城市學(xué)院秘書學(xué)秘書工作

1、第五講：秘書工作的規(guī)律與方法第五講：秘書工作的規(guī)律與方法 第一節(jié)第一節(jié): :秘書工作的一般規(guī)律秘書工作的一般規(guī)律 第二節(jié)第二節(jié): :秘書工作的特殊規(guī)律秘書工作的特殊規(guī)律 第三節(jié)第三節(jié): :對(duì)立統(tǒng)一規(guī)律對(duì)立統(tǒng)一規(guī)律 第四節(jié)：秘書的職業(yè)守則第四節(jié)：秘書的職業(yè)守則 第五節(jié)：秘書的思維方法第五節(jié)：秘書的思維方法 第六節(jié)：秘書的工作方法第六節(jié)：秘書的工作方法第一節(jié)第一節(jié): :秘書工作的一般規(guī)律秘書工作的一般規(guī)律一、秘書工作一般規(guī)律的揭示一、秘書工作一般規(guī)律的揭示 秘書在主輔配合中近身綜合輔助與領(lǐng)秘書在主輔配合中近身綜合輔助與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)服務(wù)需要相適應(yīng)規(guī)律導(dǎo)對(duì)秘書公務(wù)服務(wù)需要相適應(yīng)規(guī)律二、秘書工作一般規(guī)

2、律的運(yùn)用二、秘書工作一般規(guī)律的運(yùn)用1 1把握目標(biāo)把握目標(biāo) 2 2加深理解加深理解 3 3配合協(xié)調(diào)配合協(xié)調(diào) 4 4增強(qiáng)素質(zhì)增強(qiáng)素質(zhì)第二節(jié)第二節(jié): :秘書工作的特殊規(guī)律秘書工作的特殊規(guī)律一、秘書工作的發(fā)展規(guī)律一、秘書工作的發(fā)展規(guī)律1 1、工作體制與社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展相適、工作體制與社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展相適應(yīng)應(yīng)2 2、職業(yè)化發(fā)展與社會(huì)分工相適應(yīng)、職業(yè)化發(fā)展與社會(huì)分工相適應(yīng)3 3、職能與領(lǐng)導(dǎo)權(quán)利分配體制相適應(yīng)、職能與領(lǐng)導(dǎo)權(quán)利分配體制相適應(yīng)二、秘書專項(xiàng)職能活動(dòng)規(guī)律二、秘書專項(xiàng)職能活動(dòng)規(guī)律1 1、經(jīng)常性工作的規(guī)范化、程序化、科學(xué)化規(guī)、經(jīng)常性工作的規(guī)范化、程序化、科學(xué)化規(guī)律律2 2、秘書知識(shí)、能力、素質(zhì)與其職能要求相

3、適、秘書知識(shí)、能力、素質(zhì)與其職能要求相適應(yīng)規(guī)律應(yīng)規(guī)律3 3、領(lǐng)導(dǎo)立意與秘書忠實(shí)、完整、準(zhǔn)確表達(dá)相、領(lǐng)導(dǎo)立意與秘書忠實(shí)、完整、準(zhǔn)確表達(dá)相一致的寫作規(guī)律一致的寫作規(guī)律第三節(jié)第三節(jié): :對(duì)立統(tǒng)一規(guī)律對(duì)立統(tǒng)一規(guī)律一、事務(wù)與政務(wù)一、事務(wù)與政務(wù)二、被動(dòng)與主動(dòng)二、被動(dòng)與主動(dòng)三、綜合性與專業(yè)性三、綜合性與專業(yè)性四、維持與適應(yīng)四、維持與適應(yīng)五、聽命與勸諫五、聽命與勸諫六、宣傳與保密六、宣傳與保密七、謀劃與執(zhí)行七、謀劃與執(zhí)行八、全面與重點(diǎn)八、全面與重點(diǎn)九、規(guī)范性與隨機(jī)性九、規(guī)范性與隨機(jī)性十、間接性與直接性十、間接性與直接性案例案例- -協(xié)調(diào)工作要到位協(xié)調(diào)工作要到位 一次，中央一位領(lǐng)導(dǎo)同志到南方某省視察，原一次，中

