心。沒(méi)有人員素質(zhì)的提高，各項(xiàng)活動(dòng)就不能順利開展，也不能持續(xù)下去。而員工素質(zhì)活動(dòng)的核心。沒(méi)有人員素質(zhì)的提高，各項(xiàng)活動(dòng)就不能順利開展，也不能持續(xù)下去。而員工素質(zhì)的高低，只能通過(guò)行為來(lái)判斷，所以素養(yǎng)是通過(guò)外在的行為規(guī)范來(lái)引導(dǎo)的。的高低，只能通過(guò)行為來(lái)判斷，所以素養(yǎng)是通過(guò)外在的行為規(guī)范來(lái)引導(dǎo)的。推行要領(lǐng)：推行要領(lǐng)： 持續(xù)推動(dòng)前面持續(xù)推動(dòng)前面5S至習(xí)慣化；至習(xí)慣化； 制訂共同遵守的有關(guān)規(guī)則、規(guī)定；制訂共同遵守的有關(guān)規(guī)則、規(guī)定； 制訂禮儀守則；制訂禮儀守則； 教育培訓(xùn)（新進(jìn)人員強(qiáng)化

17、教育培訓(xùn)（新進(jìn)人員強(qiáng)化5S教育、實(shí)踐）；教育、實(shí)踐）； 推動(dòng)各種精神提升活動(dòng)（早會(huì)、禮貌運(yùn)動(dòng)等）。推動(dòng)各種精神提升活動(dòng)（早會(huì)、禮貌運(yùn)動(dòng)等）。5S5S之間的關(guān)系之間的關(guān)系第第1個(gè)個(gè)S整理整理第第2個(gè)個(gè)S整頓整頓第第3個(gè)個(gè)S清掃清掃第第4個(gè)個(gè)S清潔清潔第第5個(gè)個(gè)S素養(yǎng)素養(yǎng)將要用的東西將要用的東西定位、定量擺定位、定量擺放放區(qū)分區(qū)分“要要”與與“不要不要”的東西，的東西，將不要的物品進(jìn)將不要的物品進(jìn)行清理行清理崗位保持在無(wú)崗位保持在無(wú)垃圾、無(wú)灰塵、垃圾、無(wú)灰塵、干凈整潔的狀干凈整潔的狀態(tài)態(tài)時(shí)時(shí)保持整潔、干凈時(shí)時(shí)保持整潔、干凈養(yǎng)成好習(xí)慣，遵守規(guī)養(yǎng)成好習(xí)慣，遵守規(guī)則則現(xiàn)地現(xiàn)物現(xiàn)地現(xiàn)物辦公環(huán)境的變化辦公環(huán)

18、境的變化只有整理沒(méi)整頓，物品真難找得到；只有整頓沒(méi)整理，無(wú)法取舍亂糟糟；整理整頓沒(méi)清掃，物品使用不可靠；3S效果怎保證？清潔出來(lái)先一招；人人員工素質(zhì)的提升員工素質(zhì)的提升日積月累勤改善，公司管理水平高。二、 辦公室開展5S的重要性 辦公室是企業(yè)進(jìn)行行政與管理工作的場(chǎng)所，它每天都辦公室是企業(yè)進(jìn)行行政與管理工作的場(chǎng)所，它每天都接觸內(nèi)部和外部顧客，是公司對(duì)內(nèi)對(duì)外的窗口，代表公司接觸內(nèi)部和外部顧客，是公司對(duì)內(nèi)對(duì)外的窗口，代表公司的形象，這就要求辦公室內(nèi)的工作必須保證有效果和有效的形象，這就要求辦公室內(nèi)的工作必須保證有效果和有效率地完成。而實(shí)施率地完成。而實(shí)施5S5S是辦公室提高效率的重要方法。是辦公室提

19、高效率的重要方法。 辦公室的工作過(guò)程和生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的生產(chǎn)過(guò)程是一樣的，辦公室的工作過(guò)程和生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的生產(chǎn)過(guò)程是一樣的，所有的辦公室和生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)都有輸入和輸出活動(dòng)。在辦公室所有的辦公室和生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)都有輸入和輸出活動(dòng)。在辦公室實(shí)施實(shí)施5S5S的過(guò)程可以讓管理人員能更好的理解的過(guò)程可以讓管理人員能更好的理解5S5S的內(nèi)涵，有的內(nèi)涵，有利于生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施利于生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施5S5S取得成功。所以，取得成功。所以，5S5S管理不但適應(yīng)生管理不但適應(yīng)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)也同樣適應(yīng)辦公室的管理產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)也同樣適應(yīng)辦公室的管理三、辦公室三、辦公室5S5S活動(dòng)方向活動(dòng)方向 辦公室實(shí)施辦公室實(shí)施5S5S的目標(biāo)主要的目標(biāo)主要是提高辦公室是提高辦公

