施工項(xiàng)目文件及信息管理要點(diǎn)

1、施工項(xiàng)目文件及信息管理要點(diǎn)1 文檔管理制度1.1 公司文檔管理制度序 號(hào)制度名稱制度編號(hào)編制部 門制度類別后效時(shí)間1XX公司會(huì)議管理辦法總經(jīng)理辦公室決策與綜合協(xié)調(diào)管理2XX公司印章管理辦法總經(jīng)理辦公室決策與綜合協(xié)調(diào)管理/辦公業(yè)務(wù)管理/文件管理3XX公司公文處理辦法總經(jīng)理辦公室決策與綜合協(xié)調(diào)管理/辦公業(yè)務(wù)管理/檔案管理4XX公司電子公文處理細(xì)則總經(jīng)理辦公室決策與綜合協(xié)調(diào)管理/辦公業(yè)務(wù)管理/文件管理5XX公司檔案管理辦法總經(jīng)理辦公室決策與綜合協(xié)調(diào)管理/辦公業(yè)務(wù)管理/檔案管理6XX公司項(xiàng)目檔案管理辦法總經(jīng)理辦公室決策與綜合協(xié)調(diào)管理/辦公業(yè)務(wù)管理/檔案管理7XX公司聲像檔案管總經(jīng)理決策與綜合協(xié)調(diào)管理實(shí)

2、施細(xì)則辦公室理/辦公業(yè)務(wù)管理/檔案管理8XX公司人事檔案管理細(xì)則總經(jīng)理辦公室決策與綜合協(xié)調(diào)管理/辦公業(yè)務(wù)管理/檔案管理1.2針對(duì)項(xiàng)目的文檔資料的主要內(nèi)容1.2.1 文件管理1) 文書人員在起草文件之前，應(yīng)首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項(xiàng)，并收集相關(guān)素材，做好前期的準(zhǔn)備工作。2) 文書人員在起草文件的過程中，要做到內(nèi)容詳實(shí)、準(zhǔn)確并根據(jù)文件的性質(zhì)及運(yùn)用場(chǎng)合的不同而選用不同的書寫和表達(dá)方式，做到適時(shí)、貼切。3) 各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱，文件下發(fā)時(shí)要迅速、及時(shí)，并做好下發(fā)記錄；若是一些需要回收的表格和文件，還要做好事后的回收工作。4) 文件下發(fā)后要及時(shí)進(jìn)行整理存檔；對(duì)于回收

3、的資料也要及時(shí)整理存檔。5) 有限定發(fā)放范圍的文件，要注意做好相關(guān)的保密工作。1.2.2 檔案資料管理1) 檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中，應(yīng)嚴(yán)格登記。2) 借閱文件應(yīng)在借閱指定地點(diǎn)進(jìn)行并在指定期限內(nèi)按時(shí)歸還，借閱文件資料時(shí)嚴(yán)格按照文件密級(jí)管理為準(zhǔn)執(zhí)行，同時(shí)辦理檔案資料借閱手續(xù)。3) 所有檔案資料均要定期清查，借出的檔案資料要在指定期限內(nèi)歸還，若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時(shí)追查處理，并且及時(shí)采取補(bǔ)救措施；對(duì)絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督 下進(jìn)行核對(duì)，必須做到物單相符。4) 借閱的文檔資料未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍，否則將進(jìn)行嚴(yán)肅處理。5) 機(jī)密、絕密類文檔資料如需復(fù)制和摘抄，必須經(jīng)總經(jīng)理批示。6

4、) 收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時(shí)，應(yīng)由指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施7) 對(duì)各類文檔資料應(yīng)指定其存檔期限，以便及時(shí)清理。8) 在部門主管安排、監(jiān)督下，定期對(duì)退檔資料進(jìn)行銷毀，并且及時(shí)在文檔目錄上做出更改，確保現(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。9) 檔案柜中的資料應(yīng)保持干凈、整潔、明了。10) 各部門文檔負(fù)責(zé)人對(duì)自己所負(fù)責(zé)保存的文檔資料要有詳細(xì)的目錄，對(duì)有價(jià)值的文檔要及時(shí)備份并做好保密工作，若因丟失、文件備份不及時(shí)或泄露相關(guān)機(jī)密，從 而給公司帶來損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)的處罰。11) 文檔資料負(fù)責(zé)人對(duì)所有保存文檔要按順序分類存放，同時(shí)做出相對(duì)應(yīng)的文檔目錄清單，如果有新資料入檔，必須在文檔