4、央一位領(lǐng)導(dǎo)同志到南方某省視察，原計(jì)劃要到位于該省計(jì)劃要到位于該省c c市的一座大型水電站看看，后因市的一座大型水電站看看，后因故取消。負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)這次活動(dòng)的省委辦公廳秦主故取消。負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)這次活動(dòng)的省委辦公廳秦主任由于工作忙，未能親自將領(lǐng)導(dǎo)同志視察水電站活任由于工作忙，未能親自將領(lǐng)導(dǎo)同志視察水電站活動(dòng)臨時(shí)取消之事告訴前衛(wèi)車有關(guān)人員，而只是托人動(dòng)臨時(shí)取消之事告訴前衛(wèi)車有關(guān)人員，而只是托人轉(zhuǎn)告。次日車隊(duì)到達(dá)轉(zhuǎn)告。次日車隊(duì)到達(dá)c c市時(shí)，前衛(wèi)車直奔電站，脫離市時(shí)，前衛(wèi)車直奔電站，脫離了車隊(duì)。事后了解，才知道前衛(wèi)車人員沒接到已取了車隊(duì)。事后了解，才知道前衛(wèi)車人員沒接到已取消視察電站的通知。消視察電站

5、的通知。案例分析第四節(jié)：秘書的職業(yè)守則 職業(yè)守則，是指同人們的職業(yè)活動(dòng)緊密聯(lián)系，而具有自身職業(yè)特征的行為規(guī)范。 （一）守職 守職要走出三個(gè)誤區(qū)： 1. 守職就是秘書圓滿完成領(lǐng)導(dǎo)吩咐的事或明文規(guī)定的事。 2. 守職就是要求秘書角色弱化。 3. 守職就是秘書要一概“唯上是從”。 （1） 作為秘書，不要輕易懷疑領(lǐng)導(dǎo)指令的正確性。 （2） 對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)明顯的失誤和疏漏，秘書應(yīng)以適當(dāng)?shù)姆绞浇o予提醒。 （3） 秘書無權(quán)更改上級(jí)的指令 （二）守實(shí)（二）守實(shí) 1.1.秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和單位要忠誠。秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和單位要忠誠。 2.2.秘書要在工作中堅(jiān)持秘書要在工作中堅(jiān)持 不唯上，只唯實(shí)不唯上，只唯實(shí) 。 3.3.做事要踏實(shí)

6、，辦事要認(rèn)真。做事要踏實(shí)，辦事要認(rèn)真。 （三）守信（三）守信 守信就是要講信用，就是通過遵守諾言，實(shí)踐成約來贏守信就是要講信用，就是通過遵守諾言，實(shí)踐成約來贏得他人的信賴和尊重。得他人的信賴和尊重。 1 1商定的事情不宜多變，切忌給人反復(fù)無常的感覺。商定的事情不宜多變，切忌給人反復(fù)無常的感覺。 2 2工作中不要輕易許諾。工作中不要輕易許諾。 3 3要守信就要做到守約。要守信就要做到守約。 4 4守信還要做到守時(shí)。守信還要做到守時(shí)。 （四）守禮 禮:是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中約定俗成的一種共同崇高的規(guī)范形式。 主要分兩部分：規(guī)范自身形式的禮，稱為禮儀規(guī)范對(duì)他人態(tài)度和行為的禮，稱為禮貌。 1.秘書要注意修

7、飾自己的儀表。 2.秘書要學(xué)會(huì)待人接物的應(yīng)酬禮儀。 3.秘書要學(xué)習(xí)并掌握各種常見的儀式。 4.秘書要能制作規(guī)范的禮儀類文書。 5.秘書要懂得迎來送往。 6.秘書還要懂得對(duì)外交往的風(fēng)俗禮儀。 （五）守密 思想上重視，行動(dòng)上要嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律和制度，謹(jǐn)防密從口出、密從文出、密從本出。 秘書工作守則十字請(qǐng)記牢：秘書工作守則十字請(qǐng)記牢： 守職守職 守實(shí)守實(shí) 守信守信 守禮守禮 守密守密第五節(jié)：秘書的思維方法第五節(jié)：秘書的思維方法 一、一、 一般思維方法的運(yùn)用一般思維方法的運(yùn)用（一）邏輯思維方法的運(yùn)用（一）邏輯思維方法的運(yùn)用1 1、歸納推理：由個(gè)別到一般、歸納推理：由個(gè)別到一般2 2、演繹推理：從一般到

