時間管理——企業(yè)最大的財富之源

1、歡迎共閱時間管理一一企業(yè)最大的財富之源作者:章哲、北風 來源：總裁雜志 日期：2002-12-08 點擊:411欄目主持人：？看過了中國足球隊在世界杯上的三場比賽，大家終于看到了中國足球與世界水平的差距，不得不感嘆，技不如人，用一個字來概括就是活兒太糙中國企業(yè)面對跨國公司的情形也大抵如此，很多企業(yè)的老總雖然嘴上很強 硬：我們不怕跨國公司，但不可否認的是，我們實力不如別人，我們的管 ; I理還太 糙；尤其細節(jié)管理。時間管理就是企業(yè)管理當中的一個財富的大 漏斗，但我們很多企業(yè)視而不見。今天，我們和著名培訓專家章哲、總裁 雜志社記者北風一起來討論有關(guān)企業(yè)最大的財富之源-時間管理的問題。| 一I j企

2、業(yè)培訓師？?捷案例：從由租車司機的份錢看經(jīng)理們每天的份錢歡迎共閱在各個城市由差，經(jīng)常聽由租車司機講他們自己的關(guān)于份錢的故事。在北京，一個由租車司機每月要向公司繳納的管理費及各項稅費加在一起是4500-6000元錢，這也就是由租車司機們每月的份錢。就按4500元來算,假如司機每月工作三十天，那么司機每天的份錢是150元，如果每天的油錢、餐費及其他與工作有關(guān)的花費是100元，也就是說，一個司機每天至少拉活250元，才能不虧本，拉活 300元，才能賺50元。% 3I :如果司機有一天在家休息，那么當天150元錢的份錢就一分沒換到，第二X I天的份錢就成了 300元錢，加上油錢等費用，他如果還想賺錢，

3、他就得達到500元的收入，怎么實現(xiàn)呢，就要在平時每天工作 10小時或12小時的 基礎(chǔ)上把工作時間翻番，但這是不可能的，于是，損失一天時間的司機就 虧損了一天的份錢。|1 丫1I,1 二; 八E I在企業(yè)里，企業(yè)的老總和中層經(jīng)理們實際上都承擔著企業(yè)的或多或少的營 收目標，正如由租車司機一樣，經(jīng)理們每月、每天甚至每小時的時間都是 非常昂貴的，它必須要換由最低的份錢。對一個每月目標銷售額為 100萬元的經(jīng)理來說，他每 10分鐘的時間價值是950元，這就是這個經(jīng)理每 10分鐘的份錢。如果他不能賺到這個份錢，歡迎共閱對他和企業(yè)而言，就是虧損份錢為什么換不由來，？時間財富是怎樣浪費掉的？?總裁：每10分鐘

4、，對經(jīng)理來說，就是 950元甚至9500元的份錢，但是，經(jīng)理們每天的時間是在真正賺自己的份錢嗎。經(jīng)理們的10分鐘、10分鐘的財富，在企業(yè)里大量地、悄悄地浪費著，而且，更可怕的是，大家 都習以為常。我們在企業(yè)里經(jīng)常能看到這些問題；X I; I1、？?電話又響了，急事的、請示的、投訴的、朋友聊天的都是不得不接的電話?？墒?，手頭上正在寫的一個計劃，一個上午了，還沒寫幾個 字2、？?馬拉松式的會議已經(jīng)開了兩天了，還沒有什么結(jié)果。會上你進來他由;去，東一句西一句，說著說著就跑題了。有的人在會上長篇大論、表揚與 I >自我表揚；有的人開了半天會，還不知來干什么；還有的，把開會當休息， 閉目養(yǎng)神，你們

