文秘工作培訓(xùn)-日常事務(wù)管理-楊緒龍-XXXX816

1、目 錄會議室及車輛預(yù)定辦公用品采購與管理 辦公環(huán)境用章管理報銷流程辦公環(huán)境01一、 辦公室環(huán)境格局設(shè)計 任務(wù)情境 某公司準(zhǔn)備在上海開辦一個銷售分公司，租用了某寫字樓其中的一層大廳，秘書小張接到了布置辦公室的任務(wù)。對于一層大廳的格局需要重點考慮的是該公司的產(chǎn)品需要一塊兩百平米的展區(qū)，同時還要合理布置正副經(jīng)理的辦公區(qū)、接待區(qū)、銷售部、財務(wù)部。小張將整個一層大廳設(shè)計為當(dāng)今很流行的全開放式辦公室和半開放式辦公室，大廳的前半部區(qū)域用作產(chǎn)品展廳，大廳后半?yún)^(qū)域作為銷售分公司的辦公區(qū)，每個區(qū)域都使用能站立并能夠移動的間隔物來分隔，沒有門，所有人的工作都能清楚可見。 思考：這樣的辦公環(huán)境布局是否妥當(dāng)可行？一 、

2、辦公室環(huán)境格局設(shè)計（一）辦公室環(huán)境 硬環(huán)境：建筑設(shè)計、室內(nèi)空氣、光線、顏色、 辦公設(shè)備等 軟環(huán)境：辦公室的工作氣氛、人員的素養(yǎng)、 團體凝聚力等一、辦公室環(huán)境格局設(shè)計（二）辦公室布局1.開放式辦公室一、辦公室環(huán)境格局設(shè)計(1)開放式布局的優(yōu)點 建筑成本的降低。 空間利用率的增加。 重新布局的靈活性。 易于溝通，便于交流。 易于管理。 容易集中化服務(wù)及共享辦公設(shè)備。一、辦公室環(huán)境格局設(shè)計(2)開放式布局的缺點 缺乏單獨辦公的機會。 不容易集中精力。 很難進(jìn)行機密性工作。 噪聲太大。一、辦公室環(huán)境格局設(shè)計2.封閉式辦公室一、辦公室環(huán)境格局設(shè)計(1)封閉式辦公室的優(yōu)點 比較安全，便于鎖門。 可以保證工

3、作的機密性。 易于員工集中注意力，專心致志于細(xì)致和專業(yè)的工作。 保護私人空間，易于保護隱私。(2)封閉式辦公室的缺點 建筑成本高，隔墻、門、走廊等占用空間多并要裝修。 難以監(jiān)督員工的活動。 難以進(jìn)行溝通。員工被分隔開，易感覺孤獨。（三）辦公室布置的原則 1 1、有利于溝通、有利于溝通 2 2、便于監(jiān)督、便于監(jiān)督 3 3、協(xié)調(diào)、舒適、協(xié)調(diào)、舒適（四）辦公室結(jié)構(gòu)和布局需要考慮的因素(1)職工的人數(shù)。人數(shù)多，需要的空間就大，費用也要增加。(2)購買或租用的面積。面積越大，費用也越高。(3)機構(gòu)的建制和辦公空間的分類。如需要多少個部室。(4)組織經(jīng)營的性質(zhì)或內(nèi)容。 (5)便于部門間的工作聯(lián)系，以確?？?/p>

4、學(xué)有效地實施工作流程，減少或避免不必要的重復(fù)與浪費。如將業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)、相銜接的部門安排近鄰，減少工作人員和文件流動的次數(shù)和距離。(6)辦公室的間隔方式應(yīng)符合工作的需要和保密的需要。如開放式辦公室的設(shè)計能增強人們的交流，而封閉式辦公室的設(shè)計則易于保密。(7)走廊、樓梯、通道的寬窄要適宜暢通，符合安全需要，并安排好公用區(qū)域。(8)辦公室隨組織的發(fā)展變化也要變更，需要具有靈活性。二、辦公室環(huán)境優(yōu)化 劉經(jīng)理在外面忙了整整一上午，分別與幾家客戶談了新產(chǎn)品分銷的相關(guān)事宜，吃過了午飯，他打算回公司看看還有什么重要的事情需要他最后拍板。剛一推開公司的門，一股刺鼻的氣味讓他臉色一下子難看了起來，他忍住了沒發(fā)脾氣，