8、個(gè)別、演繹推理：從一般到個(gè)別3 3、直接推理：以一個(gè)判斷為前提，推出結(jié)論、直接推理：以一個(gè)判斷為前提，推出結(jié)論4 4、類比推理：從一些屬性相同推出另一些屬性也、類比推理：從一些屬性相同推出另一些屬性也相同相同5 5、因果推理：從某些現(xiàn)象的變化推出現(xiàn)象之間的、因果推理：從某些現(xiàn)象的變化推出現(xiàn)象之間的因果聯(lián)系。因果聯(lián)系。（二）形象思維和靈感思維（二）形象思維和靈感思維1 1、形象思維：通過感性形象把握事物的狀態(tài)、形象思維：通過感性形象把握事物的狀態(tài)2 2、靈感思維：是一種突發(fā)性思維，也叫直覺、靈感思維：是一種突發(fā)性思維，也叫直覺或頓悟或頓悟（三）其他思維：發(fā)散思維法、生疑提問法（三）其他思維：發(fā)散

9、思維法、生疑提問法等等二、特殊思維方法二、特殊思維方法（一）秘書選擇思維層次的方法（一）秘書選擇思維層次的方法1 1、秘書與領(lǐng)導(dǎo)的同層次思維、秘書與領(lǐng)導(dǎo)的同層次思維2 2、秘書與領(lǐng)導(dǎo)的不同層次思維、秘書與領(lǐng)導(dǎo)的不同層次思維3 3、秘書的多層次思維、秘書的多層次思維（二）秘書選擇思維角度的方法（二）秘書選擇思維角度的方法1 1、本位思維、本位思維2 2、換位思維、換位思維3 3、多角度思維、多角度思維（三）秘書把握思維節(jié)奏的方法（三）秘書把握思維節(jié)奏的方法1 1、同步思維、同步思維2 2、超前思維、超前思維3 3、繼后思維、繼后思維發(fā)散思維教你解放智慧發(fā)散思維教你解放智慧 有一天，牧師正在家里準(zhǔn)

10、備布道用的材料，不料，有一天，牧師正在家里準(zhǔn)備布道用的材料，不料，他的小兒子卻一直吵鬧不休。牧師靈機(jī)一動(dòng)，從雜志上撕他的小兒子卻一直吵鬧不休。牧師靈機(jī)一動(dòng)，從雜志上撕下一頁地圖，撕成碎片，對(duì)小兒子說：寶貝，地圖被弄壞下一頁地圖，撕成碎片，對(duì)小兒子說：寶貝，地圖被弄壞了，你要是能把它拼好，我就給你兩美圓。小孩子高高興了，你要是能把它拼好，我就給你兩美圓。小孩子高高興興接過了那些碎片。牧師長(zhǎng)吁一口氣說，現(xiàn)在好了，可以興接過了那些碎片。牧師長(zhǎng)吁一口氣說，現(xiàn)在好了，可以安心工作了！安心工作了！ 不料，沒到十分鐘他的小兒子就回來了：不料，沒到十分鐘他的小兒子就回來了：“爸爸，給我那兩吧。爸爸，給我那兩吧

11、?！蹦翈熆吹侥菑埰春玫牡貓D，大惑牧師看到那張拼好的地圖，大惑不解：怎么會(huì)這么快就拼好了呢？不解：怎么會(huì)這么快就拼好了呢？ 小兒子神氣地把剛剛粘好的地圖翻過來：看，地圖背后小兒子神氣地把剛剛粘好的地圖翻過來：看，地圖背后是一位明星的畫像！我不熟悉要拼的地圖，但是如果這個(gè)是一位明星的畫像！我不熟悉要拼的地圖，但是如果這個(gè)明星的畫像正確，地圖就肯定也是正確的！明星的畫像正確，地圖就肯定也是正確的！ 牧師拿出兩美圓，說：對(duì)啊。只要人是正確的，那么牧師拿出兩美圓，說：對(duì)啊。只要人是正確的，那么他的世界就一定也是正確的！謝謝你給我提供了講道的材他的世界就一定也是正確的！謝謝你給我提供了講道的材料！料！ 如