5、愛發(fā)言發(fā)言、愛爭吵爭吵吧 3、？?整天就象救火車、哪里有火情就馬上趕到哪里， 真是日理萬機?？墒?這里也救火、那里也救火，天天忙救火，就沒有時間靜下來想想，“火災(zāi)”是從哪里來的？歡迎共閱經(jīng)理們還經(jīng)常用以下的方式浪費寶貴的時間財富:a)?做事情沒有輕重緩急和主次之分，經(jīng)常本末倒置，終日埋頭于無關(guān)重要的事務(wù)上。b)?喜歡下屬事事請示和匯報的官僚作風，使自己成為下屬任務(wù)的執(zhí)行者， 大大浪費了自己的時間c)?對下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天被埋在事務(wù)性的工作里。d)?上司不定期的召見使中層經(jīng)理的時間具有很大的隨意性。e)?對自己熟悉和喜歡的事情盡快做完，對于棘手的事情拖延進行，只有通過加班來完

6、成。？ % I z'I ?企業(yè)中高層經(jīng)理們每天、每小時、每10分鐘的份錢比普通員工要多得多，; I但是經(jīng)理們的時間和其他人一樣，也都一天只有24小時，結(jié)果，只要時間管理得不夠好、效率夠不高，中高層經(jīng)理們就難以挽回他們的份錢，說 白了，很多經(jīng)理每天的工作都是虧損。如果一個經(jīng)理一天里有 3個小時是低效率的，那么只有兩個解決的辦法， I,1 -：要么就是在另外！ 3個小時效率提高100%,挽回兩倍的份錢，這個顯然不 I >,太可能；要么就是再加班 3個小時，但是實際上，很多經(jīng)理的時間計劃已 經(jīng)是每天10個小時甚至12小時了，如果再加班 3個小時最后陷入：時間管理差 效率低一一份錢換不由

7、來 一一拼命加班一一更 加勞累、效率更低、時間管理更差的惡性循環(huán)，最后的結(jié)果就是企業(yè)的目 標被迫降低。歡迎共閱以50%的時間與別人100%的時間競爭？中國企業(yè)怎么言勝？?章：與國外的經(jīng)理人相比，我們的經(jīng)理人太累了。大家都感覺特別忙，時間特別緊，天天要加班，但效果卻并不如人意。 國際上的一項調(diào)查表明，好的經(jīng)理人比糟的經(jīng)理人在時間效率方面，能夠高由10倍以上。為什么會有如此大的差別，就是有沒有對時間進行管理。對企業(yè)來講，時間表面上沒有成本的，但實際上企業(yè)在經(jīng)營中無時無刻不在投入的、規(guī)模最大、成本最高的資源就是企業(yè)老總、中層經(jīng)理以及員工 ; I們的時間。對管理者來講，對時間的管理和對其他的人、財、物

8、的管理，是一樣的重要?，F(xiàn)在大家都講和國際接軌，和跨國公司競爭，可光在時間的效率上，就比別人差了一大截，由于我們的時間管理水平低， 導(dǎo)致我們實際上是用 50%I,1 -：的時間和跨國公司100%的時間競爭，相當于人家 1年走過了我們2年走 I >,過的路，這還怎么能和人家競爭。所以中國企業(yè)很多的豪言壯語，從一開始就注定最后要落空。為什么忙亂、為什么身不由己 ？總裁：在企業(yè)里面，不管是中層經(jīng)理還是高層經(jīng)理，你如果問他為什 么工作這么勞累、為什么這么忙亂，90%的人回答都是：身不由已，為什歡迎共閱么會身不由已？章：我認為是如下四種原因。第一、沒有計劃。很多人早上一醒來之后，大腦中模糊的覺得今天

9、有一個 什么樣的安排，但是沒有變成一個很明細的計劃，到辦公室后就憑著大體 地印象開始處理工作，然后，就什么事情找到頭上來了就處理什么事情， 于是一天的工作就身不由已。如果下班前，問這些經(jīng)理們今天的工作內(nèi)容，很多人說不由來當天的8個小時干了些什么事，如果讓他回憶最近一個月的工作內(nèi)容，很多人的腦海 ; I里是一片灰色，好象真正干了事的時間也就那么一點點。實際上，對中層經(jīng)理這一級，周計劃和日計劃是最關(guān)鍵的，而這些基礎(chǔ)管 理的工作，在我們的企業(yè)當中非常薄弱，很少有企業(yè)能夠真正把周計劃、 日計劃這樣的基礎(chǔ)管理的工作堅持得很好的。I,1 二 I ;) 'I >,第二、眉毛胡子一把抓。很多經(jīng)理