5、再往前走，經(jīng)過一道回廊，以前一直亮著的燈怎么今天沒亮。他把秘書小張喊來，問他氣味的事。小張解釋說中午吃工作餐的時候，大家叫來的外賣有當(dāng)下最流行的地方小吃，氣味雖難聞，不過味道卻很好，聞到的氣味大概是這些小吃散發(fā)出來的。劉經(jīng)理叫小張停下手中其他一切事情，處理掉這難聞的氣味，并叫小張把辦公室的燈都打開，今天下午先把辦公室環(huán)境搞好了，再做其他的事情。 思考：公司辦公室的環(huán)境都出現(xiàn)了哪些問題，應(yīng)該如何處理？二、辦公室環(huán)境優(yōu)化（一）改善辦公室環(huán)境的辦法1.辦公室的綠化2. 空氣的優(yōu)化(1)溫度?？諝鉁囟鹊母叩蛯θ说氖孢m和健康影響很大。辦公室的溫度冬天一般在2022，夏季在2325之間為最宜。(2)濕度。

6、(3)清潔度。(4)流動速度。3.光線的優(yōu)化 辦公室內(nèi)要有適當(dāng)?shù)恼彰鳎员Ｗo工作人員的視力。4、色調(diào)的優(yōu)化暖色調(diào)：紅、橙、黃冷色調(diào)：綠、藍(lán)、紫中間色：黑、白、灰二、辦公室環(huán)境優(yōu)化（二）辦公室色彩搭配三、辦公室環(huán)境維護與安全管理 秘書小張每天上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理得干干凈凈，同時她也主動清潔整理自己常用的復(fù)印機、打印機、飲水機、檔案柜、公用書架等。每當(dāng)她看到復(fù)印紙零亂堆積，公用字典扔在窗臺，廢紙裝滿了沒人倒，她都及時做些清潔整理工作，以維護辦公環(huán)境的整潔。 秘書小王每天都認(rèn)真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書器、文件夾以及專用電話等都擺放有序。下班前也將辦公桌收拾得

7、干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清理和維護公用區(qū)域，也常將公用資源如電話號碼本、打孔機、檔案夾等鎖進(jìn)自己的辦公桌，常常讓別人找不到，從而影響了工作。三、辦公室環(huán)境維護與安全管理 秘書小李上班匆匆忙忙，接待室的窗臺布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當(dāng)當(dāng)，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西找，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。自己的辦公桌都沒有管理清楚，更無暇顧及他處。 思考：上述三位秘書的辦公室環(huán)境維護與管理能力如何？三、辦公室環(huán)境維護與安全管理一、辦公室日常維護的內(nèi)容 1、辦公空間 2、辦公桌椅 3、辦公用品 4、計算機等自動化辦公設(shè)備。二、辦公室的安全隱患及處理辦

8、公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患：1 1、地、墻、天花板、門、窗中的隱患；、地、墻、天花板、門、窗中的隱患；2 2、光線、通風(fēng)、噪音、溫度、通道隱患；、光線、通風(fēng)、噪音、溫度、通道隱患；3 3、辦公家具隱患；、辦公家具隱患；4 4、辦公設(shè)備及操作隱患；、辦公設(shè)備及操作隱患；5 5、工作中大意造成傷害的隱患；、工作中大意造成傷害的隱患；6 6、工作中大意造成泄密的隱患；、工作中大意造成泄密的隱患；7 7、火災(zāi)隱患、火災(zāi)隱患四、文秘在5s中的作用上班后的細(xì)瑣工作：1、開窗通風(fēng)透氣 2、整理室內(nèi)的花卉植物 枯葉3、整理辦公桌和茶幾上的物件 4、調(diào)節(jié)室內(nèi)溫度和濕度 5、檢查審視墻壁和柜架上的飾物、書