12、果我們沿著固有的思路，認(rèn)真地投入到支離破碎的地如果我們沿著固有的思路，認(rèn)真地投入到支離破碎的地圖碎片中去，肯定會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間，事倍功半。而牧師的圖碎片中去，肯定會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間，事倍功半。而牧師的小兒子只是在開工之前多想了一小步，于是發(fā)現(xiàn)了地圖背小兒子只是在開工之前多想了一小步，于是發(fā)現(xiàn)了地圖背后的秘密。后的秘密。 三、三、 秘書思維能力的培養(yǎng)與創(chuàng)新秘書思維能力的培養(yǎng)與創(chuàng)新（一）思維依據(jù)的把握（一）思維依據(jù)的把握1 1、思維規(guī)范性依據(jù)把握、思維規(guī)范性依據(jù)把握2 2、思維具體依據(jù)的把握、思維具體依據(jù)的把握（二）秘書思維的訓(xùn)練（二）秘書思維的訓(xùn)練1 1、業(yè)務(wù)思維的訓(xùn)練、業(yè)務(wù)思維的訓(xùn)練2 2、模擬領(lǐng)導(dǎo)

13、思維訓(xùn)練、模擬領(lǐng)導(dǎo)思維訓(xùn)練3 3、歸納分析經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的思維訓(xùn)練、歸納分析經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的思維訓(xùn)練4 4、領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書思維的訓(xùn)練和引導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書思維的訓(xùn)練和引導(dǎo)（三）秘書思維的發(fā)展與創(chuàng)新（三）秘書思維的發(fā)展與創(chuàng)新 秘書的創(chuàng)新思維：秘書的創(chuàng)新思維：1 1、在綜合中創(chuàng)新、在綜合中創(chuàng)新2 2、在適變中創(chuàng)新、在適變中創(chuàng)新3 3、在探索中創(chuàng)新、在探索中創(chuàng)新第六節(jié)：秘書的工作方法第六節(jié)：秘書的工作方法一、一、 秘書工作方法與管理實(shí)踐秘書工作方法與管理實(shí)踐（一）秘書工作方法與組織管理（一）秘書工作方法與組織管理1 1、組織目標(biāo)為秘書選用工作方法指明方向、組織目標(biāo)為秘書選用工作方法指明方向2 2、組織規(guī)范為秘書選用

14、工作方法的提供依、組織規(guī)范為秘書選用工作方法的提供依據(jù)據(jù)3 3、組織需要是秘書選擇工作方法的基礎(chǔ)、組織需要是秘書選擇工作方法的基礎(chǔ)4 4、組織管理方法適用與秘書工作、組織管理方法適用與秘書工作（二）秘書工作方法與領(lǐng)導(dǎo)工作（二）秘書工作方法與領(lǐng)導(dǎo)工作1 1、為領(lǐng)導(dǎo)工作作鋪墊的工作、為領(lǐng)導(dǎo)工作作鋪墊的工作2 2、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作擴(kuò)展延伸的方法、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作擴(kuò)展延伸的方法3 3、為領(lǐng)導(dǎo)工作代勞的方法、為領(lǐng)導(dǎo)工作代勞的方法4 4、伴隨領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)的方法、伴隨領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)的方法5 5、領(lǐng)導(dǎo)與秘書主輔配合的一體化、領(lǐng)導(dǎo)與秘書主輔配合的一體化（三）秘書工作方法與社會(huì)發(fā)展（三）秘書工作方法與社會(huì)發(fā)展1 1、在實(shí)踐中形

15、成，受實(shí)踐的檢驗(yàn)、在實(shí)踐中形成，受實(shí)踐的檢驗(yàn)2 2、在運(yùn)用中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中探索、在運(yùn)用中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中探索3 3、在探索中創(chuàng)新，再創(chuàng)新中求欲、在探索中創(chuàng)新，再創(chuàng)新中求欲 （四）秘書工作的（四）秘書工作的 四個(gè)轉(zhuǎn)變四個(gè)轉(zhuǎn)變 實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn) 四個(gè)轉(zhuǎn)變四個(gè)轉(zhuǎn)變 ： 1.1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；策； 2.2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息； 3.3.從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)：從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)： 4.4.從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。這四個(gè)轉(zhuǎn)從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。這四個(gè)轉(zhuǎn)變其實(shí)是對(duì)秘書人