20、室工作人員的工工作人員的工作效率，塑造作效率，塑造一個(gè)清爽明凈一個(gè)清爽明凈的工作場(chǎng)所，的工作場(chǎng)所，其活動(dòng)方向?yàn)椋浩浠顒?dòng)方向?yàn)椋汗ぷ鳂?biāo)準(zhǔn)化、簡(jiǎn)單化工作標(biāo)準(zhǔn)化、簡(jiǎn)單化資料標(biāo)準(zhǔn)格式化、共有化資料標(biāo)準(zhǔn)格式化、共有化業(yè)務(wù)的精簡(jiǎn)與效率化業(yè)務(wù)的精簡(jiǎn)與效率化 每天工作內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)程每天工作內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)程序（什么時(shí)間按什么程序序（什么時(shí)間按什么程序完成哪些工作）完成哪些工作） 各種各種資料現(xiàn)資料現(xiàn)已形成已形成標(biāo)準(zhǔn)格標(biāo)準(zhǔn)格式化式化（各種（各種文件、文件、通知、通知、通報(bào)等）通報(bào)等）但是否但是否共有化？共有化？包括書包括書面材料面材料和電子和電子材料材料不必要的不產(chǎn)生價(jià)值的業(yè)務(wù)能精簡(jiǎn)的精簡(jiǎn)不必要的不產(chǎn)生價(jià)值的業(yè)務(wù)能精簡(jiǎn)的精

21、簡(jiǎn)能合并的合并能合并的合并 實(shí)現(xiàn)效率化實(shí)現(xiàn)效率化 四、辦公室開展四、辦公室開展5S5S的內(nèi)容的內(nèi)容1 1、將不要的東西丟棄；減少總帳、表格、工具的數(shù)將不要的東西丟棄；減少總帳、表格、工具的數(shù)量，量，消除不必要的混亂消除不必要的混亂 過(guò)期的資過(guò)期的資料、無(wú)用料、無(wú)用的表格、的表格、不能使用不能使用的工具要的工具要堅(jiān)決消除，堅(jiān)決消除，需要的東需要的東西要以最西要以最低限度還低限度還能保證正能保證正常工作的常工作的限量存放，限量存放，所用的東所用的東西多了，西多了，節(jié)約就拋節(jié)約就拋在腦后了。在腦后了。是否有這是否有這種感覺？種感覺？用哪支用哪支 用哪種用哪種？2 2、把所有文件（包括電子文件）、工具

22、進(jìn)行分類并按類別確定保存這些物、把所有文件（包括電子文件）、工具進(jìn)行分類并按類別確定保存這些物品的方法。品的方法。所有的文件（包括所有的文件（包括電子文件）都要入電子文件）都要入夾，每個(gè)文件夾都夾，每個(gè)文件夾都要有標(biāo)識(shí)要有標(biāo)識(shí) ？?jī)蛇叺膬蛇叺奈募奈募姆N最易種最易尋找？尋找？要與不要物品的判斷標(biāo)準(zhǔn)要與不要物品的判斷標(biāo)準(zhǔn)序號(hào)物品使用的頻率處理的方法存放地點(diǎn)1用不到的物品（不能用、不再用）清除廢品存放區(qū)2半年到1年使用1次的物品遠(yuǎn)離工作區(qū)放倉(cāng)庫(kù)或柜中32個(gè)月到半年使用一次的物品遠(yuǎn)離工作區(qū)放倉(cāng)庫(kù)或柜中41個(gè)月使用1-2次的物品工作區(qū)集中存放做好標(biāo)識(shí)、集中存放5每周使用1次的物品工作區(qū)集中存放做好標(biāo)