9、籍資料是否端正 6、將報刊雜志堆放排列整齊，準(zhǔn)備好各類辦公用品，將日歷翻到當(dāng)天 下班前：當(dāng)天的文件擺放好，辦公桌上要收拾干凈整齊，不推放文件材料。 下班后關(guān)閉所有辦公設(shè)備，切斷主電源，關(guān)好門窗，確認(rèn)無誤后，鎖門離開辦公室 。日常辦公室：保證辦公設(shè)施、抽屜、柜筒文件柜等的標(biāo)識物品擺放要合理規(guī)劃，容易尋找；物品擺放要整齊 。辦公場所保持清潔。每日整理，將不需要的物品清除，將需用的物品妥善放置。四、文秘在5s中的作用會議室及車輛預(yù)定02一、會議室使用管理使用原則：使用原則： 先登記，后使用 先客戶，后內(nèi)部 按登記預(yù)約先后順序使用 遇公司級緊急或重要會議，部門讓位于公司使用。使用表單：使用表單：會議室

10、預(yù)約使用申請表二、車輛使用管理 使用原則：（1）集中管理，統(tǒng)一調(diào)度；（2）誰管理，誰負(fù)責(zé)；誰使用，誰負(fù)責(zé)。（3）先緊急，后一般；先上級，后下級；先工作任務(wù)、接待任務(wù)，后一般事項。 使用表單： 用車申請表二、車輛使用管理 使用原則：（1）集中管理，統(tǒng)一調(diào)度；（2）誰管理，誰負(fù)責(zé)；誰使用，誰負(fù)責(zé)。（3）先緊急，后一般；先上級，后下級；先工作任務(wù)、接待任務(wù)，后一般事項。 使用表單：辦公用品采購管理03 辦公用品是每一個機關(guān)單位日常工作的必需品，它用量大、更換頻繁、品種繁多，如果不加強管理，將會造成不必要的浪費。 （一）辦公用品類別：（一）辦公用品類別： 一般機關(guān)單位的辦公用品主要有以下幾個大類：辦公

11、用品辦公用品類別類別 文具 紙張 常用耗材 小工具 一、辦公用品采購、發(fā)放 一、辦公用品采購一、辦公用品采購 （二）辦公用品采購流程：（二）辦公用品采購流程： （三）辦公用品訂購方式（三）辦公用品訂購方式辦公用品辦公用品訂購方式訂購方式 直接去商店購買 傳真訂購 網(wǎng)上訂購 電話訂購 大多數(shù)的日常辦公用品都可以通過電話從供應(yīng)商處訂購。 不論采用哪種訂購方式，秘書人員一定要保留一張購貨訂單，收到貨物時，要將實物與訂單一一核對，以防出錯。 二、驗收入庫二、驗收入庫 對采購回來的辦公用品秘書人員有責(zé)任仔細(xì)核對數(shù)量，檢查質(zhì)量，要認(rèn)真登記用品的品名、規(guī)格、等級、產(chǎn)地、牌號、數(shù)量、價格、出廠日期等內(nèi)容，做到

12、賬目清楚、賬實相符，以備今后工作中核對查找。 采購人員要根據(jù)收到的貨物填寫入庫單，庫房人員要簽字表示貨物進(jìn)庫。 三、保管三、保管 對辦公用品的保管硬從實際出發(fā)，根據(jù)用品的特點、性能、質(zhì)地、保管要求來選擇存放地點和存放設(shè)備。 庫存保管注意事項： 1儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全，減少丟失，儲藏需要的面積取決于單位對所需物品儲存量的大小。 2各類物品要清楚地貼上標(biāo)簽，標(biāo)示類別和存放地，以便能迅速找到物品。 3新物品置于舊物品的下面或后面，先來的物品先發(fā)出去，這保證物品不會因過期而不得不銷毀。 4體積大、分量重的物品放在最下面，以減少從架子上取物時發(fā)生事故的危險。 5小的物品、常用的物品，如訂書釘盒