5、目錄中及時(shí)添加。12) 若文檔負(fù)責(zé)人離職時(shí)，須按文檔目錄清單做好工作交接，按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對(duì)，如果出現(xiàn)物單不符，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相 應(yīng)處罰。13) 新接管檔案管理的負(fù)責(zé)人要盡快熟悉負(fù)責(zé)保存的文檔，繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作，并及時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行更新、備案。14) 如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)造成文件資料丟失的要追究相應(yīng)責(zé)任。2 項(xiàng)目文檔資料控制流程1)總控制流程：業(yè)主各管理部門行政部門項(xiàng)目綜合辦項(xiàng)目各管理部門項(xiàng)目各專業(yè)承包商2)項(xiàng)目部與業(yè)主/監(jiān)理間文件控制流程（下圖左）；項(xiàng)目部內(nèi)部文件控制流程（下圖 右）項(xiàng)目部各管理部門辦理項(xiàng)目部各管理部門編制申請(qǐng)

6、批準(zhǔn)項(xiàng)目部經(jīng)理/副經(jīng)理批準(zhǔn)項(xiàng)目部經(jīng)理/副經(jīng)理批閱項(xiàng)目部>綜合辦/工程部發(fā)放項(xiàng)目部各部門/專業(yè)承包商信息反饋3 文檔控制實(shí)施措施3.1 項(xiàng)目部文件包括但不限于以下文件:（一）項(xiàng)目文件立卷索引1、合同和商務(wù)2、估算和費(fèi)用控制3、工程變更4、項(xiàng)目管理5、項(xiàng)目技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、說明書6、信函7、項(xiàng)目控制8、施工9、試運(yùn)服務(wù)10、其它（二）項(xiàng)目管理文件1、有關(guān)信函2、項(xiàng)目審查會(huì)議3、會(huì)議記錄4、電話記錄5、項(xiàng)目管理計(jì)劃6、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃7、項(xiàng)目情況摘要8、開工報(bào)告9、項(xiàng)目進(jìn)展情況報(bào)告10、項(xiàng)目管理協(xié)調(diào)程序11、項(xiàng)目費(fèi)用估算12、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃13、風(fēng)險(xiǎn)分析14、試運(yùn)情況報(bào)告15、運(yùn)行情況報(bào)告16、項(xiàng)目完

7、工報(bào)告17、項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告18、其它重要文件3.2 項(xiàng)目部文件編號(hào)形式：1） 對(duì)向業(yè)主報(bào)送的文件按照以下原則進(jìn)行編號(hào)XXXX/XXXX-XX XXI 一 序列號(hào) 類型 代表總承包商2） 項(xiàng)目部內(nèi)部文件采用以下編號(hào)形式:XXXX / XXXX-XX-XX序列號(hào)部門代表項(xiàng)目部3.3 文檔管理總體原則1) 由項(xiàng)目辦公室統(tǒng)一編發(fā)項(xiàng)目文檔管理統(tǒng)一規(guī)定，各職能部門統(tǒng)一歸口管理各自的文檔資料。2) )各職能部門建立系統(tǒng)的文檔收、發(fā)管理臺(tái)帳。3) 除必須為紙質(zhì)文件外，適當(dāng)采取電子文件形式發(fā)放文件，以達(dá)到節(jié)約和綠色辦公的目的。4) 文檔資料按分類、分級(jí)建檔保管。5) 所有文件均應(yīng)建立電子臺(tái)帳，分密級(jí)，以便相關(guān)人員

8、查閱。3.4 文檔資料的接收管理1) 資料員負(fù)責(zé)文件的接收、編號(hào)、登記。對(duì)原始編號(hào)的文件，按專業(yè)類別以流水號(hào)形式進(jìn)行編號(hào)登記。2) 文件接收時(shí)應(yīng)簽字確認(rèn)。在簽字確認(rèn)前對(duì)所接收的文件進(jìn)行核對(duì)，確保文件的正確。3) 文件接收后，立即分類建檔，并建立電子版臺(tái)帳。3.5 項(xiàng)目文檔資料發(fā)放1) 項(xiàng)目各部分資料員負(fù)責(zé)本部門文檔資料對(duì)內(nèi)、對(duì)外的發(fā)放，發(fā)放時(shí)必須提供所發(fā)放文檔資料的目錄并完成、保存簽收記錄。2) 按公司程序文件的要求以及對(duì)口管理的原則，由主管經(jīng)理確定文件的發(fā)放對(duì)象、范圍與數(shù)量。項(xiàng)目資料員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的圈閱意見發(fā)放。3) 文檔發(fā)放應(yīng)及時(shí)錄入發(fā)放信息，做好簽字人、簽字日期均真實(shí)，不得代簽，日期必須為接