23、識(shí)、集中存放6每日使用1次的物品離工作人員較近存放放桌臺(tái)上7每小時(shí)都使用的物品離工作人員最近存放帶在身上或放桌臺(tái)上3 3、責(zé)任區(qū)劃分、責(zé)任區(qū)劃分 將辦公室劃分成不同的區(qū)域，確定相應(yīng)的責(zé)任人，做到將辦公室劃分成不同的區(qū)域，確定相應(yīng)的責(zé)任人，做到“事事有人做，物物有人管事事有人做，物物有人管”（針（針對(duì)較大的辦公室）。同時(shí)應(yīng)將責(zé)任者的姓名、工作內(nèi)容及工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明示，對(duì)較大的辦公室）。同時(shí)應(yīng)將責(zé)任者的姓名、工作內(nèi)容及工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明示，將分工表張貼，將分工表張貼，避免吃大鍋飯避免吃大鍋飯注意事項(xiàng)：注意事項(xiàng)：自己的事情盡量自己去做，如自己的電腦、桌子、椅子、文件、垃圾桶要自己整理自己的事情盡量自己去做

24、，如自己的電腦、桌子、椅子、文件、垃圾桶要自己整理公用物品要明確責(zé)任人，如墻壁、天花板、地面、暖壺、布告欄、衛(wèi)生潔具等公用物品要明確責(zé)任人，如墻壁、天花板、地面、暖壺、布告欄、衛(wèi)生潔具等對(duì)于各種物品要明確開展對(duì)于各種物品要明確開展5S活動(dòng)的作業(yè)內(nèi)容、頻率、標(biāo)準(zhǔn)活動(dòng)的作業(yè)內(nèi)容、頻率、標(biāo)準(zhǔn)序號(hào)作業(yè)對(duì)象個(gè)人每天作業(yè)內(nèi)容值日（人）集體開展5S內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)1桌、椅每天下午下班后桌椅歸位、整理桌面上各種資料檢查桌椅、資料全部歸位2地面去除桌子周圍的污垢清掃地面每周五衛(wèi)生大掃除清理死角3墻壁、天花板、門窗、玻璃每周五衛(wèi)生大掃除去除污垢、灰塵、蜘蛛網(wǎng) 5S 5S分工職責(zé)表分工職責(zé)表（只是一個(gè)例子）（只是一個(gè)例子）

25、 辦公室的定置管理主要包括：辦公室的整辦公室的定置管理主要包括：辦公室的整體定置、辦公室局部定置。體定置、辦公室局部定置。 首先辦公室要有一個(gè)整體定置管理圖，該首先辦公室要有一個(gè)整體定置管理圖，該圖要將辦公室的主要物品，如辦公桌、文件柜圖要將辦公室的主要物品，如辦公桌、文件柜及其它設(shè)備等的位置標(biāo)示出。及其它設(shè)備等的位置標(biāo)示出。 其次辦公室局部的定置管理內(nèi)容包括：文其次辦公室局部的定置管理內(nèi)容包括：文件資料的定置、公用物品的定置、抽屜內(nèi)部的件資料的定置、公用物品的定置、抽屜內(nèi)部的定置、清掃工具的定置、辦公桌桌面的定置等。定置、清掃工具的定置、辦公桌桌面的定置等。4 4、定置管理、定置管理 注意：

26、注意：根據(jù)實(shí)際情況較小的辦公室可以將各根據(jù)實(shí)際情況較小的辦公室可以將各種物品的定置在定置圖上體現(xiàn)，但是對(duì)于較種物品的定置在定置圖上體現(xiàn)，但是對(duì)于較大的辦公室，只需將主要物品定置即可大的辦公室，只需將主要物品定置即可舉例：綜合管理部部長(zhǎng)辦公室定置圖舉例：綜合管理部部長(zhǎng)辦公室定置圖部長(zhǎng)層以上辦公室定置圖以此為標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)部長(zhǎng)層以上辦公室定置圖以此為標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)辦公室實(shí)際情況進(jìn)行合理定置。辦公室實(shí)際情況進(jìn)行合理定置。部長(zhǎng)部長(zhǎng)副部長(zhǎng)副部長(zhǎng)例：綜合管理部例：綜合管理部208辦公室定置圖辦公室定置圖備注：各辦公室根據(jù)實(shí)際情況，較小的辦公室可以將各種物品的定置在定置圖上體現(xiàn)，但是對(duì)備注：各辦公室根據(jù)實(shí)際情況，較