10、人的習慣就是覺得每一件事情都很重要， 每一件事情都需要完成，有時為了一件很小的事情，在那兒找資料，打電 話求證，反復(fù)研究對比，但實際上事后仔細一分析，這件事情對他今天或 者對這段時間的工作，是無關(guān)緊要的，根本不值得花很多時間去處理。有些人也做計劃，但他有一個缺陷，就是沒有安排優(yōu)先順序。沒有標記由 哪些是最重要的工作，今天必須完成的。結(jié)果再碰到一些干擾因素，到最歡迎共閱后，最重要的事情沒有做，而且，還忘記把它轉(zhuǎn)到第二天的工作計劃當中 去，結(jié)果過了幾天，事到臨頭，才發(fā)現(xiàn)當時就根本沒有完成。第三、沒有養(yǎng)成良好的習慣。很多人由現(xiàn)身不由已的問題，是因為沒有形 成一個好的習慣，不會說拒絕。比如，有些人的工

11、作習慣是什么緊急就先 處理什么，誰來找就去忙誰的事，結(jié)果一天忙下來，給下屬干了事、給上 司干了事、給同事幫了忙，就是把自己的事擱在了一邊，該做的事沒做。第四、外部的打擾。有研究表明，外部打擾首先是來自于下屬，第二是上 司，第三是同事，第四是客戶。對中層經(jīng)理來講，下屬對他的打擾是第一 位的，什么請示匯報、溝通交流、談心、做指示啊等等，都在影響著他的; I時間。如果經(jīng)理不能很好地指導(dǎo)下屬進行時間管理，最后自己就身不由己?不重視時間管理的四個原因 ？總裁：我碰到過很多的經(jīng)理人，包括老總，一談到時間管理，普遍的I,1 .反應(yīng)就是不在乎，為什么會不在乎呢？ I >章：第一、人都有一個通病，就是對自

12、己最常見的東西最不珍惜。世界上 對我們每一個人最公平的就是時間，不管你是聰明還是笨，是高貴還是低 下，都是一天24小時，一年365天，這對所有的人都是一樣的，但同時， 正是因為時間是公平的，同時又是免費的，人們往往并不認為時間是有成 本的，結(jié)果對時間并不珍惜。第二、有些經(jīng)理人認為，忙忙碌碌應(yīng)該是他的一種狀態(tài)。 不忙不是現(xiàn)代人, 特別是中層經(jīng)理，好像覺得他就應(yīng)該是天天加班，天天事情干不完，他已 經(jīng)習慣于這種狀態(tài)了。第三、沒有嘗到對時間進行管理的一些甜頭。很多的企業(yè)從來沒有接觸過 時間管理，從來沒有實施過時間管理，他不知道時間管理能夠給他帶來效 益，現(xiàn)在驀地跟他講時間管理，他完全沒有概念。第四、企

13、業(yè)的整體運行狀況就是低效率，他已經(jīng)習慣了這種方式，他也不 知道高效率是什么樣。X I; I時間管理的幾個重要工具 ？總裁：時間管理在一些跨國公司中，應(yīng)當說已經(jīng)積累了豐富的成熟的 經(jīng)驗，也有大量的管理工具輔助時間管理的實施，這些東西也不是一蹴而 就是，今天請章先生先介紹兩項工具吧。 ？I,1 .I >,章：中國的很多企業(yè)都好高鷲遠，看得見天上的星星，看不見自己腳下的 大石頭。一說起什么新理論、新理念，一個個頭頭是道，滔滔不絕，但是 實際的動手能力還是很差很差。不管你定再好的戰(zhàn)略，如果很位經(jīng)理、每 位員工不落實到一天一天的計劃上，能行嗎？比如海爾的日清日結(jié)，就是 每天的事情每天要辦完。時間管