9、收文件時(shí)間。3.6 外來文檔資料管理1) 外來文件包括業(yè)主、監(jiān)理、供應(yīng)商、政府部門等。對(duì)外來文件，按不同的職能部 門進(jìn)行對(duì)口接收與管理。2) 對(duì)外發(fā)放文件時(shí)，資料員必須根據(jù)主管經(jīng)理的圈閱意見。3) 所有外來文件應(yīng)完整、妥善收存，并運(yùn)用項(xiàng)目文檔信息系統(tǒng)記錄外來文檔收存信息，方便文檔資料的查閱。3.7 有效版本控制1) 項(xiàng)目資料員負(fù)責(zé)收存文檔資料的版本替換工作。2) 按系統(tǒng)負(fù)責(zé)的原理，資料員收到新版本文件時(shí)，按程序向相關(guān)責(zé)任人員發(fā)放后，須將舊版本收回；無法回收時(shí)，發(fā)放記錄表上相關(guān)人員的簽字確認(rèn)，以避免使用 廢舊版本。3) 有效簽署的紙版文件和電子版文件不一致時(shí)，以紙版文件為準(zhǔn)。3.8 項(xiàng)目文檔資料

10、的歸檔1) 施工圖紙和施工記錄、報(bào)告等技術(shù)資料歸檔按照公司有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)在項(xiàng)目實(shí)施期間完成。2) 項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人組織項(xiàng)目專業(yè)工程師、文檔管理工程師、文檔資料管理員進(jìn)行項(xiàng)目文檔總部和現(xiàn)場(chǎng)之間的動(dòng)遷。3) 項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人組織項(xiàng)目專業(yè)工程師、文檔管理工程師、文檔資料管理員在項(xiàng)目結(jié)束后按照合同要求以及業(yè)主、監(jiān)理關(guān)于文件歸檔要求與整理規(guī)范向業(yè)主移交文 檔，并進(jìn)行項(xiàng)目文檔的公司歸檔和部門歸檔。4) 項(xiàng)目系統(tǒng)文檔庫和項(xiàng)目文檔信息庫將在公司信息管理工程師的協(xié)助下同期歸檔。3.9 工程建設(shè)技術(shù)文件的管理1) 文件傳遞程序：來自業(yè)主、設(shè)計(jì)單位及制造廠商的技術(shù)文件，由項(xiàng)目部資料室統(tǒng)一收(取)；項(xiàng)目經(jīng)理部資料員負(fù)責(zé)技術(shù)文件

11、管理、建立臺(tái)帳，按不同類別編號(hào)、 發(fā)放傳遞。2) 施工規(guī)范管理，按照下列要求執(zhí)行：a) 項(xiàng)目部資料室按照施工組織設(shè)計(jì)中明確的應(yīng)執(zhí)行的施工標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，配置一套施工標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；b) 專業(yè)工程師按圖紙要求，落實(shí)本專業(yè)施工標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有效版本的控制，保持與設(shè)計(jì)和業(yè)主溝通，有時(shí)做好新舊版本的銜接工作，防止標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范錯(cuò)誤使用；3) 交工技術(shù)文件編制程序a) 交工技術(shù)文件編制，按照業(yè)主/監(jiān)理要求的交工技術(shù)文件編制辦法執(zhí)行；當(dāng)業(yè)主 /監(jiān)理未有明確規(guī)定時(shí)，則依據(jù) SH3503工程建設(shè)交工技術(shù)文件規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，由項(xiàng)目技術(shù)部按企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)工程/產(chǎn)品竣工檔案編匯規(guī)定編寫項(xiàng)目交工技術(shù)文件編匯實(shí) 施細(xì)則，經(jīng)業(yè)主/監(jiān)理同意后實(shí)施。b) 交工

12、記錄表格按工程施工合同要求選用，由專業(yè)技術(shù)人員填寫、積累，質(zhì)量檢查員和(或)業(yè)主/監(jiān)理檢查見證，技術(shù)部組織整理、編匯、組卷(冊(cè) )、立卷。工 程交工后在業(yè)主/監(jiān)理指定的時(shí)間內(nèi)移交，辦理移交清單。c) 交工技術(shù)文件包括施工組織設(shè)計(jì)、交工技術(shù)資料、竣工圖等和設(shè)計(jì)變更單。d) 編制竣工圖用圖由業(yè)主/監(jiān)理提供，竣工圖由項(xiàng)目經(jīng)理部資料室保存，并負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)、疊制、裝訂?？⒐D由項(xiàng)目技術(shù)部依據(jù)專業(yè)工程竣工情況按專業(yè)分階段改繪、編 制。工程交工后由技術(shù)負(fù)責(zé)人審核后隨交工技術(shù)文件移交業(yè)主 /監(jiān)理?？⒐D的份 數(shù)按照業(yè)主的要求執(zhí)行。4) 工程中間交接后按合同或業(yè)主的規(guī)定時(shí)間內(nèi)(一般情況為三個(gè)月)，將交工技術(shù)文件匯總