27、小的辦公室可以將各種物品的定置在定置圖上體現(xiàn)，但是對(duì)于較大的辦公室，只需將主要物品定置即可于較大的辦公室，只需將主要物品定置即可 ；垃圾桶及矮柜隱藏在桌面下面，同樣要求擺放；垃圾桶及矮柜隱藏在桌面下面，同樣要求擺放一致。一致。5S5S辦公室物品及家具配備標(biāo)準(zhǔn)（暫定，具體以專題文件為準(zhǔn)）辦公室物品及家具配備標(biāo)準(zhǔn)（暫定，具體以專題文件為準(zhǔn)）物品職級(jí)文件柜沙發(fā)茶幾會(huì)議桌桌面文件架電話垃圾筐打印機(jī)白板衣架地圖產(chǎn)品掛畫總經(jīng)理211132111視需求2視需求黨委書記211132111視需求2視需求品牌經(jīng)理211132111視需求2視需求常務(wù)副總211132111視需求2視需求副總經(jīng)理211132111視需

28、求2視需求分公司經(jīng)理111132111視需求2視需求分公司副經(jīng)理111022101視需求1視需求職能部門部長(zhǎng)111022101視需求1視需求科長(zhǎng)科員0000121科室共用0視需求0視需求p地面物品定置標(biāo)準(zhǔn)地面物品定置標(biāo)準(zhǔn)1、標(biāo)識(shí)尺寸：用20mm寬*65mm長(zhǎng)的淺藍(lán)色即時(shí)貼進(jìn)行標(biāo)識(shí)，定置線與物品相距1厘米2、標(biāo)識(shí)制作方法：第一步：將現(xiàn)有40mm*130mm標(biāo)識(shí)130mm尺寸對(duì)折剪開，變成40mm*65mm第二步：將對(duì)折后40mm*65mm的40mm尺寸對(duì)折剪開，變成20mm*65mm第三步：將對(duì)折后的標(biāo)識(shí)重疊粘貼完成地面定置標(biāo)識(shí)的制作3、標(biāo)識(shí)張貼要求：地面物品定置線與物品的距離為10mm 10m

29、m地面地面物品物品個(gè)別物品可以采用投影的方式定置,例如暖水瓶、水杯等非矩形物品，采用投影的方式便于目視化表示表示暖水暖水瓶把瓶把的方的方向向p桌面物品定置標(biāo)準(zhǔn)桌面物品定置標(biāo)準(zhǔn)1、標(biāo)識(shí)尺寸：用10mm寬、33mm長(zhǎng)的淺藍(lán)色即時(shí)貼進(jìn)行標(biāo)識(shí)，定置線與物品相距5mm；2、標(biāo)識(shí)制作方法： ：第三步：將鼠標(biāo)標(biāo)識(shí)對(duì)疊水杯標(biāo)識(shí)完成第二步：剪下鼠標(biāo)標(biāo)識(shí)完成第一步：將現(xiàn)有40mm*130mm標(biāo)識(shí)如圖三角折疊第五步：將對(duì)折后的標(biāo)識(shí)重疊粘貼完成桌面定置標(biāo)識(shí)的制作第四步：將對(duì)折后20mm*32.5mm的20mm尺寸對(duì)折剪開，變成10mm*32.5mm第三步：將對(duì)折后40mm*32.5mm的40mm尺寸對(duì)折剪開，變成20

30、mm*32.5mm第二步：將對(duì)折后40mm*65mm的65mm尺寸對(duì)折剪開，變成40mm*32.5mm第一步：將現(xiàn)有40mm*130mm標(biāo)識(shí)130mm尺寸對(duì)折剪開，變成40mm*65mm3、標(biāo)識(shí)張貼要求：桌面物品定置線與物品的距離為5mm 有鼠標(biāo)墊鼠標(biāo)定置標(biāo)準(zhǔn)無(wú)鼠標(biāo)墊鼠標(biāo)定置標(biāo)準(zhǔn)水杯定置標(biāo)準(zhǔn)5mm桌面桌面物品物品p大型辦工桌物品擺放定置標(biāo)準(zhǔn)（部長(zhǎng)級(jí)以上，使用辦公桌辦公的人員）大型辦工桌物品擺放定置標(biāo)準(zhǔn)（部長(zhǎng)級(jí)以上，使用辦公桌辦公的人員） 備注：桌面只允許有電話、電腦、文件架、臺(tái)歷、茶杯、及一些臨時(shí)文件。備注：桌面只允許有電話、電腦、文件架、臺(tái)歷、茶杯、及一些臨時(shí)文件。p普通工位物品擺放定置標(biāo)準(zhǔn)