14、理的第一項工具，就是要做計劃，對自己每天、每周的工作時間做由準確的計劃，以此來控制自己的時間。比如說，每天花15分鐘或者最多30分鐘的時間，對一天的時間做由計劃。制定計劃容易，問題是能否堅持下來。企業(yè)里有很多時候，是項目很好、 思路也很清晰、總體計劃也有，可就是每個人的、每天的一個一個小時的 計劃和工作不到位，到最后，目標無法沒有達成。工具一、計劃管理。？關(guān)于計劃，時間管理的重點是待辦單、日計劃、周計劃、月計劃。 ？; I待辦單：？將你每日要做的一些工作事先列由一份清單，排由優(yōu)先次序，確認完成時間，以突生工作重點。避免遺忘、未完事項留待明日。？|I I待辦單主要包括的內(nèi)容：I >,1 .

15、?非日常工作2 .?特殊事項3 .?行動計劃中的工作4 .?昨日未完成的事項？待辦單的使用注意：1 .?每天在固定時間制定待辦單（一上班就做）歡迎共閱2 .?只制定一張待辦單。3 .?完成一項工作劃掉一項4 .?待辦單要為應(yīng)付緊急情況留由時間。5 .?最關(guān)鍵的一項，每天堅持。？日計劃、周計劃、月計劃 ？?？&?工具二：第二象限工作法 ？在實際工作中，所有的工作都既有緊急程度的不同同，同時也有重要程度 的不同，根據(jù)這兩個維度，我們可以把企業(yè)的事情分成如下圖所示的四個; I象限。（見圖，P148頁）？作為中層經(jīng)理，要做的是第二象限的工作。很多經(jīng)理人工作的時間效率之 所以上不去，往往是不良的

16、工作習慣造成的，在很多事情重要但不緊急的 時候，往往容易拖，拖到最后拖不下去了，就變成了重要而緊急的工作，就去連夜加班，變成了一個急救章，結(jié)果漏洞百生。這是最大的一種問題。？I >另一個最普遍的問題就是把大量緊急而不重要的工作都攬到自己身邊。？第二象限工作法1 .?合理要將自己的工作按緊急和重要程度劃分到不同的象限中去2 .?先做或者將大部分時間和精力用于做屬于第二象限的工作3 .?循多第一象限的工作，實際上也是由于沒有按照第二象限工作法去做歡迎共閱而產(chǎn)生的，注意糾正。4 .?不要被第三象限中一些工作的假象所迷惑，它沒有你想象的那么嚴重，要學會授權(quán)。5 .?根據(jù)第二象限的工作制訂計劃6

17、.?80%的時間做第二象限的工作，20 %的時間做其他象限的工作。？習慣就是競爭力？一二“x j J： u 時間管理是企業(yè)的財富之源 ？% 7| J章：中國缺少職業(yè)經(jīng)理人，這是大家的共識，但是，就能力而言，中國并 ; I不缺乏優(yōu)秀的經(jīng)理人，中國的許多經(jīng)理人就某些方面、或作某些事情的能 力而言，絕對是非常優(yōu)秀的。但是，為什么不能稱其為職業(yè)經(jīng)理人，就是 因為他不能在所有的時間里， 在其經(jīng)手的大部分事情上， 堅持同樣的效率。記得中國世界杯首場比賽，中國在與哥斯達黎加的比賽以0: 2敗北后，I,1 -：有足球評論員說，中國隊打了60分鐘的好球。主教練米盧也說，我們沒I >有在90分鐘內(nèi)都打得很好。是的，足球就是這樣殘酷的運動，如果一個球隊只能踢60分鐘的好球，它就注定要被淘汰，因為一場足球比賽是90分鐘?？偛茫褐袊髽I(yè)與跨國公司的差距，也就是不能在90分鐘內(nèi)都把球踢好的差距。一個企業(yè)的目標可能需要一年、或者是幾年的計劃才能實現(xiàn)，就相當于一個90分鐘的球賽一樣，你只有打滿一個整場，才能看得由經(jīng)歡迎共閱理人做得怎么樣。但是中國的經(jīng)理人做事，往往只能是在某一時間、某一事件做得好，中國企業(yè)的管理水平很難保證企業(yè)在90分鐘的比賽當中都很杰生。借用足球當中的一個字，就是中國經(jīng)理人的