13、，應(yīng)放在較大物品的前面，以便于看見和領(lǐng)取。 6要經(jīng)常檢查庫房的溫濕度、通風(fēng)隔熱防火防水措施，防止霉、蟲、鼠等各種有害因素的侵蝕。 7儲藏辦公用品的房間應(yīng)有良好的照明，以便容易找到物品。四、領(lǐng)用或發(fā)放四、領(lǐng)用或發(fā)放 應(yīng)根據(jù)有關(guān)部門的計劃提前備好用品，根據(jù)實際情況采用領(lǐng)用和發(fā)放相結(jié)合的方式，保證辦公用品能夠及時、有效地發(fā)揮作用。 領(lǐng)用物品要做好以下三方面的工作：審核物品領(lǐng)用申請表 1無論何人領(lǐng)取辦公用品，都必須填寫物品領(lǐng)用申請表，務(wù)必要填清楚領(lǐng)用物品的名稱與數(shù)量。 發(fā)放物品 2依據(jù)物品領(lǐng)用申請表中注明的名稱與數(shù)量發(fā)放辦公用品，發(fā)放的物品名稱與數(shù)量必須與申請表中一致，不得任意增加或減少。 更新庫存記

14、錄，備案清單 3 物品發(fā)放后，秘書必須及時更新庫存記錄，記下新的余數(shù)，以便能夠及時掌握物品的供應(yīng)狀況。 庫存記錄可以用手工記錄在一連串的庫存記錄卡片上，或者在計算機中使用庫存控制軟件包、電子表格或數(shù)據(jù)庫。庫存參考號：項目：單位：最大庫存量：最小庫存量：再訂貨量：日期接收發(fā)放接收的數(shù)量發(fā)票號供應(yīng)商發(fā)放數(shù)量申請?zhí)栴I(lǐng)用者余額 庫存記錄卡 鐘苗剛剛成為辦公室秘書的時候，在管理辦公室物品時曾經(jīng)手忙腳亂：同事急著要復(fù)印明天參展的資料，卻發(fā)現(xiàn)儲物間中復(fù)印紙已所剩無幾；每次購買辦公用品時，不知道到底該買多少才能既夠用又不造成閑置；還有的同事三天兩頭來領(lǐng)同一種物品后來，鐘苗認(rèn)真學(xué)習(xí)了有關(guān)庫存管理的相關(guān)知識，為每

15、類辦公用品制作了庫存控制卡，加強了辦公用品的管理和監(jiān)督，成為辦公設(shè)備和辦公用品庫房的好管家，深得好評。點評：秘書必須認(rèn)真管理辦公室里的設(shè)備和各種用品，以保證工作的需要，這就要求要維持一個良好有效的庫存系統(tǒng)，辦公用品的訂購、接收與管理的各個環(huán)節(jié)都離不開庫存控制。一個科學(xué)的庫存系統(tǒng)能夠有效地幫助秘書做好辦公設(shè)備與用品的管理工作。一、辦公設(shè)備管理的主要內(nèi)容一、辦公設(shè)備管理的主要內(nèi)容 秘書主要在以下方面進(jìn)行管理和督促： 1.建立專人使用、專人負(fù)責(zé)保管的責(zé)任制 二、常用辦公設(shè)備的管理2.建立辦公設(shè)備的檔案登記制度，保證有關(guān)資料的完備。 有關(guān)機器設(shè)備的說明書、維修單和發(fā)票等資料都要妥善保管，以備后用。損耗

16、、報廢、添置等都應(yīng)有賬可查，防止因混亂而造成的浪費或資產(chǎn)流失。3.應(yīng)協(xié)助上司制定機器設(shè)備使用的操作規(guī)范，平時嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用，或督促員工規(guī)范操作。 4.平時注意機器設(shè)備的保養(yǎng)環(huán)境，發(fā)現(xiàn)故障及時檢修。 二、電腦、傳真機、復(fù)印機等大件的辦公設(shè)備使用二、電腦、傳真機、復(fù)印機等大件的辦公設(shè)備使用注意事項注意事項1打印機使用注意事項 (1)打印機的安放要合適，周圍空間充足。 (2)經(jīng)常保持打印機的清潔和環(huán)境清潔 (3)較長時間不用打印機時，應(yīng)把電源線拔下來 (4)使用針式打印機時，為了防止對打印頭的損害，沒有紙或色帶時，不要打開打印機 (5)激光打印機的感光鼓在整個激光打印過程中起著重要作用，價錢也