31、（普通員工）普通工位物品擺放定置標(biāo)準(zhǔn)（普通員工） 備注：桌面只允許有電話、備注：桌面只允許有電話、電腦、文件架、茶杯、及電腦、文件架、茶杯、及一些臨時(shí)文件。一些臨時(shí)文件。6 6、門牌標(biāo)識(shí)、門牌標(biāo)識(shí)p辦公室門牌更新：辦公室門牌更新：更新現(xiàn)有的辦公室門牌，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，部長(zhǎng)室、經(jīng)理室的門牌上要體現(xiàn)部長(zhǎng)和經(jīng)理的名字。p狀態(tài)提示卡：狀態(tài)提示卡：在職能部門部長(zhǎng)、分公司經(jīng)理、營(yíng)銷公司副總等有審批權(quán)限人員的辦公室門牌上設(shè)計(jì)狀態(tài)提示卡，分出差、外出、會(huì)議、工作中、四種提示卡，方便其他員工了解領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)向，提高工作效率。p工位卡：工位卡：在員工工位上設(shè)計(jì)安裝工位卡，注明該工位的職能崗位、在崗人員姓名、聯(lián)系方式，便于管理

32、以及提高工效。員工卡片安放于工位外側(cè)員工卡片安放于工位外側(cè)領(lǐng)導(dǎo)卡片安放在辦公室門口領(lǐng)導(dǎo)卡片安放在辦公室門口工位卡拆卸方便，可隨時(shí)更工位卡拆卸方便，可隨時(shí)更換卡片內(nèi)容。換卡片內(nèi)容。 營(yíng)銷公司副總經(jīng)理營(yíng)銷公司副總經(jīng)理Marketing CompanyVice-General Manger工作中工作中綜合管理部綜合管理部部長(zhǎng)部長(zhǎng)邢連軍邢連軍綜合管理部綜合管理部副部長(zhǎng)副部長(zhǎng)趙可趙可綜合管理科綜合管理科行政主管行政主管五、辦公室開展五、辦公室開展5S5S活動(dòng)的技巧活動(dòng)的技巧1 1、為簡(jiǎn)化操作和促進(jìn)管理，開展、為簡(jiǎn)化操作和促進(jìn)管理，開展“以一為榮以一為榮”的活動(dòng)的活動(dòng)一套文具一套文具/ /工具工具 盡量減

33、少文具和工具，每人最多一套。對(duì)于使用頻盡量減少文具和工具，每人最多一套。對(duì)于使用頻率不高的文具，辦公室人員可以共用一套。率不高的文具，辦公室人員可以共用一套。一個(gè)地點(diǎn)一個(gè)地點(diǎn) 把文件集中存放在一個(gè)地方，這樣做將會(huì)減少你自把文件集中存放在一個(gè)地方，這樣做將會(huì)減少你自認(rèn)為必須的文件數(shù)量。而電子文件管理時(shí)，必須有一種認(rèn)為必須的文件數(shù)量。而電子文件管理時(shí)，必須有一種能夠系統(tǒng)性的方法來(lái)給文件命名，以便每個(gè)人能夠理解能夠系統(tǒng)性的方法來(lái)給文件命名，以便每個(gè)人能夠理解文件名的表示方法并在文件名的表示方法并在3030秒鐘就可以找到需要的文件。秒鐘就可以找到需要的文件。一份文件一份文件 只保留一份文件的原稿，不要

34、有很多文件副本。如果有只保留一份文件的原稿，不要有很多文件副本。如果有可能的話，把所有文件存在電腦里?？赡艿脑?，把所有文件存在電腦里。一分鐘電話一分鐘電話 在拿起話筒之前，綜合一下你的思想和問(wèn)題。在談話的在拿起話筒之前，綜合一下你的思想和問(wèn)題。在談話的時(shí)候力求用語(yǔ)簡(jiǎn)潔和準(zhǔn)確地表達(dá)出自己地思想。如果有可能時(shí)候力求用語(yǔ)簡(jiǎn)潔和準(zhǔn)確地表達(dá)出自己地思想。如果有可能的話，盡量在一分鐘內(nèi)與對(duì)方說(shuō)的話，盡量在一分鐘內(nèi)與對(duì)方說(shuō)“再見再見”一天內(nèi)處理完畢一天內(nèi)處理完畢 事情當(dāng)天內(nèi)處理完畢會(huì)大大減少滯后的工作數(shù)量，縮短事情當(dāng)天內(nèi)處理完畢會(huì)大大減少滯后的工作數(shù)量，縮短處理工作的時(shí)間，減少文件所報(bào)閱部門的數(shù)量和簽字人的