13、整理完畢。5) 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后，施工單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求，向建設(shè)單位或地方檔案館辦理檔案移交。3.10 文檔資料的借閱1) 借閱必須持借據(jù)，并有主管部門負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)的簽署意見。借據(jù)必須標(biāo)明借閱文件的具體名稱以及借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2) 資料只能在歸定的時(shí)間內(nèi)借閱或歸還，特殊情況需復(fù)印者，須經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3) 保密類文檔必須由主管部門根據(jù)文件密級(jí)按保密規(guī)定進(jìn)行借閱審批流程。保密文檔按領(lǐng)借審批歸還時(shí)間(一般指當(dāng)天)返還借閱部門，不得攜出公司外。3.11 文書檔案的銷毀各部門主管每半年按文書保存期限規(guī)定，對(duì)無用文書進(jìn)行處理，由辦公室根據(jù)部 門負(fù)責(zé)人確定、項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)

14、審核后統(tǒng)一執(zhí)行。4 信息報(bào)告制度FCC項(xiàng)目經(jīng)理部負(fù)責(zé)建立向業(yè)主/監(jiān)理的匯報(bào)體系，按照業(yè)主/監(jiān)理規(guī)定的時(shí)間定期 向業(yè)主/監(jiān)理遞交書面報(bào)告，報(bào)告的內(nèi)容執(zhí)行業(yè)主/監(jiān)理的有關(guān)規(guī)定。1) 信息內(nèi)容項(xiàng)目信息主要是項(xiàng)目部上報(bào)業(yè)主/監(jiān)理及FCC各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息，內(nèi)容包括公共信 息、工程概況信息、施工信息、項(xiàng)目管理信息等，具形式包括項(xiàng)目部在項(xiàng)目管理 過程中形成的各種數(shù)據(jù)、表格、圖紙、文字、音像資料等。?公共信息：法律、法規(guī)與部門規(guī)章信息；市場(chǎng)信息；自然條件信息。?工程概況信息：工程實(shí)體概況；場(chǎng)地與環(huán)境概況；參與建設(shè)的各單位概況；施工合同；工程造價(jià)計(jì)算書。?施工信息：施工記錄信息；施工技術(shù)資料信息。? 項(xiàng)目管理信

15、息：項(xiàng)目管理規(guī)劃大綱信息和項(xiàng)目管理實(shí)施規(guī)劃、項(xiàng)目進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、安全控制、成本控制、現(xiàn)場(chǎng)管理、合同管理、材料管理、人力 資源管理、機(jī)械設(shè)備管理、資金管理、技術(shù)管理、組織協(xié)調(diào)、竣工驗(yàn)收、考核 評(píng)價(jià)等方面信息。2) 項(xiàng)目部負(fù)責(zé)收集、整理、管理本項(xiàng)目范圍內(nèi)的信息。實(shí)行分包的項(xiàng)目，項(xiàng)目部負(fù)責(zé)分包范圍的信息收集整理，項(xiàng)目部負(fù)責(zé)匯總、整理各分承包方的全部信息。3) 項(xiàng)目信息收集隨工程的進(jìn)展進(jìn)行，保證真實(shí)、準(zhǔn)確，按照項(xiàng)目信息管理的要求及時(shí)整理，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字。5向業(yè)主提交的文件應(yīng)向業(yè)主提供的承包人文件，包括：1) 詳細(xì)設(shè)計(jì)文件(施工圖、物料清單、設(shè)計(jì)變更通知單、聯(lián)絡(luò)單等)；2) 施工圖設(shè)計(jì)階段所有法規(guī)要求的報(bào)批文件等、工程報(bào)建手續(xù)所需的設(shè)計(jì)圖紙及報(bào)批相關(guān)文件等；3) 設(shè)計(jì)交底所需的相關(guān)資料；4) 審查會(huì)、論證評(píng)估等會(huì)議材料；5) 竣工圖及其他交工、竣工驗(yàn)收相關(guān)資料；6) 操作維修手冊(cè)及其他培訓(xùn)資料；7) 項(xiàng)目總體實(shí)施計(jì)劃、施工組織設(shè)計(jì)、工程進(jìn)度計(jì)劃、乙供物資采購策略、供貨計(jì)戈卜專項(xiàng)施工