17、較高，因而要注意保養(yǎng)。2.傳真機使用傳真機使用注意事項 (1)一定要用匹配的、標(biāo)準(zhǔn)化的交流電源插頭和插座 (2)避免陽光的直射和灰塵的侵害 (3)放置于水平平穩(wěn)的工作臺上 秘書初萌在銷毀文件時險些發(fā)生意外。當(dāng)她俯身將需要銷毀的文件放入碎紙機時，沒想到胸前的絲巾被卷入碎紙機，她當(dāng)機立斷切斷了電源，雖然毀了一條絲巾，但保證了自己的安全。 點評：操作辦公設(shè)備時一定要多加留意，注意安全!三、如何合理調(diào)配和利用辦公資源1. （1）制定合理的調(diào)配計劃：根據(jù)有關(guān)開支規(guī)定、）制定合理的調(diào)配計劃：根據(jù)有關(guān)開支規(guī)定、現(xiàn)有庫存、輕重緩急、逐項作出調(diào)配計劃，計劃要有現(xiàn)有庫存、輕重緩急、逐項作出調(diào)配計劃，計劃要有預(yù)見性

18、和合理性，并注意在工作中不斷調(diào)整滿足辦公預(yù)見性和合理性，并注意在工作中不斷調(diào)整滿足辦公需要。需要。 （2）保證重點物品的使用對工作性質(zhì)重要的部門）保證重點物品的使用對工作性質(zhì)重要的部門實行傾斜政策。實行傾斜政策。2. 建立辦公資源運行檔案建立辦公資源運行檔案(購買信息、維修合同、購買信息、維修合同、 操操作指南、所有資源情況列表、基本信息、日志記錄和作指南、所有資源情況列表、基本信息、日志記錄和故障登記故障登記)3. 管理辦公資源的注意事項管理辦公資源的注意事項(及時更新記錄及時更新記錄 按規(guī)定清按規(guī)定清退辦公用品、設(shè)備掌握人員流動情況退辦公用品、設(shè)備掌握人員流動情況)用章管理04一、印章的作

19、用一、印章的作用 印章是權(quán)力的象征和職能的標(biāo)志印章是權(quán)力的象征和職能的標(biāo)志印章的作用印章的作用 權(quán)威作用 信用作用 法律作用 權(quán)威：權(quán)威： 只有加蓋印章的公文才可據(jù)以執(zhí)行只有加蓋印章的公文才可據(jù)以執(zhí)行 信用：信用： 空說無憑，立字為據(jù)。但是空說無憑，立字為據(jù)。但是“立字立字”還是還是不足取信于人，蓋章才更能讓人信得過。不足取信于人，蓋章才更能讓人信得過。 法律：法律： 在有關(guān)文件上蓋章，代表單位署名，也就在有關(guān)文件上蓋章，代表單位署名，也就意味著要對文件內(nèi)容承擔(dān)法律責(zé)任。意味著要對文件內(nèi)容承擔(dān)法律責(zé)任。二、印章的種類二、印章的種類v機關(guān)印章機關(guān)印章v專用印章專用印章v簽名章（分為領(lǐng)導(dǎo)人簽名章和個人名章簽名章（分為領(lǐng)導(dǎo)人簽名章和個人名章）v戳記戳記一、機關(guān)印章：一、機關(guān)印章： 又叫行政印章，是按有關(guān)規(guī)定由上級或主管機關(guān)頒又叫行政印章，是按有關(guān)規(guī)定由上級或主管機關(guān)頒發(fā)使用的代表一定職權(quán)、承擔(dān)一定義務(wù)的印章。如：發(fā)使用的代表一定職權(quán)、承擔(dān)一定義務(wù)的印章。如：“xx縣縣xx鄉(xiāng)人民政府鄉(xiāng)人民政府”、“xx省省xx公司公司”等。等。二、專用印章：二、專用印章： 是為了履行某一專項專項職責(zé)而刻制，并是為了履行某一專項專項職責(zé)而刻制，并在專門領(lǐng)域內(nèi)使用的印章。如