35、數(shù)處理工作的時(shí)間，減少文件所報(bào)閱部門的數(shù)量和簽字人的數(shù)量，消滅文件滯留，把入和出和未處理的文件盒制作的盡量量，消滅文件滯留，把入和出和未處理的文件盒制作的盡量小。確保每天兩次檢查小。確保每天兩次檢查“電子郵件電子郵件”信箱，并盡一切可能立信箱，并盡一切可能立刻回復(fù)郵件。刻回復(fù)郵件。2 2、開展、開展“3030秒找文件活動(dòng)秒找文件活動(dòng)” 為了提高企業(yè)辦公室員工的工作效率，有必要開展為了提高企業(yè)辦公室員工的工作效率，有必要開展“3030秒找文件活秒找文件活動(dòng)動(dòng)”。首先，將企業(yè)的資料（包括電子文件）歸檔、定位并做好標(biāo)識(shí)；其。首先，將企業(yè)的資料（包括電子文件）歸檔、定位并做好標(biāo)識(shí)；其次，按一定的時(shí)間間

36、隔對(duì)文件資料進(jìn)行整理、清掃，文件夾內(nèi)只保留有用次，按一定的時(shí)間間隔對(duì)文件資料進(jìn)行整理、清掃，文件夾內(nèi)只保留有用的文件，并且將文件夾的文件資料按一定的排序方法進(jìn)行排序；第三，做的文件，并且將文件夾的文件資料按一定的排序方法進(jìn)行排序；第三，做好文件資料借閱標(biāo)識(shí)，做到誰(shuí)都能一眼就看出是誰(shuí)借走了文件；最后，開好文件資料借閱標(biāo)識(shí)，做到誰(shuí)都能一眼就看出是誰(shuí)借走了文件；最后，開展展“3030秒找文件活動(dòng)秒找文件活動(dòng)”競(jìng)賽。競(jìng)賽。3 3、開展、開展“椅子歸位椅子歸位”活動(dòng)活動(dòng) 辦公室工作的人員，要隨著辦公室工作的人員，要隨著5S5S的不斷深入和推進(jìn)，逐漸養(yǎng)成良好的工的不斷深入和推進(jìn)，逐漸養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，從

37、而使辦公室成為清潔明朗的工作場(chǎng)所。為了做到這一點(diǎn)，可以作習(xí)慣，從而使辦公室成為清潔明朗的工作場(chǎng)所。為了做到這一點(diǎn)，可以開展類似開展類似“椅子歸位椅子歸位”的活動(dòng)，逐漸讓員工從身邊的點(diǎn)點(diǎn)滴滴做起，隨著的活動(dòng)，逐漸讓員工從身邊的點(diǎn)點(diǎn)滴滴做起，隨著這種活動(dòng)的開展和深入，就能為企業(yè)塑造一支高效的工作團(tuán)隊(duì)。這種活動(dòng)的開展和深入，就能為企業(yè)塑造一支高效的工作團(tuán)隊(duì)。4 4、開展、開展“辦公室辦公室”掃除活動(dòng)掃除活動(dòng) 辦公室的掃除活動(dòng)包括日常和定期掃除。首先，要確定日常掃除和辦公室的掃除活動(dòng)包括日常和定期掃除。首先，要確定日常掃除和定期掃除的分類，哪些掃除是需要日常進(jìn)行的，哪些掃除是需要定期進(jìn)定期掃除的分類，哪些掃除是需要日常進(jìn)行的，哪些掃除是需要定期進(jìn)行的。日常掃除可以行的。日常掃除可以“每天每天5S5S工作工作”或或“每天每天1010分鐘活動(dòng)分鐘活動(dòng)5S”5S”的形式進(jìn)的形式進(jìn)行；定期掃除可以每星期或每月進(jìn)行。辦公室集體掃除時(shí)，辦公室領(lǐng)導(dǎo)行；定期掃除可以每星期或每月進(jìn)行。辦公室集體掃除時(shí)，辦公室領(lǐng)導(dǎo)要身體力行，帶頭進(jìn)行掃除。要身體力行，帶頭進(jìn)行掃除。5 5、成立定期檢查制度、成立定期檢查制度 各后勤部