16、員提出了更高的要求，即秘書變其實(shí)是對(duì)秘書人員提出了更高的要求，即秘書工作應(yīng)該向著綜合處理信息、主動(dòng)服務(wù)與科學(xué)化工作應(yīng)該向著綜合處理信息、主動(dòng)服務(wù)與科學(xué)化管理的方向發(fā)展，而這也是發(fā)達(dá)國家秘書工作的管理的方向發(fā)展，而這也是發(fā)達(dá)國家秘書工作的特點(diǎn)。特點(diǎn)。 （五）秘書工作的六個(gè)強(qiáng)調(diào) 1.強(qiáng)調(diào)調(diào)查研究工作 2.強(qiáng)調(diào)信息工作 3.強(qiáng)調(diào)信訪工作 4.強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)工作 5.強(qiáng)調(diào)督察工作 6.強(qiáng)調(diào)黨務(wù)、政務(wù)服務(wù)工作二二 、秘書應(yīng)掌握的領(lǐng)導(dǎo)方法、秘書應(yīng)掌握的領(lǐng)導(dǎo)方法（一）秘書與基本領(lǐng)導(dǎo)方法（一）秘書與基本領(lǐng)導(dǎo)方法1 1、基本領(lǐng)導(dǎo)方法、基本領(lǐng)導(dǎo)方法2 2、秘書對(duì)基本領(lǐng)導(dǎo)方法的理解、秘書對(duì)基本領(lǐng)導(dǎo)方法的理解要自覺維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)

17、核心、領(lǐng)導(dǎo)集體的團(tuán)結(jié)、穩(wěn)定和權(quán)威、嚴(yán)格要求要自覺維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)核心、領(lǐng)導(dǎo)集體的團(tuán)結(jié)、穩(wěn)定和權(quán)威、嚴(yán)格要求自己。自己。要密切聯(lián)系群眾。要密切聯(lián)系群眾。要注重信息的收集處理與綜合分析要注重信息的收集處理與綜合分析要實(shí)事求是，務(wù)必求真。要實(shí)事求是，務(wù)必求真。要有在實(shí)踐中不斷開拓進(jìn)取的精神要有在實(shí)踐中不斷開拓進(jìn)取的精神（二）秘書與行政方法、法律方法、經(jīng)濟(jì)方法和調(diào)查研（二）秘書與行政方法、法律方法、經(jīng)濟(jì)方法和調(diào)查研究方法等。究方法等。三、三、 秘書具體業(yè)務(wù)的工作方法秘書具體業(yè)務(wù)的工作方法（一）秘書協(xié)調(diào)方法（一）秘書協(xié)調(diào)方法1 1、溝通協(xié)調(diào)方法、溝通協(xié)調(diào)方法2 2、變通協(xié)調(diào)方法、變通協(xié)調(diào)方法3 3、融合協(xié)調(diào)方法

18、、融合協(xié)調(diào)方法4 4、法規(guī)協(xié)調(diào)方法、法規(guī)協(xié)調(diào)方法5 5、計(jì)劃協(xié)調(diào)方法、計(jì)劃協(xié)調(diào)方法6 6、程序協(xié)調(diào)方法、程序協(xié)調(diào)方法7 7、會(huì)稿協(xié)調(diào)方法、會(huì)稿協(xié)調(diào)方法8 8、會(huì)商協(xié)調(diào)方法、會(huì)商協(xié)調(diào)方法（二）秘書監(jiān)督檢查方法（二）秘書監(jiān)督檢查方法（三）秘書信息溝通方法（三）秘書信息溝通方法1 1、秘書與領(lǐng)導(dǎo)溝通方法、秘書與領(lǐng)導(dǎo)溝通方法2 2、秘書與職能部門溝通方法、秘書與職能部門溝通方法（四）秘書公文撰擬方法（四）秘書公文撰擬方法（五）秘書工作進(jìn)程調(diào)度方法（五）秘書工作進(jìn)程調(diào)度方法1 1、abcabc分類處理方法分類處理方法2 2、一氣呵成與分段進(jìn)行相結(jié)合的方法、一氣呵成與分段進(jìn)行相結(jié)合的方法3 3、統(tǒng)籌計(jì)劃方法、統(tǒng)籌計(jì)劃方法（六）秘書工作時(shí)間調(diào)度方法（六）秘書工作時(shí)間調(diào)度方法1 1、計(jì)劃使用時(shí)間方法、計(jì)劃使用時(shí)間方法2 2、彈